Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs

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Norma GS1 Portugal para a Alocação GTINs Sumário Documento Item do Documento Título do Documento Valor Corrente Data Última Modificação Nov 2014 Referência Versão 1.00 Status Descrição do Documento Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs Final Este guia de implementação faculta um resumo das regras para a alocação de GTINs, conforme definido nos Standards GS1 Directório de Alterações Referência Data Autor Sumário Versão 1.00 Nov 2014 G1 Portugal Adaptação e desenvolvimento de conteúdos Exclusão de Responsabilidade Foram desenvolvidos todos os esforços para assegurar que as orientações contidas no presente documento, para utilização das Normas GS1, estão corretas. Não obstante, em resposta aos desenvolvimentos tecnológicos, às necessidades negociais, às alterações das normas ou a novos requisitos legais, o documento pode vir a ser atualizado ou alterado. A GS1 Portugal e qualquer outra entidade envolvida na criação do documento afirmam que, quer expressa quer implicitamente, o documento é fornecido sem garantia de precisão ou adequação à utilização final dada e, por tal, não assumem nenhuma responsabilidade, direta ou indireta, por perdas, danos ou prejuízos relacionados com a utilização do mesmo. Vários produtos e nomes de empresas aqui mencionados podem ser marcas comerciais e/ou marcas registadas das respetivas empresas. Autoria GS1 Portugal 2014 www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 1

Norma GS1 Portugal para a Alocação GTINs Índice 0. OBJETIVOS DO DOCUMENTO... 3 1. INTRODUÇÃO... 4 2. DEFINIÇÃO DE GTIN... 5 3. PRINCIPIOS BÁSICOS DA ALOCAÇÃO DE GTIN... 7 4. REGRAS DE ALOCAÇÃO DE GTIN... 8 4.1 EMBALAGEM... 8 4.2 MARCA... 14 4.3 PRODUTO... 17 4.4 PROMOÇÕES... 21 4.5 FABRICANTE... 28 ANEXO 1: PRODUTOS CÁRNICOS... 30 ANEXO 2: PRODUTOS DA PESCA E AQUICULTURA (E MARISCOS)... 31 ANEXO 3: PRODUTOS HORTOFRUTÍCOLAS... 32 www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 2

0. Objetivos do documento Este documento tem a finalidade de esclarecer dúvidas frequentes sobre o que fazer relativamente ao código do artigo, quando as caraterísticas do artigo comercial mudam. A atribuição de um novo código tem como objetivo evitar ineficiências, logísticas ou comerciais, que podem resultar de uma codificação deficiente. O documento está elaborado com base nos standards de codificação internacionais da GS1 e apresenta, de forma sucinta, os casos mais frequentes em que um produto pode, ou não, precisar de um novo código GTIN. Recomenda-se a leitura atenta das notas explicativas que complementam as ilustrações gráficas e que se encontram junto de cada exemplo. Para completa referenciação das regras de alocação de GTIN, consulte: GTIN Allocation Rules - Made Even Easier, User Guide, Issue 2, Final, June-2014 Em http://www.gs1.org/docs/idkeys/gs1_gtin_allocation_rules.pdf GTIN Allocation Rules April 2014, GS1 2014 Em http://www.gs1.org/1/gtinrules/index.php/p=home GS1 General Specifications Em http://www.gs1pt.org/solucoes/default/2/167/gs1-general-specifications/ Nota: Para esclarecimentos adicionais contacte a GS1 Portugal. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 3

1. Introdução Vários milhões de produtos são diariamente lidos nos pontos de venda. A utilização dos códigos de barras como elemento identificador dos artigos tem múltiplas vantagens para todos os intervenientes da cadeia de abastecimento: para o consumidor no momento de comprar qualquer produto; para o comerciante na faturação, no controlo de stocks, na rastreabilidade e em outros processos; e para o fabricante, por poder comunicar com os seus clientes através de uma linguagem comum, os códigos GTIN, vulgarmente conhecidos como códigos EAN de produto. Para que o sistema funcione de maneira correta, é necessário que o código atribuído a um produto seja único a nível mundial. Este é o princípio de desambiguidade que estabelece que cada variante de artigo que necessite de ser tratado de maneira diferenciada, deve ter um código único que o identifique, sempre que a variação seja evidente e significativa para qualquer interlocutor da cadeia de abastecimento. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 4

2. Definição de GTIN O código GTIN (Global Trade Item Number ou Número Global de Item Comercial) é um código que identifica um artigo inequivocamente de maneira única e universal. Serve para identificar qualquer unidade ou item comercial 1, o qual necessite de ser valorizado, solicitado ou facturado em qualquer ponto da cadeia de abastecimento, e nesse sentido, para o qual seja necessário aceder a informação predefinida em algum sistema de informação. Para estes casos, as estruturas de numeração e identificação utilizadas em Portugal são normalmente referidas com recurso ao nome do código de barras relacionado, como abaixo se indicam: EAN-13 Código de Empresa Portuguesa (CEP)* 1 Referência do Item* 2 Dígito de Controlo* 3 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 EAN-8 Prefixo do País Referência do Item* 2 Dígito de Controlo* 3 5 6 0 N4 N5 N6 N7 N8 ITF-14 Variável Logística* 4 GTIN dos itens contidos (sem Dígito de Controlo) Dígito de Controlo* 3 N1 5 6 0 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 Por outro lado, as estruturas acima indicadas correspondem respetivamente a GTIN-13, GTIN-8 e GTIN 14. Para efeitos de representação em base de dados ou em alguns outros códigos de barras (GS1-128; GS1 DataBar; GS1 Data Matrix), GTIN é o nome genérico que se dá à representação de uma estrutura de dados de 14 dígitos, conforme a seguinte tabela: GTIN - Global Trade Item Number (14 dígitos) Estrutura de Dados T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 T13 T14 ITF-14 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 EAN-13 0 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 EAN -8 0 0 0 0 0 0 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 1 O Item Comercial é definido como qualquer item (produto ou serviço) sobre o qual há a necessidade de obter informação normalizada, como designação do item, nome do produtor/fornecedor e preço, entre outras. Pode ser encomendado ou faturado pelos parceiros comerciais em qualquer ponto da Cadeia de Valor. Esta definição engloba desde as matérias-primas, até aos produtos para o Consumidor Final, incluindo serviços. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 5

*1 Código de Empresa Portuguesa (CEP) Os três primeiros dígitos - N 1, N 2, N 3 - constituem o Prefixo de País Membro da GS1. No caso de Portugal estes dígitos correspondem ao 560. Os prefixos atribuídos pela GS1 às diferentes regiões geográficas não significam que os itens sejam produzidos ou distribuídos por empresas sediadas nos países por eles identificados, mas sim que a empresa aderiu a uma Organização Membro GS1 num dado país. O CEP é o Código de Empresa Portuguesa, sempre atribuído pela GS1 Portugal, formado pelo Prefixo de País e pelo Código de Empresa que, em conjunto, pode variar entre os 7 e os 11 primeiros dígitos, dependendo do número de referências que a empresa pretenda codificar. *2 Referência do Item A Referência do Item tem geralmente entre 1 a 5 dígitos. É um número não significativo, ou seja, cada dígito que compõe o número não se relaciona com nenhuma classificação nem transmite, por si só, qualquer informação. A GS1 recomenda que a referenciação dos itens seja feita sequencialmente: 000, 001, 002, 003, etc.. *3 Dígito de Controlo O Dígito de Controlo é o último dígito do GTIN. É calculado a partir dos dígitos que o antecedem, de forma a validar o Código de Barras e garantir a sua correcta captura (Anexo 1). *4 Variável Logística A Variável Logística é o 1º dos 14 dígitos que é utilizada na identificação ITF-14 para distinguir as diferentes grupagens logísticas, assumindo o dígito de 1 a 8 para Itens Comerciais de Medida Fixa e o dígito 9 para Itens Comerciais de Peso Variável. A GS1 recomenda que a Variável Logística seja atribuída sequencialmente, ou seja, 1,2,3... respectivamente para a primeira, segunda, terceira,, grupagens criada de um item comercial. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 6

3. Principios básicos da alocação de GTIN A atribuição de códigos GTIN aos diferentes tipos de unidades comerciais baseia-se em três princípios fundamentais: O Detentor ou Proprietário da Marca, independentemente de onde e quem fabricou o/s produto/s, deve ser o responsável pela atribuição do correspondente código GTIN. Todas a unidades comerciais destinadas ao ponto de venda a retalho (aquelas que se destinam a ser adquiridas diretamente pelo consumidor final), devem estar claramente identificadas com um código GTIN-13 ou GTIN-8. As unidades comerciais para a distribuição geral (aquelas que facilitam a gestão logística ou o transporte, como caixas ou mesmo paletes) podem ser identificadas, quer com códigos GTIN-13, quer com códigos GTIN-14. Estes últimos devem estar relacionados com os GTIN-13 ou GTIN-8 das unidades comerciais contidas nesse mesmo agrupamento. Nota: Em caso de dúvidas contatar diretamente a GS1 Portugal. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 7

4. Regras de alocação de GTIN 4.1 Embalagem 4.1.1 Pequenas modificações no desenho da embalagem Manter o código GTIN quando se realizam mudanças puramente estéticas num produto, ou seja, aquelas mudanças que não afetam o nome da marca, nem a descrição do produto, nem as suas dimensões. Nota: Para controlar a repercussão da mudança do desenho nas vendas recomenda-se alterar o código GTIN. Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. Nota: Se os dois desenhos circulam simultaneamente no mercado, recomenda-se alterar o código GTIN da unidade de expedição caso se queira diferenciá-los e saber qual o desenho que será enviado ao cliente. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 8

4.1.2 Modificações nas dimensões da embalagem a) Mudanças inferiores a 20% nas dimensões da embalagem. Manter o código GTIN quando as modificações nas embalagens (volume, altura, etc.) forem inferiores a 20%, sempre que não implique uma mudança do seu conteúdo líquido. Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. Nota: Os 20% são uma percentagem orientativa. Recomenda-se alterar o código GTIN quando a modificação da embalagem, apesar de inferior a 20%, implicar uma mudança nos processos logísticos (como uma mudança da localização no armazém ou no número de unidades contidas por caixa). www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 9

b) Alterações superiores a 20% nas dimensões da embalagem. Alterar o código GTIN quando as modificações nas embalagens (volume, altura, etc.) forem superiores a 20%, ainda que não implique uma mudança do seu conteúdo. Nota: Esta alteração deve fazer-se porque gera mudanças nos procedimentos logísticos do produto, (como a localização no linear). Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 10

4.1.3 Alterações de idioma a) Um produto em diferentes idiomas. Alterar o código GTIN no caso de um mesmo produto ser comercializado em diferentes idiomas. Alterar o código GTIN para assegurar de que se está a enviar a determinado mercado o produto com o idioma correspondente. Nota: Pode-se manter o código GTIN da unidade de consumo sempre que o processo de fabrico, embalamento ou distribuição permita diferenciar os mercados alvo do produto. Neste caso, recomenda-se alterar o código GTIN da unidade de expedição para diferenciar o idioma em que estão etiquetadas as unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 11

b) Adição de idioma Manter o código GTIN no caso de numa mesma embalagem constarem vários idiomas e o produto ser comercializado com esta mesma apresentação em diferentes mercados em simultâneo. Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 12

4.1.4 Dispositivos anti-roubo Manter o código GTIN quando na embalagem de um produto se acrescenta um dispositivo anti-roubo. Alterar o código GTIN para diferenciar os produtos que têm o dispositivo dos que não têm, porque nem todos os pontos de venda têm equipamentos que permitam a sua utilização. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 13

4.2 Marca 4.2.1 Modificações estéticas da marca Manter o código GTIN quando se realizam mudanças que não modifiquem o nome da marca nem do produto (como a cor ou a fonte de letra). Nota: Para controlar a repercussão da mudança do novo desenho nas vendas recomenda-se alterar o código GTIN. Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. Nota: Se os dois desenhos circulam simultaneamente no mercado, recomenda-se alterar o código GTIN da unidade de expedição, caso se queira diferenciá-los e saber qual o desenho que será enviado ao cliente. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 14

4.2.2 Alteração do nome da marca Alterar o código GTIN quando as mudanças que se realizam no nome do produto ou na marca modifiquem a percepção que o cliente tem do produto. Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 15

4.2.3 Modificação na descrição do artigo Alterar o código GTIN quando se modifica a mensagem disponibilizada ao consumidor (consoante as mudanças do nome do produto ou da sua descrição). Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 16

4.3 Produto 4.3.1 Alterações na informação do produto a) Mudanças na informação do produto não declaradas ao consumidor (modificações menores 2 ) Manter o GTIN quando se realizam mudanças de informação na etiqueta que não impliquem nenhuma modificação na mensagem que se dá ao consumidor ou nas caraterísticas do produto. Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. 2 Qualquer alteração na fórmula que, de acordo com o definido pela legislação, não obrigue a uma mudança na declaração ao consumidor, ou qualquer alteração que o consumidor final não reconheça ou não precise de interagir de forma diferente. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 17

b) Mudanças na informação do produto declaradas ao consumidor (grandes modificações 3 ) Alterar o código GTIN quando se realiza uma mudança nas caraterísticas do produto (como um novo aroma). Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. 3 Se é esperado que o consumidor consiga distinguir o novo artigo do velho e escolhê-lo com base nisso, ou se for ditado por legislação, outras exigências ou mudanças que alterem o benefício fundamental do consumidor. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 18

4.3.2 Modificações no conteúdo do produto a) Mudanças do peso líquido declaradas ao consumidor Alterar o código GTIN sempre que se mude o peso líquido declarado ao consumidor. Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 19

b) Mudanças no formato das unidades contidas Alterar o código GTIN quando se altera o modo como se agrupam as unidades de um produto, ainda que não se altere o número total de unidades contidas. Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 20

4.4 Promoções 4.4.1 Modificações no conteúdo do produto Alterar o código GTIN se devido a uma promoção é acrescentada uma quantidade extra ao produto. Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 21

4.4.2 Alteração do preço do produto a) Produtos com coupon de desconto ou prova de entrega Manter o código GTIN quando se acrescenta, a uma unidade de consumo, um coupon de desconto que se encontra dentro ou no produto. Nota: Alterar o código GTIN, para se diferenciarem do mesmo produto os que possuem ou não coupon. Com coupon sem data de validade. Manter o código GTIN, visto que se o coupon não tem data de validade não é necessário ter as localizações dos stocks com coupons para retirá-los da cadeia de abastecimento num determinado dia em concreto. Nota: Alterar o código GTIN caso se altere o GTIN da unidade de consumo contida. Também alterar o código GTIN para o caso de se pretender saber se o produto que se está a enviar contém ou não coupon. Com coupon com data de validade. Alterar o código GTIN para se diferenciarem as que têm coupon e as que não têm. Isto permite identificá-las e retirá-las do mercado à data de caducidade do coupon. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 22

b) Promoções em que se fixa o preço Alterar o código GTIN quando a promoção tem o preço fixado ou impresso na embalagem. Alterar o código GTIN porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 23

c) Reduções de preço em destaque na embalagem Alterar o código GTIN quando na embalagem se indica explicitamente a redução do preço de venda. Alterar o código GTIN, porque se alterou o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 24

4.4.3 Ofertas a) Oferta de produto retratilizado Manter o GTIN, quando pela compra de um produto se oferece outro, desde que não se aumente o peso ou as dimensões brutas do produto original em mais de 20%. Se as modificações superarem esta percentagem tem que se alterar o código GTIN. Manter o GTIN se não variar o número de unidades de consumo contidas e se as mudanças do volume ou do peso bruto da unidade de expedição não forem superiores a 20%. Nota: Os 20% são uma percentagem orientativa. Recomenda-se mudar o GTIN no caso da modificação do volume ou do peso bruto, apesar de ser inferior a 20%, implique uma mudança nos processos logísticos (como uma mudança da localização no armazém ou no número de unidades contidas por caixa). Alterar o código GTIN caso o GTIN da unidade de consumo tenha sido alterado ou se as modificações da unidade de expedição forem superiores a 20%. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 25

b) Oferta de um produto com a compra de outro (2x1) Manter o código GTIN para cada um dos produtos se o produto que se oferece não está retratilizado ao original sendo ou não do mesmo produto. Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 26

c) Oferta de um produto de pequenas dimensões dentro do produto que se compra Manter o código GTIN sempre que não se modifiquem as dimensões da embalagem do produto ou do peso bruto em mais de 20%. Nota: Para controlar eficientemente a repercussão da promoção, nas vendas, é recomendado mudar o GTIN. Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. Nota: Se a promoção só se realiza em alguns estabelecimentos é recomendável mudar o código GTIN da unidade de expedição para distinguir se estamos a enviar para o cliente com ou sem promoção. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 27

4.5 Fabricante 4.5.1 Localização do fabricante Manter o código GTIN, mesmo que determinado produto seja fabricado em diferentes locais, porque para o consumidor é o mesmo produto. Unidade de Expedição Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 28

4.5.2 Diferentes fabricantes do mesmo produto Manter o código GTIN, mesmo que determinado produto seja fornecido por diferentes fabricantes, uma vez que para o consumidor é exactamente o mesmo produto. FABRICANTE A FABRICANTE B Unidade de Expedição Manter o código GTIN, porque se manteve o código GTIN da unidade de consumo. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 29

ANEXO 1: Produtos Cárnicos As modificações de códigos em produtos cárnicos devem ser realizadas tendo em conta a denominação de venda, o tipo de peça e o modo de apresentação final. O código GTIN deve mudar sempre que mude algum destes atributos. DENOMINAÇÃO DE VENDA TIPO DE PEÇA (ex.: inteiro ou fatiado) MODO DE APRESENTAÇÃO (ex.: tipo de embalamento ou a granel) É ainda importante ter em consideração que a carne bovina está sujeita a uma codificação especial de acordo com os princípios estabelecidos no Regulamento (CE) 1760/2000, em Portugal o Decreto-Lei Nº 323-F/2000. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 30

Anexo 2: Produtos da Pesca e Aquicultura (e Mariscos) Para codificar produtos de pescado, devem ser tomados em consideração diversos elementos. Serão objeto de um mesmo código GTIN quando partilhem a espécie, o método de produção, o método de captura, o calibre, a zona de captura e o modo de apresentação. Neste sentido o código GTIN deve mudar sempre que mude algum dos seguintes atributos: ESPÉCIE (Nome Científico e Nome Comercial) MÉTODO DE CAPTURA MÉTODO DE PRODUÇÃO ZONA DE CAPTURA MODO DE APRESENTAÇÃO CALIBRE Os produtos da Pesca estão sujeitos a uma codificação especial de acordo com os princípios estabelecidos no Regulamento (CE) 1379/2013. www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 31

Anexo 3: Produtos Hortofrutícolas Para codificar produtos hortofrutícolas, devem ser tomados em consideração diversos atributos. Serão objeto de um mesmo código GTIN quando pertençam à mesma espécie, variedade, calibre, categoria e mesma forma de embalagem. Assim sendo o código GTIN deve mudar sempre que se altere algum desses atributos. ESPÉCIE VARIEDADE CALIBRE CATEGORIA MODO DE APRESENTAÇÃO www.gs1pt.org Norma GS1 Portugal para a Alocação de GTINs 32