FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC RS CURSO TECNÓLOGO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Tiago Ferreira Campos FERRAMENTA BASEADA EM WORKFLOW DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOS PORTO ALEGRE 2007
TIAGO FERREIRA CAMPOS FERRAMENTA BASEADA EM WORKFLOW DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso Tecnólogo em Sistemas de Informação pela Faculdade de Tecnologia Senac/RS, como requisito parcial à aprovação na disciplina TCCII, obtenção do título de Tecnólogo ênfase em Sistemas de Informação. Orientador: Prof.MSc. Rodrigo Prestes Machado PORTO ALEGRE 2007
TIAGO FERREIRA CAMPOS FERRAMENTA BASEADA EM WORKFLOW DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOS Trabalho de Conclusão de Curso defendido e aprovado em 04 de Dezembro de 2007, pela Banca Examinadora constituída pelos professores: Prof. Rodrigo Prestes Machado Prof. Alexandre Casacurta Prof. Magda Leyser
Aos meus pais
AGRADECIMENTOS Á Deus por estar sempre presente em todos os momentos, a minha família, por todo o seu amor, incentivo e compreensão, aos amigos que nas horas difíceis proporcionaram conforto e tranqüilidade para conclusão deste trabalho. Aos colegas de faculdade pela amizade e pelos momentos de descontração e ao Professor Rodrigo Prestes Machado, por toda a disponibilidade, atenção e interesse em ser meu orientador.
"Há homens que lutam um dia e são bons. Há outros que lutam um ano e são melhores. Há os que lutam muitos anos e são muito bons. Porém, há os que lutam toda a vida. Esses são os imprescindíveis." Bertolt Brecht.
RESUMO Este trabalho tem como objetivo desenvolver uma ferramenta web baseada nos conceitos de workflow para gerenciamento de processos. Propõe-se a automação da atividade de gerenciamento de processos da Secretaria Municipal da Educação (SMED) de Porto Alegre onde atualmente este controle é feito de forma não informatizada. Causando problemas nos envios dos processos entre setores, dificuldade de localização e no acompanhamento das etapas do mesmo. Assim, este trabalho visa a otimização do fluxo melhorando o modo de encaminhamento dos processos, acompanhamento mais preciso de todas as etapas que o processo percorreu e maior rapidez para o usuário na localização de um processo. Palavras-Chave: Workflow, Web, Processos, Ferramenta
ABSTRACT This Work aims to develop a web tool based on the workflow s concepts, for processes management. It is proposed the automation of processes management activity of the Secretaria Municipal da Educação (SMED) from Porto Alegre, where this control is currently done in a not computerized way. Causing problems in transit of the processes among sectors, difficulty for locating and monitoring steps of the same. Thus, this work aims the optimization of the flow, improving the routing procedures of the processes, more accurate monitoring of all steps that the process has passed and more velocity to the user in the search of a process. Keywords: Workflow, Web, Process, Tool
LISTA DE FIGURAS FIGURA 2.1: Guarda-chuva de Workflow...17 FIGURA 2.2: Workflow Ad Hoc - requisição de artigos...21 FIGURA 2.3: Workflow Administrativo - requisição de artigos...22 FIGURA 2.4: Workflow de Produção - requisição de atendimento...23 FIGURA 2.5: Inter-Relaciomento de Workflow...25 FIGURA 3.1:Diagrama de Caso de Uso...30 FIGURA 3.2: Diagrama de Atividades...32 FIGURA 3.3: Primeira etapa do Workflow...33 FIGURA 3.4: Segunda etapa do Workflow...33 FIGURA 3.5: Etapa do Workflow do setor Financeiro...34 FIGURA 3.6: Primeira etapa do Workflow...34 FIGURA 3.7: Diagrama ER...35 FIGURA 3.8: Envio de processo do setor Protocolo Central...37 FIGURA 3.9: Envio de processo do setor de Eventos...37 FIGURA 3.10: Envio de processos dos demais setores...38 FIGURA 3.11: Pesquisa de processos...39 FIGURA 3.12: Resultado da pesquisa de processos...39 FIGURA 3.13: Histórico do processo...40
LISTA DE ABREVIATURAS PHP SMED WfMS WfMC SGDB WWW UDP HTML SQL CSCW HAD UML Hypertext Pre-Processor. Secretaria Municipal de Educação Workflow Management System Workflow Management Coalition Sistema Gerenciador de Banco de Dados World Wide Web Unidade de Despesa HyperText Markup Language Structured Query Language Computer Supported Cooperative Work Heterogêneo Autônomo Distribuído Unified Modeling Language
SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO... 12 1.1 OBJETIVOS... 13 1.1.1 Objetivos Gerais... 13 1.1.2 Objetivos Específicos... 13 1.2 JUSTIFICATIVA... 14 1.3 VISÃO GERAL DOS CAPÍTULOS... 15 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA... 16 2.1 WORKFLOW... 16 2.2 EVOLUÇÃO... 17 2.3 TERMOS DE WORKFLOW... 18 2.4 CARACTERIZAÇÃO DE WORKFLOW... 19 2.4.1 Caracterização comercial... 20 2.4.1.1 AD HOC... 20 2.4.1.2 ADMINISTRATIVO... 21 2.4.1.3 PRODUÇÃO... 22 2.4.2 Caracterização quanto a orientação... 23 2.4.2.1 WORKFLOW ORIENTADO A PESSOAS... 23 2.4.2.2 WORKFLOW ORIENTADO A SISTEMAS... 24 2.4.3 Caracterização transacional... 24 2.5 INTER-RELACIONAMENTO ENTRE TIPOS DE WORKFLOW... 25 2.6 WORKFLOW WEB... 25 2.7 SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE WORKFLOW... 26 2.7.1 Funcionalidades de gerenciamento de workflow... 26 2.8 CRIANDO UM WORKFLOW... 27 3. DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA... 29 3.1 DEFININDO O PROBLEMA... 29 3.2 MODELAGEM DO SISTEMA... 30 3.2.1 Diagrama Caso de uso... 30 3.2.2 Diagrama de atividades... 31 3.2.2.1 ETAPAS DO WORKFLOW... 33 3.2.3 Diagrama ER... 35
3.3 TECNOLOGIAS UTILIZADAS... 36 3.4 FUNÇÕES DO SISTEMA... 36 3.4.1 Autenticação de usuários... 36 3.4.2 Envio de processos... 36 3.4.3 Excluir processos... 38 3.4.4 Pesquisar processos... 39 3.5 CÓDIGO DO SISTEMA DO WORKFLOW... 40 4. CONCLUSÃO... 42 4.1 SUGESTÕES DE CONTINUIDADE... 43 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 44 ANEXO1... 45
12 1 INTRODUÇÃO Melhorias nos planejamentos de processos são muitas vezes acompanhadas de implementação de automatização de sistemas. Sistemas workflow podem vir ao encontro destas estratégias de desenvolvimento e otimização dos processos de negócio através da automação do seus fluxos de trabalho. Em sistemas de gerenciamento de processo não automatizado torna-se difícil o controle das atividades que serão executadas, onde não há um monitoramento eficaz para saber em que exato momento, essas atividades estão sendo desempenhadas. Assim, sistemas de workflow aparecem como uma tecnologia capaz de solucionar estes problemas e implementar os conceitos relacionados a interação entre os processos. Onde manipulam e monitoram a informação relativa ao fluxo de trabalho para gerenciar, coordenar e controlar o trabalho mais eficientemente, minimizando o problema da coordenação do trabalho nos processos de negócios [NICOLAO,98]. Entre alguns benefícios que podem ser atingidos a partir de um sistema de gerenciamento de Workflow podemos citar: aceleração dos processos a medida que, através da automatização aumenta-se a produtividade; fim do tempo de espera dos responsáveis por atividades interdependentes; maior controle, auditoria e segurança dos processos; simplificação da supervisão humana; maior grau de integração entre componentes do grupo e atividades, melhores resultados [STAR SOFT,05]. Ao analisarmos um estudo de caso da Secretaria Municipal da Educação (SMED), percebeu-se que havia uma lacuna que poderia ser preenchida através de uma reformulação da atividade de gerenciamento de processos. Onde atualmente na secretaria, esse gerenciamento é feito de forma não informatizada.
13 Baseando-se neste estudo de caso, este trabalho tem como objetivo desenvolver uma ferramenta Workflow para automatizar e auxiliar o controle dos processos de negócios da secretaria. Visando evitar problemas como atrasos no fluxo dos processos entre os setores, dificuldades de localização e rastreamento do mesmo. 1.1 OBJETIVOS O objetivo é desenvolver um sistema workflow web para gerenciar os processos que circulam na SMED, definir de forma organizada as etapas que serão percorridas por cada processo. Ocasionando uma otimização no fluxo de trabalho, reduzir problemas de atrasos tanto para o envio de processos entre setores quanto na execução da ordem de serviço e a dificuldade de localização dos processos. Possibilitar um acompanhamento mais precisos das etapas percorridas pelo processo resultando em um controle de gerenciamento mais efetivo. 1.1.1 Objetivo Gerais Os objetivos gerais é uma melhor resposta no gerenciamento de processos tanto para o usuário quanto para a secretaria. Através da otimização do fluxo dos processos com a implementação da ferramenta proposta. Contribuindo para um acompanhamento mais preciso das etapas do processo e também a redução do tempo gasto para a execução do serviço referente ao mesmo. 1.1.2 Objetivos Específicos O objetivo específico é realizar o monitoramento do fluxo de processos através da implementação de uma ferramenta Workflow Web. Para isso, alguns
14 objetivos foram definidos para que o sistema possa proporcionar o controle dos processos como: a) Definir as etapas dos processos de acordo com o tipo do processo ; b) Gerar emails informando para os usuários dos setores responsáveis pelo encaminhamento dos processos, de que o mesmo foi enviado; c) Cada etapa que o processo percorrer será registrado em uma base de dados relacional no sistema. Assim o usuário poderá ter a noção exata do fluxo dos processo e também a exata noção de quando entraram em cada setor.; d) Com a função de pesquisa, a possibilidade de saber em que situação atual o processo encontra-se, ou seja, se ele está aguardando aprovação, aprovado pelo setor Gabinete, aprovado pelo setor Financeiro, pagamento efetuado e arquivado. e) Registro de envio de processos simplificado para o usuário, cabendo ao usuário apenas digitar o número do processo e assim, o sistema encarrega-se de encaminhar os processos para o setor seguinte de acordo com o fluxo pré definido na regra de negócio do workflow. f) Cada setor terá uma página de menu personalizada, com o acesso as tarefas em que lhe são competidas onde o usuário é direcionado a essas páginas após o Login de autenticação. 1.2 JUSTIFICATIVA O desenvolvimento de um sistema workflow surgiu a partir da necessidade da SMED a melhorar o controle dos processos que circulam diariamente nos setores da secretaria. A introdução desta tecnologia traz como benefícios
15 estratégicos para organização a redução do tempo de processamento em transações empresarias críticas, maior qualidade e confiabilidade quanto aos trabalhos executados, melhoria de comunicação com clientes, redução no tempo de desenvolvimento de novos produtos e abertura para novas oportunidades em serviços [FRUSCIONE,96]. A escolha do sistema ser Web foi proporcionar que esse controle seja feito de qualquer terminal que tenha acesso a Internet ocasionando assim ma maior flexibilidade para os usuários. 1.3 VISÃO GERAL DOS CAPÍTULOS Neste capítulo, abordamos o escopo do trabalho, objetivos propostos de forma sucinta e também a justificativa. No capítulo 2 descreve os conceitos de Workflow bem como sua evolução histórica e tipos de Workflows existentes. No capítulo 3 mostraremos o desenvolvimento do sistema bem como as modelagens e análise de requisitos. No capítulo 4 temos a conclusão juntamente com os resultados obtidos e sugestões de trabalho futuro.
16 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Neste capitulo relata as definições de Workflow, descrevendo os conceitos, a evolução e os tipos de Workflows existentes. 2.1 WORKFLOW Podemos definir Workflow como uma seqüência de passos necessários para que se possa atingir um determinado objetivo de negócio de uma organização [BARTHELMES,96]. Durante essa seqüência de passos dos documentos, informações e tarefas são passadas de um participante para outro através de ações, seguindo um conjunto de regras procedurais [LIMA,01]. Segundo a Workflow Management Coalition (WfMC), define como a automação total ou parcial de um processo de negócio, durante a qual documentos, informações e tarefas são passadas entre os participantes do processo [WFMC,96]. Processo é um conjunto de coordenado de atividades (seqüenciais ou paralelas) que são interligadas com o objetivo de alcançar uma meta comum, sendo atividade conceituada como uma descrição de um fragmento de trabalho que contribui para o cumprimento de um processo[wfmc,96]. Já Geogarkopolus [GEOGARKOPOLUS,95], não existe um consenso sobre o que é Workflow, nem sobre quais características um sistema de gerência de Workflow deve fornecer. Sob o guarda-chuva do termo Workflow, aplica-se este termo a consultas a um processo de negócio, a especificação de um processo, ao software que executa e automatiza um processo e ao software que suporta simplesmente a coordenação e colaboração das pessoas que executam
17 um processo. Os vários conceitos atribuídos ao termo Workflow são apresentados na Figura 2.1. FIGURA 2.1: Guarda-chuva de Workflow [GEORGAKOPOULOS, 95]. Muitos outros autores como Nina Burns, Saint Pierre, Matthijs Duitshof, Joosten S. Mckie, Miller, Sheth Weikum, conceituam Workflow, sempre convergindo para a concepção de que Workflow é direcionado a processos de negócios [NICOLAO,98]. 2.2 EVOLUÇÃO A partir da década de 70, com as pesquisas em automação de escritórios, iniciaram-se os trabalhos abordando a tecnologia de Workflow. O objetivo destas pesquisas era encontrar uma solução para o grande acúmulo e manipulação de documentos em papel, procurando uma maneira de gerar, armazenar, compartilhar e rotear documentos [ARAÚJO,00]. Entretanto, eles não obtiveram
18 aceitação e nem sucesso, pois não havia tecnologia disponível como redes de computadores, requisitos e profissionais qualificados[nicolao,98]. Os primeiros sistemas de Workflow, devido principalmente as inúmeras situações não previstas que o fluxo de processos ocasionava, tornaram-se inflexíveis fazendo com que os projetos na área não ganhassem força e fossem abandonados [FAEDRICH; ACOSTA, 03]. A partir deste ponto, na década de 80, voltaram-se as pesquisas para Computer Supported Cooperative Work (CSCW) e Groupware. A maior parte delas ainda tinham como foco central os diferentes tipos de groupware organizacionais (agendamento de conferências, vídeo conferência, correio eletrônico, etc) nos quais Workflow não estava incluído [NICOLAO, 98]. Já nos anos 90, sobressaíram-se as pesquisas sobre novos paradigmas de interação, baseados na exploração do potencial da World Wide Web(WWW), o que levou as pesquisas em Workflow a um novo patamar voltado para a definição de arquiteturas distribuídas de execuções de processos [ARAÚJO, 00]. 2.3 TERMOS DE WORKFLOW De acordo com Rizzi [RIZZI, 01] podemos entender então como sendo termos de workflow: a) Evento: Algo que acontece em um determinado instante de tempo específico. b)atividade ou Tarefa: Conjunto de Eventos que realizam determinada etapa de um processo. É realizada em um intervalo de tempo.
19 c) Processo: Conjunto de atividades que se relacionam a fim de atingirem um objetivo em comum. d) Agente (Executor ou Ator): Recurso (Humano ou Automatizado) que executa o trabalho representado por uma instância de atividade de um workflow. e) Papel: É o conjunto de atributos pertencentes a um determinado conjunto de Atores. Ao definir um workflow associa-se o papel a determinada atividade ao invés de associar-se ao Ator, visto que um ator pode possuir mais de um papel. f) Item de Trabalho: Representação de um trabalho a ser realizado por um Ator. g) Lista de Trabalho: Lista dos itens de trabalho associado a determinado Ator. h) Instância (Caso): Representação de um único processo. Várias podem ser executadas ao mesmo tempo. i) Trigger (Gatilho): Disparo de uma atividade por um evento. Pode ser visto como uma regra que é avaliada à execução de um determinado evento. j) Workflow: Sistemas cujos elementos são atividades, interagindo umas com as outras através de triggers e disparados por eventos externos. 2.4 CARACTERIZAÇÃO DE WORKFLOW Segundo Georgakopoulos [GEORGAKOPOULOS, 95], Workflow podem ser classificados de três formas distintas:
20 a) classificação comercial; b) classificação quanto a sua orientação (Orientados a Pessoas ou a Sistemas); c) transacionais. 2.4.1 Caracterização Comercial De acordo com Georgakopoulos [GEORGAKOPOULOS, 95], Workflow comercial diferencia em três tipos: Ad hoc, Administrativo e Produção. 2.4.1.1 Ad hoc Envolve geralmente grupos pequenos de profissionais e suportam atividades que requerem uma solução de workflow rápida e execução de modelos de processos menos complexos que podem ser usados para facilitar o fluxo de um único documento em uma única ocasião. Kobielus apud [NICOLAO, 98]. Como exemplo pode-se citar um processo de revisão de artigos de uma conferência como sendo um Workflow do tipo ad hoc. O processo de revisão constituído pela seleção de revisores, distribuição dos artigos para os revisores selecionados, execução das revisões e produção de uma revisão conjunta agrupada) e, finalmente, envio das revisões para os autores pode ser considerado um Workflow do tipo ad hoc por apresentar as seguintes características: a) negociação para a seleção de revisores, e b) colaboração entre os revisores para produção de uma revisão agrupada.
21 A Figura 2.2 representa um Workflow simplificado tipo ad hoc envolvendo o processo de conferência de artigos. FIGURA 2.2: Workflow Ad Hoc - requisição de artigos [GEORGAKOPOULOS,95] 2.4.1.2 Administrativo Um Workflow administrativo envolve processos repetitivos com regras de coordenação de tarefas simples, tais como roteamento de um relatório de despesa ou requisição de viagem, controladas por um processo de autorização. A ordenação e coordenação de tarefas em Workflows administrativos podem ser automatizadas. Considerando ainda o processo de revisão de artigos como exemplo, supõe-se nesta caracterização, ou seja, o revisores são convidados para revisão de todos os artigos. Neste caso, os revisores não colaboram na produção de uma revisão conjunta apenas produzem revisões individuais, que são consideradas pelo editor que toma a decisão final. Com base nestas interpretações pode-se definir o Workflow de revisão de artigos como sendo um Workflow do tipo administrativo representado graficamente na Figura 2.3.
22 FIGURA 2.3: Workflow Administrativo - requisição de artigos [GEORGAKOPOULOS, 95] 2.4.1.3 Produção Envolve atividades altamente estruturadas que descrevem processos de informação complexos, envolvendo processos de negócios repetitivos e previsíveis. Este tipo de workflow envolve pouca intervenção humana e acessam múltiplos sistemas de informação para execução do trabalho e recuperação de dados para a tomada de decisão [NICOLAO,98]. As diferenças relevantes entre este Workflow de produção e o ad hoc ou administrativo, são [OLIVEIRA,96]: interação do sistema de informação como os processos de negócio uso de executores de tarefas automatizados (não humanos). Pode-se exemplificar um Workflow de produção através de um sistema produção de requisição de atendimento através de um seguro saúde conforme Figura 2.3. Um formulário de requisição é primeiro examinado manualmente e
23 armazenado em um banco de dados de objetos. Então a requisição é indexada em um banco de dados relacional. Esta informação é analisada por um "avaliador de requisição" automatizado. Esta tarefa é suportada por um sistema especialista que usa um banco de dados de "habilitação" para determinar se o pagamento pode ser feito. Caso a requisição seja rejeitada, um representante da companhia discute a requisição com o cliente e negocia o pagamento ou rejeita a requisição. Se o pagamento é feito, a tarefa de "faz pagamento" acessa o banco de dados financeiro e registra o pagamento. FIGURA 2.4: Workflow de Produção - requisição de atendimento [GEORGAKOPOULOS, 95] 2.4.2 Caracterização Quanto à Orientação Workflow pode ser caracterizado também sobre dois aspectos: orientados a pessoas e orientado a sistemas [GEORGAKOPOULOS, 95]. 2.4.2.1 Workflow orientado a pessoas Workflows orientado a Pessoas se destinam a deixar que humanos realizem e coordenem tarefas. Nestes Workflows as principais questões de orientação incluem:
24 a) Interação humano-computador; b) Combinar habilidades humanas para suportar as tarefas necessárias 2.4.2.2 Workflow orientado a sistemas Workflows orientado a sistemas se destinam a sistemas de computadores que tem como objetivo uma computação intensiva e tarefas de software especializadas. Precisam incluir software para controle de concorrência e técnicas de recuperação para assegurar consistência e segurança. Em um Workflow orientado a sistema, as principais questões de orientação incluem: a) combinar as necessidades dos processos de negócios para a funcionalidade do sistema e providenciar dados a partir dos sistemas de informação existentes; b) interoperatibilidade entre sistemas distribuídos (heterogêneo, assíncrono, distribuído); c) procurar softwares adequados para executar tarefas de Workflow; d) determinar novas necessidades de software de forma a permitir automação dos processos de negócios; e) assegurar a execução correta e segura dos sistemas. 2.4.3 Caracterização Transacional Workflow Transacional envolve execução coordenação de múltiplas tarefas que podem envolver humanos, requer acesso para sistemas do tipo HAD (heterogêneo, autônomo e distribuído) e suporta o uso seletivo de propriedades
25 transacionais (exemplo: atomicidade, consistência, isolação e durabilidade) para tarefas individuais e entradas de workflow. O uso seletivo de propriedades transacionais é necessário para permitir a especialização das funcionalidades necessárias para cada Workflow (exemplo: permitir colaboração de tarefas e suportar estruturas complexas de Workflow). 2.5 INTER-RELACIONAMENTO ENTRE TIPOS DE WORKFLOW Pode-se imaginar uma reta representativa, que vai de Workflows orientados a Pessoas, os quais exigem uma extrema colaboração e coordenação de tarefas humanas até os orientados a sistemas, os quais envolvem sistemas de computadores que executam operações computacionais intensas. Imaginando esta reta não é difícil perceber que os Workflows comerciais e os transacionais estão compreendidos dentro dela [NICOLAO, 98]. FIGURA 2.5: Inter-Relacionamento de Workflow [NICOLAO, 98] 2.6 WORKFLOW NA WEB Sistemas de Workflow na WEB surgiram para beneficiar que os participantes de um Workflow distribuído (por exemplo, um grupo de trabalho
26 virtual) possam realizar trabalhos cooperativos de forma descentralizada mesmo os participantes podendo estar em locais geográficos diferentes [MORO,98]. 2.7 SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE WORKFLOW O sistema de gerenciamento de workflow (WFMS - Workflow Management System) é o que gerencia, define e executa o workflow através de um software. Este sistema controla todos os passos a serem seguidos para a execução do processo, garantindo que a seqüência de tarefas seja seguida conforme o que foi estabelecido e informando as entidades o momento exato para executarem suas tarefas [MORO,98]. 2.7.1 Funcionalidades do Sistema de gerenciamento de Workflow Os sistemas de workflow disponíveis possuem um conjunto relativamente comum de funcionalidades [MORO, 98]: Roteamento de trabalho - predefine a seqüência em que as atividades serão executadas, podendo ser baseado em respostas e em regras; Invocação automática de aplicativos - o aplicativo adequado para a realização da tarefa pode ser invocado automaticamente, através do WfMS; Distribuição dinâmica de trabalho - determinar qual participante irá executar a tarefa; Priorização de trabalho - a maioria dos sistemas de workflow permite que a prioridade de uma instância seja alterada, em geral por um usuário administrador ;
27 Acompanhamento do trabalho - capacidade de acompanhar uma determinada instância de workflow e descobrir imediatamente seu status atual de processamento, sob a responsabilidade de quem está no momento, e quanto tempo ela está esperando na atividade atual; Geração de dados estratégicos - através do armazenamento de certos atributos de cada instância de workflow executada, pode-se criar uma base de dados que reflete a eficiência e a eficácia dos processos atualmente desempenhados pela organização. 2.8 CRIANDO UM WORKFLOW Segundo Moro [MORO, 98], os passos pra criação de um workflow são: a) define-se uma atividade ou tarefa que um grupo de trabalho precisa realizar e as regras de serviço que gerenciarão a atividade; b) divide-se a tarefa em sub-tarefas (passos). Cada passo representa um lista bem definida de coisas que são realizadas por um indivíduo e que são feitas logicamente juntas. Uma tarefa pode ser quebrada em passos de maneiras diferentes. Nesse ponto, é exigido um julgamento do serviço para decidir onde dividir uma tarefa; c) decide-se o conjunto de habilidades para realizar cada passo. Isso irá especificar as funções ou indivíduos de trabalho que podem ser chamados para realizar tal passo; d) decide-se a seqüência em que cada passo deve ser realizado; e) se algum dos passos é realizado em uma base condicional, identifica-se esses passos e define-se as condições; f) projeta-se um mapa do workflow que identifica os passos e a seqüência(fluxo), em que os passos devem ser realizados. Associa-
28 se funções ou indivíduos de trabalho a cada passo; g) cria-se os formulários, documentos e instruções que serão usados pelos indivíduos em cada passo para execução da sub-tarefa.
29 3. DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA Neste capítulo, descreve o desenvolvimento da ferramenta bem como as modelagens e análise de requisitos que foram importantes para a estrutura do sistema. 3.1 DEFININDO O PROBLEMA Os processos quando são encaminhados de um setor para outro, são registrados em pequenos cadernos padronizados para receber esse tipo de informações, esses cadernos são chamados de Livro Protocolo. As informações referentes aos processos que entram no setor e os que são dado saídas são registrado em cadernos distintos dificultando a função quando o funcionário responsável necessita realizar os registros dos processos de entrada e saída simultaneamente. Existem também problemas associados com as questões de localização e acompanhamento dos processos. O problema ocorre porque o funcionário realiza uma pesquisa no livro protocolo, não tendo a noção exata onde está localizado o número do processo desejado. Dependendo do tipo da pesquisa, poderá levar horas até achar o processo desejado. Já na questão de acompanhamento, é inviável realizar essa função por intermédio dos livros, já que cada livro armazena os registros dos processos que passaram somente por um setor. Desta forma, são freqüentes os problemas associados ao fato de não existir controle sobre o fluxo dos processos. Conseqüentemente, o tempo gasto na execução dos serviços passa ser maior.
30 3.2 MODELAGEM DO SISTEMA Para a modelagem da arquitetura do sistema, optamos pela utilização dos padrões de modelagem Unified Modeling Language(UML), tanto para os diagrama de Caso de Uso quanto para o fluxo do workflow através do diagrama de Atividades. Onde a UML tem sido considerada como linguagem com potencial para modelagem de processos de negócio de workflow [ARAÚJO;BORGES,03]. Já para o diagrama ER, modelagem da base de dados, utilizamos a ferramenta DB Designer 4. Onde permite que através da modelagem, seja gerado o script SQL para a construção das tabelas. 3.2.1 Diagrama Caso de Uso O diagrama Caso de Uso representado na Figura 3.1, descreve os atores (participantes), que fazem parte do sistema e as tarefas desempenhadas por cada um. Os usuários descritos neste diagrama refere-se aos participantes dos processos do tipo eventos, que será utilizado como base nesse trabalho e melhor detalhado no diagrama de Atividades. E são identificados de acordo com o seu setor de origem. Ex: O usuário Financeiro é o usuário do setor Financeiro. FIGURA 3.1 Diagrama Caso de Uso
31 Cada usuário tem o papel de desempenhar as seguintes funções: Usuário Protocolo Central- Realiza o encaminhamento dos processos. Usuário Eventos- Realiza o encaminhamento de processos, atribui o assunto referente a ordem de serviço no registro do processo no sistema e realiza o gerenciamento dos processos ( acompanhamento e localização dos processos). Usuário Gabinete- Realiza o encaminhamento de processos e realiza o gerenciamento dos processos ( acompanhamento e localização dos processos). Usuário Financeiro- Realiza o encaminhamento de processos, realiza o gerenciamento dos processos ( acompanhamento e localização dos processos) e realiza o encerramento dos processos. Usuário UDP- Realiza o encaminhamento de processos e realiza o gerenciamento dos processos ( acompanhamento e localização dos processos). Usuário Protocolo SMED- Realiza o encaminhamento de processos e realiza o gerenciamento dos processos ( acompanhamento e localização dos processos). Usuário Expediente- Realiza o gerenciamento dos processos ( acompanha- mento e localização dos processos) e realiza o encerramento dos processos. 3.2.2 Diagrama de Atividades No diagrama de Atividades representado pela Figura 3.2, descreve as atividades realizadas pelo usuário e pelo sistema bem como o fluxo do workflow dos processos do tipo eventos. Representado por uma cor cinza as atividades humanas (feita pelo usuário) e, as atividades automatizadas representado na cor branca.
FIGURA 3.2 Diagrama de Atividades 32
33 3.2.2.1 Etapas do workflow A primeira etapa do workflow é o envio de capas do processos feitas pelo usuário do setor do Protocolo Central. Nesta etapa, o processo não contém nenhum registro referente ao assunto onde somente é atribuído essa informação, no setor de Eventos. FIGURA 3.3 Primeira etapa do Workflow No próximo passo, o usuário do setor Eventos informa o assunto sobre a ordem de serviço no momento do registro de envio para o setor Gabinete. De fato, é aqui que os processos iniciam-se e por isso, o sistema começa a registrar as etapas que o processo passará e enviará e-mails para os demais participantes do gerenciamento. FIGURA 3.4 Segunda etapa do Workflow No setor Financeiro pode acontecer situações em que o processo seja impedindo de continuar seu fluxo, razões que não compete ao sistema( seja indisponibilidade financeira, cancelamento da ordem de serviço, etc). Caso isso ocorra, o usuário do setor Financeiro informa do cancelamento no sistema onde o mesmo, encarrega-se de excluir os registros referente a esse processo e envia
34 e-mails para os usuários informando sobre o encerramento. FIGURA 3.5 Etapa do Workflow do setor Financeiro Se tiver tudo correto, o processo tem seu fluxo seguido normalmente sendo encaminhado respectivamente para o setor Unidade de Despesa (UDP), setor Protocolo SMED e no setor Expediente onde o processo é arquivado. FIGURA 3.6 Demais etapas do Workflow
35 3.2.3 Diagrama ER O Diagrama ER representado na Figura 3.7, mostra a base de dados utilizada no sistema onde é composta por três tabelas que contemplam os requisitos para armazenamento dos dados. FIGURA 3.7 Diagrama ER As finalidades de cada tabela são: Tabela processo - Armazena dados referente aos processos em tramitação. Tabela histo_processo - Armazena dados referente aos setores que o que o processo percorreu. Tabela usuário - Armazena dados referente aos usuários para validação de acesso no sistema.