Apresentação Órgão: Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins TRE-TO E-mail para contato: fmourafe@tre-to.jus.br Nome do Trabalho: Gestão de Ativos de TI com a tecnologia Radio Frequency Identification - RFID Tema: Tecnologia da Informação Equipe: Francisco Araújo dos Martírios Moura Fé ( Analista Judiciário / Chefe de Seção SEVUE/COSEL/STI) Valdenir Borges Júnior ( Técnico Judiciário / Coordenador CSI/STI) Maurílio Luiz Hoffmann da Silva ( Técnico Judiciário Assistente de Chefia SEVUE/COSEL/STI) Félix Valois Pereira da Silva ( Técnico Judiciário Chefe da Seção SEMAU/CSI/STI) Marcelo Ribeiro de Oliveira Mello ( Assistente de Chefia SEMAU/CSI/STI) Delimitação da Ação: O presente trabalho visa apresentar o projeto de implantação de um sistema de gerenciamento de ativos de TI com a tecnologia Radio Frequency Identification RFID, integrado aos sistemas legados da Justiça Eleitoral, tais como ASI e LogusWeb, que contemple inventário patrimonial, logística de distribuição e armazenamento, rastreamento de ativos bem como o registro de eventos. O escopo inicial do projeto contempla as urnas eletrônicas, pois estas, desde a versão 2009, já foram adquiridas pelo TSE com tags RFID, nas quais foram gravados os números dos patrimônios. Posteriormente, o projeto abrangerá também os demais ativos de TI e bens móveis do TRE-TO. Objetivos e metas: O sistema de gestão tem os seguintes objetivos Permitir o planejamento e acompanhamento das atividades das diversas unidades do órgão, o que precisa ser feito de forma padronizada e integrada, para se alcançar a otimização de recursos humanos e financeiros. No caso dos Tribunais Eleitorais, pela própria natureza dos órgãos, a maioria das atividades são relacionadas às eleições; Fornecer um panorama geral do andamento das atividades das unidades à alta direção; Estimular a prática do planejamento das ações futuras pelas unidades do órgão e, consequentemente, reduzir os riscos inerentes à realização de tarefas improvisadas; Propiciar o aperfeiçoamento contínuo das atividades por meio do registro e posterior consulta de dificuldades e lições aprendidas; Facilitar, padronizar e registrar a comunicação entre as unidades do órgão.
Desenvolvimento 1. Identificação do Problema O TRE-TO possui atualmente 9.832 ativos de TI, além dos demais bens móveis, constituindo assim o patrimônio público. Os bens públicos constantemente necessitam de alguma movimentação tais como remanejamento, substituição manutenção etc. Tais procedimentos carecem de atividades administrativas de controle da localização dos bens para que seja mantida atualizada a carga patrimonial. O que caracteriza um bem público é o fato de pertencer ele a um ente público a União, um Estado, um Município, uma autarquia ou uma empresa pública, sendo assim as responsabilidades do ente público vão desde o uso, manutenção, conservação e principalmente o zelo a que devemos atribuí-lo. Periodicamente a área responsável pelo patrimônio realiza Inventários Patrimoniais com a finalidade de localizar os bens, atualizar as cargas patrimoniais, identificar inconsistências de localização, bem como identificar irregularidades tais como o desaparecimento de algum bem público. Atualmente, o procedimento para a localização de determinado patrimônio fica dependente da visualização in loco para leitura do patrimônio, o que demanda deslocamentos em todas as unidades, gastos com diárias para viagens às unidades que não se situam no município da sede do órgão público. Além disso, como os procedimentos utilizados nos Inventários Patrimoniais são feitos com o uso de leitor de código de barras ou de forma manual, tais atividades levam muito tempo para serem concluídas, e ao término desta, os bens podem já ter sido movimentados, causando assim, inconsistências na atividade realizada. O presente trabalho apresenta a proposta de uma solução inovadora na Justiça Eleitoral utilizando uma tecnologia RFID já consagrada no mercado mundial e no Brasil, principalmente nas áreas de manufatura, logística, dentre outras. A criatividade é a única limitadora das soluções que se propõe a utilizar a tecnologia RFID, pois pode ser utilizada em qualquer área. A tecnologia RFID é uma tecnologia utilizada para a detecção e identificação automática de objetos. Segundo HESSEL (et al., 2011, p. 11), a tecnologia RFID (Radio Frequency Identification Identificação por Radiofrequência) é um método que utiliza ondas eletromagnéticas para acessar dados armazenados em um microchip acoplado a uma pequena antena, identificando automaticamente os objetos nele fixado. Pode ser aplicada em uma série de situações, inclusive na manufatura, logística e distribuição, proporcionando mais visibilidade, rastreamento e sincronização da cadeia de suprimentos, com total confiabilidade.
A RFID tem algumas características semelhantes ao código de barras, no entanto, possui um chip que acrescenta mais funcionalidades, tornando-a mais completa. A Justiça Eleitoral sempre teve os pés no chão e os olhos no futuro. A concepção das urnas eletrônicas modelo 2009 contemplou o uso de etiquetas (tags) RFID, mantendo nos modelos seguintes, o que demonstra a preocupação de estar sempre à frente do seu tempo. Escolhemos inicialmente a gestão de ativos de TI, começando pelas urnas eletrônicas como forma de aproveitar a estrutura existente, e no passo seguinte, facilmente pode ser incluído quaisquer materiais que precisem ser rastreados ou monitorados. Uma solução RFID básica contempla três componentes: etiquetas, leitores e antenas. 1.1 Etiqueta A função da etiqueta (tag) é armazenar os dados referentes ao objeto, ou animal, ao qual será anexada. Estes dados serão repassados ao leitor, no momento da leitura/captura das informações. Uma etiqueta RFID é formada por uma por um circuito interno (chip) conectado a uma antena. É no chip onde ficam armazenadas as informações, cabendo à antena a função de receber e propagar o sinal de rádio. Segundo Hessel e Azambuja (2011, p. 110) a memória do chip pode ser: apenas leitura: um número sequencial é gravado no momento da fabricação não é possível alterar; uma gravação / várias leituras: a etiqueta pode ser gravada apenas uma vez, com os dados desejados e ser lida quantas vezes forem necessárias; leitura/gravação: é mais flexível, quanto à gravação, no entanto mais vulnerável à adulteração e sobreposição de dados. As etiquetas RFID são classificadas em passivas, semipassivas e ativas. As etiquetas passivas têm como principal característica não possuir bateria interna. Nelas as antenas são alimentadas pela energia do campo magnético emitido pelo leitor. O alcance delas, portanto, varia de acordo com a capacidade do leitor. As etiquetas ativas possuem um transmissor e uma bateria interna, o que pode melhorar a comunicação entre etiqueta e leitor. Entretanto, cabe ressaltar a necessidade de trocas periódicas das baterias. Já as etiquetas semipassivas são um misto dos modelos anteriores e possuem bateria interna, mas não possuem transmissor, ou seja, também dependem de ativação do leitor.
1.2 Leitor O leitor RFID é um equipamento que possibilita a propagação, amplificação e leitura de sinais de radiofrequência. São os leitores, através dos sinais, os responsáveis por alimentar as antenas das etiquetas passivas. Segundo Hessel e Azambuja (2011, p. 136-137) um leitor possui as seguintes características: é alimentado eletricamente por uma tomada ou bateria; utiliza essa fonte de alimentação para transmitir os sinais; possui circuitos integrados responsáveis pela modulação da eletricidade e interpretação dos sinais emitidos e recebidos; transfere o fluxo de eletricidade até a antena; é através das antenas que os sinais de rádio são enviados e recebidos; os sinais recebidos pelas antenas são decodificados e posteriormente transferidos para um software em computador que trate e utilize essas informações. Existem basicamente dois tipos de leitores: fixos e móveis. Os leitores fixos ficam geralmente instalados em portais por onde os equipamentos podem passar. Como eles devem ficar ligados diretamente a alguma base de dados, é possível um tratamento de alto-nível para os eventos que envolvam as etiquetas passantes (entrada, saída etc.). Já os leitores móveis, possuem como maior característica a mobilidade e possibilidade de levar o leitor até o equipamento/etiqueta, e não o contrário como acontece com os leitores fixos. A principal utilização dos leitores móveis é na realização de inventários e localização de bens desaparecidos. 1.3 Antena As antenas são os componentes responsáveis pela comunicação entre as etiquetas e os leitores. O estilo da antena e o posicionamento representam um fator significativo na determinação da área de cobertura, alcance e desempenho na comunicação (HESSEL, AZAMBUJA, 2011, p. 140). É possível fazer uma analogia das antenas com microfones que captam os sinais e caixas de som que propagam esses sinais. Elas estão presentes tanto nos leitores fixos e móveis quanto nas etiquetas de RFID. 2. Métodos e técnicas Os métodos e técnicas utilizados para atingir os benefícios da adoção do Sistema gestão envolvem o desenvolvimento do sistema, os recursos providos pelo sistema e a própria operacionalização do sistema no TRE-TO. Estas etapas serão detalhadas nas seções a seguir.
A proposta é implantar solução de RFID para gestão de ativos de TI que contemple rastreabilidade, inventário, auditoria, conferência e armazenamento de histórico de movimentação nos diversos ambientes do depósito de urnas, sede do TRE-TO e Cartório Eleitoral de Palmas. A solução deve contemplar a integração entre os sistemas legados (ASI e Logus Web) através da geração de arquivos a serem importados/exportados; As atividades de implantação da solução serão realizadas em 02 (duas) etapas: 1ª etapa serão adquiridos equipamentos de RFID, tais como leitores (fixos e móveis), antenas e periféricos para a sede do TRE-TO, o depósito de urnas e o Cartório Eleitoral de Palmas (29ª ZE). Será adquirida/desenvolvida uma solução de gestão de ativos de TI (middleware). Também serão adquiridas etiquetas (tags) para as urnas eletrônicas modelos 2004 e 2008, visto que as demais já vieram de fábrica com etiquetas (tags) gravadas com o número de patrimônio; 2ª etapa serão adquiridos equipamentos de RFID, tais como leitores (fixo e móveis), antenas e periféricos para os 34 (trinta e quatro) Cartórios Eleitorais restantes. Também serão adquiridas etiquetas (tags) para os demais ativos de TI. 2.1 Atividades Dentre as principais atividades necessárias para implantação estão: Análise dos locais (Site Survey) onde serão instalados os equipamentos de RFID para dimensionar e especificar as características necessárias. Instalar leitores fixos e antenas nas entradas da sede do TRE-TO, nos ambientes previamente cadastrados tais como área de manutenção de equipamentos, nas entradas do depósito de urnas e nos ambientes previamente cadastrados tais como área de armazenamento das urnas eletrônicas, área de aceite/atesto para recebimento de novas urnas eletrônicas, área de manutenção preventiva, a área de manutenção corretiva, dentre outras, bem como nas entradas do Cartório Eleitoral de Palmas; Interligar todos os leitores fixos em rede identificados pelo local/ambiente; Fixar etiquetas (tags) nas urnas eletrônicas modelos 2004 e 2008 com o número de patrimônio conforme as especificações abaixo: Conformidade com o tipo C definido na norma ISO/IEC 18000-6:2004 (Information technology -- Radio frequency identification for item management -- Part 6: Parameters for air interface communications at 860 MHz to 960 MHz), modificada pela extensão ISO/IEC 18000-
6:2004/Amd 1:2006 (Extension with Type C and update of Types A and B); Tipo passiva; Possibilitar a leitura, em no mínimo, distâncias inferiores e iguais a 1 metro; Capacidade de armazenamento mínimo de número com 8 dígitos; Após a escrita do número de patrimônio, deve ser impossível a reescrita ou deleção do número, (read-only); 2.2 Funcionalidades do Middleware Integração com nos sistemas legados (ASI e Logus Web) para consulta de informações sobre os ativos de TI; Cadastrar locais (sede do TRE, Prédio Anexo, Cartórios Eleitorais etc) onde serão monitoradas as movimentações dos ativos de TI. A identificação dos locais deve ser a mesma utilizada nos sistemas legados (ASI e Logus Web); Cadastrar ambientes relacionado com a atividade a ser desempenhada (manutenção, aceite, atesto, embarque, dentre outros); Cadastrar ativos de TI que possuem a etiqueta (tag). A identificação dos ativos deve ser a mesma utilizada nos sistemas legados (ASI e Logus Web), no caso o número de patrimônio; Cadastrar restrições para determinados ativos de TI, tais como limitação de saída etc; Gerar evento de alarme nos ambientes para os ativos de TI com movimentação restrita enviando email ou SMS; Armazenamento de histórico de movimentação associado com o procedimento a ser realizado; Buscar a localização de ativos de TI nos diversos locais cadastrados; Fazer inventário de ativos de TI por ambiente utilizando leitores fixos ou móveis; Gerar arquivos para recebimento no ASI para emissão de guia de transferência; Gerar arquivos para recebimento no Logus Web para registro de manutenções; Acompanhar a realização de procedimentos através do histórico de movimentação (aceite, manutenção preventiva/corretiva, dentre outras); 2.3 Fluxos Os fluxos apresentados representam como a solução deve tratar cada evento de movimentação dos ativos de TI. A maioria dos eventos é comum a todos os ativos de TI. 2.3.1 Depósito de urnas O depósito de urnas contém a área de armazenamento das urnas eletrônicas, área de aceite/atesto para recebimento de novas urnas eletrônicas, área de
manutenção preventiva, a área de manutenção corretiva, dentre outras. O fluxo de movimentação dos equipamentos entre as áreas segue detalhado e ilustrado no gráfico a seguir:
1. Ao entrar no prédio do depósito de urnas o leitor fixo registra entrada - procedimento de armazenamento ; 2. Movimentou a(s) urna(s) da área de armazenamento para a área de aceite, o leitor fixo registra entrada início de procedimento de aceite ; 3. Movimentou a(s) urna(s) da área de aceite para a área de armazenamento, o leitor fixo registra saída fim de procedimento de aceite ; 4. Movimentou a(s) urna(s) da área de armazenamento para a área de manutenção preventiva, o leitor fixo registra entrada início de procedimento de manutenção preventiva ; 5. Movimentou a(s) urna(s) da área de manutenção preventiva para a área de armazenamento, o leitor fixo registra saída fim de procedimento de manutenção preventiva ; 6. Movimentou a(s) urna(s) da área de armazenamento para a área de manutenção corretiva, o leitor fixo registra entrada início de procedimento de manutenção corretiva ; 7. Movimentou a(s) urna(s) da área de manutenção corretiva para a área de armazenamento, o leitor fixo registra saída fim de procedimento de manutenção corretiva ; 8. Movimentou a(s) urna(s) da área de armazenamento para fora do prédio, o leitor fixo registra saída início de procedimento de envio de urna eletrônica ; 9. Ao entrar no prédio do TRE ou Cartório Eleitoral o leitor fixo registra entrada procedimento de recebimento de urna eletrônica ;
Todas as movimentações (entradas/saídas) dos equipamentos nas áreas identificadas seguem um microprocesso que identifica o evento como sendo uma entra ou saída da área, conforme esquematizado na fluxograma abaixo. 2.3.2 Cartório Eleitoral Os Cartórios Eleitorais possui uma área para depósito de urnas, no entanto, inicialmente será acompanhada a movimentação de entrada/saída do prédio: 1. Ao entrar no prédio do Cartório Eleitoral o leitor fixo registra entrada - procedimento de armazenamento ; 2. Movimentou a(s) urna(s) da área de armazenamento para fora do prédio, o leitor fixo registra saída início de procedimento de envio de urna eletrônica ; 3. Ao entrar no prédio do TRE ou Depósito de Urnas o leitor fixo registra entrada procedimento de recebimento de urna eletrônica ; 3. Resultados e benefícios alcançados Com dispositivos fixos de leitura RFID nos ambientes de trabalho é possível registrar, automaticamente, as movimentações (entradas e saídas), eventos (aceites, manutenções preventivas, corretivas, dentre outros), além de manter todo o histórico. Com dispositivos móveis de leitura RFID é possível localizar os ativos simplesmente acionando o leitor para saber a sua localização, melhorando significativamente a administração patrimonial, movimentações e registro de eventos. 4. Eficácia das Ações Segue abaixo um comparativo de atividades realizadas na situação atual e com o uso do sistema de gestão de TI: Atividade Situação Atual Com RFID Leitura de patrimônio Manual Movimentação dos bens Registro manual Automático Controle de movimentação Através de guias Inventário patrimonial Gastos com diárias e deslocamento Sem deslocamentos Tempo de leitura De horas até meses Instantâneo Aviso de movimentação de Não existe Disparo de SMS, email item restrito e/ou sirene Restrições de saída Não existe Controle de movimentações entre ambientes Não existe Rastreável Equipe necessária Várias componentes 01 (uma) pessoa Reflexo da situação atual Nem sempre reflete Em tempo real
Conclusão Com a implantação da solução de Gestão de ativos de TI utilizando a tecnologia de rádio frequência espera-se mais agilidade e controle nas atividades de movimentações entre os diversos ambientes da Justiça Eleitoral do Tocantins melhorando significativamente a administração patrimonial e registro de eventos. Os benefícios são inúmeros, entre os quais, podem-se enumerar: Movimentações refletidas em tempo real, rastreabilidade, inventário patrimonial, auditoria, conferência e armazenamento de histórico de movimentação nos diversos ambientes. BIBLIOGRAFIA HESSEL, Fabiano, et al. Introdução a Sistemas RFID. In: HESSEL, Fabiano, et al. Implementando RFID na cadeia de negócios: tecnologia a serviço da excelência / org. Fabiano Hessel, et al. 2ª ed. Porto Alegre: EDIPUCRS, 2011. p. 11-19. HESSEL, Fabiano, AZAMBUJA, Marcelo. Etiquetas e Leitores RFID. In: HESSEL, Fabiano, et al. Implementando RFID na cadeia de negócios: tecnologia a serviço da excelência / org. Fabiano Hessel, et al. 2ª ed. Porto Alegre: EDIPUCRS, 2011. p. 109-147.