UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS Reitora ANA DAYSE REZENDE DÓREA Vice-Reitor EURICO DE BARROS LOBO FILHO Chefia de Gabinete MARIA JOSÉ MENEZES MESSIAS Procuradora-Chefe VALÉRIA CARNEIRO LAGES RESSURREIÇÃO Pró-Reitoria de Planejamento JOÃO CARLOS CORDEIRO BARBIRATO Pró-Reitoria de Graduação PROGRAD MARIA DAS GRAÇAS MEDEIROS TAVARES Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa PROPEP JOSEALDO TONHOLO Pró-Reitoria Estudantil PROEST PEDRO NELSON BONFIM GOMES RIBEIRO Pró-Reitoria de Extensão PROEX EDUARDO SARMENTO DE LYRA Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e do Trabalho PROGEP SÍLVIA REGINA CARDEAL
PROGRAMA DE GESTÃO DO CONHECIMENTO Coordenador do Programa OLIVAL DE GUSMÃO FREITAS JÚNIOR Assessoria de Comunicação ASCOM MÁRCIA REJANE DE ALENCAR GONÇALVES FERREIRA DE CARVALHO Gerente do Programa ANDRÉ LUIZ PEREIRA DOMARQUES DE MENEZES Bolsistas ADOLFO BRUNO MOURA CAVALCANTE GERDSON DE ARAÚJO SILVA JOSÉ DANIEL OLIVEIRA BILIA BARBOSA DE MELO LEVI DA SILVA RAMOS JÚNIOR MARCOS ANTÔNIO PEREIRA DA SILVA JÚNIOR
Histórico de Alterações Data Descrição Autoria 25/09/2008 Criação Marcos Pereira André Domarques 02/10/2008 Revisão Marcos Pereira 07/10/2008 Revisão André Domarques Marcos Pereira 15/09/2008 Publicação André Domarques 20/10/2008 Atualização Marcos Pereira André Domarques
SUMÁRIO Introdução... 6 Gestão de Conteúdos no ambiente WEB... 7 Gestão de Conteúdo... 7 Sistemas Gerenciadores de Conteúdo... 7 Portais Corporativos... 9 Sobre os Portais Corporativos da UFAL... 10 Tecnologias utilizadas... 11 Estrutura básica dos Portais... 11 Configurações do Plone... 13 Adicionar/Remover Produto... 13 Registro de Erros... 14 Configurações de Email... 15 Configurações do Portal... 15 Configurações de Aparência... 18 Administração de Usuários... 18 Grupos... 18 Usuários... 20 Cadastro... 21
INTRODUÇÃO Este Manual do Gestor do Portal destina-se aos gestores dos Portais Corporativos do Conhecimento da Universidade Federal de Alagoas. Entende-se como gestor do portal, o usuário devidamente cadastrado e autorizado pela instituição para administração de portais em um ambiente eletrônico que ofereça recursos tecnológicos apropriados para a gestão de conteúdos eletrônicos. O papel do gestor do portal compreende em executar operações inerentes a sua função, como gerenciar usuários e grupos, verificar erros, gerenciar produtos, e configurar o portal de modo a manter o pleno funcionamento do portal, objetivando preservar o nível de qualidade das informações e funcionalidades disponibilizadas no Portal. Cabe ao gestor do portal manter um relacionamento constante com o administrador do sistema, com o intuito de mantê-lo informado sobre as atividades relacionadas ao portal. Neste manual serão apresentadas as informações básicas necessárias ao gestor do portal para o completo gerenciamento dos portais da UFAL. A solução aplicada nos Portais Corporativos da UFAL utiliza o Sistema Gerenciador de Conteúdos Plone, utilizando o servidor ZOPE, banco de dados ZODB e linguagem de programação Python. 6
GESTÃO DE CONTEÚDOS NO AMBIENTE WEB A internet é incontestavelmente um poderoso meio de comunicação, o que possibilita as organizações ótimas oportunidades de negócios, sejam transações e negócios efetuados inteiramente no ambiente virtual ou como ambiente facilitador. Ao longo do tempo foram sendo desenvolvidas novas tecnologias que maximizam o poder da internet, dentre inúmeras ferramentas disponíveis, temos a gestão de conteúdos com a utilização de sistemas gerenciadores de conteúdo para criação de websites e portais corporativos. Gestão de Conteúdo A gestão de conteúdo é o processo e um fluxo de trabalho envolvido na organização, categorização e estruturação de recursos informacionais para que possam ser armazenados, publicados e reutilizados em diversas maneiras. Ainda podemos dizer que a gestão de conteúdos é um conjunto de técnicas, modelos, definições e procedimentos de ordem estratégica e tecnológica visando integração e automatização de todos os processos relacionados à criação, agregação, personalização, entrega e arquivamento de conteúdos de uma organização. Sistemas Gerenciadores de Conteúdo Um sistema gerenciador de conteúdo - SGC, ou Content Management System - CMS, é uma ferramenta que permite criar, gerenciar e publicar conteúdos no ambiente eletrônico. Um SGC não é um produto ou uma tecnologia, trata-se de um termo amplo que envolve um conjunto amplo de técnicas e procedimentos que dão suporte a nova geração de sites e portais de grande escala. Os sistemas gerenciadores de conteúdo são sistemas que possibilitam gerenciar, de forma simples e prática, conteúdos, tais como páginas, documentos, áudio, vídeo etc. Os SGCs podem ser utilizados em ambiente web, intranet ou extranet. Um sistema gerenciador de conteúdo pode ser usado para coletar, gerenciar e publicar conteúdo, armazenando o conteúdo em forma de componentes ou integralmente como documentos, enquanto mantém os hiperlinks entre componentes. Podendo também dispor de um controle de versão de conteúdo. Esta definição demonstra parte do que pode ser obtido com a utilização de sistemas gerenciadores de conteúdo na atualidade. As aplicações são muitas, face ao constante desenvolvimento de novas tecnologias e a aplicabilidade de soluções a determinados problemas. A seguir, demonstramos alguns dos processos e benefícios da utilização dos SGCs: Possibilita a reutilização de informações, permitindo a pronta integração de dados provenientes de diversas fontes; Permite o eficiente re-propósito de informações, ou seja, conteúdos que pode ser gerado em diferentes formas de apresentação; 7
Possibilita que a manutenção das informações seja de modo descentralizado, mas, ao mesmo tempo, preservando a segurança das informações; Possibilita uma apresentação consistente, separando o design de páginas web do conteúdo que é exibido; Facilita a tarefa de colocar informações na web; Facilita a gestão da informação sobre boas práticas adequadas, a fim de que os metadados 1 sejam capturadas no momento da criação ou modificação do conteúdo; Permite que estados passados do site sejam recriados ou restaurados. Dentre as funções básicas de um SGC podemos citar: Autoria: processo pelo qual os utilizadores podem criar conteúdos web em um ambiente regido por controle de usuários e permissões; Fluxo de trabalho: conjunto de regras adotadas na criação de conteúdos entre os processos de autoria e publicação. Armazenamento: é o processo de armazenamento das informações geradas no processo de autoria de conteúdos em um repositório, que podem ser um banco de dados ou em um arquivo XML. Publicação: é o processo pelo qual o conteúdo armazenado é entregue ao usuário. Geralmente são apresentados em forma de HTML, no entanto, podem ser apresentados em diferentes formas. 1 De acordo com a definição do World Wide Web Constortium W3C, metadados são informações localizadas na web, inteligíveis por um computador. Decerto, podemos dizer que um metadado é um dado utilizado para descrever um dado primário. 8
Portais Corporativos Os portais corporativos são instrumentos para compartilhamento e disseminação de informações e conhecimentos corporativos. Apresentam-se como uma plataforma única para o e-business (B2C, B2B, B2G etc.), possibilitando também a integração de vários sistemas de informação. Os portais corporativos oferecerem uma solução baseada na web (web-based) para resolver o problema da distribuição de informações corporativas e consolidação de objetos (relatórios, documentos, planilhas, formulários etc.) da inteligência corporativa (business intelligence), tornando estas informações disponíveis em um único ponto de acesso e podendo ser acessadas, através de um browser, em qualquer ponto do planeta com uma rígida política de controle de acesso e segurança. Dentre os componentes-chave de um portal corporativo, apresentamos abaixo uma figura que ilustra os componentes básicos de um portal corporativo: 9
SOBRE OS PORTAIS CORPORATIVOS DA UFAL Os portais corporativos do conhecimento da UFAL servirão como um meio de relacionamento efetivo e eficaz com a comunidade acadêmica e a sociedade. Através da disponibilização de informações e serviços, os portais corporativos do conhecimento possibilitarão aos seus usuários obter informações que necessitam e utilizar serviços através da internet, sem a necessidade de efetuar uma ligação ou estar presente na Instituição. Os portais corporativos visam, sobretudo, facilitar a disseminação e o compartilhamento de informações referentes às atividades acadêmicas desenvolvidas na universidade, facilitando e ampliando o relacionamento da instituição com a comunidade (interna e externa). Dentre os benefícios dos portais destacam-se: Aumentar a qualidade e acesso das informações e serviços prestados pela universidade para a sociedade; Integrar os diversos sistemas de informação por meio de único ponto de acesso; Possibilitar o gerenciamento da informação de maneira mais eficaz dentro da universidade e Adequar a universidade à realidade tecnológica. Os projetos de desenvolvimento dos portais corporativos são gerenciados de acordo com as melhores práticas de gerenciamento de projetos, garantindo que o projeto fique dentro do escopo e qualidade desejáveis. Todos os projetos de desenvolvimento utilizam conceitos de engenharia de software e de arquitetura de informação, visando fornecer em seus produtos elementos de navegabilidade, funcionabilidade, usabilidade e clareza. Além disso, existe um grande cuidado para que a taxonomia das informações e serviços sejam adequadas ao contexto do portal e de fácil entendimento pelo público-alvo do mesmo. 10
Tecnologias utilizadas O desenvolvimento dos portais é feito utilizando o ambiente Plone (sistema gerenciador de conteúdo), ZOPE (servidor de aplicações web), Python (linguagem de programação) e ZODB (banco de dados orientado a objetos), que permitem grande produtividade, eficiência e otimização dos processos de desenvolvimento e de interação com o usuário. A plataforma Plone reúne um conjunto de características que favorece o seu uso como sistema de gestão de conteúdo, tais como: Filosofia de software livre; Flexibilidade e facilidade de customização e Conformidade com os diversos padrões internacionais. Essa plataforma também fornece um conjunto de componentes funcionais que minimizam o esforço de implementação, além de oferecer diversos recursos de desenvolvimento rápido de aplicações (RAD). Todavia, é necessário enfatizar o esforço adicional de análise e levantamento de requisitos visando à definição da arquitetura de informação. Os portais corporativos do UFAL foram desenvolvidos utilizando as seguintes tecnologias: Tecnologia Sistema Operacional Servidores Linguagem de programação: Bancos de dados: Sistema Gerenciador de Conteúdo Descrição GNU/Linux Debian Zope e Apache Pyhon ZODB e MySQL Plone Estrutura básica dos Portais A estrutura básica dos portais corporativos da UFAL foi criada especialmente focada em seus utilizadores, observadas as boas práticas de diagramação, usabilidade e acessibilidade. O layout foi desenhado de forma a oferecer uma interface atraente, usável, limpa e agradável, livre de excessos e incorreções. Pode-se observar a harmonia entre as cores, utilizadas em consonância com o brasão da UFAL. O portal apresenta três formas de apresentação, a primeira é a capa do site, a segunda é a forma padrão utilizada no portal e a terceira é utilizada em seções especiais do site. A seguir é apresentada a estrutura básica dos portais da UFAL: 11
1. Barra Institucional 6. Onde estou? (localização de navegação) 2. Cabeçalho 7. Conteúdo 3. Ferramenta de Busca 8. Calendário de eventos 4. Navegação de destaque 9. Banners 5. Navegação principal 10. Rodapé 12
CONFIGURAÇÕES DO PLONE Uma característica que faz do Plone uma ferramenta flexível é que ele permite diversas configurações. Porém, para modificar as configurações necessitamos de uma conta de Administrador ou uma conta com as permissões necessárias. Logado com uma conta de Administrado, clique em preferências. Teremos acesso à tela mostrada abaixo (ou semelhante): Adicionar/Remover Produto Grande parte das novas funcionalidades do Plone, são oferecidas através de Produtos. 13
Para instalar um produto, você precisa mover o Produto para dentro da sua instância do Zope, que contém o Plone. Reiniciar o servidor Zope e acessar a opção Adicionar/Remover Produtos do Plone. A seguinte tela deverá ser mostrada: A primeira coluna é para produtos disponíveis para instalação e a segunda é de produtos instalados. Para instalar/remover um produto, basta o selecionar e clicar em instalar/desinstalar. Registro de Erros Em configurações do site, você também tem acesso ao Registro de Erros. Essa opção mostra todos os erros que ocorreram recentemente no Plone. 14
Também é possível excluir entradas, aumentar quantidade de exceções a serem mantidas, dentre outras configurações. Configurações de Email Na opção de Configurações de email, podemos configurar um servidor de email, para que sejam enviadas as requisições de envio de e-mail aos membros e ou visitantes do site. No campo servidor SMTP, podemos alterar o endereço do servidor que iremos enviar as solicitações de envio de e-mail. É muito comum rodar na mesma máquina, um servidor de smtp para o envio de mensagem provenientes do Plone. No campo Porta SMTP, podemos especificar uma porta diferente da padrão, caso seja necessário. Configurações do Portal Em Configurações do Portal, podemos alterar as configurações que afetaram todo o portal. 15
Veja as principais configurações que podem ser alteradas nessa opção: Título do Site (Obrigatório) - Este é o título do portal Plone. Ele aparece na página do Browser na parte superior esquerda. Descrição do Portal - Essa descrição é disponibilizada via conteúdo de divulgação em qualquer lugar. Ela deve ser um breve resumo. Deve ser utilizada para dar uma descrição do portal, caso seja necessário utilizar. Nome 'De' do Site - O Plone gera mensagens de e-mail usando esse nome como o remetente da mensagem. Endereço 'De' do Site (Obrigatório) - O Plone gera mensagens de e-mail usando esse endereço como seu endereço de retorno. Idioma Padrão - Especifique o idioma padrão a ser atribuído para os novos itens a serem criados. Esta função permite que quando não se consiga identificar a linguagem do browser, uma linguagem padrão seja visualizada. Dependendo do site é interessante que seja colocado o idioma Português. Política de Senhas - Determina se os usuários podem ou não escolher sua senha inicial. Se a senha for escolhida pelos usuários, eles facilmente poderão criar contas falsas. Se isso for importante selecione 'Gerar'. As opções de senha são as seguintes: Gerar e enviar por e-mail a senha inicial dos membros Permitir que membros escolham sua senha inicial A vantagem de seu enviar a senha por e-mail, é que sempre você vai ter um e-mail válido do usuário na hora de sua criação de conta, não podendo assim o usuário utilizar fake accounts, contas falsas. Muitos usuários/grupos - Determina se o seu Plone está otimizado para pequenos ou grandes sites. Em ambientes com muitos usuários e/ou grupos pode ser muito lento ou impossível para construir uma lista de todos os usuários e grupos. Esta opção ajusta a interface de usuário e o comportamento do Plone para este caso, permitindo que você procure por usuários e grupos ao invés de listar todos eles. Habilitar o Recurso de Editor Externo - Determina se o recurso de editor externo está ativo. Isso requer que uma aplicação especial no lado cliente seja instalada. Para que seja utilizado esse recurso, é necessário que no lado do cliente também seja instalado um programa para visualizar o objeto. E este objeto ficará bloqueado quando ele estiver sendo editado. Exibir "Nomes Curtos" no conteúdo? - Exibe e permite aos usuários editarem o "Nome Curto" do conteúdo, o qual faz parte da URL do endereço do item de conteúdo. Uma vez ativo, os usuários poderão então ativar esta opção nas suas preferências. 16
Permitir que usuários anônimos vejam informações sobre o conteúdo - Determina se um usuário anônimo terá permissão para visualizar a informação do autor em objetos e pastas. Papéis com permissão de adicionar categorias - Usuários com um dos papéis selecionados aqui tem permissão para adicionar categorias no site. A tela de Configurações do Portal é mostrada abaixo. 17
Configurações de Aparência Nesta opção podemos alterar as configurações que afetam o visual e o sistema de modelos do portal. Esta opção permite selecionar as chamadas skins disponíveis no site. Administração de Usuários No Plone, é possível administrar as contas de usuários e grupos facilmente. Podemos adicionar usuários, alterar a sua senha, excluir o usuário, criar grupos e adicionar/remover pessoas do grupo. Grupos A criação de grupos de usuários facilita o trabalho do administrador do portal, pois é possível atribuir permissões em nível de grupos e não só de usuários. Para criar um novo grupo clique na guia grupos e em Adicionar novo grupo. Logo depois, você terá a opção de atribuir um nome, um título, uma descrição e email do responsável pelo grupo. 18
Veja que na Visão Geral dos Grupos apareceu o grupo que criamos. Ao clicar no grupo que criamos somos direcionados para a tela abaixo. 19
Nessa tela podemos ver os membros do grupo e adicionar/remover usuários ao grupo, de uma forma bem simples. Clicando em Propriedades nos temos acesso novamente a uma tela semelhante à de criação, permitindo que alteremos o título, descrição e email do grupo. Usuários Voltando para Administração de Usuários e Grupos, podemos alterar as configurações de usuários clicando na guia usuários. Escolhendo um dos usuários, temos acesso à tela abaixo. 20
Nesta tela podemos alterar as configurações do usuário, como nome, email, local, idioma, editor de conteúdo e outras informações. Clicando na guia participações nos grupos, podemos adicionar/remover a participação do usuário em grupos disponíveis. Cadastro Para iniciar o uso do Plone, é necessário que se tenha um usuário cadastrado. Esse cadastro permitirá que o usuário tenha acesso a determinados conteúdos e aplicativos do Plone. No nosso caso, para cadastrar um novo usuário no Plone precisamos de um usuário já existente e com as permissões necessárias. Estando logado com esse usuário, clique em preferências na barra pessoal e depois em administração de usuários e grupos. 21
Deverá ser exibida a janela abaixo. Clique em adicionar novo usuário. 22
No caso acima, o usuário que está realizando cadastro escolhe sua própria senha. Porém, o administrador do sistema pode preferir a opção do próprio Plone escolher uma senha e enviar para o usuário (Veremos isso mais a frente!). Se todos os dados fornecidos no cadastro estiverem corretos, então o novo usuário já poderá acessar o Plone. Um usuário cadastrado pode acessar o Plone clicando no link acessar, na barra pessoal, que o redirecionará para a página de login. 23