rota 4 FORNECEDORES Rota 4 Índice Enquadramento e benefícios 6 Percurso 1. Selecção de fornecedores 8 Percurso 2. Monitorização do desempenho de fornecedores 11 Percurso 3. Promoção do Desenvolvimento Sócio-económico 12 Percurso 4. Promoção da melhoria do desempenho ambiental 14 responsabilidade social das empresas 3
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rota 4 FORNECEDORES Rota 4 responsabilidade social das empresas 5
Rota 4 Fornecedores ENQUADRAMENTO E BENEFÍCIOS A implementação de práticas social e ambientalmente responsáveis nas organizações contribui para o desenvolvimento equilibrado e sustentável do mercado e das sociedades em geral. Contudo sem a efectiva participação de todos os actores da cadeia produtiva, existirão sempre injustiças e acções comprometedoras do equilíbrio económico, social e ambiental. Desta forma, as organizações devem promover actividades de selecção e monitorização dos fornecedores tendo em conta o desempenho socialmente responsável. Da mesma forma, as organizações devem influenciar as actividades da cadeia produtiva em termos de desenvolvimento económico-social e de melhoria do desempenho ambiental. Finalmente, as organizações devem assegurar que as suas decisões e actividades não condicionam o desempenho dos seus fornecedores e não criam desequilíbrios económicos, sociais e ambientais. A selecção e monitorização do desempenho dos fornecedores permitem às organizações integrar no seu relacionamento padrões de condutas de cariz social, económico e ambiental. Estes critérios tendem a influenciar as actividades dos fornecedores integrando preocupações sociais e económicas de acordo com as linhas de actuação do seu cliente. A transparência e a informação são pilares fundamentais na melhoria e manutenção dos princípios sociais e ambientais subscritos pela organização. O alargamento de princípios de equidade, responsabilidade e sustentabilidade à cadeia produtiva torna-se uma tarefa primordial para mitigar os impactos negativos das actividades das organizações junto do mercado e da sociedade. Assim, o estabelecimento de políticas de interacção com os fornecedores e seus subcontratados aparecem como essenciais para a reprodutibilidade das orientações económicas, sociais e ambientais. A extensão das práticas aos fornecedores tenderão a sistematizar as actuações benéficas para o mercado, colaboradores e comunidade/ sociedade. Como actor fundamental no meio ambiente, as organizações devem precaver que no seu relacionamento com fornecedores as externalidades ambientais não recaem para a cadeia de fornecimentos. Assim, além do papel de consciencializador, as organizações devem assegurar que os impactos ambientais são efectivamente diminuídos ou eliminados e não transferidos para os fornecedores ou seus subcontratados. Finalmente, e como pressuposto para a criação e sustentação de relações de parceria com os seus fornecedores, as organizações devem pro- 6 rota 4 FORNECEDORES
rota 4 FORNECEDORES mover o cumprimento dos seus deveres para com esta parte interessada, assegurando a sustentabilidade económica e social da cadeia produtiva. A implementação de práticas social e ambientalmente responsáveis nas organizações contribui para o desenvolvimento equilibrado e sustentável do mercado e das sociedades em geral. Contudo sem a efectiva participação de todos os actores da cadeia produtiva, existirão sempre injustiças e acções comprometedoras do equilíbrio económico, social e ambiental. responsabilidade social das empresas 7
Percurso 1 Selecção de fornecedores Estabelecimento de relações de parceria a. No estabelecimento de relações comerciais com fornecedores, a organização deve promover a identificação dos benefícios comuns. Esta análise inclue a definição de deveres e direitos para com os fornecedores e a definição de acções em caso de desvio das partes. b. Cabe à organização precaver, na cadeia produtiva, o comércio justo nomeadamente através da negociação dos requisitos de compras. Devem ser previamente (antes da compra) analisados e definidos com o fornecedor os requisitos como por exemplo: o preço, as quantidades, os prazos, as condições de trabalho, os requisitos ambientais, etc. c. As relações mutuamente benéficas com fornecedores devem ter como base o respeito dos acordos de fornecimentos. Deste modo, a organização deve estabelecer procedimentos internos de informação erespeito dos acordos estabelecidos, nomeadamente através do pagamento das retribuições nos valores e prazos estabelecidos. d. A organização deve, nas negociações com os fornecedores, avaliar os impactos dos seus processos de gestão, de forma a evitar o não cumprimento dos valores e princípios sociais e ambientais subscritos (ex. encomendas com prazos que venham obrigar a horas extraordinárias, anulação de encomendas, etc.) Critérios de selecção de fornecedores a. A organização deve determinar procedimentos de selecção de fornecedores, definindo os critérios sociais que permitam o desenvolvimento sustentado e responsável dos fornecedores e das comunidades locais. A organização deve equacionar a relação qualidade do produto/ serviço e promoção do desenvolvimento económico e social. b. A organização deve promover processos transparentes de selecção comunicando e consciencializando os fornecedores para o cumprimento dos pré-requisitos. A organização deve incluir processos or- 8 rota 4 FORNECEDORES
rota 4 FORNECEDORES ganizacionais que permitam obter sugestões de melhoria e respostas por parte dos seus fornecedores / subcontratados. c. A organização deve garantir que qualquer fornecedor seja seleccionado através dos critérios previamente estabelecidos. Recomenda-se a criação de um sistema de préqualificação que permita a validação do cumprimento de requisitos mínimos por parte dos fornecedores. Definição de requisitos de fornecimento a. A formalização de acordos de fornecimento deve incluir preocupações éticas. A organização deve promover o enquadramento da actuação dos seus fornecedores com as políticas sociais e ambientais subscritas. Os compromissos éticos a serem cumpridos pelas partes envolvidas no acordo de fornecimento deverão ser formalizados (ex. principio de prevenção do trabalho infantil, trabalho forçado, igualdade de oportunidades e salvaguarda do meio ambiente, etc.). A transparência e a informação são pilares fundamentais na melhoria e manutenção dos princípios sociais e ambientais subscritos pela a organização. b. Além dos compromissos éticos gerais, a organização deve estabelecer padrões de actuação sustentáveis durante o fornecimento dentro e fora das suas instalações por parte dos fornecedores. Devem ser estabelecidos procedimentos e directrizes de fornecimentos que englobam práticas sociais e ambientais. c. A organização deve promover a implementação das directrizes junto dos seus fornecedores incluindo os subcontratados. As directrizes devem contemplar a possibilidade de monitorizar e acompanhar a operacionalidade das práticas junto destas entidades. Informação e transparência continuada a. A organização deve promover processos de informação continuada com os seus fornecedores, exigindo destes transparência na comunicação de dados sobre condições de trabalho, implementação de práticas acordadas ou ainda sobre a origem de matéria primas. b. Desta forma a organização deve acordar com fornecedo- responsabilidade social das empresas 9
res o reporte, em periodicidades definidas do desempenho social e ambiental dos mesmos. O relato deve ser formal e emitido pelo o representante designado pelo fornecedor. c. A organização deve promover processos de consciencialização e formação aos seus fornecedores de forma que integrem internamente os princípios e valores subscritos. Este processo deve abranger todos os níveis funcionais que directa ou indirectamente se relacionam com a organização. Deve ser avaliado o atingir ou não dos objectivos da formação. 10 rota 4 FORNECEDORES
rota 4 FORNECEDORES Percurso 2 Monitorização do desempenho de fornecedores Monitorização das práticas acordadas a. A organização deve determinar e implementar procedimentos que permitam a monitorização do desempenho dos fornecedores em termos sociais e ambientais através de visitas e auditorias. Deste modo, devem ser programadas as visitas e auditorias, garantindo que estas são realizadas por pessoal qualificado, competente e com atributos pessoais adequados na sistematização de práticas socialmente responsáveis. Os resultados das visitas e auditorias devem ser reportados aos níveis relevantes. b. A organização deve ainda avaliar o desempenho dos seus fornecedores através da procura de informação externa, nomeadamente recorrendo a outros clientes dos fornecedores ou através de auscultação do mercado. c. A análise e reporte do desempenho deve ser formalizada e emitida por uma função relevante interna. Os resultados e a subsequente análise devem ser comunicados aos fornecedores para que estes determinem as causas dos desvios ou possam contestar situações que considerem infundadas. O alargamento de princípios de equidade, responsabilidade e sustentabilidade à cadeia produtiva torna-se uma tarefa primordial para mitigar os impactos negativos das actividades das organizações junto do mercado e da sociedade. Assim, o estabelecimento de políticas de interacção com os fornecedores e seus subcontratados aparecem como essenciais para a reprodutibilidade das orientações económicas, sociais e ambientais. d. A organização deve conjuntamente com o seu fornecedor determinar programas de correcção ou sugestões de melhoria de forma a corrigir ou melhorar o desempenho do mesmo. e. A organização deve determinar práticas de verificação e monitorização das acções que permitam determinar a conformidade das práticas do fornecedor com as que eram expectáveis. Devem ser incluídas actividades de eliminação ou exclusão de fornecedores por falta de implementação das acções de correcção/ correctivas. responsabilidade social das empresas 11
Percurso 3 Promoção Do desenvolvimento socioeconómico Definição de politicas para o desenvolvimento a. A organização deve estabelecer no seu relacionamento com fornecedores políticas orientadoras no apoio ao desenvolvimento social, económico e ambiental dos sectores de actividade, comunidades ou sociedade em que se inserem. Estas orientações devem ser resultado de reflexão conjunta e voluntária entre a organização e seus fornecedores. Para uma efectiva operacionalização das intenções a organização deve garantir que os seus fornecedores se encontram motivados e conscientes do seu papel nas acções futuras. b. Convém que a política conjunta seja acompanhada de um programa de acções claro, realista e com metas objectivas que permitam aos intervenientes concluir da eficácia das suas acções. c. O apoio pode ser concretizado por apoio monetário, disponibilização de recursos internos (trabalhadores(as) ou máquinas / material) ou ainda através da capacidade de influência das organizações junto de entidades ou opinião pública (ex. campanhas publicitárias informativas) d. A definição clara do modo de actuação junto dos beneficiários (ex. apoio a organizações ambientais locais, escolas, etc ) é fundamental no retorno de informação sobre a eficácia da actuação da organização e dos seus fornecedores. Assim, devem ser estabelecidos os canais e momentos de informação entre beneficiários e empresas participantes que permitam o relato periódico na implementação das acções de apoio. Criação de uma cadeia de apoio ao desenvolvimento social a. A disseminação dos princípios e acções de apoio ao desenvolvimento deve ser efectuada junto dos subcontratados dos fornecedores. Assim, a extensão das acções a toda cadeia produtiva permite garantir e alcançar um maior número de beneficiários e maior divulgação das acções e benefícios. b. A implementação do apoio ao desenvolvimento deve centrar-se nos 12 rota 4 FORNECEDORES
rota 4 FORNECEDORES temas críticos identificados pelos beneficiários e acordados entre a organização e seus fornecedores. Deve ser garantida a manutenção dos objectivos operacionais, impedindo o desvirtuar das intenções iniciais nomeadamente através da detecção das acções desviantes ou aproveitamentos indevidos da parceria. c. A criação de uma cadeia de apoio ao desenvolvimento depende ainda da capacidade motivadora da organização junto do seu universo de actuação para a criação ou recriação e liderança de novas iniciativas por parte dos subcontratados. Esta capacidade pode sustentar-se em processos de selecção, remuneração e apoio aos fornecedores com melhores práticas ou maior intervenção no apoio ao desenvolvimento sócio-económico. Como actor fundamental no meio ambiente, as organizações devem precaver que no seu relacionamento com fornecedores as externalidades ambientais não recaem para a cadeia de fornecimentos. Assim, além do papel de consciencialiazador, as organizações devem assegurar que os impactos ambientais são efectivamente diminuídos ou eliminados e não transferidos para os fornecedores ou seus subcontratados. responsabilidade social das empresas 13
Percurso 4 Promoção da melhoria do desempenho ambiental Politica de compras respeitando requisitos ambientais a. A organização deve determinar e implementar procedimentos de compras respeitando os princípios de gestão ambiental por ela subscritos. A aquisição racional deve ser incentivada no interior da organização promovendo a reutilização e redução de resíduos e subsequente poluição. Devem ser definidas especificações claras aos fornecedores sobre os requisitos ambientais da organização. Devem ser criados e sistematizados canais de comunicação aos fornecedores e subcontratados que permitam sugerir melhorias e solicitar novos requisitos ambientais, tais como diminuição de embalagens, origem certificadas dos produtos. b. Os princípios ambientais devem ser divulgadas aos trabalhadores para que estes implementam as directrizes internas de protecção do meio ambiente. As práticas devem ser monitorizadas e avaliadas periodicamente de forma a avaliar a eficácia da comunicação e o nível de concretização das intenções da organização. Integração padrões de actuação ambientais a. O estabelecimento de orientações operacionais para a protecção ambiental junto dos fornecedores como definido anteriormente,. A organização deve definir e implementar metodologias de avaliação de fornecedores integrando o respeito pelas directrizes acordadas e a legislação aplicável. Os resultados da monitorização ao desempenho ambiental devem ser comunicados aos fornecedores e partes interessadas. A organização deve criar sistemas de apoio a operacionalização de práticas de ambientais. Estes sistemas podem incluir apoio na informação, na formação e no treino aos fornecedores, ou apoios de cariz material e financeiro b. A organização deve promover junto dos seus fornecedores a divulgação contínua dos resultados em termos ambientais. Estes processos devem permitir a informação para a avaliação face aos compromissos assumidos por este. Convém que esta divulgação formal seja re- 14 rota 4 FORNECEDORES
rota 4 FORNECEDORES cíproca para que os fornecedores coadunem o seu desempenho com o da organização. Controlo da exploração ilegal de recursos a. A organização deve adequar que as matérias-primas ou subsidiárias não provêem da exploração ilegal de recursos. Desta forma, devem ser estabelecidos procedimentos de compromisso com legalidade e mecanismos de validação da conformidade dos produtos e materiais. Estes mecanismos devem incluir processos de auditorias e de informação continuados por iniciativa da organização ou recorrendo a entidades independentes ou oficiais. b. Convém que, quando aplicável a organização proceda à implementação de procedimentos de validação de evidências de conformidade ao longo da cadeia de valor. Assim, deve ser garantida a rastreabilidade da origem dos recursos utilizados na produção ou prestação de serviços. Estas evidências devem sempre que possível proceder de organismos reconhecidos por entidades técnicas ou governamentais. c. A organização deve prever procedimentos de comunicação e divulgação de situações de exploração ilegal de recursos. Estas práticas devem incluir a formalização de denúncias às autoridades competentes, como a informação ao mercado. Os procedimentos devem incluir actividades de investigação e confirmação antes da exposição pública dos factos. responsabilidade social das empresas 15