Guia para Implantação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos Setoriais

Guia para Implantação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos Setoriais Endereço: Palácio Guanabara Prédio Anexo Rua Pinheiro Machado, s/nº Laranjeiras Rio de Janeiro Telefone: (21) 2334-3567 E-mail: egprio@casacivil.rj.gov.br Site: www.egprio.rj.gov.br

Secretário de Estado Chefe da Casa Civil Regis Fichtner Coordenador Geral do EGP-Rio José Candido Muricy Coordenador dos EGPs - Setoriais Luís Otávio Segond 2

SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO... 4 2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL...5 COMITÊ DE PROJETOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO... 5 EGP-RIO... 5 COMITÊS DE PROJETOS SETORIAIS...6 ESCRITÓRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS SETORIAIS... 6 GERENTE DE PROJETOS... 6 RELACIONAMENTO DO EGP-RIO COM OS EGPS SETORIAIS... 7 3. PERFIS PROFISSIONAIS RECOMENDADOS...8 COORDENADOR DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS SETORIAL...8 SUPERVISOR DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS SETORIAL...8 ANALISTA SÊNIOR DE PROJETOS...8 ANALISTA PLENO DE PROJETOS...9 ANALISTA JÚNIOR DE PROJETOS... 9 4. PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAÇÃO...10 5. FORMALIZAÇÃO DOS EGP-SETORIAIS...12 MINUTA DE DECRETO PARA CRIAÇÃO DE EGP SETORIAL...13 MINUTA DE DECRETO PARA CRIAÇÃO DE COMITÊ DE PROJETOS SETORIAIS... 15 MINUTA DE DECRETO PARA INSTITUIÇÃO DE FUNÇÃO GERENTE DE PROJETOS...17 MINUTA DE RESOLUÇÃO CONJUNTA...19 3

1. INTRODUÇÃO Nos últimos anos do século XX e no início do século XXI, a sobrevivência e progresso das organizações passaram a depender fortemente de sua capacidade de identificar e executar os melhores projetos. No caso do Governo do Estado do Rio de Janeiro, seus grandes e complexos projetos exigem um acompanhamento criterioso e detalhado de aspectos fundamentais para o sucesso tais como: garantia de adequação ao escopo definido, cumprimento do cronograma, acompanhamento dos custos estimados, melhor uso dos recursos disponíveis e minimização dos riscos envolvidos. Além disso, a execução simultânea de um grande número de projetos gera a necessidade de um controle centralizado sobre todo o portfólio de projetos, de forma a alinhá-los com o planejamento estratégico do Governo. Com esse objetivo, em agosto de 2007, foi criado, na estrutura organizacional da Secretaria de Estado da Casa Civil, o Escritório de Gerenciamento de Projetos do Governo do Rio de Janeiro, com a finalidade de acompanhar a implementação dos Projetos Estruturantes do Rio de Janeiro, de gerir os Convênios e de coordenar os principais Programas do Estado. Os bons resultados alcançados levaram o governo a estimular a criação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos Setoriais que, em conjunto com o EGP-Rio, têm como principais atribuições desenvolver, profissionalizar e disseminar as técnicas e ferramentas de Gerenciamento de Projetos por todas as Secretarias de Estado e suas entidades vinculadas. Este documento contém as diretrizes e procedimentos necessários para a criação de EGPs Setoriais, estabelecendo uma estrutura organizacional para gerenciamento de projetos e estendendo e padronizando a metodologia de Gerenciamento de Projetos para os demais órgãos de governo. 4

2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A estrutura organizacional para o gerenciamento de projetos no Governo do Estado do Rio de Janeiro é composta por diversos órgãos conforme representado na figura abaixo e detalhado a seguir. Governador Comitê de Projetos do Governo do RJ Casa Civil Secretaria / Empresa EGP Rio EGP Setorial Comitê de Projetos Setorial Projeto Estruturante A GP Projeto Setorial 1 GP Projeto Estruturante B GP Projeto Setorial 2 GP Projeto Estruturante C GP Projeto Setorial 3 GP Comitê de Projetos do Estado do Rio de Janeiro O Comitê de Projetos do Estado do Rio de Janeiro CPERJ é presidido pelo Secretário de Estado Chefe da Casa Civil e constituído por integrantes das Secretarias de Estado envolvidas na execução dos Projetos Estruturantes, que se reúnem, periodicamente, para avaliar o andamento dos projetos, bem como para aprovar ou rejeitar as solicitações de mudanças e as ações preventivas e corretivas propostas. A sua existência garante a seriedade no gerenciamento de projetos e a possibilidade de resolução dos problemas mais graves. EGP-Rio O Escritório de Gerenciamento de Projetos do Governo do Estado do Rio de Janeiro EGP-Rio é o órgão responsável por garantir a adequada aplicação das ferramentas e técnicas de gerenciamento aos projetos desenvolvidos no âmbito do Governo, fornecendo os treinamentos necessários e definindo as diretrizes, metodologias e indicadores para acompanhamento e avaliação dos projetos. 5

O EGP-Rio também é responsável pelo monitoramento e controle dos Projetos Estruturantes do Governo do Estado do Rio de Janeiro, ou seja, aqueles que são emblemáticos para a atual gestão por possuírem um elevado grau de complexidade e grande impacto sócio-econômico. Além disso, o EGP-Rio deve estimular a implementação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos Setoriais e certificar seu alinhamento, uniformidade de atuação e uso das mesmas metodologias, técnicas e ferramentas. Comitês de Projetos Setoriais Os Comitês de Projetos Setoriais são compostos por integrantes da Secretaria de Estado ou da Empresa Vinculada onde são desenvolvidos os Projetos Setoriais e se reúnem, periodicamente, para avaliar o andamento dos projetos, principalmente em relação ao cumprimento de prazos, custos e objetivos estabelecidos. Os Comitês são também responsáveis pela aprovação ou rejeição das solicitações de mudanças e das ações preventivas e corretivas propostas, bem como pelo estabelecimento de prioridades e encaminhamento de problemas críticos. Escritórios de Gerenciamento de Projetos Setoriais Os Escritórios de Gerenciamento de Projetos Setoriais têm por finalidade garantir a adequada aplicação das ferramentas e técnicas de gerenciamento aos projetos setoriais, atendendo às mesmas diretrizes, metodologias e indicadores definidos pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos do Estado do Rio de Janeiro EGP-Rio. Cada EGP Setorial é avaliado, periodicamente, pelo EGP-Rio e deve providenciar os eventuais ajustes recomendados de forma a que permaneça alinhado com os demais EGP Setoriais. Gerente de Projetos O Gerente de Projeto é o responsável pelo alcance das metas do projeto, principalmente, as associadas ao escopo, custo, prazo e qualidade, devendo atuar como elo entre as diversas áreas executoras do projeto. As atribuições e responsabilidades prioritárias dos Gerentes de Projeto são: Aplicar as metodologias, ferramentas e técnicas em conformidade com as definições do EGP-Rio; Planejar, Monitorar e Controlar os projetos sob sua responsabilidade, sinalizando eventuais necessidades de correção de estratégia; Prestar contas, periodicamente ou sempre que for solicitado, do estágio em que se encontra o projeto; 6

Os conhecimentos recomendados para que os Gerentes de Projeto exerçam adequadamente suas funções estão ligados à área de Gerenciamento de Projeto, incluindo metodologias, ferramentas e técnicas, e à área de aplicação do projeto. No que diz respeito às habilidades pessoais desejáveis, merecem destaque: Liderança Iniciativa; Ética Profissional; Comunicação e facilidade de relacionamento; Resolução de Problemas; Gerenciamento de conflitos Organização e disciplina Conhecimento da empresa Capacidade de formação de equipe A próxima figura ilustra as características necessárias para os Gerentes de Projetos. Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos Conhecimentos técnicos da área de aplicação CONHECIMENTOS Liderança Iniciativa Ética Profissional Relacionamento interpessoal Resolução de Problemas Gerenciamento de conflitos Organização e disciplina Conhecimento da empresa Formação de equipe HABILIDADES Relacionamento do EGP-Rio com os EGPs Setoriais O EGP-Rio deverá se relacionar permanentemente com os EGPs Setoriais, no sentido de desenvolver, dentre outras, as seguintes atividades: a) ministrar treinamentos específicos para a formação e o bom desempenho dos membros do EGP Setorial e dos Gerentes de Projetos; b) alocar consultores especializados em Gerenciamento de Projetos para apoiar o EGP Setorial no desenvolvimento e acompanhamento de seus projetos; c) promover avaliações periódicas, visando garantir o alinhamento e a uniformidade de atuação de todos os Escritórios de Gerenciamento de Projetos Setoriais. d) assinalar as eventuais não conformidades encontradas nas avaliações realizadas e fornecer recomendações para que o EGPs Setoriais providenciem as correções necessárias. 7

3. PERFIS PROFISSIONAIS RECOMENDADOS A seguir é apresentado, com base na experiência do EGP-Rio, o perfil profissional desejável para os componentes dos EGP Setoriais que vierem a ser criados no âmbito das Secretarias de Estado do Governo do Estado do Rio de Janeiro e de suas Empresas Vinculadas. Para cada função são apresentadas as Atividades desenvolvidas e as Habilidades requeridas em termos de Conhecimentos, Atitude e Experiência. Coordenador do Escritório de Projetos Setorial Gerenciar e coordenar toda a carteira de projetos da Secretaria de Estado, promovendo a interface entre os diversos órgãos envolvidos em seus projetos e buscando as soluções para os problemas pendentes. Habilidades Conhecimentos Atitudes Experiência Descrição Formação superior e estar ocupando cargo em nível de Subsecretário de Estado. Pró-atividade, liderança, iniciativa, capacidade de tomar decisões sob pressão, facilidade de comunicação e gerenciamento de conflitos. Liderança de equipes. Supervisor do Escritório de Projetos Setorial Gerenciar sua equipe e comandar reuniões e apresentações sobre o EGP Setorial. Acompanhar o planejamento, execução e prestação de contas dos projetos da carteira. Controlar o cronograma físico dos projetos, a liberação orçamentária e mediar conflitos de ordem físico/financeiro. Desenvolver relatórios gerenciais e oferecer suporte metodológico aos analistas. Habilidades Conhecimentos Atitudes Experiência Descrição Curso superior, com mais de 5 anos de formado, com curso de extensão em Gerenciamento de Projetos. Recomendável certificação PMP ou IPMA. Conhecimento do Pacote MS-Office e MS-Project. Liderança, espírito de equipe, capacidade de tomar decisões sob pressão, dinamismo, organização, disciplina, facilidade de comunicação e apresentação. Experiência em Gerenciamento de Projetos e liderança de equipes. Analista Sênior de Projetos Coordenar reuniões com os Gerentes dos Projetos e buscar, junto aos órgãos envolvidos, soluções para os problemas no âmbito dos projetos da carteira do EGP Setorial. Acompanhar o planejamento, execução e prestação de contas dos projetos sob sua responsabilidade. 8

Habilidades Conhecimentos Atitudes Experiência Descrição Curso superior, com mais de 3 anos de formado e com conhecimento do Pacote MS-Office e MS-Project. Pró-atividade, espírito de equipe, dinamismo, facilidade de comunicação e apresentação. Experiência em Gerenciamento de Projetos. Analista Pleno de Projetos Participar de reuniões com os Gerentes dos Projetos e buscar, junto aos órgãos envolvidos, soluções para os problemas no âmbito dos projetos da carteira do EGP Setorial. Oferecer suporte metodológico aos Gerentes dos Projetos Setoriais e acompanhar o planejamento, execução e prestação de contas dos projetos sob sua responsabilidade. Capacidade analítica. Habilidades Conhecimentos Atitudes Experiência Descrição Curso superior com até 3 anos de formado, com conhecimento do Pacote MS-Office e nível básico do MS-Project Pró-atividade, dinamismo, capacidade de concentração Não Requerida. Analista Júnior de Projetos Participar de reuniões com os Gerentes dos Projetos, acompanhar o planejamento, execução e prestação de contas dos projetos sob sua responsabilidade. Habilidades Conhecimentos Atitudes Experiência Descrição Curso superior em andamento. Conhecimento do pacote MS-Office. Pró-atividade, dinamismo, capacidade de concentração. Não Requerida. 9

4. PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAÇÃO A tabela abaixo, apresenta os principais procedimentos a serem seguidos para a implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos Setoriais: Nº Nome Descrição Responsabilid ade 1 Identificação dos Projetos Setoriais Identificação, no âmbito da Secretaria ou Empresa Vinculada, dos projetos candidatos a serem acompanhados pelo EGP-Setorial. EGP-Setorial 2 Definição da Carteira de Projetos 3 Solicitação de Criação de EGP Setorial 4 Envio de minutas de Decretos 5 Formalização do EGP Setorial 6 Publicação dos Decretos 7 Formalização da parceria entre o EGP- Setorial e o EGP-Rio 8 Seleção de Pessoal 9 Infraestrutura definitiva Análise dos projetos identificados no item 1 quanto a quantidade, porte, recursos financeiros envolvidos e alinhamento estratégico, com vistas a definir os que serão incluídos na Carteira de Projetos da Secretaria ou Empresa Vinculada. Encaminhamento de ofício ao Secretário de Estado Chefe da Casa Civil, manifestando o interesse na criação de Escritório de Gerenciamento de Projetos Setoriais. Resposta ao ofício da Secretaria de Estado solicitante, encaminhando as minutas dos Decretos necessários para a criação do EGP. Elaboração de Processo Administrativo e encaminhamento à Casa Civil, contendo a manifestação da área jurídica do órgão solicitante quanto à constitucionalidade e juridicidade do ato, conforme previsto no Decreto 31.896/2002. Recepção e análise do Processo Administrativo pela Subsecretaria Jurídica da Casa Civil e encaminhamento para publicação Estabelecimento de Resolução Conjunta estabelecendo as atribuições e responsabilidades do EGP-Rio e do EGP Setorial, conforme minuta fornecida pelo EGP-Rio. Seleção, interna ou externa, de profissionais para compor o quadro do EGP-Setorial (coordenador, supervisor e analistas), bem como das pessoas que exercerão a função de Gerente de Projetos. Preparação de infraestrutura para o EGP-Setorial que contemple um espaço único para instalação de toda a equipe do EGP, microcomputadores individuais (preferencialmente notebooks), data show e cópias regulares dos softwares MS-Office, MS-Project e WBSChartPro. 10 Treinamento Realização de treinamento para a equipe do EGP Setorial e para os Gerentes de Projetos da Secretaria ou Empresa Vinculada. EGP-Rio e EGP-Setorial Secretário de Estado solicitante. EGP-Rio EGP Setorial Subsecretaria Jurídica da Casa Civil Secretário da Casa Civil e Secretário de Estado solicitante. EGP-Setorial EGP-Setorial EGP-Rio 10

11 Planejamento dos Projetos Setoriais 12 Acompanhamento dos Projetos Setoriais Planejamento dos projetos componentes da Carteira de Projetos do órgão, seguindo a metodologia estabelecida pelo EGP-Rio. Acompanhamento periódico da execução dos projetos componentes da Carteira de Projetos do órgão, seguindo a metodologia estabelecida pelo EGP-Rio, envolvendo a avaliação dos Gerentes de Projetos e dos resultados obtidos pelo EGP Setorial. EGP-Rio e EGP-Setorial EGP-Rio e EGP-Setorial 11

5. FORMALIZAÇÃO DOS EGP-SETORIAIS A formalização dos EGP Setoriais é realizada por meio de três Decretos, os quais têm os seguintes objetivos: a) Criação do Escritório de Gerenciamento de Projetos Setoriais; b) Criação do Comitê de Projetos Setoriais; c) Instituição da função de Gerente de Projetos. Após a publicação, esses Decretos devem ser regulamentados por meio de uma Resolução Conjunta entre o Secretário de Estado Chefe da Casa Civil e o Secretário de Estado da Secretaria onde será criado o EGP Setorial. Além disso, também deverão ser designados, pelo Secretário de Estado da Secretaria onde será criado o EGP Setorial, os componentes do Comitê de Projetos Setoriais, do EGP-Rio e os Gerentes de Projetos. A seguir, são apresentadas minutas para esses documentos. 12

Minuta de Decreto para criação de EGP Setorial DECRETO N DE DE DE 2009 CRIA O ESCRITÓRIO SETORIAL DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DA NOME DA SECRETARIA DE ESTADO OU EMPRESA VINCULADA, EGP-SIGLA E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS. O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições constitucionais e legais, e tendo em vista o constante no Processo Administrativo nº E-.../.../2009, DECRETA: Art. 1 - Fica criado, sem aumento de despesas, na estrutura organizacional da NOME DA SECRETARIA DE ESTADO OU EMPRESA VINCULADA, o Escritório Setorial de Gerenciamento de Projetos da SIGLA, EGP-SIGLA. Art. 2º O EGP-SIGLA tem por finalidade acompanhar a implementação dos Projetos Setoriais da SIGLA com o objetivo de zelar pela eficiência e eficácia das ações desenvolvidas, bem como prover meios para a sua adequada divulgação ao público interno, competindo-lhe especificamente: I. atender às mesmas diretrizes, metodologias e indicadores definidos pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos do Governo do Rio de Janeiro - EGP-Rio para o acompanhamento e avaliação dos projetos; II. III. IV. utilizar as ferramentas, hardwares e softwares preconizados pelo EGP-Rio e implantar as infraestruturas física e organizacional em espaço a ser providenciado pela SIGLA. apoiar os Gerentes de Projetos da SIGLA na elaboração do plano do projeto; orientar os Gerentes de Projetos em relação à captação e ao processamento das informações sobre os projetos; V. monitorar e avaliar a execução físico-financeira dos projetos por meio do acompanhamento de seus cronogramas com marcos de controle e com o apoio de sistema informatizado de gerenciamento fornecido pelo EGP-Rio; VI. VII. identificar os desvios e entraves à execução dos projetos e propor medidas para seu ajustamento ou reformulação ao Comitê de Projetos da SIGLA, CP-SIGLA, quando tais medidas extrapolarem a competência da equipe executora; apresentar ao EGP-Rio os desvios e entraves à execução dos projetos que não tenham sido resolvidos no âmbito da SIGLA; 13

VIII. IX. apresentar, quando julgar necessário, ao EGP-Rio o status consolidado dos projetos da carteira do EGP-SIGLA; exercer outras atividades correlatas: Art. 3º - O corpo técnico do EGP-SIGLA deverá ser composto por um Coordenador, um Supervisor e Analistas, observados os seguintes perfis: I. Coordenador: a) nível de Subsecretaria; b) dedicação parcial; c) fácil trânsito nos órgãos da SIGLA. II. III. Supervisor: a) curso superior completo; b) dedicação integral; c) bons conhecimentos de ferramentas de informática (Excel, Word, Power Point e MS Project (desejável); d) desejável conhecimento em Gerenciamento de Projetos; e) desejável conhecimento da operação da SIGLA. Analistas: a) curso superior completo ou em andamento; b) dedicação integral; c) bons conhecimentos de ferramentas de informática (Excel, Word, Power Point e MS Project (desejável); d) desejável conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Art. 4º - O EGP-Rio deverá promover avaliações periódicas do EGP-SIGLA, visando garantir o alinhamento e a uniformidade de atuação com os demais Escritórios de Gerenciamento de Projetos Setoriais, incumbindo-lhe, ainda, assinalar as eventuais não-conformidades encontradas nessas avaliações e fornecer recomendações para que o EGP-SIGLA providencie as correções necessárias. Art. 5 - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação. Rio de Janeiro, de de 2009. SÉRGIO CABRAL 14

Minuta de Decreto para criação de Comitê de Projetos Setoriais DECRETO N DE DE DE 2009 INSTITUI, SEM AUMENTO DE DESPESA, O COMITÊ DE PROJETOS DA NOME DA SECRETARIA DE ESTADO OU DA EMPRESA VINCULADA, CP-SIGLA E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS. O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições constitucionais e legais, e tendo em vista o constante no Processo Administrativo nº E-.../.../2009, DECRETA: Art. 1 - Fica instituído, o COMITÊ DE PROJETOS DA NOME DA SECRETARIA DE ESTADO OU DA EMPRESA VINCULADA CP-SIGLA, constituído conforme especificado no Art. 3º deste Decreto. Art. 2º - O CP-SIGLA terá as seguintes atribuições: I. criar uma sinergia positiva entre os principais envolvidos na execução dos projetos setoriais da SIGLA, visando o cumprimento de seus objetivos; II. III. IV. avaliar o andamento dos projetos setoriais da SIGLA no que se refere ao cumprimento de prazos, custos e objetivos estabelecidos nos Planos de Projetos; aprovar ou rejeitar as solicitações de mudança de escopo propostas pelos Gerentes de Projetos responsáveis pelos projetos setoriais da SIGLA, os quais serão identificados nos Termos de Abertura dos projetos; aprovar ou rejeitar as ações corretivas e preventivas propostas pelos Gerentes de Projetos responsáveis pelos projetos setoriais da SIGLA, os quais serão identificados nos Termos de Abertura dos projetos; Art. 3 - O CP-SIGLA se reunirá mensalmente e será composto pelos seguintes membros da SIGLA: I. Membros Natos: a) Secretário de Estado ou Presidente da SIGLA b) Subsecretário de Estado de... c) Subsecretário de Estado de... d)... e)... f) Coordenador do EGP-SIGLA g) Representante do EGP-Rio. 15

II. III. IV. Participarão das reuniões do Comitê, quando os projetos setoriais da SIGLA envolverem a atuação de suas respectivas áreas, os titulares dos órgãos a seguir elencados: a) Assessoria Jurídica b) Assessoria de Planejamento c) Auditoria d)... e)... f)... O CP-SIGLA será presidido pelo Secretário de Estado ou Presidente da SIGLA Os membros elencados nos incisos I e II deste artigo indicarão os seus respectivos suplentes ao Presidente do CP-SIGLA. Art. 4º - Poderão participar das reuniões do Comitê, sem prejuízo de suas atribuições, servidores da SIGLA, indicados pelo CP-SIGLA. Art. 5º - As funções exercidas pelos membros e participantes das reuniões do CP-SIGLA não serão remuneradas, sendo consideradas como relevantes serviços prestados ao Estado. Art. 6 - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação. Rio de Janeiro, de de 2009. SÉRGIO CABRAL 16

Minuta de Decreto para instituição de função Gerente de Projetos DECRETO N DE DE DE 2009 INSTITUI A FUNÇÃO DE GERENTE DE PROJETO NA NOME DA SECRETARIA DE ESTADO OU DA EMPRESA VINCULADA E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS. O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições constitucionais e legais, e tendo em vista o constante no Processo Administrativo n E-.../.../2009, DECRETA: Art. 1 - Fica instituída a função de GERENTE DE PROJETO objetivando atender as necessidades de gerenciamento intensivo dos Projetos Setoriais no âmbito da NOME DA SECRETARIA DE ESTADO OU DA EMPRESA VINCULADA SIGLA. Parágrafo único - A função de que trata o caput deste artigo não implicará, para o agente designado, percepção de qualquer parcela remuneratória adicional, tampouco alteração de sua situação funcional, sendo considerada como serviço relevante prestado ao Estado. Art. 2º O Gerente de Projeto terá as seguintes atribuições: I executar as decisões emanadas pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos da SIGLA EGP-SIGLA; II atuar, em nome da SIGLA, junto aos setores internos e aos órgãos externos envolvidos na execução dos projetos; III elaborar o Plano do Projeto, para as fases de concepção e implantação, em conjunto com as Subsecretarias e demais setores da SIGLA envolvidos no projeto; IV acompanhar as ações a serem executadas no âmbito do Projeto; V apresentar relatório, periodicamente ou sempre que for solicitado, do estágio em que se encontra o Projeto ao EGP-SIGLA; VI sinalizar correções de estratégia, quando necessário. Art 3 - O Gerente de Projeto deverá responder técnica e metodologicamente ao EGP-SIGLA, ao qual deverá se reportar diretamente para tratar de todos os assuntos relacionados às questões de gerenciamento de projetos. 17

Art. 4 - Poderá exercer a função de Gerente de Projeto, sem prejuízo de suas atribuições, qualquer funcionário do SIGLA, designado pelo Secretário de Estado da SIGLA ou Presidente da SIGLA. Art. 5 - A designação do Gerente de Projeto será efetivada através de Resolução do Secretário de Estado da SIGLA ou Presidente da SIGLA. Art. 6 - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação. Rio de Janeiro, de de 2009. SÉRGIO CABRAL 18

Minuta de Resolução Conjunta RESOLUÇÃO CONJUNTA CC/ SIGLA Nº DE DE DE 2009 REGULAMENTA AS ATIVIDADES A SEREM DESEMPENHADAS PELO EPG-RIO E PELO EGP-SIGLA E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS. O SECRETÁRIO DE ESTADO CHEFE DA CASA CIVIL e o SECRETÁRIO DE ESTADO DE NOME DA SECRETARIA DE ESTADO, no uso de suas atribuições legais, e tendo em vista o que consta do Processo nº E-.../.../2009, RESOLVEM: Art. 1º Regulamentar o Decreto número..., que criou o Escritório Setorial de Gerenciamento de Projetos na NOME DA SECRETARIA DE ESTADO - SIGLA, doravante denominado EGP-SIGLA, o Decreto número..., que criou o Comitê de Setorial de Projetos da SIGLA, doravante denominado CP-SIGLA e o Decreto nº... que instituiu a função Gerente de Projetos na SIGLA. Art. 2º O Secretário de Estado da SIGLA deverá providenciar, em até 15 (quinze) dias após a publicação dessa Resolução, a designação dos membros do CP-SIGLA, EGP-SIGLA e Gerentes de Projetos da SIGLA. Art. 3º Além das atribuições definidas no Decreto de criação, compete à SIGLA: I. Providenciar, em até 90 (noventa) dias após a publicação dessa Resolução, a infraestrutura necessária para o EGP-SIGLA, envolvendo: a) espaço físico exclusivo, suficiente para que toda a equipe do EGP-SIGLA possa trabalhar no mesmo ambiente; b) software Microsoft Office para cada membro da equipe; c) softwares WBSChartPro e MS-Project, sendo no mínimo uma cópia de cada produto para cada grupo de três funcionários; d) microcomputador, preferencialmente notebook, com capacidade suficiente para suportar os sofwares mencionados nos itens b e c; e) impressora e datashow; f) disponibilidade de sala de reunião. II. III. Identificar os Projetos Setoriais da SIGLA e verificar seu alinhamento estratégico às finalidades da Secretaria; apoiar, monitorar, controlar e avaliar o desenvolvimento dos Projetos Setoriais da SIGLA; 19

IV. avaliar os Gerentes de Projeto da SIGLA segundo critérios definidos pelo EGP-Rio, que englobem assiduidade às reuniões, pontualidade, fornecimento das informações necessárias e pró-atividade na tomada de ações corretivas e preventivas; V. apresentar trimestralmente ao EGP-Rio, o resultado da avaliação dos Gerentes de Projetos e o desempenho dos Projetos Setoriais da SIGLA, relatando os desvios ocorridos e as soluções adotadas; VI. avaliar a atuação dos consultores alocados pelo EGP-Rio para apoio à implantação do EGP-SIGLA. Art. 4º Compete ao EGP-Rio: I. avaliar a infraestrutura instalada no EGP-SIGLA, envolvendo espaço físico, equipamentos, softwares e facilidades de comunicação; II. III. IV. ministrar os treinamentos específicos necessários para a formação e o bom desempenho dos Gerentes de Projetos da SIGLA; alocar, por um período de até 12 (doze) meses, consultores especializados em Gerenciamento de Projetos para apoiar o EGP-SIGLA no desenvolvimento e acompanhamento dos Projetos Setoriais da Secretaria; fornecer o apoio político-institucional para garantir o bom desempenho do EGP-SIGLA; V. avaliar, periodicamente, o desempenho do EGP-SIGLA de forma a garantir seu alinhamento às metodologias, ferramentas e técnicas definidas pelo EGP-Rio; VI. promover reuniões periódicas para apresentação dos resultados obtidos no período e do desempenho dos Gerentes de Projetos Setoriais da SIGLA, visando identificar eventuais necessidades de reforço no treinamento; Art. 5º Esta Resolução Conjunta entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. Rio de Janeiro,... de... de 2009 Regis Fichtner Secretário de Estado Chefe da Casa Civil Nome do Titular Nome da Secretaria de Estado 20

6. CRONOGRAMA GERAL DE IMPLANTAÇÃO O gráfico abaixo apresenta o cronograma geral para a implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos Setoriais: 2009 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 a Mês 12 EGP-Rio e EGP-Setorial Identificaçãode da Car- Definição Projetos teirade Setoriais Projetos Convênio com o EGP-Rio EGP-Setorial Formalizaçãodo EGP- Setorial EGP-Setorial EGP-Rio Seleção/ EGP-Setorial Contratação de Pessoal Treinamento Planejamento dos Projetos Setoriais EGP-Rio e EGP-Setorial Infraestrutura EGP-Setorial Preliminar InfraestruturaDefinitiva EGP-Setorial EGP-Rio e EGP-Setorial Acompanhamento, pelo EGP-Rio, da Implantação dos Projetos Setoriais 21