NEWSLETTER DO PROGRAMA OPERACIONAL AGRICULTURA E DESENVOLVIMENTO RURAL N Ú M E R O 11 O U T U B R O 2006 P E R I O D I C I D A D E T R I M E S T R A L 1750 E X E M P L A R E S Valores Despesa Pública até 31/10/2007 * ABLN Automatização da recolha de informação no serviço de contraste leiteiro *Dados até 30/9/2006 i-farm A exploração agrícola inteligente da sociedade da informação e do conhecimento: o projecto do futuro PÁGS 6 A 8 Cartografia automática Identificação de cortes e novas plantações florestais PÁG 9 AGRO Aposta nas tecnologias de informação PÁG 10 Gestão agrícola Novas abordagens para uma formação global PÁG 2
editorial -2- As novas tecnologias de informação são um factor importante de inovação e de fomento da competitividade quer no quadro das empresas quer das instituições sejam elas de administração, pesquisa e divulgação de conhecimento ou gestão. Hoje, são também claramente uma aposta do País no caminho da sua modernização e dos saltos de produtividade da sua economia necessários para se manter na rota europeia do desenvolvimento. Na Administração Pública a utilização das tecnologias de informação não é, infelizmente, uma prática com a generalização que os seus utilizadores mereceriam, donde resultam fracos indicadores de eficiência e, consequentemente, custos orçamentais acrescidos. Na gestão do AGRO tivemos sempre a certeza que o investimento em matéria de tecnologias de informação, onde se incluem a adopção de sistemas de informação, seria pedra basilar para que se pudessem alcançar níveis de desempenho compatíveis com a prestação de um bom serviço público aos milhares de promotores que ao Programa recorreriam (como recorreram) para modernizar as suas empresas. Também só com a sua interiorização se poderiam ter os instrumentos de organização e gestão que possibilitam a extracção, com actualidade e rigor, dados de execução e avaliação da aplicação do Programa. Infelizmente, talvez porque nos quisemos situar a um tempo de inovação, por um lado (a inovação, não esqueçamos, é um elemento de competitividade também nas Instituições públicas!) e, por outro, não temêssemos a transparência, não foi possível encontrar os parceiros que connosco colocassem um sistema de informação que servisse de instrumento fundamental a uma gestão moderna do AGRO. Resta-nos que consigamos retirar da experiência não conseguida os ensinamentos que viabilizem uma gestão do próximo Programa de Desenvolvimento Rural assente numa plataforma de comunicação e tratamento de informação compatível com as exigências de uma Administração eficiente. Todavia, algumas iniciativas recorrendo às tecnologias de informação foram desenvolvidas. Neste número da AGROCULTURA queremos mostrar exemplos de boas práticas associadas à utilização das, comumente chamadas, TCI. Estas iniciativas, uma pequena parte, fomo-las encontrar em vários projectos de investimentos que o AGRO financiou, bem como à própria estrutura de gestão onde, por exemplo, a utilização de um instrumento como a videoconferência permitiu a realização, ininterrupta, de Unidades de Gestão para decisão de candidaturas todas as semanas, demonstrando que é possível compatibilizar objectivos de diminuição de tempos de resposta sem quebra dos princípios de parceria de avaliação e decisão e fazendo-o a custos orçamentais mais baixos. Tito Rosa Gestor do Programa AGRO Editado o Relatório de Execução 2005 É um reporte preciso da evolução do Programa, fornecendo não só a informação financeira mas também a de conteúdo, permitindo o esboço do impacto do PO. Traça um quadro síntese do comportamento das principais variáveis do sector e das expectativas associadas à evolução do quadro da política agrícola, bem como os factos de incidência ambiental mais significativos. Apresenta, de forma detalhada, a tipologia dos projectos aprovados e os seus potenciais resultados, e explicita esse contributo no cumprimento dos objectivos, o estado de avanço da execução global de cada Medida a 31 de Dezembro, quer em termos de compromissos quer em termos de execução financeira. E ainda as questões ligadas à gestão e acompanhamento do Programa, e as questões do Programa associadas às políticas comunitárias. Pode ser consultado em www.programa-agro.net ou pedido por email, telefone ou fax ao Gabinete do Gestor.
O SERVIÇO DE CONTRASTE LEITEIRO DA ABLN Recolha automatizada de resultados A ABLN - Associação para o Apoio à Bovinicultura do Norte - apoiada pela Medida 10 do AGRO, implementou a automatização do sistema de recolha de informação para a realização do contraste leiteiro, que consiste na avaliação da quantidade e qualidade do leite produzido por cada uma das fêmeas de uma exploração, no decurso de sucessivas lactações. Recorrendo a métodos e meios aprovados, a nível nacional pelo MADRP, e a nível internacional pelo Comité Internacional para o Controlo da Produtividade Leiteira, o serviço de contraste leiteiro constitui uma ferramenta essencial na gestão das explorações. Os resultados obtidos contribuem ainda, no âmbito do melhoramento animal, para a escolha de reprodutores a nível nacional. Estas acções enquadram-se no programa nacional de melhoramento dos bovinos leiteiros coordenado a nível nacional pela ANABLE e pela APCRF. À Associação para o Apoio à Bovinicultura do Norte (ABLN) foi atribuída a função oficial do tratamento e apuramento dos dados do contraste efectuado no Entre Douro e Minho e Trás-os-Montes, no qual estão envolvidas as Cooperativas Agrícolas e que executam o trabalho de campo. Foram estas que ao longo de 15 anos asseguraram as provas de campo do contraste leiteiro em cada um dos concelhos das suas áreas sociais, sendo da responsabilidade da ABLN o tratamento informático de toda a informação recolhida e o acompanhamento técnico das acções dos últimos anos, cujo número de explorações e animais envolvidos tem vindo a aumentar. Com o projecto apoiado pela Medida 10 do Programa AGRO, assumiu a responsabilidade de implementar, em parceria com uma empresa especializada no desenvolvimento de software, a automatização do sistema de recolha de informação a partir das explorações aderentes ao serviço de contraste leiteiro. Pretende-se com este novo sistema, melhorar o rigor da informação já recolhida e reduzir o intervalo de tempo necessário ao seu processamento, e por outro lado incorporar nova informação na base de dados, sobre outras áreas da reprodução e do melhoramento animal. O projecto compreendeu o desenvolvimento de software e adaptação às condições de cada organização associada; a aquisição de equipamento portátil para recolha de dados de contraste leiteiro e inseminação artificial e ainda a amortização de equipamento informático utilizado no desenvolvimento do software. -3-
Sistema GEALOG for Windows O IDRHa com o apoio do AGRO construiu nos últimos anos algumas barragens que apresentam, quer em altura, quer em volume armazenado dimensões significativas. Estas obras obrigam sempre a uma gestão cuidada, entre as afluências de água e os caudais descarregados de modo a evitar inundações a jusante nas épocas de chuvas e a minorar os efeitos dos períodos secos no Verão pelo que foi considerado da máxima importância dispor em tempo real dos dados mais importantes que lhes estão associados. -4- O Regulamento de Segurança de Barragens estabelece que deverão ser previstas instalações para medição dos níveis de água e a existência de meios de telecomunicação entre a barragem e os meios de decisão. As Barragens do Sabugal e dos Minutos foram equipadas, respectivamente no âmbito dos projectos apoiados pelo Programa AGRO, com dispositivos sofisticados de medição e transmissão de dados à distância tanto no que respeita aos níveis de água na albufeira como em relação às medições climatológicas. Trata-se de um sistema inovador que, para além de permitir a recolha e armazenamento de todos os dados por um longo período permite ainda uma leitura em tempo real, conseguindo-se aceder a partir dos centros de decisão à mesma informação que se encontra na barragem. Este sistema de monitorização e armazenamento de dados utiliza software que é aplicável a todos os Data Loggers e corre nos sistemas operativos Windows nas versões XX/NT/XP. Todas as funções são activadas numa área de trabalho totalmente gráfica. O software pode ser utilizado não só directamente na estação através de um Data Logger, mas também no escritório para uma análise posterior dos dados de medição. A Estação instalada na Barragem dos Minutos apresenta medições climatológicas e udométricas nomeadamente: Precipitação, velocidade e direcção do vento; Temperatura e humidade do ar; Radiação solar; Evaporação; Nível de água. A Estação na Barragem do Sabugal apenas recolhe dados udométricos. Os dados recolhidos podem ser tratados em tabelas ou gráficos e ser importados deste sistema por outros ficheiros de acordo com a sua utilização. Este mesmo sistema tem vindo a ser implementado por outros serviços permitindo assim um acesso directo aos dados por todos os intervenientes directos, nomeadamente a entidade nacional da água - INAG. Durante estes dois últimos anos, 2004 e 2005, a Estação instalada no Sabugal teve um papel fundamental na gestão dos níveis da albufeira de modo a permitir a realização dos trabalhos na empreitada da ligação Sabugal/Meimoa. Campeã da Mota
i-farm A exploração agrícola inteligente da sociedade da informação e do conhecimento -6- A evolução que se tem verificado no campo das tecnologias de informação e comunicação, onde assistimos à colocação no mercado de capacidades computacionais crescentes em dispositivos cada vez mais pequenos, possuindo funcionalidades de comunicação sem fios, fonte de energia integrada e capacidades de actuação, vem colocar um desafio extremamente interessante ao sector agrícola. Esta realidade coloca o conhecimento agronómico no centro das atenções, uma vez que estas tecnologias não fazem mais do que ampliar as nossas capacidades de recolha e armazenamento de dados, colocando um desafio aos técnicos e empresários do sector para desenvolverem formas de converter esses dados em informação e utilizá-los nos processos de tomada de decisão do quotidiano da exploração agrícola. Neste trabalho iremos explorar o potencial das mais recentes inovações tecnológicas disponíveis no mercado para idealizar a i-farm, a exploração agrícola inteligente da sociedade da informação e do conhecimento. A i-farm será apresentada tendo como enquadramento a sua aplicação em actividades consideradas estratégicas no âmbito do Plano Estratégico Nacional para o Desenvolvimento Rural, nomeadamente a fruticultura, olivicultura e viticultura, e numa lógica de aumento da competitividade do sector agrícola, conforme previsto no Eixo 1 da referida estratégia. TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NA AGRICULTURA Num ambiente em permanente mudança e competitividade crescente, enquadrada por questões de sustentabilidade económica, social e ambiental, a agricultura tem vindo a assistir a uma evolução acelerada das tecnologias disponíveis para a sua prática. Neste contexto, uma das forças que tem vindo a fazer-se sentir com maior acuidade na sociedade em geral e no sector agrícola em particular, é sem dúvida, a revolução da informação e do conhecimento. Um dos principais vectores desta evolução, também sentida no sector agrícola, consiste na disponibilização no mercado, de forma ininterrupta, de soluções com elevada incorporação de tecnologias de informação e comunicação que promovem a recolha e disponibilização em tempo real dos mais diversos tipos de dados ao nível da exploração agrícola, devidamente georeferenciados. Entre os exemplos que se podem já hoje considerar triviais podemos destacar a informação meteorológica, edáfica, de produtividade, de utilização de factores de produção, etc., estando neste momento a surgir no mercado os chamados fito-sensores que promovem a recolha automatizada de informação sobre a própria planta. Paralelamente, e com elevado potencial de aplicação no mundo rural, temos observado uma evolução notória nos sistemas de comunicação de dados sem fios, desde o Bluetooth, passando pelo Wi-Fi, até chegar à WiMax e às mesh networks, oferecendo actualmente soluções que permitem a cobertura de grandes áreas com custos aceitáveis. Esta evolução tem vindo a ser enquadrada no que se denomina de agricultura de precisão. Este modelo de agricultura, adopta tecnologias de informação e comunicação tão distintas como: Sistemas de Informação Geográfica (SIG), Sistemas de Posicionamento Global (GPS), Detecção Remota, Tecnologias de Débito Variável (VRT), sensores diversos, telecomunicações, sistemas de apoio à decisão, etc. A Agricultura de Precisão aparece, geralmente, com dois objectivos genéricos: o aumento do rendimento dos agricultores e a redução do impacte ambiental resultante da actividade agrícola. O primeiro destes objectivos pode, por sua vez, ser alcançado por duas vias distintas mas complementares: a redução dos custos de produção e o aumento da produtividade (e, por vezes, também da qualidade) das culturas. O cumprimento do segundo daqueles objectivos está relacionado com o rigor do controlo da aplicação dos factores de produção (sobretudo, produtos químicos, atendendo às externalidades ambientais negativas que lhes estão normalmente associadas), que deverá ser feita, tanto quanto possível, na justa medida das necessidades das plantas. Após um primeiro momento em que assistimos à adopção da agricultura de precisão nas culturas arvenses e da zootécnica de precisão, em especial nas explorações leiteiras, acre-
ditamos que estamos a observar uma mudança generalizada em que esta lógica de agricultura será adoptada na generalidade das actividades agrícolas e que as decisões de utilização de factores de produção serão efectuadas a uma escala de pormenor muito mais fina, possibilitando uma maior eficiência na sua utilização. Neste contexto, num futuro não muito distante, toda a agricultura praticada será de precisão, isto é, todas as decisões tomadas e acções praticadas serão realizadas num contexto de informação intensivo e, como tal, todos os agentes do sector terão de desenvolver capacidades para, recorrendo aos mais recentes desenvolvimentos disponibilizados pelas tecnologias de informação e comunicação, poderem ser competitivos tirando partido da prática deste modelo de agricultura. Do nosso ponto de vista, a grande questão que se coloca nos dias de hoje é se existe a capacidade e o conhecimento agronómico para, com base na imensa quantidade de dados susceptíveis de serem recolhidos em tempo real, desenvolver ferramentas capazes de os transformar em informação. Neste novo ambiente o factor crítico de sucesso residirá na capacidade de, suportado por repositórios de dados das mais diversas origens, natureza e formato, fornecer aqueles que, no momento oportuno e no formato adequado, serão informação e, na interacção com o empresário, se transformam em conhecimento e o apoiem nos seus processos de tomada de decisão. Esta visão materializa-se no conceito i-farm e será ilustrado com a sua aplicação a culturas que, nas análises prospectivas de viabilidade técnica e económica num contexto de competitividade global, têm sido apontadas como clusters a explorar pela agricultura portuguesa. Estamos a referir-nos à fruticultura, viticultura e olival. I-FARM A i-farm (exploração agrícola inteligente) aplica, ao nível da exploração agrícola, o potencial da utilização integrada de soluções móveis, redes de sensores, comunicações sem fios e imagens aéreas materializado num sistema de informação georeferenciado que suporta, no campo ou no escritório, a tomada de decisão do empresário agrícola em tempo real, integrando variáveis culturais, ambientais, sanitárias, económicas, etc. A i-farm é suportada por um sistema de informação integrando de forma modular múltiplas funcionalidades, acessíveis num ponto de acesso único na Web, como sejam: Sensores de monitorização sem fios possibilitando a recolha de dados, nomeadamente: informação de contexto/ambiental (edáfica e climática) - temperatura do ar, temperatura à superfície do solo, humidade relativa do ar, humidade do solo, radiação solar, velocidade do vento, precipitação, etc. informação da planta (fito-sensores) - humectação, fluxo de seiva, variação do diâmetro do tronco, -7-
-8- temperatura da folha, dimensão do fruto, etc. Câmaras de vídeo/fotográficas sem fios para recolha de imagens e visitas virtuais à exploração; nutrientes, previsão de colheita, etc. Um outro aspecto que julgamos pertinente, consiste no cuidado de garantir que este sistema consegue «falar» com os restantes sistemas disponibilizada a possibilidade de consultar em tempo real a informação que está a ser recolhida num determinado momento, bem como visualizar sob diversas formas Assistentes pessoais digitais, integrando de informação sectoriais existentes (gráficos, tabelas, SIG, capacidades de comuni- cação/acesso à Internet, para recolha de informação de campo e acesso directo, a partir do campo, ao repositório de conhecimento/sistemas de apoio à decisão. Cobertura sem fios da exploração na exploração, como sejam a gestão de stocks, facturação, contabilidade, recursos humanos, etc. Por último, sendo suportado pelas tecnologias Internet, deverá assegurar a possibilidade de recolher, armazenar e disponibilizar informação fotografias, vídeos, etc.) o repositório de dados históricos e as tendências de evolução quando tal se justifique. Este acesso à informação será efectuado num interface amigável sempre em ambiente Web, para duas plataformas (Wi-Fi, Wimax, mesh-networks, ) com origem no ambiente ex- distintas - computadores de para suportar a recolha e secretária / portáteis e transmissão em tempo real dos dados que estão a ser monitorizados e o acesso à Intranet e Internet a partir do campo; Recolha de imagens aéreas em veículos aéreos não tripulados (UAV) para produção ALGUNS APONTADORES DE INTERESSE: Plano Estratégico Nacional para o Desenvolvimento Rural: www.gppaa.pt/drural2007-2013 Projecto da NASA na utilização assistentes pessoais digitais com ligação à Internet, com ou sem fios. No caso dos PDAs, o acesso à Internet sem fios permitirá o acesso através da própria rede local sem fios da i-farm na exploração oferecendo, assim, de cartografia de de UAVs na agricultura: a possibilidade do análise (stress hídrico, problemas fitossanitários, grau de maturação, etc.) É de referir que toda a informação recolhida possui um atributo de geo-referenciação obtido através de www.nasa.gov/centers/ames/research/ factsheets/fs-020901arc.html www.clarku.edu/faculty/herwitz Projecto da Intel na utilização de redes sem fios na agricultura: www.intel.com/technology/techresearch/ research/rs01031.htm próprio técnico / empresário aceder ao sistema quando está a realizar a sua visita ao terreno. CONCLUSÃO As tecnologias que abordámos satélites GPS. Por outro Sítio destinado a promover estão disponíveis e lado, em resultado do processamento e análise dos dados recolhidos, o sistema e suportar a utilização das tecnologias de rede na agricultura: www.farmnetworks.org temos esperança de que sejam previstas medidas de política, no âmbito do próximo oferecerá funcionalidades Equipamentos de fitomonitorização Quadro Comunitário de de controlo remoto / actuação sobre determinados aspectos da gestão das culturas envolvidas, como por exemplo a gestão da rega ou a intervenção localizada de determinada operação fitossanitária. comercializados pela Phytech: www.phytech.com Fórum WiMax: www.wimaxforum.org terno da exploração, incluindo informação Apoio, visando promover a sua adopção e utilização num contexto de melhoria da competitividade, inovação e empreendedorismo das empresas agrícolas do sector. O grande desafio consiste em criar condições para que os A lógica modular que a i-farm adopta permite assegurar a possibilidade de, a prazo, agregar ao sistema de informação sistemas de apoio à decisão de natureza diversa, como sejam ferramentas de apoio à gestão da rega, previsão de ocorrência de problemas com pragas e doenças, cálculo de necessidades de de mercado, legal, adminis- trativa, etc. O factor crítico de sucesso da i-farm será, sem dúvida, a interface que os seus «clientes», os técnicos / empresários agrícolas, terão de utilizar para aceder ao repositório de conhecimento criado. Para lidar com esta questão é empresários e técnicos, com o conhecimento necessário e espírito empreendedor tirem partido deste novo paradigma de agricultura informação/conhecimento intensiva. Miguel de Castro Neto (mneto@agriciencia.com)
MEDIDA 8.1, APOIA PROJECTO DE Utilização de imagens de satélite para cartografia automática A monitorização de cortes e novas plantações é essencial para a caracterização da paisagem e consequentemente para a definição de políticas ambientais e de planeamento e gestão do território, tal como tem vindo a ser diagnosticado no âmbito de várias iniciativas nacionais e internacionais, como por exemplo o Programa Forest Resources Assessment da FAO e o Protocolo de Kioto. O projecto «Utilização de imagens de satélite para cartografia automática de cortes e novas plantações florestais», foi desenvolvido pelo Grupo de Detecção Remota do Instituto Geográfico Português em conjunto com a Direcção-Geral dos Recursos Florestais, e financiado pelo AGRO medida 8.1. - Desenvolvimento Experimental e Demonstração. Apesar da necessidade desta informação, não existe actualmente uma monitorização frequente, sistemática e estruturada, de cortes e novas plantações florestais em Portugal. A inexistência desta monitorização frequente resulta, essencialmente, da inadaptação de técnicas mais convencionais, como por exemplo o inventário florestal por fotopontos ou a produção de cartas de ocupação de solo com base em interpretação visual de fotografia aérea. Neste projecto, propõe-se a utilização de novas tecnologias baseadas em dados de Observação da Terra (i.e., imagens de satélite) e em Sistemas de Informação Geográfica (SIG) para monitorização do coberto florestal. Por outro lado, propõe-se a aplicação de métodos automáticos para extracção de informação de imagens de satélite, em alternativa aos métodos tradicionais de interpretação visual de fotografia aérea. A metodologia proposta pretende ser não só mais económica do que as mais convencionais, mas também mais rápida e menos afectada pela subjectividade. Para a identificação de cortes e novas plantações utilizaram-se dois tipos de imagens com características diferentes, o que permite a produção de mapas com especificações técnicas diferentes. Utilizaram-se imagens IKONOS (resolução espacial de 4 m no modo multiespectral) para a produção de cartografia à escala local 1:10 000, e imagens Landsat-5 TM (resolução espacial de 30m) para cartografia à escala regional 1:100 000. A metodologia utilizada em ambos os casos baseia-se em análises multi-temporais recorrendo a técnicas de detecção de alterações, nomeadamente imagens-diferença de índices de vegetação. Assim, para cada cartografia utiliza-se uma imagem de satélite no início e outra no final do período para o qual se pretende identificar os cortes e as novas plantações. Os produtos derivados do processamento de imagem são depois submetidos a operações de generalização (e.g., agregação, eliminação, exagero) e integrados num SIG. A exactidão dos mapas produzidos foi avaliada e os resultados confirmam a adequabilidade das imagens e metodologias utilizadas para produção de cartografia de cortes e novas plantações florestais. No website do projecto implementaram-se dois demonstradores. Um demonstrador pretende ilustrar como e porque é que as imagens de satélites podem ser utilizadas para identificar cortes e novas plantações. Este demonstrador inclui um software em Java, acompanhado de um tutorial, que permite a qualquer utilizador não perito nestas áreas processar imagens para identificar cortes e novas plantações. O outro demonstrador incide na importância da monitorização dos cortes e das novas plantações florestais para actualização do inventário e de cartografia. Os demonstradores têm como objectivo a transferência e difusão de conhecimento, procurando sensibilizar os vários agentes para a importância da existência de informação clara e rigorosa sobre alterações do coberto florestal. Mário Caetano -9-
PROGRAMA AGRO Uma aposta nas tecnologias de informação -10- A aposta na qualidade dos serviços prestados é actualmente um factor de diferenciação positiva, o qual resulta de um nível de optimização dos recursos ao nível da organização e que garante que se atinjam patamares elevados de satisfação por parte de quem recorre a esses serviços. No âmbito do Programa Operacional, sendo este princípio defendido pela equipa de gestão facilmente se assumiu o compromisso de enquadrar o recurso às novas tecnologias de informação como via preferencial com o objectivo de contribuir decisivamente para a melhoria dos processos a estabelecer internamente. Entre outros objectivos definidos, destacam-se os que se ligam directamente com a optimização do nível de informação e de comunicação com as entidades (organismos públicos, privados, promotores de investimento, etc.) quer directamente associados às diferentes fases do processo de decisão de candidaturas, quer como utilizadores directos da informação gerada. Constatou-se à medida que o Programa ia desenvolvendo as suas actividades que o volume de decisões e o conjunto significativo de documentos de suporte directamente associados, determinava não só a necessidade de os procedimentos ao nível da Unidade de Gestão serem agilizados, como também ser encontrada uma solução que garantisse uma boa gestão de documentos e da informação, permitindo um acesso fácil e expedito, resultando na melhoria da capacidade de resposta às diversas solicitações. VIDEOCONFERÊNCIA No âmbito da Unidade de Gestão, entidade competente pela emissão de pareceres sobre as candidaturas das diversas medidas do programa operacional, constatou-se no decorrer de 2001 a necessidade de incrementar o número de reuniões periódicas, face ao volume de candidaturas em fase de decisão, o que permitiu abrir a hipótese de recurso à tecnologia da videoconferência. A opção foi tomada em Junho de 2001, o que permitiu a instalação final em Setembro de 2001 da videoconferência multiponto. Ultrapassada a fase inicial a qual envolveu um conjunto de adaptações técnicas de forma a viabilizar a normalidade das reuniões, em Abril de 2002 foi efectivamente implementada a solução tecnológica de videoconferência multiponto, centralizada no Gabinete do Gestor do Programa AGRO, a qual possui 8 unidades externas instaladas nas Direcções Regionais de Agricultura e no IFADAP, funcionando com recurso à rede do Ministério, a Multinet. Esta solução, que garante em simultâneo a visualização e partilha de documentos, permitiu que à distância os organismos regionais pudessem acompanhar as reuniões e intervir no processo de decisão, com vantagens quer ao nível da produtividade, menor tempo gasto em viagens, quer ao nível da optimização da tomada de decisão. Apesar de terem sido cumpridos os objectivos que levaram à implementação desta tecnologia, e que possibilitaram a realização de cerca de 100 reuniões da Unidade de Gestão e a tomada de decisão sobre mais de 7.000 candidaturas / ano, ocorreram no entanto neste processo dificuldades ao nível da estrutura da rede e da sua velocidade e por parte dos utilizadores, as quais em conjunto determinaram um nível de sucesso e de satisfação dos utilizadores inferior ao esperado. GESTÃO PELOS DOCUMENTOS No âmbito da gestão do Programa cedo se percebeu a importância do controlo e acesso eficaz dos documentos em circulação no Gabinete e que ao mesmo tempo no plano exterior as expectativas quanto à rapidez de resposta às questões associadas à decisão era elevada. Tendo como ponto de partida os critérios de qualidade nos serviços prestados, a análise da situação existente quer ao nível dos circuitos estabelecidos internamente, quer do volume crescente de documentos, determinou a implementação em Outubro de 2003, de um sistema de Gestão Documental ao qual se associou uma matriz de Business Intelligence. Tal decisão foi ainda potenciada pelo facto de a Gestão Documental ser implementada numa estrutura reduzida, cerca de 20 recursos humanos devidamente motivada para o recurso a novas tecnologias. As vantagens obtidas foram significativas, permitindo: Gerir e controlar de uma forma fácil a documentação recebida e criada no Gabinete;
Facilidade de pesquisa e disponibilização rápida da informação; Normalização de documentos; Maior celeridade e controlo na circulação de documentos associados a tomadas de decisão ou a questões colocadas por entidades externas; Agregação de informação por processos devidamente identificados; Diminuição de custos administrativos com redução significativa da circulação de papel. Em média o volume de documentos em circulação atinge anulamente os 10.000 documentos correspondendo 55 % a entradas, enquanto que os documentos internos atingem os 45%, dos quais cerca de 20% são documentos associados à decisão directa de candidaturas. Associado aos procedimentos de gestão documental foi possível desenvolver funcionalidades de gestão: Business Intelligence, designadamente a definição de processos específicos, como por exemplo os processos «Projecto» associados às candidaturas apresentadas ao programa e que reúnem informação sobre todo o processo decisório estando a ele agregados a informação financeira e os elementos (cartas, ofícios, despachos, etc.) associados à decisão. Em simultâneo foram definidos mapas e relatórios essenciais para apoiar as tarefas ao nível da gestão. A tecnologia implementada encontra-se nesta fase devidamente estabilizada, tendo sido adquiridos por parte dos utilizadores todos os princípios de funcionamento e de gestão do sistema. WEBSITE www.programa-agro.net Divulgar com eficiência e de forma universal, todos os incentivos e respectivas condições de acesso disponibilizados pelo Programa para a modernização e apoio ao desenvolvimento da agricultura Dar a conhecer os apoios existentes para a melhoria da competitividade agro-florestal e sustentabilidade rural e reforçar o potencial humano e os serviços à agricultura e zonas rurais são os objectivos básicos do site. Este espaço pretende ser principalmente um local de informação actualizada e detalhada sobre todas as medidas, acções, tipo de ajudas, taxas de cofinanciamento e requisitos de candidatura disponíveis para os diferentes sub-sectores da agricultura, constituindo-se assim num autêntico guia para utilização do AGRO. Pretende-se tornar a consulta à informação tão amigável quanto possível, para que todos possam estar a par das Medidas / Acções e facilmente encontrar a informação que procuram e assim, está organizada de forma a que o utilizador que queira aceder a uma Medida/Acção específica o possa fazer de forma simples e rápida. O site disponibiliza, de forma atractiva e através de um sistema de consulta amigável, toda a informação referente ao Programa Agro, organizada em cinco blocos temáticos: Agro, Unidade de Gestão, Centro de Informação, Medidas e Documentos. Estes blocos, no seu conjunto contêm: informação rigorosa sobre o nível de execução quer material, quer financeira do Programa na perspectiva de uma gestão transparente dos recursos públicos utilizados; informação sobre as reuniões mensais da Unidade de Gestão, nas quais são apreciadas as diferentes candidaturas ao Programa, apresentada em forma de listagem; publicações, relatórios, notícias, revista de imprensa cujos conteúdos remetam ou digam respeito ao Programa, directa ou indirectamente; informação exaustiva em cada uma das Medidas, desde a legislação aos normativos complementares; O acesso, via intranet, permite a utilização diária de ferramentas para todos os que intervêm directamente na gestão de candidaturas, possibilitando-lhes um acesso rápido e claro a todos os procedimentos a verificar numa boa gestão administrativa, técnica e financeira dos projectos em análise ou em execução. O Manual de Gestão do AGRO e todas as normas de procedimento estão disponíveis nesta área. Regista uma média de 8060 sessões/mês e permite o download de todos os documentos disponibilizando para consulta cerca de 700 informações de variadíssimas áreas de interesse. AGRO UG CENTRO DE INFORMAÇÃO MEDIDAS DOCUMENTOS Orçamento Estrutura Notícias Medida 1 Programa Resultados Calendário Publicações ( ) Complemento Estrutura de Apoio Projectos Relatórios Medida 10 de Programação Técnico (EAT) Regras Manual de Gestão Entidades de Publicitação Manual de Controlo Associadas à Gestão Imprensa Legislação Contactos Evento Circulares Ligações Normas -11-