Núcleo de Monitoramento de Ações Estratégicas do INEA NUMAE Contrato de Gestão e Avaliação de Desempenho Individual 1 Relatório de Apuração e Análise dos Resultados Institucionais e Estratégicos e de Resultados por Equipes Exercício 2012 I. INTRODUÇÃO O presente Relatório de Apuração e Análise dos Resultados Institucionais e Estratégicos e de Resultados por Equipes, conforme preveem os incisos I, II, IV, V e VII, do Art. 4 da Resolução SEA n 291, de 17 de agosto de 2012, que cria o Comitê de Avaliação do Contrato de Gestão do INEA n 01/2012 e dá outras providências, consiste na apresentação dos Resultados dos Indicadores Institucionais e Estratégicos, dos Resultados dos Indicadores de Desempenho por Equipes e dos Resultados da Avaliação de Desempenho Individual, bem como dos valores das gratificações a serem recebidos por cada servidor. Cumpre esclarecer que o Contrato de Gestão INEA nº 01/2012, celebrado em 1 de junho de 2012, é um instrumento em que se pactuaram resultados e estabeleceram compromissos entre o Instituto Estadual do Ambiente (INEA) e a Secretaria de Estado do Ambiente (SEA), tendo como interveniente a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG). Portanto, a Orientação para Resultados, consubstanciada neste instrumento, se constituiu numa primordial ferramenta para a melhoria da gestão orientada para a geração de resultados de interesse dos públicos-alvo do Instituto, em que se descolocou o controle tradicional hierárquico e burocrático por um controle baseado em resultados, além de apoiar a capacidade do INEA em planejar, produzir, avaliar e comunicar resultados, de modo a assumir compromissos institucionais específicos e garantir o alinhamento entre suas ações e objetivos ao direcionamento estratégico do Governo do Estado do Rio de Janeiro. Diante do direcionamento estratégico que a metodologia impõe, destaca-se que o desempenho institucional e gerencial foi mensurado de forma seletiva e parcial, por meio da identificação de indicadores e metas prioritários para as áreas e as equipes da Instituição. Isso, todavia, não limitou a visão abrangente dos dirigentes sobre os resultados a serem alcançados pelo INEA, que tiveram em vista a totalidade dos desafios enfrentados pelo Instituto. Como parte importante da sistemática implantada, para a avaliação dos Resultados Institucionais e Estratégicos, foi instituído um Comitê de Avaliação do Contrato de Gestão, composto por 01 (um) representante da SEA, 02 (dois) representantes do INEA e 01 (um) representante da SEPLAG, por meio da Resolução SEA n 291/2012. Cabe a este Comitê de Avaliação apreciar o Relatório de Apuração e Análise dos Resultados Institucionais e Estratégicos e de Resultados por Equipes, bem como autorizar ou não o pagamento da Gratificação de Desempenho Institucional, além de definir seus limites para pagamento. Paralelamente, um dos pressupostos básicos da metodologia consiste no monitoramento, que é um processo contínuo e simultâneo ao gerenciamento, e tem por objetivo provocar decisões necessárias para superar problemas e restrições que ocorram durante a execução das atividades, de modo a garantir o alcance dos
resultados. Nesse sentido, por meio da Portaria INEA n 355/2012, foi instituído um Núcleo de Monitoramento de Ações Estratégicas, grupo de trabalho constituído por representantes de todas as Diretorias e responsável pelo monitoramento contínuo dos Indicadores de Desempenho Institucionais e por Equipes. Cabe a este Núcleo de Monitoramento apoiar tecnicamente as avaliações a serem promovidas pelo Conselho Diretor do INEA (CONDIR) e pelo Comitê de Avaliação, bem como dirimir quaisquer dúvidas ou questionamentos decorrentes da interpretação, aplicação ou execução do Contrato de Gestão e de seus Acordos de Resultados. O presente relatório é parte fundamental desse processo de apoio técnico. II. ATIVIDADES DO NÚCLEO DE MONITORAMENTO O Núcleo de Monitoramento de Ações Estratégicas, em 7 (sete) meses de atuação, contabiliza suas principais ações conforme abaixo: Ações Quantidade Reuniões Ordinárias (*até 27 de dezembro de 2012) 19 Deliberações 65 Decisões Administrativas 5 Informativos 66 Sugestões de Melhoria 15 Ofícios expedidos ao Comitê de Avaliação 6 Acompanhamento de Indicadores de Desempenho (Evolução Mensal) 133 Reuniões Extraordinárias (de Coordenação INEA-FGV) 7 Oficinas de Treinamento (*em Avaliação de Desempenho Individual) 3 III. SOBRE A GRATIFICAÇÃO AOS SERVIDORES Atendimentos (via correio eletrônico) 156 Cumpre esclarecer que a Gratificação de Desempenho Institucional é um bônus anual a ser pago aos servidores aptos do INEA, em efetivo exercício, caso a avaliação dos Indicadores de Desempenho por Equipes tenha alcançando uma pontuação igual ou superior a 70%, conforme descrito na etapa 7, item 7.1 e 7.2, e que tenham assegurado resultado igual ou superior ao conceito B (280 pontos) na Avaliação de Desempenho Individual, nos termos definidos na etapa 7, item 7.3. Pontuação A partir de 70% Abaixo de 70% Limites para o pagamento da Gratificação de Desempenho Institucional Gratificação de Desempenho Institucional no valor máximo de 1 bônus Não autorizado o pagamento da Gratificação de Desempenho Institucional Pontuação Conceito A ou B Conceito C ou D Limites para o pagamento da Gratificação de Desempenho Institucional Autorizado o pagamento da Gratificação de Desempenho Institucional Não autorizado o pagamento da Gratificação de Desempenho Institucional
IV. DESAFIOS, OPORTUNIDADES E ESTRATÉGIAS ADOTADAS Em virtude de ampla solicitação por parte dos gestores de equipe, os integrantes do Núcleo de Monitoramento em sua 8ª reunião ordinária, realizada em 27 de setembro de 2012, deliberaram por remeter ao Comitê de Avaliação a proposta de ajustes nos indicadores que integram os anexos I e II do Contrato de Gestão, mediante a apresentação de justificativas, para análise e julgamento das solicitações. Nesse sentido, de forma sucinta, as solicitações de ajustes foram tipificadas em categorias de alterações, segundo suas principais razões de motivação: CATEGORIAS INDICADORES DE DESEMPENHO Distorção na informação colhida para a definição do valor de referência ou projeção da meta. Descrição imprecisa do indicador de desempenho. 007, 010, 011, 012, 014, 015, 016, 019, 023, 026, 027, 029, 030, 031, 032, 034, 035, 038, 039, 040, 065, 067, 121 e 122. 006, 013, 017, 021, 025, 033, 037, 041, 045, 116, 057, 075, 076, 081, 083, 085, 088, 091, 094, 098, 101, 105, 120 e 133. Padronização da descrição do indicador de desempenho. 079, 080, 087, 090, 093 e 097. Mudanças conjunturais, de contexto ou influência de fatores externos. 004, 134, 008, 049, 050, 064, 123 e 124. Forma não adequada de elaboração da descrição do indicador e projeção da meta à luz do propósito da Instituição. 072, 110, 111, 127, 125 e 131. Metas sub ou superestimadas. 048. Em função disto, o Comitê de Avaliação, por meio do parecer técnico 01/2012, aprovou a proposta de ajuste nos indicadores que integram os anexos I e II do Contrato de Gestão na forma das justificativas apresentadas. Nesse sentido, promoveu-se a celebração do primeiro termo aditivo ao Contrato de Gestão INEA n 01/2012, em 22 de outubro de 2012. Em virtude de solicitação por parte do Conselho Diretor deste Instituto, os integrantes do Núcleo de Monitoramento, em sua 12ª reunião ordinária, realizada em 25 de outubro de 2012, deliberaram por remeter ao Comitê de Avaliação a proposta de ajuste na Tabela de Gratificação de Desempenho Institucional para análise e julgamento da solicitação, segundo novos critérios de classificação e enquadramento dos servidores, em detrimento do enquadramento anterior definido pelo cargo, de modo a proporcionar maior isonomia ao sistema de meritocracia. Nesse sentido, de forma sucinta, os critérios utilizados para a nova classificação dos servidores nas faixas de bônus foram: 1) servidores efetivos e servidores à disposição do INEA, não ocupantes de cargos comissionados nível de escolaridade; 2) servidores efetivos e extraquadros ocupantes de cargos
comissionados, gestores de unidades administrativas cargo; e 3) servidores extraquadros ocupantes de cargos comissionados, não gestores de unidades administrativas nível de escolaridade. Em função disto, o Comitê de Avaliação, por meio do parecer técnico 02/2012, aprovou a proposta de ajuste na Tabela de Gratificação de Desempenho Institucional, segundo novos critérios de classificação e enquadramento dos servidores, conforme quadro a seguir: GRATIFICAÇÃO DE DESEMPENHO INSTITUCIONAL Nível Enquadramento Bônus 1 Direção Superior R$ 12.000,00 2 Gerencial R$ 10.000,00 3 Operacional Nível Superior R$ 8.000,00 4 Operacional Nível Médio R$ 6.000,00 5 Operacional Nível Fundamental e Elementar R$ 4.000,00 No entanto, cumpre esclarecer que os valores informados na Tabela de Gratificação de Desempenho Institucional se referem a um período de 12 meses, desde que a equipe pactuada obtenha um desempenho igual ou superior a 100% das metas pactuadas. Nesse sentido, a Gratificação de Desempenho Institucional é obtida por meio da seguinte Fórmula de Cálculo: V. CONCLUSÃO No que tange a análise técnica referente aos Indicadores Institucionais e Estratégicos, registra-se que, quase em sua totalidade, a Instituição obteve desempenho superior a 100% das metas estabelecidas, e mesmo aquela que não obteve este desempenho superior, superou o patamar mínimo de 70%. Cumpre esclarecer que os Indicadores Institucionais foram pactuados segundo o prisma de metas altamente desafiadoras, o que em parte, justifica a proximidade dos resultados alcançados em relação às metas pactuadas, apesar do amplo esforço. Por outro lado, registra-se que em outros casos, apesar do estabelecimento de metas altamente desafiadoras, os resultados alcançados foram significantemente expressivos, o que representa o amplo esforço na superação dos resultados.
No que tange a análise técnica referente aos Indicadores de Desempenho por Equipes, registra-se que 96,36% as unidades administrativas do INEA obtiveram desempenho superior a 100% do respectivo conjunto de metas estabelecidos, e mesmo aquelas que não obtiveram este desempenho superior, superaram o patamar mínimo de 70%, logo, também se habilitaram ao recebimento da Gratificação de Desempenho Individual. Nesse sentido, registra-se, ainda, que, em sua totalidade, as Diretorias do INEA, obtiveram desempenho superior a 100% do respectivo conjunto de metas estabelecidos, mediante a variação de desempenho entre 104,42% e 158,51%. Porém, no que tange as unidades administrativas do INEA, em sua grande maioria, aproximadamente 60%, obtiveram desempenho entre 100% e 130% e, outros 25%, obtiveram desempenho entre 130% e 200%. No que tange a análise técnica referente às Avaliações de Desempenho Individuais, registra-se que apenas um pequeno número de servidores (4,34%) obteve desempenho inferior a 280 pontos, patamar mínimo estabelecido ao recebimento da Gratificação de Desempenho Individual. Nesse sentido, registra-se, ainda, que, as Diretorias do INEA, obtiveram desempenho médio entre 299 e 342 pontos em suas Avaliações de Desempenhos Individuais. Porém, no que tange as unidades administrativas do INEA, ressalta-se que apenas uma unidade obteve desempenho inferior médio a 280 pontos. Complementarmente, em sua grande maioria, aproximadamente 40%, obtiveram desempenho entre 280 e 320 e, outros 30%, obtiveram desempenho entre 320 e 360 pontos. Ao analisar essas informações relativas ao amplo alcance das metas, devemos considerar que este foi o primeiro ciclo de estabelecimento de indicadores e de metas de uma organização jovem e que o aprendizado absorvido na análise dos resultados certamente contribui para o estabelecimento de metas para os próximos exercícios que melhor representem a dose de esforço organizacional planejada pelos líderes da instituição. A possibilidade de rastreamento e transparência dos métodos de registro e apuração dos resultados dos indicadores foi motivo de inúmeras discussões no NUMAE, sendo que, de forma limitada, alguns indicadores sofreram verificação no local de sua geração, quando registros e documentos foram analisados em busca de entendimento do método e da forma de apuração. Entretanto, essa atividade não se configurou como auditoria e essa questão merece análise mais profunda pelos líderes que deverão indicar ações que satisfaçam eventuais necessidades internas e externas relativas à transparência das informações. Por fim, cumpre ressaltar que, apesar do Núcleo de Monitoramento de Ações Estratégicas do INEA tenha se esforçado substancialmente e se reunido sistematicamente numa escala semanal pela necessidade de solução de casos omissos, imprevistos e de equações indefinidas, não foi possível evitar a sobreposição de duas tarefas críticas nos últimos meses de 2012: (1) a apuração final dos indicadores 2012 e (2) o estabelecimento dos indicadores e metas relativas ao Contrato de Gestão 2013. Métodos e sistemas estão atualmente sendo desenvolvidos de tal forma que essas questões sejam sanadas para o próximo exercício, possibilitando maior foco na análise dos resultados e nos ajustes para os próximos exercícios. Reporta-se ainda que o impacto trazido pela implantação do contrato de gestão no INEA foi relatado como substancialmente positivo pelos representantes das áreas que fazem parte do NUMAE e pelos gestores da Instituição, em especial no que tange à mudança generalizada de atitude dos servidores, que passaram a repensar suas tarefas sob o prisma da gestão por resultados e da eficiência, eficácia e efetividade institucional.
Além disso, é notório que a introdução de uma prática de avaliação de desempenho individual aproximou e ampliou o relacionamento entre os gerentes e seus subordinados, assim como entre os diretores e seus coordenadores entendidos aqui genericamente, como gerentes, chefes de serviços, coordenadores e assessores. Por fim, ressaltamos que o 1 Relatório de Apuração dos Resultados Institucionais e Estratégicos e de Resultados por Equipes foi referendado pelo Conselho Diretor deste Instituto em sua Reunião Extraordinária n 01/2013, que se manifestou, conclusivamente, quanto ao cumprimento deste Contrato de Gestão, bem como emanou recomendações para seu aperfeiçoamento no próximo exercício, conforme consta em Ata de Reunião em anexo. Rio de Janeiro, 31 de janeiro de 2013. Francisco Almeida Coordenador do Núcleo e Representante da VPRES Carlos Couto Representante da PRES Marcela De Biase Representante da DILAM José Luis Cardoso Representante da PRES Andréia Martins Representante da DIBAP Cláudia Braga Representante da DIRAM Leonardo Fernandes Representante da DIGAT Angélica Martins Representante da DIAFI