ROTARY INTERNATIONAL DISTRITO 4550 COMISSÃO DISTRITAL DA FUNDAÇÃO ROTÁRIA REGULAMENTO PARA SUBSÍDIOS DISTRITAIS PROCEDIMENTOS E NORMAS O Distrito 4550 aprova o seu Regulamento para Subsídios Distritais, contento os Procedimentos e Normas para a aplicação/destinação dos recursos da Fundação Rotária através do FDUC para Subsídios Distritais, seus prazos para recebimento de pedidos e as regras para a implementação, exclusivamente, de Projetos humanitários que abordem necessidades da comunidade, proporcionando resultados mensuráveis e sustentáveis aos beneficiários. 1 Os Subsídios Distritais financiam projetos humanitários locais de curto prazo que apoiem a Missão da Fundação Rotária. Os clubes enviam seus pedidos de subsídios distritais à Comissão Distrital da FR, que administra e distribui os fundos. 2 Para participar dos subsídios distritais, é necessário que o clube tenha assinado o Memorando de Entendimento (MDE) Qualificação do Clube, da Fundação Rotária (Anexo nº 1). 3 Para se qualificar aos subsídios distritais, o clube deve: 3.1. Enviar anualmente pelo menos um associado do clube ao Seminário Distrital de Gerenciamento de Subsídios da Fundação Rotária; 3.2. Concordar e seguir os termos do Memorando de Entendimento MDE; 4 - As atividades de subsídios distritais não precisam se encaixar em uma das seis áreas de enfoque. 1
5 - A cada ano rotário o número de projetos a ser financiado pode variar de acordo com o volume de recursos disponível e este montante será informado aos clubes no PETS. No ano de 2013-14 haverá uma disponibilidade de US$ 38,720.19. Em 2014-15 haverá US$ 2,795.95. 6 No ano rotário 2013-14 serão financiados 20 Projetos Humanitários através de Subsídio Distrital no valor de até US$ 2,000.00 (dois mil dólares rotários) por projeto; 7 - O projeto deve estar completo e bem elaborado, dentro das normas da Fundação Rotária e ser apresentado à Comissão Distrital da Fundação Rotária em formulário apropriado para tal fim (Anexo nº 2); 8 - Somente serão aceitos os projetos de subsídios distritais encaminhados utilizando o formulário apropriado do Distrito 4550 devidamente assinado pelo Presidente e Secretário do Club; (Anexo 2) 9 O Rotary Club interessado em enviar pedido de subsídio distrital não poderá ter débito perante o Rotary International (taxa percapita), e ao Distrito (fundo distrital) e à Revista Brasil Rotário; 10- O Rotary Club não pode ter relatórios pendentes de projetos anteriores financiados pela Fundação Rotária, assim como deve ter enviado dentro do prazo estipulado pela Fundação Rotária. Caso contrário, o Rotary Club não poderá pleitear recursos para implementação de novos Subsídios; 11 - O Rotary Club deverá ter contribuído com doações à Fundação Rotária nos três anos rotários anteriores ao pleito, ou seja, anos 2010/11, 2011/12, 2012-13; 12 - Poderão ser realizados projetos de subsídios distritais com valores superiores a US$ 2,000.00 (dois mil dólares rotários), porém, o Rotary Club deverá aportar recursos próprios ou da comunidade para sua complementação, e a prestação de contas deverá contemplar o valor total aplicado independente da fonte de recurso; 13 O Rotary Club deverá apresentar um termo de compromisso declarando a responsabilidade pelo aporte financeiro complementar ao valor total do projeto, conforme item 12; 14 - Rotaract Clubs, Interact Clubs e Casas da Amizade (Associação dos Cônjuges de Rotarianos) poderão participar dos projetos de subsídios distritais, desde que, sob 2
responsabilidade do Rotary Club patrocinador, devendo o Presidente do Rotary Club assinar o projeto, atestando a responsabilidade do Rotary Club para com o mesmo; 15 Um Rotary Club poderá participar com apenas um projeto de subsídio distrital por ano rotário, não podendo repetir projetos vencedores de anos anteriores, evitando assim o apoio excessivo ou contínuo a determinado beneficiário, organização ou comunidade; 16 O Rotary Club deverá apresentar orçamentos completos, detalhados e discriminados de todo os itens do projeto em papel timbrado dos fornecedores, especialmente quando o item orçado for igual ou superior a US$1.000; 17 O Rotary Club recebedor dos fundos deverá apresentar relatório da implementação do Projeto, anexando todos os comprovantes de despesas realizadas; 18 O Subsídio Distrital não pode ser usado para a aquisição de imóveis. Se o projeto depender da construção de um edifício, tal obra deverá ser financiada com recursos do clube ou distrito ou de organização colaboradora e/ou beneficiária. A Fundação Rotária, através do Distrito 4550, somente liberará o subsídio depois que a construção estiver pronta; 19 O Subsídio Distrital não pode ser aplicado em reformas de qualquer tipo de estrutura que sirva para moradia, trabalho ou execução de atividades lucrativas, como prédios, casas, fábricas ou galpões; 20 Para o recebimento dos fundos o Rotary Club deverá informar o nome do Banco (nº), Agência (nº), o número da conta bancária do clube, CNPJ do Clube e endereço da Agência, assim como o nome dos rotarianos responsáveis pela movimentação financeira do Subsídio Distrital no clube. Cronograma do Subsídio Distrital: Item Responsável Prazo Envio do Projeto para a Comissão Distrital da FR Rotary Club 31/08/2013 Análise do Projeto Sub-Comissão de Subsídios Até 20/09/2013 Retorno do Projeto aos clubes para ajustes Sub-Comissão de Subsídios 20/09/2013 Envio do Projeto com ajustes e mais documentos Rotary Club 01/10/2013 faltantes Aprovação do Projeto pelo Distrito Sub-Comissão de Subsídios/ Coordenador da Fundação 31/10/2013 3
Rotária/Governador Liberação dos recursos pelo Distrito Tesoureiro Distrital Até 10/11/2013 Execução do Projeto Rotary Club Até 28/02/2014 Entrega do Relatório Final do Projeto Rotary Club 15/03/2014 O projeto deverá ser encaminhado via Correios e uma cópia por e-mail para: Presidente da Subcomissão de Subsídios Nome: Elizabeth Araújo Cunha Endereço: Avenida Manoel Dias da Silva 2519 apto 202 Pituba 41830-000 Salvador - Bahia Fone: 71-32485445 / 71-31152822 / 71-9983-6645 Email: elizabethcunha@terra.com.br Em caso de dúvidas, além da Presidente da Subcomissão, o Governador 2005-06 José Antonio Cunha, Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária 2013-2016 também estará disponível para dirimir qualquer dúvida. Fone: (71) 3248-5445 / 9977-4682 Email: jantonio.cunha@terra.com.br; Aprovado na Assembléia Geral do Distrito 4550, realizada no PETS 2013. Cruz das Almas, 06 e 07/04/2013. Ricardo Becker Governador 2013-14 Danilo Santos Governador Indicado 2014-25 José Antonio Nascimento da Cunha Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária, 2013-16 Elizabeth Araujo Cunha Presidente da Subcomissão Distrital da Fundação Rotária, 2013-16 4
ANEXO Nº 1 MEMORANDO DE ENTENDIMENTO QUALIFICAÇÃO DE CLUBE FUNDAÇÃO ROTÁRIA 1. Qualificação de clube 2. Responsabilidades dos dirigentes de clube 3. Plano de gerenciamento financeiro 4. Requisitos para conta bancária 5. Relatório sobre o uso dos fundos do subsídio 6. Arquivamento da documentação 7. Denúncia de malversação de fundos 1. Qualificação de clube Para participar dos Subsídios Globais e dos Subsídios Pré-definidos da Fundação Rotária, é necessário que o clube concorde em implementar os requisitos financeiros e de gestão responsável constantes deste Memorando de Entendimento (MDE), e enviar anualmente pelo menos um associado do clube ao Seminário Distrital de Gerenciamento de Subsídios da Fundação Rotária. Além disso, o distrito poderá acrescentar requisitos de qualificação adicionais e/ou exigir que seus clubes se qualifiquem para poderem participar dos Subsídios Distritais da Fundação Rotária. Cumpridos os requisitos, o clube estará qualificado a participar do programa de subsídios da Fundação. A. Satisfeitos os requisitos de qualificação, o clube estará qualificado pelo período de um ano rotário. B. Para manter a condição de qualificado, o clube precisa cumprir os dispositivos deste MDE, qualquer requisito adicional estipulado pelo distrito, e todas as normas da Fundação Rotária. C. O clube tem inteira responsabilidade sobre os fundos de subsídio que receber, independente de quem os controla. D. A qualificação poderá ser suspensa ou revogada caso haja malversação ou gestão irresponsável de fundos envolvendo, mas não limitado a: fraude; falsificação de documentos, relatórios ou associação ao clube; negligência; riscos à saúde, bem-estar ou segurança dos beneficiários; contribuições inelegíveis; utilização de fundos visando benefícios pessoais; conflito de interesses não revelados; monopolização de fundos de subsídio por pessoas; 5
superfaturação; aceitação de pagamento dos beneficiários; atividades ilegais; uso de fundos para propósitos inelegíveis. E. O clube deve cooperar com qualquer auditoria financeira, operacional ou do subsídio. 2. Responsabilidades dos dirigentes de clube Os dirigentes de clube são os principais responsáveis pela qualificação do clube e implementação apropriada dos subsídios da Fundação Rotária. Suas responsabilidades incluem: A. Indicar um associado do clube para implementar, administrar e manter a qualificação do clube. B. Garantir o cumprimento de medidas de gestão responsável e gerenciamento dos subsídios da Fundação Rotária. C. Assegurar que todos os envolvidos ajam de forma a evitar suspeita ou real conflitos de interesses. 3. Plano de gerenciamento financeiro O clube deve instituir um plano de gerenciamento financeiro com os seguintes procedimentos: A. Manter um sistema contábil que inclua o registro de todas as entradas e saídas de fundos do subsídio. B. Proporcionar entrega de fundos, conforme apropriado. C. Manter separadas as responsabilidades pela administração dos fundos. D. Estabelecer sistema de inventário para equipamentos e itens adquiridos com fundos do subsídio, e manter registro dos itens comprados, produzidos e/ou distribuídos por meio da atividade. E. Garantir que todas as atividades do projeto, inclusive conversão de moeda, obedeçam às leis locais. 4. Requisitos para conta bancária O clube deve manter uma conta bancária exclusiva para a entrada e saída dos fundos do subsídio da Fundação Rotária. 6
A. A conta: 1. Deve exigir a assinatura de pelo menos dois rotarianos (signatários oficiais) para saque de fundos. 2. Se gerar fundos, estes devem ser baixos. B. Em caso de conta corrente que gere juros, todo juro ganho deve ser documentado e usado para custear atividades elegíveis e aprovadas para o projeto de subsídio, ou então remetido à Fundação. C. O clube deve abrir uma conta corrente separada para cada subsídio que receber, dando a cada uma um nome específico que identifique claramente o projeto de subsídio a que se refere. D. Os fundos do subsídio não podem ser investidos nem depositados em contas de investimento, como CDBs, ações, bonds, fundos de investimento, entre outras; E. O clube deve guardar extratos bancários documentando a entrada e saída dos fundos do subsídio da Fundação Rotária. F. O clube deve manter por escrito um plano para transferência de direito de gerenciamento da conta, caso haja mudança dos rotarianos que servem como signatários. 5. Relatório sobre o uso dos fundos do subsídio O clube deve cumprir todos os requisitos da Fundação Rotária referentes à entrega de relatórios. Os relatórios são essenciais para garantir a gestão responsável do subsídio pois informam a Fundação sobre o progresso do projeto e explica como os fundos do subsídio estão sendo utilizados. 6. Arquivamento da documentação O clube deve criar e manter um sistema para guardar documentos importantes relacionados à sua qualificação e aos subsídios recebidos da Fundação. O arquivamento destes documentos garante a transparência no gerenciamento de subsídios e ajuda nas auditorias financeiras ou avaliações. A. Os seguintes documentos devem ser guardados (se precisar, inclua mais documentos a esta lista): 1. Informações bancárias, incluindo cópias de extratos anteriores. 2. Documentos relacionados à qualificação do clube, incluindo cópia do MDE asssinado. 3. Documentação de planos e normas, incluindo: a. Plano de gerenciamento financeiro b. Procedimento para arquivamento de documentação 7
c. Plano para transferência de direito de gerenciamento de conta corrente e responsabilidade pelo arquivamento de informações e documentação 4. Informações relacionadas a todos os subsídios recebidos, inclusive recibos e faturas para todas as compras. B. Os documentos devem ser guardados em local de fácil acesso e estar disponíveis aos associados do clube e ao distrito. C. Os documentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos, ou por período maior, se exigido pelas leis locais. 7. Denúncia de malversação de fundos O clube deve informar ao distrito qualquer malversação, ou potencial de malversação, e irregularidade no uso de fundos de subsídio, para que fique claro a todos que práticas do gênero não serão toleradas. Autorização e Acordo Este Memorando de Entendimento é um acordo entre o clube e distrito, por meio do qual o clube deverá tomar as medidas necessárias para assegurar a implementação apropriada das atividades do subsídio e o gerenciamento adequado dos fundos do subsídio da Fundação. Ao autorizar a validade deste documento, o clube concorda em cumprir todas as condições e requisitos do MDE. Em nome do Rotary Club de, os abaixo assinados concordam em cumprir todos os requisitos relacionados neste Memorando de Entendimento para o ano rotário de e notificar o Distrito _4550 do Rotary International sobre qualquer alteração às normas ou aos procedimentos relativos a tais requisitos. Presidente do clube Presidente eleito do clube Mandato...2013-14... Mandato...2014-15... Nome... Nome... Assinatura... Assinatura... Data... Data... 8
ANEXO Nº 2 (FORMULÁRIO MODELO PARA SER PREENCHIDO) FORMULÁRIO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS SUBSÍDIO DISTRITAL ROTARY INTERNATIONAL Distrito 4550 Comissão Distrital da Fundação Rotária Formulário para Apresentação de Projeto de Subsídio Distrital Ano Rotário 2013-2014 Rotary Club de: Título do Projeto: 1. Descrição do projeto: 2. Nome da Entidade Beneficiária do Projeto, CNPJ e endereço : 9
3. Quantos rotarianos estarão envolvidos no projeto e de que forma? 4. A longo prazo, qual é o impacto esperado com o desenvolvimento do projeto junto à comunidade beneficiada? 5. Quantas pessoas deverão ser beneficiadas com o projeto? 6. Quais as despesas previstas do projeto? (especificar e indicar valor orçado), informar se existe contrapartida do clube ou entidade beneficiária: Total: R$ XXX (descontar a contrapartida do clube no valor de R$ XXX) Valor Final: R$ XXXX 7. Observação: caso o projeto seja aprovado, enviar a documentação da entidade (Estatuto Social, CNPJ, Ata de eleição da última Diretoria) e dados bancários (Banco, Agência e Conta Bancária) do RC xxx para que o Distrito 4550 possa transferir os recursos financeiros. 10
8. Dirigentes do Rotary Club: Nome: Assinatura: Cargo: Presidente 2013-14 Rotary Club: Data: XX/XX/2013 Nome: Assinatura: Cargo: Secretária 2013-14 Rotary Club: Data: XX/XX/2013 9. Autorização da Comissão Distrital da Fundação Rotária: Elizabeth Araujo Cunha Presidente da Subcomissão de Subsídios, D. 4550, 2013-16 José Antonio Nascimento da Cunha Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária, D.4550, 2013-16 Autorização do Governador do Distrito 4550: Ricardo Becker Governador 2013-14 11
ANEXO Nº 2 (FORMULÁRIO PREENCHIDO PARA EXEMPLIFICAÇÃO) FORMULÁRIO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS SUBSÍDIO DISTRITAL ROTARY INTERNATIONAL Distrito 4550 Comissão Distrital da Fundação Rotária Formulário para Apresentação de Projeto de Subsídio Distrital Ano Rotário 2013-2014 Rotary Club de: SALVADOR - PITUBA Título do Projeto: Pontos Coração Paz através da amizade e do conhecimento 1. Descrição do projeto: Apoiar as atividades da obra assistencial Pontos Coração, entidade localizada em Candeias, a 40 km de Salvador, próximo à Passagem dos Teixeiras, que acolhe crianças em situação de risco, adultos e idosos, através do fornecimento de materiais e equipamentos. 2. Nome da Entidade Beneficiária do Projeto, CNPJ e endereço : Fazenda do Natal Pontos Coração CNPJ: 63.189.922/0001-09 Endereço: Caixa Postal 28 Simões Filho Bahia, CEP: 43700-000 3. Quantos rotarianos estarão envolvidos no projeto e de que forma? O Rotary Club Salvador Pituba vem somando esforços para a manutenção dos abrigados da Fazenda Natal, através do fornecimento de utensílios necessários ao funcionamento da entidade, assim como no fornecimento de cestas básicas que assegura a manutenção das famílias assistidas, além de buscar a ampliação do número de padrinhos para as crianças atendidas pela entidade, com a doação financeira mensal. Todos os companheiros do clube estão envolvidos no Projeto. 12
4. A longo prazo, qual é o impacto esperado com o desenvolvimento do projeto junto à comunidade beneficiada? Como a Associação vive de doações privadas e de trabalho voluntário, e o clube está trabalhando no compromisso de ampliar o número de doadores voluntários para assegurar a manutenção dos abrigados com contribuição financeira mensal para o custeio e manutenção dos abrigados, além de promover e/ou apoiar iniciativas da entidade visando à obtenção de receita. 5. Quantas pessoas deverão ser beneficiadas com o projeto? Ao todo, deverão ser beneficiados mais de 100 pessoas, entre crianças, adolescentes e adultos. 6. Quais as despesas previstas do projeto? (especificar e indicar valor orçado), informar se existe contrapartida do clube ou entidade beneficiária: Estão previstas a aquisição dos seguintes materiais e equipamentos: 01 fogão de quatro bocas R$ 350,00 (contrapartida do clube) 01 computador Netbook R$ 726,00 01 mini teclado multimídia R$ 19,00 01 mini mouse R$ 17,00 03 colchões de solteiro R$ 450,00 Total: R$ 1.562,00 (descontar a contrapartida do clube no valor de R$ 350,00) Valor Final: R$ 1.212,00 7. Observação: caso o projeto seja aprovado, enviar a documentação da entidade (Estatuto Social, CNPJ, Ata de eleição da última Diretoria) e dados bancários (Banco, Agência e Conta Bancária) do RC Salvador - Pituba para que o Distrito 4550 possa transferir os recursos financeiros. 13
8. Dirigentes do Rotary Club: Nome: Maria Helena Tavares Vieira Assinatura: Cargo: Presidente 2013-14 Rotary Club: Salvador - Pituba Data: 02/07/2013 Nome: Elizabeth Araujo Cunha Assinatura: Cargo: Secretária 2013-14 Rotary Club: Salvador - Pituba Data: 02/07/2013 9. Autorização da Comissão Distrital da Fundação Rotária: Elizabeth Araujo Cunha Presidente da Subcomissão de Subsídios, D. 4550, 2013-16 José Antonio Nascimento da Cunha Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária, D.4550, 2013-16 Autorização do Governador do Distrito 4550: Ricardo Becker Governador 2013-14 14