Rafael Cérgoli Roberto Melle P. Junior Fabiano Penteado Orsi Eliane Maria Ferrarezzo Márcia Valéria Massa Cavaletto EXPLORANDO RECURSOS DO EXCEL 2016 EM UMA ABORDAGEM PRÁTICA Primeira Edição Jundiaí 2015
Os autores não autorizam a reprodução ou transmissão parcial ou total desta obra por qualquer meio empregado sem permissão prévia por escrito. As imagens utilizadas nesse livro foram produzidas pelos autores através da captura das telas do próprio programa durante seu uso. Microsoft Windows, Microsoft Office e Microsoft Excel são marcas registradas da Microsoft Corporation. Nota: Os autores se isentam de qualquer reponsabilidade sobre perdas ou danos às pessoas ou aos bens originadas pelo uso dessa publicação. Revisão de Texto: Lidiane L. Chagas Cérgoli Capa: Andrea Ferrarezzo, Fabiano Penteado Orsi e Rafael Cérgoli
RAFAEL CÉRGOLI SOBRE OS AUTORES Formado em Ciência da Computação, licenciado em Informática e especialista em Banco de Dados e Business Intelligence. Com foco na área de Educação, desde 2004 é docente de cursos técnicos na Escola Técnica Vasco Antônio Venchiarutti (EtecVAV), que faz parte do Centro Paula Souza. Também compõe o corpo docente da Faculdade Pitágoras Jundiaí. Além disso, possui mais de 15 anos de atuação como consultor e desenvolvedor na área de Tecnologia da Informação. ROBERTO MELLE P. JUNIOR Formado em Ciência da Computação, licenciado em Informática e especialista em Tecnologias para Aplicação Web. Trabalhando na área de Educação desde 1996 é docente de cursos técnicos na Escola Técnica Vasco Antônio Venchiarutti (EtecVAV), que faz parte do Centro Paula Souza. Também compõe o corpo docente da Faculdade Pitágoras Jundiaí. Trabalha também na área de consultoria de informática e consultoria contábil visto sua formação técnica em contabilidade. FABIANO PENTEADO ORSI Consultor e professor. Possui mais de 20 anos de experiência na área de Tecnologia da Informação com foco na área de desenvolvimento de sistemas e banco de dados. Professor de cursos técnicos na Escola Padre Anchieta, Colégio Divino Salvador e Escola Técnica Vasco Antônio Venchiarutti (EtecVAV) - que faz parte do Centro Paula Souza. Profissional Certificado pela Microsoft, graduação em Ciência da Computação, com Licenciatura em Informática e Pós- Graduação - MBA em Marketing Digital & Negócios Interativos. ELIANE MARIA FERRAREZZO Engenheira de Alimentos, possui Doutorado em Ciências da Engenharia de Alimentos (USP) e Mestrado em Microbiologia de Alimentos (UNICAMP). Com mais de 25 anos de experiência na área. Também possui formação em consultoria de APPCC (Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle) pelo SENAC no seguimento Mesa e pelo SENAI no segmento Indústria. Atua como docente e consultora na área de Qualidade e Higiene de Alimentos. 3
MÁRCIA VALÉRIA MASSA CAVALETTO Formada em Engenharia Civil há 27 anos, possui especialização em Gestão Ambiental, além de ser licenciada em Física e Construção Civil, atua como docente no ensino superior nas faculdades Anhanguera e Pitágoras e na área técnica na Escola Técnica Vasco Antônio Venchiarutti (EtecVAV), que faz parte do Centro Paula Souza em Jundiaí. Realiza consultorias na área de perícia judicial na engenharia civil. 4
Sumário 1. INTRODUÇÃO... 7 2. INICIANDO O MICROSOFT EXCEL... 8 BARRA DE TÍTULO... 8 BARRA DE FÓRMULAS... 8 NOME DA CÉLULA... 8 GUIAS E GRUPOS DE COMANDOS... 9 PLANILHAS... 9 3. SALVANDO E ABRINDO PASTAS DE TRABALHO... 10 COMO SALVAR UMA PASTA DE TRABALHO... 10 COMO ABRIR UMA PASTA DE TRABALHO... 12 4. IDENTIFICANDO COLUNAS, LINHAS E CÉLULAS... 13 5. MOVIMENTANDO E SELECIONANDO CÉLULAS... 14 COMO MOVIMENTAR... 14 COMO SELECIONAR CÉLULAS... 14 6. DEFININDO EXIBIÇÃO E ZOOM... 17 COMO ALTERAR OS MODOS DE EXIBIÇÃO... 17 COMO MOSTRAR COMPONENTES AUXILIARES... 18 COMO DEFINIR O ZOOM... 18 PRATICANDO O QUE FOI ENSINADO... 19 7. GERENCIAMENTO DAS JANELAS... 20 8. INSERINDO, EXCLUINDO E AJUSTANDO CÉLULAS... 22 COMO INSERIR CÉLULAS, LINHAS E COLUNAS... 22 COMO EXCLUIR CÉLULAS, LINHAS E COLUNAS... 25 COMO AJUSTAR O TAMANHO DAS CÉLULAS... 27 PRATICANDO O QUE FOI ENSINADO... 29 9. CLASSIFICANDO OS DADOS... 30 COMO CLASSIFICAR... 30 COMO PERSONALIZAR A CLASSIFICAÇÃO... 32 PRATICANDO O QUE FOI ENSINADO... 33 10. FORMATANDO FONTE... 34 COMO ALTERAR O TIPO... 34 COMO ALTERAR O TAMANHO... 35 COMO ALTERAR O ESTILO... 35 COMO ALTERAR A COR... 36 COMO APLICAR PREENCHIMENTO... 36 COMO APLICAR BORDAS... 37 COMO ATIVAR OPÇÕES AVANÇADAS DE FORMATAÇÃO... 37 PRATICANDO O QUE FOI ENSINADO... 39 5
11. ALINHANDO CONTEÚDO... 40 COMO ALINHAR O CONTEÚDO HORIZONTALMENTE... 40 COMO ALINHAR VERTICALMENTE... 41 COMO ALTERAR A ORIENTAÇÃO DO CONTEÚDO DA CÉLULA... 41 COMO QUEBRAR O TEXTO NA CÉLULA... 42 COMO MESCLAR CÉLULAS... 42 PRATICANDO O QUE FOI ENSINADO... 45 12. FORMATANDO NÚMEROS... 46 PRATICANDO O QUE FOI ENSINADO... 48 13. COPIANDO, RECORTANDO E COLANDO... 49 14. FÓRMULAS... 51 COMO CRIAR FÓRMULAS... 51 COMO ARRASTAR FÓRMULAS... 52 COMO UTILIZAR FUNÇÕES... 53 15. FORMATANDO CONDICIONALMENTE... 62 PRATICANDO O QUE FOI ENSINADO... 65 16. INSERINDO E FORMATANDO GRÁFICOS... 66 COMO CRIAR UM GRÁFICO... 67 COMO MOVIMENTAR O GRÁFICO... 68 COMO REDIMENSIONAR... 69 COMO ALTERAR O TÍTULO... 70 COMO ADICIONAR ELEMENTOS... 70 COMO ALTERAR O ESTILO... 71 17. INSERINDO SÍMBOLOS... 72 18. PROTEGENDO PLANILHA E PASTA DE TRABALHO... 73 COMO PROTEGER A PLANILHA... 73 COMO PROTEGER A PASTA DE TRABALHO... 75 PRATICANDO O QUE FOI ENSINADO... 75 19. CONFIGURANDO A PÁGINA... 76 20. IMPRIMINDO A PLANILHA... 78 6
1. INTRODUÇÃO O Excel é um software completo de planilha eletrônica e também bastante popular, a versão mostrada nesse livro é a 2016. Serve para gerenciar finanças, dados numa lista, orçamento doméstico, ou seja, qualquer trabalho que envolva números. Com ele é possível criar diversos tipos de gráficos com base nos dados de uma planilha. Uma pasta de trabalho é um arquivo do Excel, que pode conter uma ou mais planilhas. Nas planilhas, os dados são organizados em LINHAS e COLUNAS e o espaço delimitado por elas é chamado de CÉLULA. A extensão para as pastas de trabalho do Excel é XLSX. 7
2. INICIANDO O MICROSOFT EXCEL Tela inicial e principais ferramentas Guias Barra de Título Barra de Fórmulas Grupos Nome da Célula Nome das planilhas Barra de Título Nessa barra são exibidos à esquerda alguns atalhos rápidos como Salvar, Desfazer e Refazer. Ao centro, o nome da pasta de trabalho e à esquerda os botões Minimizar, Restaurar/Maximizar e Fechar. Barra de Fórmulas Neste local é exibido o conteúdo da célula selecionada, podendo ser uma fórmula, um texto ou número. Nome da Célula Neste local é exibido o nome da célula selecionada. 8
Guias e Grupos de comandos Na versão 2007 do Excel as Guias foram apresentadas para substituir os menus. Nelas são encontrados os Grupos que consistem em áreas que organizam as principais funcionalidades presentes no aplicativo. Por exemplo, a guia Página Inicial, possui os grupos Área de Transferência, Fonte, Alinhamento, Número, Estilo, células e Edição. Planilhas Por padrão do Excel 2016, ao ser criada uma nova pasta de trabalho, automaticamente é criada uma planilha de nome Planilha1. Nova Planilha Para criar uma nova planilha, basta clicar no botão Nova Planilha que está ao lado do local onde está indicado o nome da planilha. Caso seja necessário mudar o nome da planilha, basta clicar duas vezes sobre o nome antigo e digite o novo nome e aperte a tecla Enter. Clicando com o botão direito do mouse sobre o nome da planilha será exibida uma lista com opções. 9
3. SALVANDO E ABRINDO PASTAS DE TRABALHO Como salvar uma pasta de trabalho Para armazenar a pasta de trabalho para futuras modificações ou consultas, é necessário realizar uma operação de gravação da mesma, em um dispositivo de memória permanente como o próprio disco do computador ou dispositivos externos como pen-drives ou outros. Esse processo é conhecido por salvar. Para acessar a tela de salvamento basta clicar no botão Salvar presente na barra de título, mais à esquerda da tela. Salvar Clicando nesse botão serão exibidas as opções do comando Salvar como. 10
Nesse local primeiramente deve-se escolher se a pasta de trabalho será salva no serviço on-line da Microsoft chamado OneDrive ou se será gravada no próprio computador. Ao escolher a opção Este PC é exibido o local padrão Documentos e Área de Trabalho. Clicando em Documentos será aberta uma janela para definir outro local para salvar, caso desejado e também o nome da pasta de trabalho. Na caixa de diálogo que aparecer, você escolhe o lugar em que deseja salvar (Caixa Salvar em:) e o nome do arquivo. Depois de escolher o local e o nome é só clicar no botão Salvar. Nas próximas vezes que o botão Salvar for acionado ele simplesmente irá atualizar as alterações feitas no arquivo já gravado no disco, portanto não mostrará mais essa janela. 11
Como abrir uma pasta de trabalho Para continuar a edição ou consultar uma pasta de trabalho anteriormente salva, basta clicar duas vezes sobre o arquivo em sua pasta de origem ou então abrir o Excel e no painel inicial clicar em Abrir arquivo e escolher o arquivo desejado. Lista de pastas de trabalho recentes Abrir outras pastas de trabalho 12
4. IDENTIFICANDO COLUNAS, LINHAS E CÉLULAS Por padrão o Excel tem as seguintes definições: As colunas são identificadas por letras. Ex: coluna A. As linhas são identificadas por números. Ex: linha 5. As células são identificadas pelo cruzamento da coluna e linha. Ex: célula A5 (coluna A e linha 5). Identificação da célula Identificação das colunas A célula selecionada é delimitada pela coluna A e linha 1 Identificação das linhas 13
5. MOVIMENTANDO E SELECIONANDO CÉLULAS Como movimentar Pode-se movimentar pelas células apertando a tecla ENTER, a tecla TAB, a combinação entre SHIFT e TAB, as teclas de setas de movimentação e também clicando na célula desejada. Tecla ENTER: Ao apertar esta tecla, a seleção passa para a célula imediatamente abaixo. Tecla TAB: Ao apertar esta tecla, a seleção passa para a célula imediatamente à direita. Teclas SHIFT e TAB: Ao apertar estas teclas, a seleção passa para a célula imediatamente à esquerda. Setas de Movimentação: Existem quatro setas no teclado, ao apertar qualquer uma delas, a seleção se moverá no sentido da seta. Clique na célula: É só clicar na célula desejada. Como selecionar células Quando uma célula ou um conjunto de células estiver selecionado, somente esta seleção sofrerá as ações que estiverem sendo feitas. Ao clicar numa célula, ela é selecionada e fica com uma borda mais escura na cor verde. 14
Célula selecionada Para selecionar uma linha inteira, basta clicar no número à esquerda da tela da linha desejada. Linha selecionada Para fazer a seleção de uma coluna deve-se clicar na letra que indica a coluna desejada na parte superior da tela. Coluna selecionada 15