CIRCULAR SÉRIE A N.º 1364

Direcção-Geral do Orçamento MINISTÉRIO DAS FINANÇAS E DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CIRCULAR SÉRIE A N.º 1364 Assunto: Instruções sobre a prestação de informação relativa aos Encargos Assumidos e Não Pagos 1. A presente Circular foi aprovada por despacho do Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento de 11 de Março de 2011. 2. É revogada a Circular Série A nº 1339 de 1 de Abril de 2008. 3. De acordo com o estabelecido no n.º 1 do Artigo 46.º do Decreto-Lei de Execução Orçamental para 2011 (Decreto-Lei n.º 29-A/2011, de 1 de Março) é obrigatória a prestação da informação relativa aos Encargos Assumidos e Não Pagos, por parte dos Serviços Integrados e dos Serviços e Fundos Autónomos. Esta informação, para além de fazer parte do acompanhamento da execução orçamental, é utilizada na compilação das contas nacionais das Administrações Públicas e no cálculo dos prazos médios de pagamentos a fornecedores. 4. Conceito e natureza de Encargos Assumidos e Não Pagos Entende-se por Encargos Assumidos e Não Pagos, a assunção, face a terceiros, da responsabilidade de realizar determinada despesa, desde que seja certa - porque já foi reconhecida pelo devedor e não se encontra condicionada à ocorrência de qualquer acontecimento futuro -, e, quer se encontre vencida - porque já expirou o prazo de pagamento -, quer se encontre vincenda - porque o prazo de pagamento ainda não expirou. 5. Encargos abrangidos pelo conceito Quanto à sua natureza os Encargos Assumidos e Não Pagos, incluem encargos de: 5.1. Natureza comercial, designadamente: a) Aquisição de bens e serviços; b) Empreitadas de obras públicas; c) Contratos de locação operacional. 5.2. Natureza não comercial, designadamente: a) Contratos individuais de trabalho e outros de cariz laboral; b) Subsídios e outras transferências, legalmente constituídas e tituladas; c) Taxas, coimas e tarifas, indevidamente cobradas; Rua da Alfândega, 5-2º

2 d) Outros contratos de natureza administrativa não previstos nas alíneas anteriores. 5.3. Natureza contributiva, designadamente: a) Prestações sociais; b) Pagamentos à Caixa Geral de Aposentações (CGA) e à Direcção Geral da Protecção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública (ADSE); c) Outros pagamentos que, por força de lei, seguem a tramitação do regime contributivo. 5.4. Constituem exemplos de Encargos Assumidos e não Pagos, nomeadamente, as seguintes situações: Em que existe uma factura emitida pelo fornecedor e aceite pelo devedor, independentemente de já ter expirado, ou não, o respectivo prazo de pagamento; Em que existindo um contrato, protocolo ou acordo, que prevê o pagamento de determinados montantes e que tendo sido preenchidas as condições de pagamento previstas no contrato, o respectivo pagamento ainda não foi efectuado; Em que os descontos e pagamentos previstos na lei para a CGA, ADSE ou Segurança Social, não foram realizados nos prazos legais; Em que exista qualquer outro tipo de obrigação de pagamento certa, independentemente de o credor ser ou não uma entidade da Administração Pública. 6. Não se incluem no conceito de Encargos Assumidos e Não Pagos 6.1. As dívidas relativas a operações financeiras, cuja despesa é classificada nas rubricas do classificador de Activos e Passivos Financeiros. Não se englobam, também, no conceito de Encargos Assumidos e Não Pagos, nomeadamente: Capital em dívida de empréstimos contraídos; Capital em dívida de contratos de locação financeira; Capital em dívida relativo a operações com activos financeiros. 6.2. Os encargos assumidos e não pagos não devem incluir os valores a pagar no futuro decorrentes de contratos estabelecidos de forma contínua e que prevejam pagamentos repetidos (por Rua da Alfândega, 5-2º

3 exemplo rendas de edifícios), dado que ainda não ocorreu a prestação do respectivo serviço ou ainda pagamentos de benefícios/prestações sociais vincendos mas não vencidos. 7. Datas relevantes para o apuramento A data de assunção do encargo ocorre, nomeadamente, nas seguintes situações: Data em que o devedor recebe a factura ou documento equivalente; Data de recepção efectiva dos bens ou da prestação dos serviços, quando a data de recepção da factura ou de documento equivalente seja incerta; Data de recepção efectiva dos bens ou da prestação dos serviços, quando o devedor receba a factura ou documento equivalente antes do fornecimento dos bens ou da prestação dos serviços; Data de aceitação, quando esteja previsto um processo mediante o qual deva ser determinada a conformidade dos bens ou serviços e o devedor receba a factura ou documento equivalente antes dessa aceitação. 8. Explicação da Informação a reportar na aplicação informática SIGO módulo EANP De acordo com o definido no n.º 1 do Artigo 46.º do Decreto-Lei de Execução Orçamental para 2011, a periodicidade do reporte dos EANP é alterada de trimestral para mensal, sendo que o seu reporte deve ser finalizado até ao dia 15 do mês seguinte ao qual a informação se reporta. Passam a existir 13 períodos de reporte, correspondendo o último à Conta de Gerência. O formato do quadro de reporte da informação sofreu algumas alterações relativamente ao anterior 1, mantendo-se no entanto a desagregação da despesa por classificação económica. Assim, passam a existir apenas quatro colunas no quadro do reporte. 1) Saldo inicial de EANP do período No mês de Janeiro esta coluna corresponde ao saldo inicial de EANP do ano e nos restantes corresponde ao saldo final do mês anterior; 2) Encargos Assumidos no período Responsabilidades assumidas no período. Eventuais revisões aos dados de períodos anteriores devem ser incorporadas nesta coluna; 3) Pagamentos efectuados no período 1 Ver ponto 6. Quadro de Reporte Rua da Alfândega, 5-2º

4 Valores preenchidos automaticamente pela aplicação ao escolher-se a opção de sincronização. Todas as linhas do quadro são preenchidas, com o valor até ao nível do cêntimo, correspondente aos pagamentos líquidos registados no módulo da execução orçamental do SIGO do respectivo período. O serviço não deverá alterar os dados automaticamente preenchidos pelo sistema, sob o risco de não conseguir finalizar o reporte; 4) Saldo final de EANP Apurado pelo sistema de acordo com a fórmula: Saldo Inicial de EANP no período + Encargos Assumidos no período Pagamentos no período = Saldo Final de EANP do período. Rua da Alfândega, 5-2º

5 Quadro de Reporte: Ano 2011 Período Janeiro Serviço Direcção-Geral do Orçamento Designação Saldo de Encargos Assumidos e Não pagos no início do Período Encargos Assumidos no Período Pagamentos no Período Saldo de Encargos Assumidos e Não Pagos no final do Período (1) (2) (3) (4)=(1)+(2)-(3) DESPESA CORRENTE 01 Despesas com o Pessoal 0101 Remunerações Certas e Permanentes 0102 Abonos Variáveis ou Eventuais 0103 Segurança Social das quais: 010301, 010302 Encargos com a Saúde 010301 A0 00 Contribuição da Entidade Patronal para a ADSE residual da 010301, 010302 Outros 010305 Contribuições de Segurança Social 010305 A0 00 CGA 010305 B0 00 Segurança Social - Regime Geral 010305 C0 00 Outras 010303, 010304, 010306 a 010310 Outras 02 Aquisições de Bens e Serviços 03 Juros e Outros Encargos 04 Transferências Correntes 0403 a 0406 Administrações Públicas 0401, 0402, 0407 a 0409 Outras Transferências Correntes 05 Subsídios 06 Outras Despesas Correntes DESPESAS DE CAPITAL 07 Aquisição de Bens de Capital 08 Transferências de Capital 0803 a 0806 Administrações Públicas 0801, 0802, 0807 a 0809 Outras Transferências de Capital 11 Outras Despesas de Capital Total Rua da Alfândega, 5-2º

6 9. Regras a respeitar no reporte dos EANP O reporte dos EANP apenas pode ser efectuado com sucesso após a finalização do reporte da execução orçamental do período respectivo, existindo uma sincronização absoluta entre os pagamentos (coluna (3)) e os pagamentos líquidos reportados na execução orçamental do mesmo período. O Saldo de Encargos Assumidos e Não pagos no início do Período (coluna (1)) deve corresponder ao Saldo de Encargos Assumidos e Não Pagos no final do Período anterior; A correcção aos dados do período anterior, quando exista um erro de reporte, deve ser feita na coluna dos Encargos Assumidos no período seguinte (coluna (2)), de forma a que o saldo final do período fique correcto. Suponha-se uma situação em que no período de Fevereiro houve um erro de registo e o saldo final daquele mês em vez de 100, ficou em 150. Tendo em atenção que aquele saldo transita para Março como saldo inicial do período, há que proceder à correcção de forma a que o saldo final de Março não arraste o erro e fique com o valor correcto. Assim suponha-se que em Março foram assumidos novos encargos de 200 e que os pagamentos foram 100, sendo o saldo final correcto para este mês de 200. Se não se proceder a nenhuma correcção o sistema gerará o seguinte: Saldo inicial de Março: 150 Novos Encargos: 200 Pagamentos: 100 Saldo final de Março: 250 Assim, para que o saldo final de Março seja o correcto ter-se-á que abater aos Compromisso de Março o erro que vem detrás que é de 50, ficando a situação correcta da seguinte forma: Saldo inicial de Março: 150 Novos Encargos: 150= (200-50) Pagamentos: 100 Saldo final de Março: 200 O reporte dos EANP é mensal e refere-se a dados do período e não a valores acumulados até ao período; Os Encargos Assumidos registados devem ser relativos ao período em questão, e não a encargos que se preveja vir a assumir no futuro; Rua da Alfândega, 5-2º

7 Após o fecho do período de reporte, a DGO não procederá à reabertura do sistema. Até ao prazo limite de reporte, que ocorre no dia 15 do mês seguinte ao que está a ser registado, o serviço mesmo que tenha dado por finalizado o seu reporte, pode proceder à reabertura do período para introdução de alterações. Note-se no entanto que, se reabrir o período, terá que voltar a finalizá-lo, senão será considerado como faltoso; O serviço não pode preencher um reporte referente a um período sem ter efectuado os reportes dos meses anteriores, i.e., se um serviço não tiver finalizado os reportes dos meses n-1 e n-2, quando quiser reportar o mês n é obrigado a reportar em primeiro lugar, e por ordem cronológica, os meses n-1 e n-2; Todas as questões sobre as aplicações informáticas devem ser dirigidas ao Instituto de Informática. As dúvidas de carácter técnico são dirigidas à DGO através do sistema Track-it. Direcção-Geral do Orçamento, 11 de Março de 2011 A DIRECTORA-GERAL, Rua da Alfândega, 5-2º