Reunião de Sensibilização Workshop. São Paulo, 25 de fevereiro de 2014

Reunião de Sensibilização Workshop São Paulo, 25 de fevereiro de 2014

9h30-10h00 Recepção Agenda 10h00-10h15 (Gilberto Matos) Abertura da Reunião Discurso sobre a 1ª fase do projeto de convergência 10h15-10h30 (Alberto Gergull) Importância do evento 2ª fase do projeto de convergência 10h30-11h30 (Ivan Nacsa/Ana Lacanna) Conteúdo do workshop organizado pela FIPECAFI

9h30-10h00 Recepção Agenda 10h00 10h15 (Gilberto Matos) Abertura da Reunião Discurso sobre a 1ª fase do projeto de convergência 10h15-10h30 (Alberto Gergull) Importância do evento 2ª fase do projeto de convergência 10h30-11h30 (Ivan Nacsa/Ana Lacanna) Conteúdo do workshop organizado pela FIPECAFI

Realizações da Fase I do Projeto Readequação de 6.600 contas do antigo para o novo Plano de Contas do Estado de SP Redesenho de 1.227 eventos contábeis, responsáveis pelo registro de toda a execução orçamentária e controle patrimonial do ESP; Implantação em produção das novas rotinas contábeis do projeto; e Construção de cerca de 400 novos eventos contábeis para tratamento dos itens patrimoniais; Menor impacto possível para as unidades

Abrangência da convergência Pessoas Processos Sistemas Autarquias Fundações Ministério Público Secretarias Demonstrações Consolidadas Poder Judiciário Estatais dependentes Poder Legislativo Demais controladas Apoio institucional

Melhoria da Informação Patrimonial Visão Geral do Projeto Fase III Fase I Rotinas Patrimoniais e Orçamentárias Nova versão do SIAFEM 2014 Novas Rotinas Contábeis Sensibilização dos órgãos Macro diagnóstico de processos contábeis Fase II Processos e Sistemas Readequação de Processos CGE e Unidades; Desenvolvimento de sistema de informações centralizadas; Readequação das demonstrações contábeis Governança - Pessoas Readequação de atividades / pessoas; Reorganização das áreas e processos de trabalhos; Capacitação Legenda: Concluído Em discussão Negociação futura Melhoria de Gestão da área contábil 7

*(1) mensurado ao valor justo por meio do resultado, (2) mantido até o vencimento, (3) empréstimos e recebíveis (4) disponível para venda. Questões Técnicas críticas Componentes Infraestrutura Ativo Permanente Dívida Ativa Perdas - ajuste Precatórios Passivo Atuarial Processos Judiciais Obrigações Contratuais Instrumentos Financeiros Provisões Impactos de implantação / financeiro Inventário (realização / validação) Laudos de avaliação Desconto ao valor recuperável Metodologia considerando a diversidade da situação da dívida ativa; Inventário processos judiciais (pólo passivo) Contabilidade conciliação Avaliação do Passivo Atuarial Revisão do cálculo atuarial Mapeamento dos processos judiciais (pólos ativo e passivo); Avaliação e classificação individual das causas como possível, provável e remoto (PGE) Revisão de potenciais contratos onerosos e contabilização do passivo. Identificação dos Instrumentos Financeiros e classificação nas 4 categorias previstas pela norma*; Valor justo dos instrumentos financeiros Determinação de métricas e processos de cálculo Identificação e registro das provisões por competência

Produtos Contratados Memorial Descritivo 8. Workshop - Mapeamento de macroprocessos contábeis das unidades da administração direta e indireta Abordagem: Será realizado o mapeamento dos macroprocessos contábeis da Contadoria Geral do Estado e das unidades da administração direta e indireta do Estado, para aquilatar a distância da situação atual em relação aos requisitos para atendimento ao MCASP. Este mapeamento será efetuado de maneira abrangente, apoiado na realização de um workshop com os responsáveis das unidades, com emprego de questionários e na utilização de ferramentas de tecnologia, visando à otimização do cronograma de execução do mapeamento. Atividades: - apresentação e elaboração de plano de trabalho e instrumentos de coleta de dados para fins de avaliação da situação e necessidades da CGE e das Unidades da Administração Direta e Indireta e demais entidades controladas e coligadas do Estado quanto a processos, pessoas e sistemas para implementação do processo de convergência às normas internacionais; - compilação dos dados coletados; 9. Relatório de Diagnóstico dos Processos e Procedimentos Contábeis da Contadoria Geral do Estado e das Unidades Situação das Unidades Obs: a abordagem e as atividades estão descritas no item 8 de V. Produto: - diagnóstico da situação da Contadoria Geral do Estado e das Unidades do Estado

Matriz dos macroprocessos contábeis por órgão Objetivo da Matriz: Mapear os principais macroprocessos contábeis (patrimoniais e específicos) nos 102 órgãos do Estado de São Paulo, através dos balancetes contábeis na data-base 31/12/2013 O mapeamento serviu como um norte para identificar o controle de gestão dos processos contábeis: CENTRALIZADA OU DESCENTRALIZADA

Controle de Gestão dos Processos Contábeis (Centralizada & Descentralizada) CONTROLE DA GESTÃO DOS PROCESSOS (CENTRALIZADA & DESCENTRALIZADA) PROCESSO CONTÁBIL TIPO DE GESTÃO FORMATO MÓVEIS DESCENTRALIZADA QUESTIONÁRIO - WORKSHOP IMÓVEIS DESCENTRALIZADA QUESTIONÁRIO - WORKSHOP ATIVOS DE INFRAESTRUTURA CENTRALIZADA QUESTIONÁRIO INDIVIDUAL IMOBILIZADO PARA INVESTIMENTO CENTRALIDADA QUESTIONÁRIO INDIVIDUAL BENS INTANGÍVEIS DESCENTRALIZADA QUESTIONÁRIO - WORKSHOP ESTOQUES DESCENTRALIZADA QUESTIONÁRIO - WORKSHOP INVESTIMENTOS DESCENTRALIZADA QUESTIONÁRIO - WORKSHOP PROVISÕES DESCENTRALIZADA QUESTIONÁRIO - WORKSHOP FOLHA DE PAGAMENTO RECEITA CENTRALIDADA/DESCENTRALIIZADA CENTRALIDADA/DESCENTRALIIZADA QUESTIONÁRIO - WORKSHOP (INDIRETA) QUESTIONÁRIO INDIVIDUAL (PM /DDP-SEFAZ) QUESTIONÁRIO - WORKSHOP (DEMAIS RECEITAS) QUESTIONÁRIO INDIVIDUAL (DA / CAT) Gestão Descentralizada-> Os representantes dos órgãos preencherão o formulário no dia do workshop. Gestão Centralizada-> Os questionários serão aplicados pessoalmente durante as visitas/reuniões pelos interlocutores da FIPECAFI.

Agenda Fixa Diária do Curso & Carga horária Abertura 8h30-09h30 ABERTURA DO WORKSHOP: PALESTRA DE SENSIBILIZAÇÃO Palestrante: Alberto Gergull 9h30-15h30 APRESENTAÇÃO TÉCNICA & DINÂMICA DE GRUPO: 8 TEMAS CONTÁBEIS DIVIDIDOS EM 4 PAINÉIS: 1) Imobilizado/Intangível/Investimentos 2) Estoques 3) Provisões e Folha de Pagamento 4) Receitas (Fonte não tesouro) e Despesas por competência PALESTRANTES: Ana/Ivan MONITORES: Vitor/Freitas/Douglas 15h45-18h00 PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO PARA 8 TEMAS CONTÁBEIS: (Palestrantes: APROXIMADAMENTE Ana/Ivan) 100 QUESTÕES

Conteúdo Básico - Questionário Componentes Os seguintes assuntos deverão ser respondidos pelos indicados Bens Imóveis Bens Móveis Semoventes Investimentos Intangíveis Estoques Provisões Folha de pagamento Receitas Atual processo de controle (via sistema / via planilha eletrônica / controle inexistente); Realização de inventário físico periódico; Realização de avaliação do valor de mercado / valor justo / impairment; Aplicação de procedimentos de depreciação / amortização / exaustão; No caso de intangíveis, avaliação sobre o estágio de desenvolvimento de projetos internos (pesquisa e desenvolvimento) e estágios de reconhecimento contábil. Atual processo de controle (via sistema / via planilha eletrônica / controle inexistente); Realização de inventário físico periódico; Realização de avaliação do valor de mercado / valor justo / impairment; Metodologia de reconhecimento contábil dos estoques Formas de controle e avaliação dos passivos (provável, possível e remoto); Descrição do atual processo de registro de folha de pagamento e encargos por meio da utilização do regime de competência; Levantamento dos tipos de receita não tributária existente nos órgãos e o modelo de reconhecimento contábil existente.

Modelo de Questionário por Tema Contábil

Formato do Workshop RELAÇÃO DOS ÓRGÃOS DO ESTADO DE SÃO PAULO 36 Administração Direta 66 102 Administração Indireta Total dos órgãos ativos do Estado de São Paulo

Formato do Workshop NÚMERO DE ÓRGÃOS E PARTICIPANTES POR SEGMENTO Órgãos Participantes* Segmento A DIRETA INDIRETA Total DIRETA INDIRETA DEFINIR Total EDUCAÇÃO 3 15 18 6 30-36 SEGURANÇA & PENITENCIÁRIA 4 4 8 8 8 8** 24 ENERGIA, SANEAMENTO E TRANSPORTE 4 15 19 8 30-38 SAÚDE 1 8 9 2 16-18 DEMAIS 24 24 48 48 48 8*** 104 Total geral 36 66 102 72 132 16 220 2 representantes por órgão que serão indicados pelo Gilberto ** Bombeiros, PM, Científica e Civil *** Secretaria de Planejamento

PROPOSTA DE DIVISÃO DAS TURMAS Segmento EDUCAÇÃO 36 SEGURANÇA & PENITENCIÁRIA 24 ENERGIA, SANEAMENTO E TRANSPORTE 38 SAÚDE 18 Formato do Workshop 17/mar 18/mar 19/mar 24/mar A B C C DEMAIS ÓRGÃOS 52 52 Total 60 56 52 52

Convocação das Pessoas & Follow-up de confirmação de presença Solicitação da indicação dos nomes dos dois participantes aos responsáveis dos órgãos Data: 25/02 Previsão do recebimento da relação dos participantes através do e-mail abaixo: cge_convergencia @fazenda.sp.gov.br Data: 27/02 Convocação dos participantes (por e-mail) Data: 28/02 Responsável: Rosane/SEFAZ Follow-up confirmação de presença dos participantes Período: 10/03 14/03 Responsável: Rosane/SEFAZ Jean/FIPECAFI

Temas contábeis & Formato do curso Apresentação técnica dos 8 temas contábeis & Dinâmica de Grupo Preenchimento do Questionário no final do curso Painel - Manhã: 09h30 12h30 (4 temas contábeis) Painel - Tarde: 13h30 15h30 (4 temas contábeis) Duração: 2 horas

Responsáveis Obrigado! Alberto Weimann Gergull alberto.gergull@fipecafi.org Ivan Nacsa ivan.nacsa@fipecafi.org Ana Lacanna ana.lacanna@fipecafi.org www.fipecafi.org