A Importância da Informação Contábil no Controle Financeiro das Organizações Autora: Gizela Terezinha Garcia Soares da Silva (FCSGN) 1 Co-autor: Juliano Ciebre dos Santos (FCSGN) 2 RESUMO: O objetivo deste artigo é discutir sobre a importância no ambiente empresarial das informações contábeis no controle financeiro organizacional. Pretende-se analisar como a aplicação de um sistema de planejamento financeiro poderá contribuir nos resultados operacionais de custos que podem favorecer a aplicação de fatores de qualidade e competitividade, argumentar sobre a importância da informação contábil relacionada ao planejamento financeiro nas mudanças organizacionais, apontar as ferramentas e estratégias de controle financeiro tem gerado marcos de referência para o desempenho financeiro e orçamentário das empresas. A metodologia da pesquisa se aplica à formação de uma revisão de literatura para a formulação de quadros de referências e teorias sobre a informação contábil no controle financeiro nas organizações. As iniciativas de desenvolver esse tipo de controle financeiro poderá contribuir nos resultados operacionais de custos que podem favorecer a aplicação de fatores de qualidade e competitividade, levando-se em conta a necessidade das pequenas e médias empresas de se manterem competitivas em um cenário cada vez mais complexo. Palavras-chave: Informação contábil; Controle Financeiro; Resultados Operacionais; Planejamento Financeiro e Orçamentário. 1. INTRODUÇÃO O estudo trata de analisar a importância das informações de natureza contábil para o planejamento do controle financeiro organizacional nas condições de realizar uma gestão financeira e estratégica que exige o uso de instrumentos, metodologias e ferramentas. 1 Gizela Terezinha Garcia Soares da Silva, Graduada em Administração pela Universidade de Cuiabá (UNIC, Cuiabá-MT, 2009). Atualmente exerce a função de Técnica Judiciária do Tribunal de Justiça do Estado do Mato Grosso, lotada na Comarca de Terra Nova do Norte/MT, Travessa Lucas Toniazzo, 151, Centro, CEP: 78.505-000. E-mail: gizelass@terra.com.br. 17 de maio de 2013. 2 Juliano Ciebre dos Santos, Licenciado em Informática pela Fundação Santo André (FSA, Santo André-SP, 2004), Especialista em Informática aplicada à Educação e Mestre em Educação Desenvolvimento e Tecnologias pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (UNISINOS, São Leopoldo-RS, 2008). Atualmente docente do ensino superior na Faculdade de Ciências Sociais de Guarantã do Norte-MT, Rua Jequitiba, nº 40, Jardim Aeroporto. Cep.: 78520-000. E-mail: jciebres@gmail.com. 17 de Maio de 2013.
As informações contábeis representam uma forma de conhecimento técnico e operacional que favorecem nas ações de controle financeiro nas decisões, auxiliando a assertividade das escolhas e da aplicação de estratégias (ATKINSON et al., 2010). Sob essa perspectiva, o estudo questiona: qual a importância no ambiente empresarial das informações contábeis no controle financeiro organizacional? O pressuposto do estudo traça uma relação direta entre as ações empresariais de esforço de manutenção de sistemas de informação contábil para estabelecer as relações determinantes para uma organização de sucesso. Com as informações contábeis eficientes, os gestores podem desenvolver as estratégias a ser dirigidas aos vários setores internos das organizações, dando suporte à definição de planos estratégicos que permitam uma cenarização do patrimônio empresarial, Bruni (2011). O controle financeiro é fator estratégico que tem como foco reduzir os riscos de concordata, mas é também um aprendizado organizacional nas formas de controle e decisões financeiras importantes para manter a competitividade. O objetivo deste estudo é discutir sobre a importância no ambiente empresarial das informações contábeis no controle financeiro organizacional. Pretende-se analisar como a aplicação de um sistema de planejamento financeiro poderá contribuir nos resultados operacionais de custos que podem favorecer a aplicação de fatores de qualidade e competitividade, argumentar sobre a importância da informação contábil relacionada ao planejamento financeiro nas mudanças organizacionais, apontar as ferramentas e estratégias de controle financeiro tem gerado marcos de referência para o desempenho financeiro e orçamentário das empresas. Justificam-se os pressupostos do estudo reconhecendo-se que as informações contábeis permitem visualizar as medidas que deverão ser tomadas, na medida em que um adequado controle financeiro fornece as bases para facilitar as decisões de todos os envolvidos nas empresas. As informações reduzem as incertezas na tomada de decisões em todas as esferas da organização. A motivação para a escolha do tema repousa no reconhecimento de que atualmente as organizações dependem de controles financeiros e informações que lhes permita alcançar uma maior eficácia nos investimentos e a avaliação de retorno por meio do gerenciamento financeiro e as estimativas de capacidade de liquidez da empresa. O controle financeiro que favorece uma análise por meio de ferramentas, a exemplo do Fluxo de Caixa que favorece 2
simulações que projetam a situação real do patrimônio permitindo assim estimar os resultados dos investimentos em relação à liquidez que afeta diretamente as decisões da empresa em relação à captação de recursos e à estruturação do capital de giro (COELHO; BOTINI; WAEHNELDT, 2010). O trabalho está estruturado em quatro tópicos que tratam do tema. O primeiro tópico trata da introdução que se explora o conteúdo do estudo, os objetivos geral e específicos, a justificativa, a problemática e a estrutura do trabalho. O segundo tópico trata da importância no ambiente empresarial das informações contábeis no controle financeiro organizacional. O terceiro tópico apresenta uma visão da relevância da aplicação de um sistema de planejamento financeiro que poderá contribuir nos resultados operacionais de custos que podem favorecer a aplicação de fatores de qualidade e competitividade. No tópico terceiro argumenta-se sobre a importância da informação contábil relacionada ao planejamento financeiro nas mudanças organizacionais, apontando-se as ferramentas e estratégias de controle financeiro para o desempenho financeiro das empresas. E o quarto tópico apresenta as considerações finais apresentam uma síntese geral do tema tendo como a interpretação do pesquisador. 2. DA IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO CONTROLE FINANCEIRO ORGANIZACIONAL A valorização das informações contábeis parte de uma estratégia que tem como foco a cenarização da capacidade de liquidez da empresa para as tomadas de decisões que servem de suporte à gestão sobre uma grande diversidade de rotinas em relação ao controller gerencial. Na visão de Silva (2010, p. 27) o objetivo principal da função financeira é prover a empresa de recursos de caixa suficiente para cumprir com os compromissos assumidos, maximizando a riqueza da organização. Assim, constata-se a importância do controle contábil como instrumento do planejamento financeiro em fornecer as informações suficientes e necessárias para decisão. Paralelamente à contabilidade, e utilizando-se as informações obtidas pelos sistemas de tecnologia informacional e suas ferramentas (softwares) que fornecem informações contábeis e extra contábeis, de natureza gerencial para oportunizar às gestões uma interface entre tecnologia e controle financeiro com subsídios ao processo decisório por meio do 3
Planejamento orçamentário que serão estratégias utilizadas pelos gestores para bem conduzir seus empreendimentos. Conforme Hoji e Silva (2010, p. 47): A gestão empresarial redimensiona a importância do plano de contas, rateio de custos, movimentos de caixa, registro, controle e gerenciamento dos recursos disponíveis e das atividades da entidade (empresa), visando subsidiar, através de informações contábeis, as pessoas que tomam decisões e supervisionam as ações desenvolvidas. Considerando-se que a competitividade estimula novas estratégias que dinamizam a busca de conhecimentos internos relativos às empresas. Um sistema informacional proporciona à Contabilidade uma gama de facilidades, desde o acesso à agilização das decisões pelas simulações de lançamentos e processamentos das informações até o processo de geração de relatórios que permitem a visualização dos resultados e dos fatores ambientais com maior segurança. Segundo Iudícibus (2009, p. 36) As informações quantitativas que a Contabilidade produz, quando aplicada a uma Entidade possibilitam ao gestor uma avaliação confiável da situação financeira e a cenarização futura do patrimônio. Portanto é também importante base estratégica de apoio para avaliar o comportamento da instituição financeira, permitindo também a realização de comparações de resultados anteriores, para partir destes resultados e redefinir novos objetivos e metas organizacionais. Nesse contexto, todas as formas de informações obtidas por meio de relatórios e demonstrações contábeis que assumem uma grande relevância no contexto das decisões necessárias para iniciativas inteligíveis sobre o patrimônio empresarial, auxiliando no suporte na previsão de mutações do patrimônio na estrutura das contas como verdadeiro catalisador, inclusive de avaliar a capacidade da empresa de entrar no mercado de ações. 3. DA RELEVÂNCIA OPERACIONAL DO CONTROLE FINANCEIRO E DE SUAS FERRAMENTAS O planejamento financeiro corresponde a um conjunto de ações e providências de controles internos por meio de instrumentos e ferramentas que favorecem aos gestores agir sobre as variáveis de modo a exercer alguma influência estratégica nos resultados financeiros da organização (MORANTE; JORGE, 2008). Ross, Westerfield e Jordan (2010) avaliam a importância do processo de gestão financeira, cenarizada como um conjunto de procedimentos e ações de base administrativa e gerencial 4
que envolve a necessidade de informações contábeis precisas e de planejamento eficiente, avaliação constante dos controles nas atividades realizadas pela organização, com o objetivo de melhorar os resultados econômico-financeiros. Deve-se considerar que a iniciativa de exercer um controller efetivo sobre as atividades financeiras é sempre passível de erros, se não houve subsídios eficientes por meio de ferramentas em tarefas específicas para realizar procedimentos de gestão financeira. Neste campo de ação, Franco (2010) e Gitman (2011) declaram que nos princípios da administração de controle financeiro, as informações eficientes e precisas são fundamentais, na medida em que a falta de experiência com as informações contábeis e da carência de uma visão de futuro favorece ações e posturas inadequadas na gestão financeira pelas empresas. Gitman (2011) avalia que uma das operações mais eficazes de controller administrativo e gerencial voltado às finanças se conduz por meio da capacidade de análise das informações contábeis associadas ao planejamento financeiro. Esse gerenciamento implica em ordenamento contábil para favorecer a captação e alocação de recursos financeiros para a aplicação em investimentos, assim como gerência de crédito e cobrança. O controle financeiro implica no uso de técnicas e métodos de Contabilidade de custos e gerencial que possam dar suporte às metas de estruturação de capital de giro, sistemas informacionais contábeis que possam cenarizar uma análise, planejamento e controle financeiro das suas atividades operacionais. Silva e Lins (2010) consideram que a carência efetivamente eficiente de um controle financeiro nas empresas, geralmente são resultados diretos da falta de informações contábeis que permitam uma visualização do saldo de caixa e de um controle efetivo do fluxo de caixa. Portanto as informações contábeis são fundamentais para garantir o conhecimento do valor dos estoques existente no empresa, a noção das contas a receber e a pagar, assim como garantir uma visão do volume das despesas fixas ou financeiras. A crítica dos autores à falta de conhecimento administrativo operacional em controller se caracteriza pela falta de recursos tecnológicos (sistemas informacionais eficientes), carência de um alinhamento da estrutura organizacional que torna cada vez mais complexa as atividades de controle administrativoempresarial. 5
Figura 1: Carência de controller administrativo-operacional Fonte: Silva e Lins (2010) Morante e Jorge (2008) analisam que existem muitos erros nos procedimentos, planejamentos e princípios que as empresas adotam como modelo de controle, a carência de informações contábeis claras e corretas, o desconhecimento de custos do produto e/ou serviços em relação ao preço e às atividades de customização envolvida nos processos operacionais, a falta de conhecimentos acerca da origem dos recebimentos e da destinação das obrigações e dos custos e variações nas despesas da empresa. As gestões administrativas e gerenciais devem ter um cenário das despesas fixas e variáveis que fazem parte efetiva do ciclo de finanças nas operações executadas com o suporte de ferramentas de controle como o fluxo de caixa e todos os demonstrativos que favorecem uma compreensão do patrimônio. Deste modo para evitar erros e inadequações na implementação de controle financeiro é necessário haver um completo registro das movimentações de entradas e saídas devidamente atualizados para que possam favorecer devidamente uma visão de custos em preços de serviços e produtos. O planejamento de atividades de controle financeiro envolve o pensamento e a decisão relativa ao desenvolvimento de ações e propostas ordenadas no corpo diretivo da organização, procura viabilizar ao atingimento do planejamento financeiro proposto para a empresa. O controle financeiro é um processo de regulação por meio de planos organizacionais que envolvem necessariamente a análise de desempenho e dos resultados em relação ao grau de adequação entre as ações planejadas e os procedimentos executados (ATKINSON et al., 2010). 6
Na visão de Iudícibus (2010, p. 37): O controle financeiro estabelece diretrizes de mudanças na empresa especialmente no que concerne ao controle de ações para atingir objetivos e metas em curso e longo prazos. Essa ação permite aos gestores interpretar os dados interrnos e externos da organização e cenarizar as políticas financeiras sobre as quais a empresa deve decidir visando seu crescimento e a sua rentabilidade. O controle é uma parte essencial da estratégia de qualquer empresa. Portanto trata-se de um instrumento efetivo de controle pela sua natureza tática e operacional. O sistema de planejamento financeiro é realizado por meio de controle efetivo operacional que deverão ser executados e monitorados o desempenho na implementação de metas e objetivos financeiros da organização. De acordo com Atkinson et al. (2010, p. 76): Entende-se que o planejamento é parte integrante de ações de controle financeiro para a saída da crise concorrencial com as grandes empresas, considerando que as deficiências da correlação das variáveis do mundo econômico-financeiro estão provocando sérias imperfeições nos processos de tomadas de decisões empresariais. O planejamento da função financeira compreende um conjunto de atividades associadas à gestão administrativa e gerencial em todas as áreas da empresa. Esta função é estratégica na empresa na medida em que favorece a obtenção de um controle financeiro que facilita a alocação de recursos para a otimização da estruturação de capitais. Segundo Corbett Neto (1997, p. 117): Um dos grandes desafios às empresas se constitui na necessidade de controladoria como estratégias com uso de técnicas modernas e de recursos suficientes para o tratamento de dados financeiros confiáveis, para o suporte e controle das atividades de custos e a adequada aplicação de recursos nas organizações. O processo organizacional exige dos gestores ações como os controles internos referentes às operacionalizações envolvendo o ciclo de pagamentos ou controle contábil adequado e auditoria; controles internos envolvendo o ciclo de produção da empresa; controles internos gerais de Contabilidade e Sistemas de segurança de informação e controles internos na área tributária. Todas essas medidas organizacionais e administrativas têm a função de favorecer formas de crescimento estruturado, desenvolvendo sistemas eficientes de captação de recursos e garantindo a sustentabilidade das atividades que implicam em ações de governança corporativa nas grandes organizações e gerenciamento financeiro. Os controles efetivos auxiliam no processo de redução de riscos financeiros por meio de esforços de controle contábil, como se pode analisar na figura abaixo, um exemplo de 7
controle financeiro por meio de governança corporativa representando uma fase da regulação e da controladoria empresarial. Figura 2: Esquema de Governança Corporativa em controladoria Fonte: Corbett Neto (1997) Neste sentido, o controle financeiro faz parte efetiva de planejamento que as organizações que tem buscando um modelo de responsabilidade financeira e corporativa através de transparência com acionistas e stakeholders. O cenário de governança corporativa implica em controle financeiro por meio de instrumentos e ferramentas como a criação de Conselho Fiscal, o uso de auditorias internas, processos com investidores em relações claras e juridicamente legais, a implementação de unidades de controle interna em todos os processos, a criação de auditoria independente e ouvidoria. Nas grandes organizações desempenha uma função ou mantém um nível de influência sobre o mesmo para que obtenha o sucesso almejado com uma boa imagem institucional, para o atendimento das expectativas dos stakeholders com o aumento da eficácia através do alinhamento estratégico da organização. Pode-se definir o termo Stakeholders como um grupo de pessoas que influenciam as decisões empresariais como: Os consumidores, o Governo, as companhias de seguro, as universidades, as ONG s, os fornecedores, as comunidades locais, os cliente, funcionários, investidores que são mais diretamente afetados, além da mídia. Serafim (2009, p. 3) apresenta uma análise sobre a Teoria Stakehouder: A abordagem stakeholder procura fazer essa redefinição por meio de uma representação de empresa que a considera não apenas como uma série de transações de mercado, mas adicionalmente como um esforço cooperativo e competitivo que envolve um amplo número de indivíduos e grupos organizados. 8
Compreende-se que ao analisarem a abordagem sobre a qual se fundamenta a visão do que representa o sistema organizacional e sua interdependência do mercado extra-empresa em relação aos agentes que estão envolvidos e que influenciam as decisões. Figura 3: Stakeholders usuários de informações contábeis Fonte: Corbett Neto (1997) Todas essas rotinas administrativo-financeiras são determinadas e dependem de planos financeiros e orçamentos, atuando como mecanismos de controle, pelo qual é possível avaliar os eventos reais da posição econômico-financeira esperada por meio de monitoramento das informações que fazem parte do conjunto de valores para dar suporte à governança corporativa na aquisição eficiente de fundos e seu uso adequado nas negociações. Assim, através da determinação de um plano financeiro os gestores poderão agregar objetivos, estratégias, planos e políticas da administração. A importância do controle financeiro é dar uma resposta de transparência às expectativas de stakeholders, que necessitam de informações sobre a evolução das mudanças organizacionais na busca de resultados financeiros, que tem como foco manter um nível de alinhamento estratégico que as organizações podem atingir o nível de expectativas dos stakeholders. No atual cenário econômico, as empresas necessitam conviver com a acirrada concorrência, que implica na necessidade de estratégias organizacionais para um desempenho excelente no mercado. De acordo com Coelho, Botini e Waehneldt (2010, p. 87) O desenvolvimento de um processo gerencial requer, necessariamente, o empreendimento de um esforço sistemático dos administradores para projetar e implantar sistemas de controle e planejamento das finanças, contabilidade, padrões de trabalho e orçamentos. O planejamento é uma parte essencial da estratégia de 9
qualquer empresa que requer bom senso, um amplo conhecimento do negócio, exame de como a empresa será afetada pelas forças externas e internas. Evidencia-se que a administração financeira impõe controles efetivos que geram a necessidade de conhecimentos de como lidar com as informações, determinando uma interpretação dos dados nele contidos, para que tenham uma referência com realidade e possa auxiliar nas tomadas de decisões. Morante e Jorge (2008) consideram importante evidenciar que o controle financeiro associado às informações contábeis não devem ser simplesmente embutidos ao planejamento estratégico da empresa, na medida em que os meios efetivos de realizar um controle financeiro eficiente para atingir os objetivos da organização. Atkinson et al. (2010) considera que: Um dos grandes desafios às empresas se constitui na necessidade de controladoria como estratégias com uso de técnicas modernas e de recursos suficientes para o tratamento de dados financeiros confiáveis, para o suporte e controle das atividades de custos e a adequada aplicação de recursos nas organizações que exige dos gestores ações como os controles internos referentes às operacionalizações envolvendo o ciclo de pagamentos ou controle contábil adequado e auditoria; controles internos envolvendo o ciclo de produção da empresa. Nesse sentido, as pequenas e médias empresas que não atingiram o amadurecimento organizacional por meio da governança corporativa, precisam definir estratégias eficientes de planejamento e controle financeiro como eixo para atingir em média as oportunidades de estabelecer estratégias de natureza tática e operacional no acompanhamento do orçamento do Lucro Bruto Operacional e o orçamento das necessidades de Capital de Giro; enquanto que na fase tática a ênfase é no orçamento de caixa. Bruni (2011, p. 39) avalia que: O sistema de planejamento financeiro busca antecipar a visualização dos possíveis resultados operacionais, que deverão ser alcançados no período, considerando os aspectos relevantes de produtividade, qualidade e competitividade, que o mercado está exigindo das empresas. O planejamento nas pequenas e médias empresas de curto prazo é, na realidade, o acompanhamento dos planos de longo prazo. A diferença mais importante entre finanças de curto e longo prazo é a distribuição dos fluxos de caixa no tempo. Uma função do planejamento financeiro de curto prazo é a criação de instrumentos que norteiem o alcance dos objetivos estratégicos delineados pelo planejamento estratégico de longo prazo que tem como eixo as ações de controle financeiro-contábil. 10
A aplicação de um sistema de planejamento financeiro associado às informações contábeis favorece um detalhamento dos resultados de liquidez, gerando marcos de referência para a avaliação de desempenho e evitar surpresas em relação à estruturação do capital de giro. Para Coelho, Botini e Waehneldt (2010, p. 113): Atualmente as organizações sentem a necessidade de desenvolver sistemas de controles e informações que lhes permita maior eficiência na gestão financeira de seus recursos. As decisões são tomadas quando exigem uma determinada postura ou atitude diante de um risco ou oportunidade de negócios ou evento. As tomadas de decisões decorrem como fatos sob diversas condições favoráveis ou que representam certeza, incerteza ou fatores de risco. Nesse sentido, as pequenas e médias empresas deverão aplicar o planejamento financeiro e o controle por meio da realização de orçamentário que permite a tomada de decisões em todas as esferas da organização. Segundo Silva (2010, p. 113): Paralelamente à contabilidade, e utilizando-se das informações fornecidas pela mesma, as empresas devem produzir informação extra contábil, de naturezas gerenciais, visando melhor controle das atividades ou para subsídios ao processo decisório. Dentre estas informações gerenciais encontramos o Planejamento e Orçamento que serão estratégias utilizadas pelos gestores para bem conduzir seus empreendimentos. O planejamento financeiro nas tomadas de decisões associado às informações contábeis equivalem a uma segurança diante dos riscos, na medida em que reduz os níveis de incertezas e aumento a assertividade na tomada de decisão. Nessa perspectiva, todas as empresas devem partir da estratégia de valorização da informação contábil por meio de um sistema informatizado que possa oferecer suportes à administração. Conforme Bruni (2011, p. 57): As tomadas de decisões são fundamentais para o desempenho empresarial, que em organizações com grande maturidade fazem uso de métodos e técnicas para auferir a uma decisão apropriada diante de um evento. Existem estudos referentes ao comportamento dos gestores no momento da decisão. Nas organizações competitivas as tomadas de decisões são direcionamentos que devem ser tomadas de forma programada e não aleatória, com o desenvolvimento tecnológico se tornou possível aos gestores uma grande variedade de ferramentas que são fundamentais no processo de tomada de decisão. O uso de técnicas e métodos tem a função de nortear esse momento que exige uma determinação do que escolher ou fazer. O controle financeiro é uma estratégia em todas as organizações para favorecer o desempenho financeiro, depende diretamente de planejamento e controle efetivo do caixa com base nas 11
entradas e saídas (ativos/passivos), controle de estoque e apuração de resultados financeiros como condicionante para manter os níveis de competitividade. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS O estudo teve como finalidade demonstrar a importância no ambiente empresarial das informações contábeis no controle financeiro organizacional, levando-se em consideração que tanto as grandes organizações que possuem amadurecimento na aplicação de um sistema de planejamento financeiro para manter os níveis de transparência necessários no aprimoramento da governança corporativa e também nos casos de pequenas e médias empresas que dependem diretamente de estratégia de controle financeiro. Evidenciou-se que as pequenas e médias empresas têm maior complexidade em desenvolver ações de controle financeiro, existem muitos erros e dificuldades em aplicar os princípios de controladoria pela carência de conhecimentos na área de controle financeiro e a falta de ferramentas de geração de informação contábil mais eficiente. As iniciativas de desenvolver esse tipo de controle financeiro poderá contribuir nos resultados operacionais de custos que podem favorecer a aplicação de fatores de qualidade e competitividade, levando-se em conta a necessidade das pequenas e médias empresas de se manterem competitivas em um cenário cada vez mais complexo. Nessa perspectiva, demonstrou-se no estudo a importância da informação contábil relacionada ao planejamento financeiro nas mudanças organizacionais, em momentos de incertezas e de aprimoramento da governança corporativa que implica em estratégias de transparência com o uso de informações contábeis. Atualmente todas as organizações dependem de ferramentas baseadas em sistemas de informatização que tornem possível a facilitação das fontes e sua interpretação para a tomada de decisão. O mercado possui uma gama de ferramentas que auxiliam por meio de padrões práticos o gerenciamento financeiro aplicado às técnicas de contabilidade para serem usadas como cenário de resultados no desempenho financeiro e orçamentário das empresas. 5. REFERÊNCIAS ATKINSON, Anthony A. et al. Contabilidade gerencial. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2010. 12
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