INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 001/2012 Versão: 01 Aprovação em: 23/10/2012 Ato de aprovação: Resolução /2012 Data da aprovação: 23/10/2012 Unidade Responsável: Departamento de Controle de Patrimônio I - FINALIDADE Dispõe sobre as rotinas e os procedimentos de Controle de Bens Patrimoniais Móveis e Imóveis da Fundação Municipal de Ensino Superior de Nova Mutum- FUMESUNM. II ABRANGÊNCIA A presente instrução abrange a Fundação Municipal de Ensino Superior de Nova Mutum- FUMESUNM. III - CONCEITOS Para efeitos desta norma entende-se: Sistema Patrimonial é um Sistema a ser observado por todas as unidades da organização a fim de controlar os bens móveis e imóveis, desde aquisição, baixa, depreciação, alienação e desapropriação de bens. Bens Móveis Permanentes são aqueles que, em razão de seu uso corrente não perdem a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos de vida útil. Bens Imóveis são terrenos e edifícios com instalações permanentes. Avaliação é a atribuição de um valor monetário a itens do ativo ou passivo cuja obtenção decorreu de julgamento fundado em consenso entre as partes e que traduza, com razoabilidade, o processo de evidenciação dos atos e fatos da administração. Mensuração é o ato de constatação de valor monetário para itens do ativo ou passivo, expresso no processo de evidenciação dos atos e fatos da administração, revelado mediante a aplicação de procedimentos técnicos suportados em análises tanto qualitativas quanto quantitativas. Valor de aquisição é a soma do preço de compra de um bem com os gastos suportados direta ou indiretamente para colocá-lo em condição de uso. Valor de mercado ou valor justo é o valor pelo qual pode ser intercambiado um ativo ou cancelado um passivo, entre partes conhecidas ou interessadas, que atuam em condições independentes e isentas ou conhecedoras do mercado. Valor da reavaliação ou da redução do ativo a valor recuperável é a diferença entre o valor líquido contábil do bem e o valor de mercado ou de consenso, com base em laudo técnico. Valor recuperável é o valor de venda de um ativo menos o custo para a sua alienação (preço líquido de venda), ou o valor que a entidade do setor público espera recuperar pelo uso futuro desse ativo nas suas operações, estimado com base nos fluxos de caixa futuros trazidos a valor presente por meio de taxa de desconto (valor em uso), o que for maior.
Reavaliação é a adoção do valor de mercado ou do valor de consenso entre as partes para os bens do ativo, quando estes forem superiores ao valor líquido contábil. Na impossibilidade de se estabelecer o valor de mercado, o valor do ativo permanente pode ser definido com base em parâmetros de referência, que considerem características, circunstâncias e localizações assemelhadas. Redução a valor recuperável (impairment) é o ajuste ao valor de mercado ou de consenso entre as partes para bens do ativo, quando esse for inferior ao valor líquido contábil. É o reconhecimento de uma perda dos benefícios econômicos futuros ou potenciais de serviço de um ativo, adicional e acima do reconhecimento sistemático das perdas de benefícios econômicos futuros ou potenciais de serviço que se efetua normalmente. Valor bruto contábil é o valor do bem registrado na contabilidade, em uma determinada data, sem a dedução da correspondente depreciação, amortização ou exaustão acumulada. Valor depreciável, amortizável e exaurível é o valor original de um ativo deduzido do seu valor residual, quando possível ou necessária a sua determinação. Valor residual é o montante líquido que a entidade espera, com razoável segurança, obter por um ativo no fim de sua vida útil econômica, deduzidos os gastos esperados para sua alienação. Valor líquido contábil é o valor do bem registrado na contabilidade, em uma determinada data, deduzido da correspondente depreciação, amortização ou exaustão acumulada. Depreciação é a redução do valor dos bens pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. Amortização é a redução do valor aplicado na aquisição de direitos de propriedade e quaisquer outros, inclusive ativos intangíveis, com existência ou exercício de duração limitada, ou cujo objeto sejam bens de utilização por prazo legal ou contratualmente limitado. Exaustão é a redução do valor, decorrente da exploração, dos recursos minerais, florestais e outros recursos naturais esgotáveis. Vida útil econômica é o período de tempo definido ou estimado tecnicamente, durante o qual se espera obter fluxos de benefícios futuros de um ativo. Vida útil é o período de tempo durante o qual a entidade espera utilizar o ativo ou o número de unidades de produção ou de unidades semelhantes que a entidade espera obter pela utilização do ativo. Unidade Contábil é a entidade organizacional que possui patrimônio próprio. Ajustes de Exercícios Anteriores são considerados os decorrentes de omissões e erros de registros ocorridos em anos anteriores ou de mudanças de critérios contábeis, devendo ser reconhecido à conta do patrimônio líquido e evidenciado em notas explicativas. IV - BASE LEGAL A presente Instrução Normativa tem como base legal a Constituição Federal, Lei 4.320/64, Lei Complementar 101/2000, Lei 8.666/93, Lei Orgânica do Município e Lei de Improbidade Administrativa nº. 8.429/92, Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Publico - MCASP. V RESPONSABILIDADES 1 - Do Órgão Central do Sistema Administrativo - UCI (Unidade de Controle Interno), pela Instrução Normativa.
Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução Normativa a ser elaborada. Obter aprovação da instrução Normativa, após submetê-la á apreciação da unidade de Controle Interno e promover sua divulgação e implementação. Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa. 2 - Da Unidade Executora. Atender ás solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua aplicação, quanto ao fornecimento de informações e a participação no processo de elaboração. Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional. Manter a Instrução Normativa á disposição de todos os funcionários da unidade velando pelo fiel cumprimento da mesma. Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial, quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações. 3 - Da Unidade Central de Controle Interno UCCI. Prestar apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange á identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle. Através de atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas. Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa. VI PROCEDIMENTOS Toda aquisição de bens móveis e imóveis deverá estar previsto no PPA (Plano Plurianual), LDO (Lei de Diretrizes Orçamentárias) e LOA (Lei Orçamentária Anual). O processo de compra de bens móveis deverá ser obedecido quanto ás exigências dispostas na lei 8.666/93, observando a Instrução Normativa que dispõe sobre o sistema de compras e licitações. Para aquisição de bens imóveis que não estiver prevista nas peças de planejamento deverá pedir autorização Legislativa. 1 - Do Recebimento de Bens Móveis. O recebimento de bens pela administração pode ser através de compra, incorporação ou
através de doação e dação. Quando da chegada do bem o Departamento de Patrimônio ou equivalente deverá receber o bem para fins de conferência, tombamento e registro. Uma via da Nota Fiscal ou recibo deverá ficar em poder do Departamento de Patrimônio ou equivalente para servir de registro. A primeira via da Nota Fiscal ou recibo, quando for o caso, depois de conferidos e atestados pela Comissão Permanente de Licitação, deverá ser encaminhados ao Divisão Administrativa para fins de registro e liquidação. 2 - Do Registro de Bens Móveis e Imóveis no Sistema. O Departamento de Patrimônio ou equivalente de posse dos documentos mencionados no item anterior lançará a entrada no Sistema Patrimonial, inserindo o número do tombamento. Depois de lançado no Sistema Patrimonial os documentos serão arquivados na Divisão Administrativa. O lançamento do bem imóvel deverá ser registrado através de escritura pública registrada no CRI (Cartório de Registro de Imóveis) local, ou através de recebimento de cópias do Termo definitivo da obra. É de responsabilidade do Engenheiro comunicar o Departamento de Patrimônio ou equivalente sobre o recebimento de Termo definitivo de Obras para o devido registro. Após o lançamento cópia da escritura pública deverá ficar arquivada na Divisão Administrativa, e o original em cofre. 3 - Do Tombamento de Bens. Depois de lançado no sistema Patrimonial e gerado a etiqueta de numeração o Departamento de Patrimônio ou equivalente deverá colar a etiqueta ou plaqueta no bem. A Comissão de Patrimônio deverá certificar-se de que a identificação (plaqueta ou etiqueta de numeração patrimonial) ficou bem colada e de fácil visualização. Após o tombamento do bem será feito o termo de responsabilidade a quem irá receber o bem. Este termo deverá constar a Secretaria, o Departamento, nome, cargo e CPF do responsável que irá receber o bem. 4 - Da Transferência de Bens Móveis. Nenhum bem patrimonial poderá ser transferido de um órgão para o outro, ou de uma Unidade para outra, sem ser oficializado ao Departamento de Patrimônio ou equivalente. O oficio deverá ser enviado ao Departamento de Patrimônio ou equivalente antes da efetiva movimentação do bem mencionando a localidade para onde o bem será transferido. Os servidores responsáveis por bens, quando da sua saída por exoneração, troca de cargos ou setor, ficam obrigados a fazer prestação de contas dos bens sob sua guarda ao novo servidor que o substituirá. 5- Da Alienação, Cessão e Permutas de Bens Móveis e Imóveis. Todas as alienações, Cessões e Permutas de bens móveis e imóveis deverão obedecer ao disposto no artigo 17 da Lei nº. 8.666/93 e demais dispositivos legais. As cedências ou empréstimos de bens Móveis, pertencentes ao SAAE para terceiros somente ocorrerão quando
autorizado pela Diretoria, depois de cumprida as exigências legais e celebrado Termo de Cessão de Uso de Bens. A entidade beneficiada com o empréstimo terá tratamento de Unidade Administrativa recebedora, ficando a ficha de classificação por Órgão arquivada em seu nome. 6 - Da Baixa de Bens Móveis Considerados Inservíveis. Havendo a necessidade de fazer a baixa de um bem o responsável pela guarda do mesmo deverá solicitar ao Departamento de Patrimônio ou equivalente que tome as devidas providências. Os bens considerados imprestáveis e em desuso serão recolhidos no almoxarifado. O Departamento de Patrimônio ou equivalente deverá formalizar processo quanto aos pedidos de baixa dos bens, encaminhando para diretoria identificando-os com os devidos códigos, numerais e o estado em que o bem se encontra. A diretoria solicitará á Comissão de Patrimônio, nomeada através de Portaria, parecer sobre condições dos bens relacionados. Sendo o parecer da Comissão favorável à baixa do bem e após a homologação da diretoria, será dado aos bens o destino proposto, procedendo ao Departamento de Patrimônio seus registros de baixa. Nesta fase o Departamento de Patrimônio adotará os seguintes procedimentos: Retirará do bem o código de identificação numeral e inutilizando. Registrará no Sistema no Campo Baixa o motivo pelo o qual levou a baixa do referido bem. O descarte de bens inservíveis deverá ser realizado de maneira que não ofereça ameaças vitais ou risco ao meio ambiente. 7- Do Parecer da Comissão Patrimonial. O parecer da Comissão Patrimonial poderá ser: De doação de alguns bens; De recuperação de outros; De alienação através de Leilão Oficial; De inutilização. Em qualquer um dos casos sugeridos pela Comissão de Patrimônio, o parecer deverá ser homologado pela Diretoria Geral, e deverão ser seguidos os procedimentos adequados a cada sugestão aprovada. 8 - Da Reavaliação dos Bens Patrimoniais: A determinação de reavaliar os bens será solicitada pelo Departamento de Patrimônio ou equivalente através de Processo Administrativo e será efetuada pela Comissão de Reavaliação de Bens Patrimoniais, nomeada através de Portaria, pela diretoria; O Departamento de Patrimônio ou equivalente relacionará por Unidade Administrativa, no formulário Relação de Bens Patrimoniais, os bens sob a responsabilidade de cada uma delas, de acordo com o relatório emitido pelo Sistema de Patrimônio; A Comissão de Reavaliação de Bens Patrimoniais, a vista de cada um dos bens patrimoniais e de acordo com os critérios estabelecidos, determinará o valor de reavaliação; Para os bens móveis o critério será o seguinte:
Para os bens em bom estado de conservação, 80% do valor de mercado; Para os bens em estado regular, 50% do valor de mercado; Para os bens em mau estado, 20% do valor de mercado; Depois de efetuado o levantamento de reavaliação, será o processo encaminhado ao Departamento de Patrimônio ou equivalente que adotará as seguintes providências: Extrairá cópia das relações de avaliação; Colocará no processo o carimbo de Tombado e o enviará para a Assessoria de Contabilidade para atualizar os registros; Pelas relações de reavaliação atualizará os registros no Sistema de Patrimônio; Arquivará as relações de reavaliação na pasta de Responsáveis pela Guarda de Bens Patrimoniais da respectiva Unidade Administrativa, na pasta do movimento do mês que ocorreu a reavaliação dos bens. 9 - Das providências em caso de extravio e furto de bens: O responsável pelo setor que ocorreu o furto ou extravio dos bens deverá comunicar imediatamente a Comissão de Patrimônio, bem como a diretoria sobre a ocorrência do fato, para as respectivas providências cabíveis; Deverá, o responsável pelo setor, buscar junto a Polícia Civil a lavratura do boletim de ocorrência e encaminhar cópia juntamente com o termo de transferência para patrimônio para procedimento da baixa; Deverá ser realizado um parecer conclusivo da Comissão de Sindicância Interna. 10 Depreciação: A depreciação é o declínio do potencial de geração de serviços por ativos de longa duração, ocasionada pelos seguintes fatores: a) Deterioração física; b) Desgastes com uso; e c) Obsolescência. Em função desses fatores, faz-se necessária a devida apropriação do consumo desses ativos ao resultado do período, através da depreciação, atendendo o princípio da competência. A apuração da depreciação deve ser feita mensalmente, a partir do momento em que o item do ativo se tornar disponível para uso, ou seja, quando está no local e em condição de funcionamento. A depreciação cessa quando o ativo é baixado. Entretanto, não cessa quando o ativo se torna ocioso ou é retirado de uso. A depreciação cessará quando do término do seu período de vida útil. Nesse momento, seu valor contábil será igual ao seu valor residual, ou na falta deste, igual a zero. A partir desse momento, o bem somente poderá ser depreciado se houver uma reavaliação, acompanhada de uma análise técnica que defina o seu tempo de vida útil restante. Em função de suas características, alguns itens do ativo não deverão ser depreciados. Como exemplos de bens que não se encontram sujeitos à depreciação têm-se os terrenos e os bens de natureza cultural. A estimativa da vida útil econômica do item do ativo é definida conforme alguns fatores:
a) desgaste físico, pelo uso ou não; b) geração de benefícios futuros; c) limites legais e contratuais sobre o uso ou a exploração do ativo; e d) obsolescência tecnológica. Ao realizar a estimativa do tempo de vida útil de um determinado ativo, deve-se verificar: a) O tempo pelo qual o ativo manterá a sua capacidade para gerar benefícios futuros para o ente. b) Os aspectos técnicos referentes ao desgaste físico e a obsolescência do bem. Por exemplo, a utilização ininterrupta do bem pode abreviar a sua vida útil. c) O tempo de vida útil de um bem que possui a sua utilização ou exploração limitada temporalmente por lei e contrato não pode ser superior a esse prazo. d) A política de gestão de ativos da entidade, ao considerar a alienação de ativos após um período determinado ou após o consumo de uma proporção específica de benefícios econômicos futuros ou potencial de serviços incorporados no ativo, fazendo com que a vida útil de um ativo possa ser menor do que a sua vida econômica. e) O método de depreciação utilizado pela Unidade Gestora é o linear, que determina de acordo com a vida útil estabelecida para o bem, o valor da taxa de depreciação que deverá ser utilizada. O administrador deverá seguir a tabela de vida útil em anexo. Essa definição deve-se à necessidade de padronização de critérios dos órgãos da Administração Pública direta, autarquias e fundações públicas pertencentes ao Orçamento Fiscal e da Seguridade Social para geração de dados consistentes e comparáveis. Assim, mesmo havendo diferenças relativas às características de cada item classificado na mesma conta contábil, deverá ser aplicado o critério padrão de vida útil, devido às limitações operacionais dos sistemas, compreensão da informação e representatividade. Pelo mesmo motivo, o valor residual dos bens também será padronizado e deverá seguir o especificado na tabela Anexo 01. Em caráter excepcional, poderão ser utilizados parâmetros de vida útil e valor residual diferenciados para bens singulares, que possuam características peculiares e necessitem de critérios específicos para estipulação dos seus valores, devendo tal fato ser divulgado em nota explicativa. Ao final do período de vida útil, os ativos podem ter condições de ser utilizados. Caso o valor residual não reflita o valor adequado, deverá ser realizado teste de recuperabilidade, atribuindo a ele um novo valor, baseado em laudo técnico. Não há novo período de depreciação após o final da vida útil. Em caso de melhoria ou adição complementar relevante decorrente de incorporação de novas peças, que aumente os benefícios presentes e futuros, deverá haver nova medição da vida útil, podendo ser registrada uma nova entrada do bem no sistema de contabilidade patrimonial, reiniciando assim o controle do período da vida útil. Alternativamente, as novas peças poderão ser controladas separadamente para registro individualizado da depreciação. Caso a melhoria ou adição não seja significativa, não haverá alteração na vida útil. VII - CONSIDERAÇÕES FINAIS É de responsabilidade do Departamento de Patrimônio ou equivalente coordenar e supervisionar os serviços de recebimento, conferência, guarda e distribuição de bens permanentes no âmbito da FUMESUNM.
O Departamento de Patrimônio ou equivalente deverá manter arquivada toda a documentação pertinente ao Patrimônio, tais como portarias, decretos, leis, processos relativos a atos de incorporação, desincorporação, doação, dação permuta, alienação e desapropriação dos bens móveis e imóveis. E também deverá manter a documentação de bens móveis e imóveis que necessitam de seguro. Cabe, portanto, a todos os usuários nos diversos níveis da Administração, a responsabilidade de zelar, guardar, conservar e informar qualquer movimentação ou irregularidade com o bem público. Todo o servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda e uso, bem como pelo dano que dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, que esteja ou não sob sua guarda, seja ele responsável ou usuário do bem. As relações de termos de responsabilidades de bens adquiridos, transferidos e baixados deverão estar sempre atualizadas. O Setor de Patrimônio deverá realizar vistorias periódicas, ou no mínimo uma vez por ano, em todos os bens, a fim de certificar-se de sua existência e conservação, comunicando a Controladoria as anomalias encontradas. O responsável pelo bem deverá comunicar imediatamente ao Departamento de Patrimônio ou equivalente qualquer ocorrência tão logo constatada o extravio, roubo ou furto, dano, alterações de características, extravio da placa de identificação e saída para outro setor, alem de outras ocorrências. Ocorrendo o desaparecimento de algum material permanente, o responsável pela sua guarda comunicara o fato à Diretoria, devendo ser determinada á instauração de sindicância, de caráter reservado, a ser realizada por Comissão designada para este fim específico a fim de apurar a ocorrência. A cada final de mandato deverá ser feita uma relação completa dos bens e elaborada ata de transmissão de bens que será subscrita ambos os gestores. A controladoria Interna verificará periodicamente dentro das possibilidades, os saldos de bens da Contabilidade e do Sistema de Patrimônio para confrontação, devendo os mesmos estar de igual valor. Esta instrução entrará em vigor na data de sua publicação. Nova Mutum, 23 de Outubro de 2012. Roberto Bento Hilário Controlador Interno Prefeitura Municipal Claudia Lisiane Oro Ribeiro Ramos Diretora Geral FUMESUNM
ANEXO 01 TABELA DE VALOR RESIDUAL E VIDA ÚTIL Títulos dos Bens Vida Valor Residual Útil (porcentagem) (anos) Aparelhos de Medição e Orientação 15 10 % Aparelhos e Equipamentos de Comunicação 10 20 % Aparelhos e Utensílios domésticos 10 10 % Coleções e Materiais Bibliográficos(*) 10 0% Equipamentos de processamento de dados 05 10% Equipamentos Hidráulicos e Elétricos 10 10% Máquinas, instalações e utensílios de escritório 10 10% Mobiliário em geral 10 10% Veículos diversos 15 20% Instalações 10% Edificações 04% (*) não possui valores estipulados porque obras de arte e peças em exposição são bens que não sofrem depreciação.