EVOLUÇÃO HISTÓRICA DA DOCUMENTAÇÃO ELETRONICA NO BRASIL Aula 5 - Documentos eletrônicos 14/mai/2012 Prof. Apresentador: José Maria Ribeiro
Agenda Anterior: Guia operacional de emissão de uma NF-e Programa Emissor Cadastramento Digitação Validação Assinatura Transmissão Impressão
Agenda de Hoje: Processos e procedimentos da NF-e Homologação Técnica Declaração de Conformidade Validação de Sistemas de Emissão Lay Out e Formalidades Validação e Análise da NF-e Denegação e Erros na Validação Cancelamento da NF-e
Agenda de Hoje: Processos e procedimentos da NF-e Carta de Correção Eletrônica Contingência, Escrituração e Conservação Projeto CT-e
PREMISSAS Envio por lotes de NF-e Responsabilidade do Contribuinte pela Guarda da NF-e pelo prazo decadencial Emissão DANF-e documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica para acompanhar trânsito Código de barras Unidimensional no DANF-e para facilitar a leitura da chave de acesso da NF-e
Modelo Conceitual Contribuinte solicita ser emissor de NF-e Período de testes em Ambiente de Homologação Solicitação Homologação Emissão cadastramento eletrônico Contribuinte é Autorizado a Emissão de NF-e.
Ciclo de vida da NF-e Etapa 1 Solicitação para Emissão de NF-e Etapa 2 - Emissão e Transmissão da NF-e Etapa 3 - Envio RFB e outras UFs Etapa 4 - Consulta de NF-e pela Internet Etapa 5 Confirmação de Recebimento de NF-e pelo Destinatário
Emissão da NF-e Através do programa emissor de NF-e para pequenos e médios contribuintes http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/ Este programa também poderá ser utilizado no caso de pane geral no sistema das empresas obrigadas à NF-e.
Portal da NF-e: http://www.nfe.fazenda.gov.br/ Dowloads: Visualizador de DF-e Assinador Emissor de NF-e
Portal da NF-e: http://www.nfe.fazenda.gov.br/ Emissor de NF-e (Versão de Produção) Emissor de NF-e (Versão de Testes)
Portal da NF-e: http://www.nfe.fazenda.gov.br/ Download Instruções
Software Emissor NF-e - Versão de Testes O Software Emissor NF-e é um programa que, após instalado na máquina do contribuinte, permite a emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) para a correspondente Secretaria de Fazenda Estadual (SEFAZ).
Software Emissor NF-e - Versão de Testes Funcionalidades: Geração do arquivo da Nota Fiscal eletrônica, Meios para realizar a assinatura com o Certificado Digital Gerenciamento e cancelamento das NF-e's Impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANF-e) Cadastros de clientes, produtos e transportadoras.
Software Emissor NF-e - Versão de Testes Versões: Emissor versão 1.4.5: vigente até 31/03/2011 Válido para a versão 1.10 da NF-e Emissor versão 2.1.4 Válido para a versão 2.00 da NF-e
Portal da NF-e: http://www.nfe.fazenda.gov.br/ Instalação/Execução do aplicativo SOFTWARE EMISSOR NF-e - Versão para testes
Software Emissor NF-e
Software Emissor NF-e
Homologação Técnica O emissor deverá realizar no mínimo as seguintes operações em um único dia: 1. emissão e autorização de NF-e: quantidade correspondente ao pico diário de emissão 2. cancelamentos de NF-e : um décimo do pico diário de emissão, com limite máximo de 20 cancelamentos 3. inutilizações de numeração de NF-e : um décimo do pico diário de emissão, com limite máximo de 20 inutilizações
Declaração de Conformidade A Declaração de Conformidade é um documento de existência apenas digital onde o contribuinte declara que está em conformidade com as exigências técnicas e legais para emissão de um documento eletrônico. O contribuinte será considerado homologado, ou seja apto a emitir NF-e somente após o deferimento da Declaração de Conformidade.
Validação de Sistemas de Emissão A SEFAZ/UF não valida sistemas de emissão de NF-e, A SEFAZ/UF apenas faz verificações de requisitos mínimos necessários conforme disposto no Manual de Integração - Contribuinte Operações em desacordo com as especificações técnicas ou com a legislação tributária vigente, o emissor, bem como o Fornecedor do sistema emissor, estarão sujeitos às sanções fiscais e criminais cabíveis.
Certificado Digital Para emissão de um NF-e é obrigatório possuir um certificado digital, mesmo no caso do uso do Programa Emissor de NF-e disponibilizado pelo ENCAT. O certificado digital no padrões (A1 e A3) exigidos pela NF-e pode ser adquirido junto a uma das Autoridades Certificadoras (AC) credenciada pela ICP-Brasil.
Lay Out e Formalidades Arquivo digital da NF-e no padrão XML (Extended Markup Language) Numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite Conter um código numérico gerado pelo emitente, que comporá a chave de acesso de identificação da NF-e Ser assinada digitalmente pelo emitente ICP-Brasil contendo o número de inscrição no CNPJ
Lay Out e Formalidades A partir de 1º de abril de 2011, é obrigatória a utilização do leiaute da versão 2.0 (definida no Anexo I da versão 4.0.1 do Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica), conforme definido no Ato COTEPE nº 36/2010.
Documento Auxiliar da NF-e Funções do DANFE: Conter a chave numérica de acesso com 44 posições para consulta das informações da NF-e Acompanhar a mercadoria em trânsito Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.
Características do DANFE Deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma; Somente poderá ser utilizado após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e; O DANFE deve ser impresso em uma única via: minimo formato A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm) - folhas soltas, formulário de segurança, formulário contínuo ou formulário préimpresso;
Características do DANFE Poderá conter elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente conforme leioute pré-definido.
Características do DANFE A SEFAZ poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o leiaute do DANFE (Ato Cotepe), desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE. Possui o código de barras unidimensional, que contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no Portal da SEFA e nos sistemas de controle do contribuinte.
Características do DANFE Código numérico de 44 posições Código da UF Ano/mês (AAMM) da emissão CNPJ do Emitente Modelo Série Número da Nfe Código Numérico DV
Características do DANFE Contem duas representações: Código numérico da Chave de Acesso (44 posições) Código de barras correspondente
Validação da NF-e Basicamente, serão avaliadas informações como: Situação cadastral Credenciamento Assinatura digital Esquema XML Numeração Sem a presença de erros nas validações acima, o arquivo digital retornará para seu emitente com o status autorizado
Resultados da Análise da NF-e Do resultado da análise, a administração tributária certificará o emitente da: Concessão da Autorização de Uso da NF-e Rejeição do arquivo da NF-e Denegação da Autorização de Uso da NF-e
Denegação da NF-e A denegação significa que o documento não poderá ser utilizado. Sempre ocorrerá em virtude de um dos dois motivos: Irregularidade fiscal do emitente Irregularidade fiscal do destinatário
Erros na Validação da NF-e Caso ocorra erros na validação o arquivo retornará ao emitente com o status Rejeitado. O arquivo poderá ser retrasmitido ápós a correção dos erros identificados. Exemplos: Erro na chave de acesso CNPJ do emitente inválido UF diferente da autorizadora Solicitante não habilitado Número de série não permitido
Quantidade de Itens na NF-e Assim como a legislação já prevê para uma Nota Fiscal Mod. 1 ou 1-A, uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ, formato XML, não poderá ser maior que 500 Kbytes.
Consulta pela Internet da NF-e Pode ser realizada em até 180 dias após a recepção pela SEFAZ Após 180 dias a consulta poderá ser feira mas retornará apenas os dados identificadores da NF-e: Número Data de Emissão CNPJ do emitente e destinatário Valor Situação
Consulta pela Internet da NF-e Consulta NF-e
NF-e Não Disponível Problemas técnicos podem adiar a transmissão da NF-e pela SEFA para a Receita Federal, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização, neste caso a NF-e deverá ser consultada no site da administração Tributária que a autorizou.
NF-e Não Disponível A indisponibilidade momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não a invalida, desde que ela conste como autorizada no site Administração Tributária do emitente.
Cancelamento da NF-e Somente poderá ser cancelada uma NF-e com a devida autorização do Fisco: Protocolo Autorização de Uso, e nos casos em que não tenha ocorrido o Fato Gerador. O pedido de cancelamento deverá ser feito através de documento eletrônico enviado para SEFAZ.
Prazo de Cancelamento da NF-e Ato COTEPE nº 13, de 17 de junho de 2010: o emitente poderá solicitar o cancelamento da NF-e, em prazo não superior a 24 horas, contado do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço e observadas às demais normas constantes do Ajuste SINIEF 07/05, de 5 de outubro de 2005. Efeito a partir de 1º de janeiro de 2012.
Inutilizaçao de número O emissor poderá comunicar a SEFAZ até o décimo dia do mês subsequente os número de NF-e que foram inutilizados por motivos de quebra de sequencia da numeração (problemas técnicos ou sistémicos). A inutilização dos números só poderá ser possivel caso a numeração ainda não tenha sido usada em nenhuma NF-e: autorizada, cancelada ou denegada.
Carta de Correção Eletrônica Ajuste SINIEF nº 07/05: Conforme estabelecido no Manual de Integração Contribuinte o emitente poderá corrigir erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, transmitida à SEFAZ/UF do emitente. A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá atender ao leiaute estabelecido no Manual de Integração Contribuinte e ser assinada pelo emitente com assinatura digital certificada (ICP-Brasil)
Modalidades de emissão de uma NF-e 1. Normal 2. FS Formulário de Segurança 3. FS-DA - Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico 4. SCAN Sistema de Contingência do Ambiente Nacional 5. DEPEC - Declaração Prévia de Emissão em Contingência
Contingência NF-e Definição: Ação a ser tomada caso ocorra falhas nos processos normais de execução de uma determinada tarefa. Motivo: falhas de comunicação entre o servidor do emitente do documento fiscal eletrônico e o servidor do estado SEFAZ.
Contingência Formas de contingência autorizadas pela legislação: 1. Uso do formulário de segurança 2. Uso do FS-DA 3. Acesso SCAN 4. Contingência Eletrônica
Contingência: FS-Formulário de Segurança Em casos de incidentes que prejudiquem ou impossibilitem a transmissão das NF-e e/ou obtenção da autorização de uso da SEFAZ, o emissor poderá adotar a Contingência com o FS - Formulário de Segurança.
Contingência: FS-Formulário de Segurança Procedimentos para o FS: geração de novo arquivo XML da NF-e com o campo tp_emis alterado para 2 ; impressão de pelo menos duas vias do DANFE em formulário de segurança constando no corpo a expressão DANFE em Contingência - impresso em decorrência de problemas técnicos : 1 via para o trânsito das mercadorias e guarda pelo destinatário 1 via para o arquivo pelo emitente
Contingência: FS-DA FS-DA - Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico é um modelo operacional similar ao modelo operacional da contingência com uso de Formulário de Segurança FS. O FS-DA foi criado para aumentar a capilaridade dos pontos de venda do FS com a criação da figura do estabelecimento distribuidor do FS-DA
Contingência: FS-DA Procedimentos para o FS-DA: gerar novo arquivo XML da NF-e com o campo tp_emis alterado para 5 ; impressão de pelo menos duas vias do DANFE no FS- DA constando no corpo a expressão DANFE em Contingência - impresso em decorrência de problemas técnicos : 1 via para o trânsito das mercadorias e guarda pelo destinatário 1 via para o arquivo pelo emitente
Contingência: AAFS-DA Para solicitar a aquisição dos formulários FS-DA o contribuinte credenciado deverá acessar o Sistema de Autorização de Aquisição de Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico: AAFS-DA.
Contingência: SCAN O SCAN é a modalidade de contingência eletrônica que permite que o emissor possa transmitir as NF-e para o Ambiente Nacional administrado pela Receita Federal do Brasil em caso de indisponibilidade do Sistema de Recepção da Secretaria de Fazenda de origem do emissor
Contingência: SCAN Procedimentos para o SCAN: Identificação de que o SCAN foi acionado pela SEFAZ; Geração de novo arquivo XML da NF-e com o campo tp_emis alterado para 3 ; Alteração da série da NF-e para a faixa de uso exclusivo do SCAN (900 a 999), Transmissão da NF-e para o SCAN e obtenção da autorização de uso; Impressão do DANFE em papel comum;
Contingência: SCAN Procedimentos para o SCAN: Tratamento dos arquivos de NF-e transmitidos antes da ocorrência dos problemas técnico: Cancelamento das NF-e autorizadas e que foram substituídas pelo SCAN
Contingência: DPEC DPEC: Declaração Prévia de Emissão em Contingência O modelo de Contingência Eletrônica que dispensa o uso do formulário de segurança - FS para impressão do DANFE e a não alteração da série e numeração da NF-e emitida em contingência.
Contingência: DPEC DPEC: Declaração Prévia de Emissão em Contingência Esta modalidade de contingência é baseada no conceito de Declaração Prévia de Emissão em Contingência DPEC, que contem as principais informações da NF-e que serão emitidas em contingência, que será prestada pelo emissor para SEFAZ.
Contingência: DPEC Procedimentos para o SCAN: A DPEC deverá ser assinada pelo emitente com assinatura digital (ICP-Brasil) O DPEC deverá conter as informações da NF-e A identificação do emitente, chave de Acesso; CNPJ ou CPF do destinatário, UF do destinatário; Valor da NF-e, valor do ICMS; Valor do ICMS retido por substituição tributária.
Termo de Ocorrências Qualquer caso de contingencia deve ser registrado no livro RUDUFTO: Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências Informações a serem registradas: Motivo da contingência Data, hora, minutos e segundos do início e término da contingência Numeração e série da primeira e última NF-e gerada no período de contingência Modalidade da contingência utilizada
Transmissão das NF-e em Contingência As notas fiscais emitidas em contingência FS, FS-DA e DPEC devem ser transmitidas imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e, observando o prazo limite de transmissão estabelecido na legislação. NOTA: As NF-e emitidas no SCAN não precisam ser transmitidas para a SEFAZ de origem.
Rejeição NF-e Emitidas em Contingência Caso ocorra a rejeição de alguma NF-e emitida em contingência, o contribuinte deverá: Gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade Solicitar Autorização de Uso da NF-e Imprimir o DANFE correspondente à NF-e autorizada, no mesmo tipo de papel utilizado para imprimir o DANFE original Providenciar, junto ao destinatário, a entrega da NF-e autorizada bem como do novo DANFE
NF-e Pendentes de Retorno NF-e Pendentes de Retorno são aquelas transmitidas e que não tiveram ainda o resultado de seu processamento devido a falhas no ambiente do Contribuinte, no ambiente da SEFAZ origem ou no ambiente do SCAN
NF-e Pendentes de Retorno Condições das NF-e s: aguardando processamento em processamento processamento concluído Após o retorno à operação normal as NF-e em processamento podem ser perdidas, e as que estavam aguardando processamento podem der concluído normalmente.
Modalidades de emissão de uma NF-e
Visualização da NF-e pelo Destinatário Ajuste SINIEF nº 07/05-7º /cláusula sétima: O emitente da NF-e é obrigado a, encaminhar ou disponibilizar o download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, após o recebimento da autorização de uso da NF-e. Troca de informações: Sistemas de mensageria / Internet / Intranet / Web - Portais
Escrituração da NF-e As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.
Conservação da NF-e O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações ou prestações a que se refiram (artigo 195 do Código Tributário Nacional, cumulativamente com o art. 173),
Informações e orientações da NF-e http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/ Manual de Integração do Contribuinte, Manual de Contingência e Schemas XML Nos Portais/Sites das SEF estaduais Exemplo: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br/ http://www.fazenda.mg.gov.br/
CT-e Conhecimento de transporte eletrônico
CT-e É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário).
CT-e Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.
CT-e O Projeto Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) está sendo desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2006, de 10/11/2006, que atribui ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto CT-e.
CT-e O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem validade em todos os Estados da Federação. A legislação em âmbito nacional já está aprovada e pode ser consultada no Portal do CT-e: http://www.cte.fazenda.gov.br/ link Legislação e Documentos.
CT-e: Vantagens para o Emissor Redução de custos de aquisição e impressão do documento fiscal Otimização dos processos de organização, a guarda e o gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações - GED Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B)
CT-e: Vantagens para o Comprador Eliminação de digitação de Conhecimentos na recepção das Prestações de serviços de Transporte Recebidas Redução de erros de escrituração GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B)
CT-e: Vantagens para a Sociedade Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos; Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias; Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas; Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados ao CT-e.
CT-e: Vantagens para os Contabilistas Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil; GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos Oportunidades de serviços e consultoria ligados CT-e.
CT-e: Vantagens para o Fisco Aumento na confiabilidade do conhecimento de transporte de cargas; Melhoria no processo de controle fiscal Redução de custos no processo de controle dos conhecimentos capturados pela fiscalização de mercadorias em trânsito; Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária; GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos
CT-e: Vantagens para o Fisco Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital - SPED).
Aula 5 - Documentos eletrônicos Muito Obrigado!