O presente material foi elaborado para auxiliar as entidades parceiras na elaboração das prestações de contas de convênios. O material aqui apresentado foi extraído da Instrução Normativa 28 do SEBRAE/PE, editada em 23/11/2009. 1. PRINCÍPIOS BÁSICOS DE LICITAÇÃO: (IN-28, item 09, subitem 9.2.5): 1.1.1. A observância obrigatória, pelos partícipes, dos princípios básicos de licitação, para realizar compras, contratar obras ou serviços com os recursos aportados pelo SEBRAE/PE. Caso o participe seja entidade privada, deverá aplicar o disposto no Regulamento de Licitações e Contratos do Sistema SEBRAE. 2. DAS VEDAÇÕES (IN-28, item 11 e subitens): 2.1. É vedado: 2.1.1. A celebração de Convênio com instituição que esteja com pendência de prestação de contas de qualquer natureza; 2.1.2. Contemplar a participação de médias e grandes empresas em ações das quais não resultem benefícios, diretos ou indiretos, para as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte; 2.1.3. Realizar despesas relacionadas com multas, juros, correção monetária, e impostos de quaisquer naturezas, encargos sociais, e demais obrigações fiscais, securitárias, e ou tributárias, despesas essas que são de inteira responsabilidade do convenente; 2.1.4. Transferir recursos para clubes, associações ou entidades congêneres, para fins recreativos ou assistenciais, de servidores ou empregados de qualquer dos partícipes; 2.1.5. A efetivação de aditamento ao Convênio original, com mudança do objeto. 2.1.6. A utilização de recursos do Convênio para: 2.1.6.1. Realização de despesas a título de Taxa de Administração; 2.1.6.2. A realização de despesas relativas à remuneração de prestação de serviços de consultoria e assistência técnica ou assemelhada, por servidor ou empregado que pertença, esteja lotado ou em exercício em qualquer das entidades partícipes; 2.1.6.3. Contratar pessoal em caráter permanente ou transitório para atividades não compatíveis com o seu objeto; 2.1.6.4. Utilização dos recursos em finalidade diversa à estabelecida no Convênio; 2.1.6.5. Realização de despesas em data anterior ou posterior a sua vigência, ressalvada a inclusão na prestação de contas de despesas, em contrapartida, efetuada pelo partícipe executor, no período correspondente à data da proposição do pleito, e a da vigência do convênio, e desde que satisfaçam cumulativamente as seguintes condições: a). Tenham sido custeadas com recursos próprios; b). Relacionem-se diretamente com o objeto do convênio; c). Tenham sido previstas por ocasião da Formalização de Pleito/Plano de Trabalho.
d). Para aquisição de bens móveis e para realizar despesas relacionadas a benfeitorias em imóveis, previstas no Convênio. 3. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS (IN-28, item 12 e subitens): 3.1. A prestação de contas deverá evidenciar a alocação total dos recursos do convênio, exceto para os convênios de simples apoio ou patrocínio, para os quais a prestação de contas abrangerá somente os recursos oriundos do SEBRAE/PE. 3.2. A prestação de contas de convênios será regida por esta Instrução Normativa e deverá conter: 3.2.1. Check-list conforme CHECK-LIST DA ANÁLISE DO CONVÊNIO nº. (modelo F028-12), com todos os campos relacionados com a prestação de contas do convênio devidamente preenchidos. 3.2.2. Relatório de Execução - Físico a exemplo do modelo F028-08; 3.2.3. Demonstrativo Sintético da Execução da Receita e da Despesa (modelo F028-09) 3.2.4. Relação de Pagamentos Efetuados (modelo F028-10); 3.2.5. Cópia dos extratos bancários que demonstrem a movimentação dos recursos e, se for o caso, comprovante do recolhimento ao SEBRAE/PE, do saldo do convênio não utilizado; 3.2.6. Relatório de Atividades Físicas (modelo F028-11) 3.2.7. Cópias das notas fiscais, Recibos Guias de recolhimento e demais documentos que compõem as despesas relacionadas na Relação de Pagamentos Efetuados (modelo F028-10) 3.2.8. Fichas cadastrais e listas de presença, relativas aos eventos decorrentes da parceria e cuja responsabilidade seja do Partícipe executor. 3.2.9. Toda documentação comprobatória de uso dos recursos liberados por convênios, referente aos ajustes, será emitida em nome do partícipe executor, devidamente identificada, atestada, e vinculada ao respectivo instrumento de convênio; 3.2.9.1. Essa documentação deve ser arquivada separadamente em pasta específica, no próprio local em que for contabilizada, desde o início da execução do projeto, com temporalidade obrigatória de cinco anos, contados a partir da aprovação das contas do SEBRAE referentes ao exercício da prestação de contas do convênio. 4. VALORES LIMITE DE PARTICIPAÇÃO DO SEBRAE-PE (IN-28, item 13 e subitens): 4.1. Nos projetos de iniciativa de parceiros, a participação do SEBRAE está limitada ao aporte de recursos financeiros de até 70% (setenta por cento) do valor total do projeto. 4.2. A contrapartida do parceiro deverá ser de, no mínimo, 30% (trinta por cento) calculada sobre o total do projeto, que poderá ser composta por: parcela financeira e parcela econômica. A parcela econômica não poderá ultrapassar o limite de 50% (cinqüenta por cento) dos recursos financeiros que o parceiro aportar ao projeto. 4.3. O repasse de recursos do SEBRAE, quando parcelado, ficará condicionado à obrigatoriedade de: 4.3.1. Comprovação de execução das ações previstas no convênio com os recursos liberados, no porcentual mínimo de 80%, como condição para efetivação da liberação dos recursos correspondentes à parcela seguinte, mediante apresentação de relatórios. (RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO, DEMONSTRATIVO SINTETICO DA EXECUÇAO DA RECEITA E DA DESPESA, e, RELAÇÃO DOS PAGAMENTOS EFETUADOS). 4.3.2. Comprovação de execução da contrapartida econômica e financeira a cargo do partícipe executor, nos porcentuais estabelecidos no Projeto e etapa correspondente, se for o 2
caso, através do preenchimento dos relatórios (F028-13 - RELAÇÃO DOS PAGAMENTOS EFETUADOS COM RECURSOS DE PARCEIROS e F028-14 - RELAÇÃO DAS DESPESAS ECONÔMICAS DOS PARCEIROS) como condição para liberação dos recursos da parcela seguinte. 5. DISPOSIÇÕES FINAIS (IN-28, item 14, subitem 14.1): 5.1. É vedado o atendimento de pleito para entidade que se encontre com pendência de prestação de contas física e/ou financeira, ou ainda atrasos na realização de outros projetos em parceria com o SEBRAE-PE por responsabilidade única e exclusiva da entidade convenente; 3
ANEXO II NATUREZA DE DESPESA SALÁRIOS E PROVENTOS: Ex: salários, gratificações, horas extras, adicionais noturnos, ajuda de custo e pagamentos relativos à remuneração da Diretoria Executiva. OUTROS GASTOS COM PESSOAL: Ex: indenizações trabalhistas, aviso prévio, salários e encargos de pessoal requisitado junto a outros SEBRAE/UF. ENCARGOS TRABALHISTAS: INSS e FGTS. BENEFÍCIOS SOCIAIS: Ex: assistência médica, seguro de vida em grupo, auxílio transporte, etc. INSTRUTORIA E CONSULTORIA: Despesas com pagamentos a consultores e instrutores externos para prestação de serviços ao SEBRAE ou clientes externos. SERVIÇOS MANUT. SEGURANÇA E LIMPEZA: Despesas com serviços executados por pessoas físicas ou jurídicas referente à manutenção e restauração de móveis, máquinas, aparelhos e equipamentos, veículos e outros, despesas com segurança e vigilância em geral, limpeza, dedetização. SERVIÇOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS: Ex: advocacia, auditoria independente, tradução, elaboração e gestão de projetos, estudos, pesquisas e análises técnicas, serviços de informática, recrutamento e seleção de pessoal, capacitação e treinamento, etc. DEMAIS SERVIÇOS CONTRATADOS: Ex; garçons, estagiários, apoio administrativo, organização e promoção de eventos, etc. ENCARGOS SOCIAIS S/ SERVIÇOS TERCEIROS: INSS referente aos serviços prestados por pessoas físicas, compreendendo o percentual de 20% sobre a remuneração paga. DESPESAS DE VIAGENS: Ex: diárias nacionais e internacionais pagas a empregados, e terceiros. Hospedagem e alimentação, ressarcimento de despesas de viagens aos Agentes, taxas de remarcação, etc. PASSAGENS, TRASNPORTES E LOCOMOÇÃO: Ex: passagens aéreas, rodoviárias, etc. ligadas às viagens nacionais e internacionais de funcionários ou terceiros. ALUGUÉIS E ENCARGOS: Ex: locação de máquinas, equipamentos, veículos, móveis e instalações, salas, imóveis, locação de espaços em feiras e exposições, etc. DIVULGAÇÃO, ANÚNCIOS, PUBLICIDADE E PROPAGANDA: Ex: veiculação de anúncios em jornais, revistas, rádio, televisão, bem como os serviços prestados na preparação de campanhas promocionais, despesas com a Agência Sebrae de Notícias, realizadas exclusivamente pela Unidade de Marketing. SERVIÇOS GRÁFICOS E REPROGRÁFICOS: Ex: prospectos e cartazes, editoração e impressão de livros, cópias reprográficas (incluindo o aluguel de máquinas) e multimídia, etc. SERVIÇOS DE COMUNICAÇÃO EM GERAL: Ex: telefonia fixa e móvel, transportes de malotes, despesas avulsas com cartas, sedex, franquia postal, serviço de transmissão de dados de rede, etc. DEMAIS CUSTOS E DESPESAS GERAIS: Ex: água e luz, despesas com representações, assinatura de jornais e revistas, aquisição de softwares de mercado, seguros, fretes, contribuições e auxílios a entidades, despesas com cartórios, devolução de contribuição social, etc. 4
MATERIAL DE CONSUMO: Ex: materiais de limpeza, copa e refeitório, materiais de expediente, materiais para manutenção e reparos, combustíveis e lubrificantes, materiais técnicos e didáticos, materiais de natureza permanente e outros. IMPOSTOS E CONTRIBUIÇÕES: Ex: IPTU, IPVA, ISS imposto de renda sobre aplicações financeiras, IOF, CPMF, PIS, etc. TAXAS: Ex: taxas de expediente e despesas com arrecadação da contribuição social paga ao INSS. DESPESAS FINANCEIRAS: Ex: despesas bancárias, juros e multas pagas na liquidação de títulos e nos recolhimentos de encargos fora do prazo legal, multas de trânsito, etc. PROVISÕES: Ex: provisão para perdas com fundos de empresas emergentes, perdas com avais honrados, riscos e contingências, sinistralidade do plano de saúde, etc. DESPESAS COM DEPRECIAÇÕES OU AMORTIZAÇÕES: A depreciação representa o desgaste de bens físicos registrados no ativo permanente, pelo uso, por causas naturais ou por obsolescência e a amortização registra a diminuição do valor dos bens intangíveis registrados no ativo permanente, que é a perda de valor de capital aplicado na aquisição de direitos de propriedade industrial ou comercial e quaisquer outros, com existência ou exercício de duração limitada. 5
F028-08 - RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO Nome: Partícipe Executor (Convenente) Convênio Nº: /ANO DATA / ASSINATURAS F028-08 Assinatura do responsável pela execução do Convênio 6
DEMONSTRATIVO SINTETICO DA EXECUÇAO DA RECEITA E DA DESPESA PARTÍCIPE EXECUTOR (CONVENENTE) Nome: Nome do Convênio: CONVÊNIO Nº Início: Término: RECEITAS DESPESAS Indicar Valores Recebidos - inclusive Indicar Despesas realizadas por NATUREZA, conforme Relação de Pagamentos. rendimentos de aplicações financeiras Data Tipo Valor Tipo Valor 1. Alugueis e Encargos 2. Serv. Comunicação em Geral 3. Instrutoria e Consultoria 4. Despesas Financeiras 5. Divulgação e Anúncio 6. Encargos Sociais s/ Serv. Terceiros 7. Despesas de Viagens 8. Serv. Manut. Segurança e limpeza 9. Material de Consumo 10. Impostos e Contribuições 11. Passagens, Transporte e Locomoção 12. Serv. Téc. Especializado 13. Serviços Gráficos e Reprográficos 14. Demais Serviços Contratados 15. Salários e Proventos 16. Encargos Trabalhistas 17. Encargos Sociais 18. Outros Gastos com Pessoal 19. Demais Custos e Despesas Gerais 20. 21. 22. Recife, F028-09 Total das Receitas Total das Despesas SALDO DEVOLVIDO OU A DEVOLVER LOCAL E DATA Assinatura do Responsável pela Execução do Convênio 7
DEMONSTRATIVO SINTETICO DA EXECUÇAO DA RECEITA E DA DESPESA CAMPO DESCRIÇÃO Partícipe Executor Convênio Nº Receita/Despesa Saldo devolvido ou a devolver Data e Assinatura Despesas: Tipo Nome da entidade executora do convênio Número estabelecido para o convênio Historiar e quantificar as Receitas e Despesas realizadas Anotar a situação ocorrida (saldo do convênio devolvido ou a devolver) Local, data, nome e assinatura do responsável pela execução do convênio. Poderá ser criados campo, com legendas contendo esses tipos de despesas (caráter ilustrativo) 8
RELAÇÃO DE PAGAMENTOS EFETUADOS Partícipe Executor (convenente) Nome da entidade: Denominação do Projeto: Nº FAVORECIDO DESTINAÇÃO/FINA LIDADE Ordem (Bens / Serviços / Adquiridos / Produzidos) Convênio nº Início: Término: DESPESAS Cód. Doc. de Dados do Pagamento despesa Nat. Data Nº Cheque DATA Nº VALOR nº CONTRAPARTIDA ENTIDADE TOTAL DAS DESPESAS LOCAL E DATA Recife, Total da Contrapartida F028-10 Responsável pela Execução do Convênio Dirigente da Entidade Executora 9
RELAÇÃO DE PAGAMENTOS EFETUADOS CAMPO DESCRIÇÃO Partícipe Executor Convênio Nº Pagamentos Efetuados Nome da entidade executora do convênio Número estabelecido para o convênio Preencher com os todos os pagamentos efetuados por força do convênio celebrado. Documentos da Despesa Descrever a natureza da despesa, o número do documento (NF, Recibo, etc), a data e o valor pago. Pagamento Data e Assinatura Descrever o número do cheque emitido e banco sacado Data, nome e assinatura dos responsáveis pela execução do convênio. 10
RELAÇÃO DOS PAGAME TOS EFETUADOS COM RECURSOS DE PARCEIROS Partícipe Executor (convenente) Nome da entidade: Denominação do Projeto: DESPESAS Nº FAVORECIDO DESTINAÇÃO/FINA LIDADE Ordem (Bens / Serviços / Adquiridos / Produzidos) Convênio nº. Início: Término: Cód. Doc. de Dados do Pagamento despesa Nat. Data Nº. Cheque DATA Nº. VALOR nº. CONTRAPARTIDA ENTIDADE TOTAL DAS DESPESAS LOCAL E DATA Recife, Total da Contrapartida F028-13 Responsável pela Execução do Convênio Dirigente da Entidade Executora 11
N.º DISCRIMINAÇÃO DE DESPESAS RELAÇÃO DAS DESPESAS ECONÔMICAS DOS PARCEIROS DOCUMENTOS DE DESPESAS ORDEM TIPO DOC/REF N.º DATA VALOR SOMA F028-14 RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO: ASSINATURA: NOME: 12