GERENCIAMENTO DE PROJETOS
INTRODUÇÃO O objetivo desse trabalho é colocar de forma organizada todos os passos que consideramos essenciais para se obter sucesso, dentro do conceito de Gerenciamento pelo Resultado. Procuramos ao detalhar esse fluxo de informações e ações, alertar quanto aos passos indispensáveis para se obter sucesso na Gestão de projetos de Obras Civis. Sempre devemos, ao contrário do imediatismo muito praticado nesse setor, procurar SEMPRE o detalhamento e estudos ANTECIPADOS. Na época em que a tecnologia BIM, (Building Information Modeling), ou Modelagem da Informação da Construção, vem nos proporcionar uma visão antecipada do projeto, com maior nitidez, velocidade e precisão, precisamos de forma definitiva abandonar o imediatismo e focar na antecipação e máximo detalhamento dos nossos empreendimentos.
FLUXOGRAMA
1ª ETAPA ESTUDOS-ORÇAMENTO PARAMÉTRICO ESTUDO DE VIABILIDADE TÉCNICA E ECONÔMICA Utilizando índices de instituições do ramo da construção civil, baseando-se na área que se pretende empreender, consegue-se obter um parâmetro de custo do empreendimento. Deve-se observar alguns elementos não considerados normalmente nesses índices, como: Fundações, submuramentos, paredes-diafragma, tirantes, rebaixamento de lençol freático; elevadores; equipamentos e instalações, tais como: fogões, aquecedores, bombas de recalque, incineração, ar-condicionado, calefação, ventilação e exaustão, outros; playground (quando não classificado como área construída); obras e serviços complementares; urbanização, recreação (piscinas, campos de esporte), ajardinamento, instalação e regulamentação do condomínio; e outros serviços (que devem ser discriminados no Anexo A - quadro III); impostos, taxas e emolumentos cartoriais, projetos: projetos arquitetônicos, projeto estrutural, projeto de instalação, projetos especiais, (taxas de aprovação e seus registros junto aos órgãos reguladores); remuneração do construtor; remuneração do incorporador. Despesas fixas ou indiretas da administração durante a execução da obra, como; energia, água, telefonia e outros.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - DEFINIÇÃO DE METODOLOGIAS CONSTRUTIVAS Após a obtenção do parâmetro de custo do empreendimento e incluir as considerações acima, deve-se comparar se o NIVEL da construção pretendida, está em consonância com o valor VENAL do empreendimento considerado seu entorno e os valores já praticados na região. Diante dessa análise pode- se projetar LL (Lucro Líquido) esperado e projetado. Tempo estimado e esperado de execução. Nível de revestimentos e acabamentos. Inclusão ou não de aparelhos de uso comum. Dentro dos parâmetros estudados, se faz necessário criar e registrar todas pretensões dos empreendedores / investidores, em um plano que irá sempre permear todas ações no empreendimento desde seu início até sua conclusão: Disponibilidade financeira periódica Velocidade de execução Técnicas construtivas Corpo técnico e administrativo Transporte interno de insumos
CONTRATAÇÃO E COMPATIBILIZAÇÃO DE PROJETOS TÉCNICOS Determinados os parâmetros Técnicos e Construtivos, inicia-se o refinamento do Projeto / Empreendimento, visando a contratação dos projetos, definição do nível de detalhamento requerido e estudos necessários à sua execução. Contratação do projeto arquitetônico e memorial descritivo Sondagem geológica do terreno Projeto planialtimétrico do terreno Contratação do projeto estrutural com determinação das fundações Contratação do projeto de cimbramento / orçamento Estudo e mitigação dos impactos na vizinhança Estudos dos acessos para máquinas e equipamentos Contratação dos projetos de instalações com listas de materiais Compatibilização dos diversos projetos e ajustes necessários 2ª ETAPA-ORGANIZAÇÃO Essa etapa vai acomodar todos dados técnicos e determinações obtidas dos projetos e do Plano Estratégico ORÇAMENTAÇÃO E CRIAÇÃO DOS RELATÓRIOS FÍSICOS E FINANCEIROS Determinação da sequência técnica executiva do empreendimento Levantamento de quantitativos segundo a sequência, mediante os projetos equalizados Montagem do orçamento técnico executivo e ajustes das C. P. U.s. Emissão dos relatórios físicos financeiros, sintéticos e analíticos Análise orçamentária e ajustes de custos e metodologias técnicas Comparação dos custos obtidos com o Plano Estratégico e ajustes Criar a interdependências das tarefas Equalização no tempo entre: Técnica X Financeiro X MDO Comparação dos resultados obtidos com o Plano Estratégico e ajustes
DETERMINAÇÃO DOS CUSTOS INDIRETOS DA EXECUÇÃO Equipe de produção, (Engenheiro, Mestre, Técnicos, Almoxarife, Administrativo, Etc.) Maquinas, ferramentas, transporte vertical, locações e equipes de prestadores de serviço e operadores. Equipamentos de proteção coletiva, anteparos provisórios Remuneração do construtor / incorporador Despesas com eventuais (%) sobre custo diretos, relativa a ferramentas, instalações provisórias durante a execução, etc. EMISSÃO DOS FLUXOGRAMAS DE MDO - EQUIPAMENTOS MATERIAIS Dimensionamento de MDO e fluxo de contratação e demissão por categoria profissional. Dimensionamento de áreas de vivencia e operacionais (refeitórios, sanitários refeitório, almoxarifado e centrais industriais) Fluxo de contratação e permanência de máquinas, equipamentos e operadores Períodos de locação de elevadores, escoramentos e cimbramentos, dentre outros determinados pelo orçamento e cronograma. Elaboração dos relatórios destinados ao Departamento Pessoal e Suprimentos, para o conhecimento antecipado das quantidades e das datas das necessidades do empreendimento.
ELABORAÇÃO DAS E. A. P.'s E DO CONTROLE DO PROJETO Utilizando o cronograma, podemos determinar os avanços percentuais físico e financeiros de acordo com a periodicidade estabelecida no Plano Estratégico. Pode-se elaborar preferencialmente em gráficos comparativos entre o PLANEJADO X REALIZADO, respeitando a mesma periodicidade estabelecida no Plano Estratégico.
3ª ETAPA - CONTROLE Essas são ações de garantia e controle do cumprimento e observação do cronograma até o período de seu próximo avanço, permitindo a correção de rumo a partir do 1º dia da realização da tarefa em questão. ELABORAÇÃO E EMISSÃO DOS ÍTENS DECONTROLE Criar gráficos constando a necessidade diária de produção para as tarefas críticas ou importantes no ponto de vista estratégico do projeto. Constar em cada tarefa a equipe envolvida dividida em categoria profissional, indicar a cada dia de acordo com a produção realizada da tarefa, sua tendência no final do período, antecipando os ajustes estratégicos e logísticos que se fizerem necessários, e atualizar diariamente.
EMISSÃO E DIVULGAÇÃO DAS PROGRAMAÇÕES PERIÓDICAS DE ATIVIDADES Normalmente adota-se a periodicidade quinzenal, retira-se através da aplicação de filtros no CRFF no Gráfico de Gantt e divulga-se aos executores. ELABORAÇÃO E EMISSÃO DOS PROCEDIMENTOS DE SERVIÇOS PELAS CPU'S São gerados através da análise das CPU s adotadas, mediante sua Regulamentação, caso possua. Caso contrário, deve-se aplicar um fluxo técnico descritivo das suas etapas de execução. Este documento deve constar traços, consumos e metodologias sequenciais que garantam sua execução de acordo com o orçado.
IMPLANTAÇÃO DO PDCA (PLANEJAR DIVULGAR-CHECAR-AGIR) E SUA DIVULGAÇÃO Esse procedimento deve ser executado ANTES do início de cada tarefa prevista no CRFF. Visa a certificação da disponibilidade da MDO que está prevista por categoria profissional, as quantidades previstas de materiais para realização das tarefas e todos equipamentos necessários à sua execução DEFINIÇÃO DO MODELO DE RDO Este documento deve ser implantado no sentido de se registrar as atividades que foram realizadas na data, e suas quantidades. Visa também conter os registros de desvios em relação ao cronograma, como: falta ou entrega de insumos fora da data prevista, interferências ou incoerências entre projeto e execução que não puderam ser detectadas nas etapas de Planejamento. Deve ser registrado o efetivo disponível na data, e ocorrências que interferem na produtividade, como: intempéries, absenteísmo, manutenções corretivas. Os registros são de importância vital, para ajustes de prazos de recuperação em tarefas subsequentes, ou estudo de seus impactos no prazo final do empreendimento. Imprescindível constar nos RDO s as datas de início e término das tarefas constantes no CRFF.
4ª ETAPA - RESULTADOS É a consolidação e acomodação dos resultados obtidos, em forma de apresentação sucinta e objetiva. Cabe aqui também o registro de parecer quanto os desvios em relação ao Plano, e sugestões / soluções de retomada de curso. ELABORAÇÃO DOS RELATÓRIOS GERENCIAIS E DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS Sempre recomendado em gráficos comparativos entre o PLANEJADO X EXECUTADO. Sempre contemplando informações quanto ao Gerenciamento físico e financeiro do empreendimento. Deve apresentar e causar uma conclusão IMEDIATA, pelo simples contato visual. ANÁLISE E CORREÇÃO DE DESVIOS IDENTIFICADOS Trata-se de um relatório descritivo das ocorrências no período que ocasionaram os desvios, através dos registros em RDO, e outras evidências identificadas. É a oportunidade de divulgar soluções futuras e adotar ações que visam mitigar seus efeitos em relação ao curso Planejado. ELABORAÇÃO DO PLANO DE RECUPERAÇÃO DE RESULTADOS - SE NECESSÁRIO Caso seja impossível mitigar ou acomodar as perdas ocorridas no processo em relação ao planejado, deve-se REVISAR TODO processo, desde o Plano Estratégico, passando pelo orçamento e culminando em revisão do CRFF. É importante salientar que um Plano de Recuperação é sempre resultado da FALTA de observação de todas ou algumas das práticas e ferramentas apresentadas nesse trabalho. Não necessariamente deve-se alongar o prazo final diante da necessidade dessa ação. Deve-se procurar agir na identificação e correção das causas e ajustar as produtividades previstas.
5ª ETAPA FINALIZAÇÃO Refere-se ao ENCERRAMENTO do empreendimento, que será realizado de forma física e também com a apuração subsequente de TODAS ocorrências identificadas durante sua execução. Também é objetivo nessa fase final, apuração e registros de dados para a posteridade. DESMOBILIZAÇÃO E ENCERRAMENTO DO PROJETO Aqui se aplica ações de redução de efetivo, retirada de sobras, devolução de equipamentos, limpeza e entrega FISICA do empreendimento para sua utilização. Envolve baixas de documentações relativas à sua execução, assim como obtenção de outros relativos ao seu atestado de conclusão e liberação de sua utilização.
RELATÓRIOS FINAIS COMPARATIVOS DOS RESULTADOS Após a conclusão física e institucional do empreendimento, opera-se uma apuração de todo caminhamento, ações corretivas que se fizeram necessárias, experiências adquiridas, e seus registros. DIVULGAÇÃO DE RESULTADOS REAIS DE PRODUTIVIDADE ALCANÇADOS É comum obter índices de produtividade, métodos novos de execução e atitudes corretivas, que podem trazer resultados significativos alcançados durante a vida do projeto. O objetivo nessa fase posterior ao Projeto, é que se faça divulgar os índices de maior importância, que poderão ser considerados como características e metas da empresa na realização de empreendimentos futuros.