GUIA PRÁTICO ORÇAMENTO E CONTAS DE INSTITUIÇÕES PARTICULARES DE SOLIDARIEDADE SOCIAL

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1 Manual de GUIA PRÁTICO ORÇAMENTO E CONTAS DE INSTITUIÇÕES PARTICULARES DE SOLIDARIEDADE SOCIAL INSTITUTO DA SEGURANÇA SOCIAL, I.P ISS, I.P. Departamento/Gabinete Pág. 1/8

2 FICHA TÉCNICA TÍTULO Guia Prático Orçamento e Contas de Instituições Particulares de Solidariedade Social (N42 v1.09) PROPRIEDADE Instituto da Segurança Social, I.P. AUTOR Instituto da Segurança Social, I.P. PAGINAÇÃO Gabinete de Comunicação CONTACTOS Telefone: (n.º azul), dias úteis das 08h00 às 20h00. Estrangeiro: (+351) Site: consulte a Segurança Social Directa. DATA DE PUBLICAÇÃO Setembro 2011 ISS, I.P. Pág. 2/8

3 ÍNDICE A O que é?... 4 B Que obrigações têm que ser cumpridas a nível de Contas e Orçamentos e quando?... 4 C Como submeter as contas anuais?... 4 C1 Que documentos/elementos tenho que entregar?... 5 D Quando devo entregar uma revisão orçamental?... 7 D1 O que acontece se não cumprir?... 7 E Outra Informação... 7 E1 Legislação Aplicável... 7 E2 Glossário... 7 Perguntas frequentes... 8 A informação contida neste guia prático não dispensa a consulta da lei. ISS, I.P. Pág. 3/8

4 A O que é? São um conjunto de obrigações contabilísticas que as Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS) passam a ter que cumprir, a partir do momento em que se registam como IPSS na Segurança Social. A partir de 2010, estas obrigações passam a ser cumpridas, obrigatoriamente, por via electrónica. B Que obrigações têm que ser cumpridas a nível de Contas e Orçamentos e quando? Envio à tutela de: Contas anuais Até ao dia 30 de Abril do ano seguinte a que dizem respeito as contas de gerência. Prorroga-se, todavia, o prazo limite para submissão electrónica das contas de gerência do exercício de 2010 até ao dia 31 de Maio de Orçamentos anuais Até ao dia 30 de Novembro do ano anterior a que o orçamento diz respeito. Revisões orçamentais Até ao dia 15 de Novembro do ano a que se refere. C Como submeter as contas anuais? Contas do ano 2009 Contas de anos anteriores a 2009 Correcção de Contas anuais Contas do ano 2009 Por Via Electrónica, obrigatoriamente, em: que se encontra disponível desde o dia 1 de Fevereiro de Encontra-se igualmente disponível em um Manual de Utilizador para apoio ao OCIP, cuja leitura se aconselha. No entanto, terão que ser preenchidas as seguintes condições para que possa ser efectuada a entrega de Contas/Orçamentos por Via Electrónica: Ser IPSS ou equiparada; Estar inscrita na Segurança Social Directa. ISS, I.P. Pág. 4/8

5 Contas de anos anteriores a 2009 A entrega de Contas Anuais por via electrónica só poderá ser efectuada para Contas do ano 2009, e seguintes. Contas relativas a anos anteriores deverão ser entregues de acordo com as regras definidas na Deliberação 32/2005, do Conselho Directivo, do Instituto da Segurança Social, I.P. Correcção de contas anuais Para enviar uma correcção de contas anuais já submetidas (apenas a partir do ano 2009), deverá solicitar a correcção por via electrónica, na aplicação de Orçamento e Contas de Instituições Particulares (OCIP), e aguardar pela respectiva autorização. Após o pedido de autorização, deverá consultar o estado do seu pedido na aplicação. Entrega de Contas fora de prazo Para proceder ao envio de contas fora de prazo deverá solicitar a respectiva entrega, por via electrónica, na aplicação de Orçamento e Contas de Instituições Particulares (OCIP), e aguardar pela respectiva autorização. Após o pedido de autorização, deverá consultar o estado do seu pedido na aplicação. C1 Que documentos/elementos tenho que entregar? Contas anuais Orçamentos anuais/revisões orçamentais Contas anuais Para além dos elementos a preencher no Formulário Electrónico, é obrigatório o envio dos seguintes documentos, por upload (anexos ao formulário): 1. Acta de Aprovação das Contas pelo Órgão de Administração, nas Instituição de forma não Associativa; 2. Parecer do Órgão de Fiscalização; 3. Acta de Aprovação das Contas pela Assembleia-Geral de Associados, das Instituições de forma associativa; 4. Balancete do mês de Dezembro, incluindo movimentos do mês e movimentos acumulados; 5. Balancete de apuramento de resultados; 6. Anexo ao Balanço e Demonstração de Resultados, com observações; 7. Mapa de controlo do(s) subsídio(s) para investimento(s) (ficheiro disponível no site da Segurança Social para download: (site da SS, menu IPSS, submenu Submissão Electrónica de Orçamentos e Contas Anuais de IPSS, grupo Outras Informações/ Download, Mapa de Controlo do(s) Subsídio(s) para Investimento.). É facultativo o envio do seguinte anexo: ISS, I.P. Pág. 5/8

6 - Mapa de trabalho voluntário. Orçamentos anuais/revisões orçamentais Para além dos elementos a preencher no Formulário Electrónico, ou no ficheiro Excel disponibilizado na internet meramente para Orçamentos relativos a 2011 e a submeter por OCIP, é obrigatório o envio dos seguintes documentos, por upload (anexos ao formulário): 1. Acta de Aprovação do Orçamento pelo Órgão de Administração, nas Instituição de forma não Associativa; 2. Parecer do Órgão de Fiscalização; 3. Acta de Aprovação do Orçamento pela Assembleia-Geral de Associados, das Instituições de forma associativa; 4. Memória Justificativa, incluindo: a) Indicação das actividades que vão encerrar/iniciar no ano, descrevendo por contas de exploração previsional os valores do respectivo impacto; b) Indicação de procedimentos a introduzir para optimização/redução de custos no ano a orçamentar, com eventuais impactos superiores a 15%, a discriminar por contas; c) Identificação dos investimentos a efectuar e fontes de financiamento; d) Identificação dos desinvestimentos a efectuar; e) Outros dados considerados relevantes para a compreensão dos valores orçamentados. Para a elaboração do Orçamento para 2011 ( e preenchimento do ficheiro Excel, a submeter por OCIP, aconselha-se a preparação, elaboração e finalização, com o rigor normal e adequado, do Balancete da contabilidade geral mais actualizado possível (se possível o do mês 9 - Setembro) e a obtenção e preparação prévia dos elementos que irão influenciar a elaboração do Orçamento e constar da memória justificativa a anexar obrigatoriamente. Após preenchido, o ficheiro Excel deverá ser convertido para formato PDF, seleccionando-se todos os seus separadores. Este processo de conversão deverá dar origem a um único documento, a submeter via OCIP durante o mês de Novembro, juntamente com os restantes anexos acima referidos. As Associações Mutualistas obrigadas ao PCAM e as Cooperativas, Fundações ou outras instituições que se encontrem obrigadas ao SNC, deverão todavia utilizar também as contas e sub-contas constantes do template disponibilizado (elaborado com base no plano de contas das IPSS), com as adaptações que entenderem mais adequadas ao objectivo pretendido. ISS, I.P. Pág. 6/8

7 D Quando devo entregar uma revisão orçamental? Deve ser entregue uma Revisão Orçamental sempre que: Se prevê que o total dos custos anuais e globais vão ter oscilações iguais ou superiores a 15%, em relação aos valores constantes no 1º Orçamento ou na Revisão Orçamental anterior; Sempre que se prevejam aumentos superiores a 20% nos investimentos anteriormente previstos; Quando se prevejam aumentos superiores a 20% nos desinvestimentos anteriormente previstos. D1 O que acontece se não cumprir? O não cumprimento das obrigações, em matéria de entrega de contas/orçamentos, poderá conduzir a uma suspensão do pagamento do acordo ou mesmo ao cancelamento do registo como IPSS. E Outra Informação E1 Legislação Aplicável Deliberação 102/09, do C. D. do Instituto da Segurança Social, I.P. Regras de entrega de contas relativas a 2009 e de orçamentos para Deliberação 32/2005, do C.D. do Instituto da Segurança Social, I.P. Regras de entrega de contas relativas a anos anteriores (revogada). Decreto-lei 78/89, de 3 de Março Plano de Contas das Instituições Particulares de Solidariedade Social. Decreto-lei 119/83, de 25 de Fevereiro Estatuto das Instituições Particulares de Solidariedade Social. E2 Glossário IPSS Instituição Particular de Solidariedade Social. ISS, I.P. Pág. 7/8

8 OCIP Orçamento e Contas das Instituições Particulares. Perguntas frequentes 1. Sou IPSS registada com fins principais de Saúde/Educação, com acordos com a Segurança Social. Devo submeter as Contas/Orçamentos à Segurança Social? R. Sim, apenas para efeitos de acompanhamento económico-financeiro. 2. Sou IPSS registada com fins principais de Saúde/Educação, sem acordos com a Segurança Social. Devo submeter as Contas/Orçamentos à Segurança Social? R. Não. 3. É possível proceder ao preenchimento off-line dos formulários do OCIP? Não. 4. Como efectuar o preenchimento via electrónica com sucesso? A instituição terá que, etapa a etapa, ir preenchendo os formulários e gravando os dados para não os perder. 5. É possível alterar os dados introduzidos? Sim. Os dados introduzidos podem ser editados, corrigidos ou complementados as vezes que forem necessárias antes da submissão. 6. Quando é que a conta deverá ser submetida? A conta em questão ficará no estado "em preenchimento" e só será submetida após conclusão do processo de inserção de todos os elementos e após validação com sucesso. ISS, I.P. Pág. 8/8