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A série SAIBA MAIS esclarece as dúvidas mais frequentes dos empresários atendidos pelo SEBRAE nas mais diversas áreas: organização empresarial, finanças, marketing, produção, informática, jurídica, comércio exterior. DÚVIDAS OU SUGESTÕES, CONSULTE O SEBRAE 0800 570 0800 Conselho Deliberativo Presidente: Abram Szajman (FECOMERCIO) ACSP Associação Comercial de São Paulo ANPEI Associação Nacional de Pesquisa, Desenvolvimento e Engenharia das Empresas Inovadoras Banco Nossa Caixa S. A. FAESP Federação da Agricultura do Estado de São Paulo FIESP Federação das Indústrias do Estado de São Paulo FECOMERCIO Federação do Comércio do Estado de São Paulo ParqTec Fundação Parque Alta Tecnologia de São Carlos IPT Instituto de Pesquisas Tecnológicas Secretaria de Estado de Desenvolvimento SEBRAE Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SINDIBANCOS Sindicato dos Bancos do Estado de São Paulo CEF Superintendência Estadual da Caixa Econômica Federal BB Superintendência Estadual do Banco do Brasil Diretor - Superintendente Ricardo Luiz Tortorella Diretores Operacionais José Milton Dallari Soares Paulo Eduardo Stabile de Arruda Projeto e desenvolvimento - SEBRAE-SP Autor Ricardo Simões Curado Diagramação e ilustrações Ceolin e Lima Serviços Ltda. / Antonio Eder Impressão - Este material foi produzido em julho de 2009. Para utilização posterior é aconselhável verificar possíveis alterações na legislação e em aspectos tributários relacionados. GE/37.20051ª EDI. - 1ª IMP. 1º8º M
CONTROLES FINANCEIROS Introdução O objetivo do empresário é aumentar o valor do patrimônio líquido de sua empresa, que somente é conseguido com o lucro líquido decorrente de suas atividades operacionais. O lucro líquido é obtido das vendas menos o custo das mercadorias vendidas, menos as despesas variáveis, menos as despesas fixas, inclusive o pro-labore. O lucro líquido é apurado através do Demonstrativo de Resultados, cujo modelo está descrito abaixo. O lucro líquido apurado nas vendas, não significa necessariamente que está no caixa da empresa. O saldo de caixa da empresa é consequência dos recebimentos menos os pagamentos realizados. 1
O controle de recebimentos e pagamentos realizados é feito através do Fluxo de Caixa, cujo modelo está descrito adiante. O lucro líquido retido deverá aumentar o valor do patrimônio líquido da empresa. O aumento do Patrimônio Líquido está representado no aumento do Ativo (Caixa, Estoques, Contas a Receber, Imobilizado) e/ou na diminuição do Passivo (Fornecedores, Empréstimos, Contas a Pagar). A situação patrimonial da empresa deverá estar demonstrada no Balanço Patrimonial, cujo modelo está descrito adiante. O empresário precisa conhecer corretamente os números de sua empresa para que possa tomar as decisões mais adequadas para maximizar o lucro líquido decorrente de suas operações. Controles Financeiros Descrevemos abaixo os principais controles que o gestor financeiro precisa fazer para se conhecer a realidade financeira da empresa: 1. Fluxo de Caixa Objetivo: apurar o saldo disponível de caixa O fluxo de caixa poderá ser elaborado com duas finalidades: 1. Real: onde são registrados os valores reais dos recebimentos, pagamentos e apurado o saldo final real. 2. Projetado: onde são registrados os valores projetados dos recebimentos, pagamentos e apurado o saldo final projetado, possibilitando ao gestor financeiro tomar as decisões com a antecedência necessária. 2
Frequência: Diária, totalizando mensalmente. Conteúdo: 1. Saldo Inicial (igual ao Saldo Final do dia anterior) Representa todos os valores monetários que a empresa tem no início do dia, seja em bancos, em dinheiro, em cheques, em tickets etc., que existiam como saldo final do dia anterior. 2. Recebimentos Representa todos os recebimentos, decorrentes de suas vendas a vista, vendas a prazo, empréstimos, venda de ativo fixo, aumento de capital etc. 3. Pagamentos Representa todos os pagamentos, decorrentes de suas compras a vista, compras a prazo, despesas variáveis (impostos, comissões), despesas fixas (aluguel, água, luz, telefone, salários, pro-labore, manutenção, despesas financeiras), aquisição de ativo fixo, amortização de empréstimos etc. 4. Saldo Final O saldo final é decorrência do saldo inicial + total de recebimentos total de pagamentos. Representa todos os valores monetários que a empresa tem no final do dia, seja em bancos, em dinheiro, em cheques, em tickets etc. 3
Modelo do Fluxo de Caixa Itens Dia 1 Dia 2 Dia 3... Dia 31 Total 1.Saldo Inicial 1.000 2.000 3.000 1.000 2.Recebimentos 2.1.Vendas 5.000 6.000 4.000 5.000 20.000 2.2.Empréstimos 2.000 0 0 3.000 5.000 2.3. Outros 1.000 3.000 0 1.000 5.000 Total de Recebimentos 8.000 9.000 4.000 9.000 30.000 3.Pagamentos 3.1.Compras 3.000 4.000 2.000 3.000 12.000 3.2.Despesas Variáveis 1.000 2.000 1.000 2.000 6.000 3.3.Despesas Fixas 2.000 1.000 3.000 1.000 7.000 3.4.Outros 1.000 1.000 0 1.000 3.000 Total Pagamentos 7.000 8.000 6.000 7.000 28.000 4.Saldo Final 2.000 3.000 1.000 3.000 4 Considerações: O grande benefício da utilização deste instrumento de controle é a possibilidade da visualização antecipada das informações sobre a sobra ou a falta de recursos financeiros em períodos específicos, para que o gestor financeiro da empresa possa tomar as decisões adequadas em aplicar os recursos que estão momentaneamente sobrando, ou captar os recursos financeiros (empréstimos) para cobrir os recursos que estariam faltando para cumprir os seus compromissos assumidos.
2. Demonstrativo de Resultados Objetivos: 1. Apurar o lucro líquido das operações realizadas no período. 2. Comparar os resultados obtidos com os meses anteriores e, se for o caso, tomar as decisões necessárias para corrigir eventuais problemas. Frequência: Mensal Conteúdo: 1. Vendas Representa o valor de todas as vendas realizadas no período mensal, independentemente de terem sido recebidas ou não. 2. Custo das Mercadorias Vendidas Representa o valor de aquisição das mercadorias vendidas no período mensal, independentemente de terem sido pagas ou não. 5 OBS: O custo das mercadorias vendidas poderá ser calculado da seguinte forma: Estoque Inicial + Compras Estoque Final 3. Despesas Variáveis Representam as despesas a serem pagas em função das vendas realizadas, tais como impostos sobre as vendas, comissões sobre as vendas etc. 4. Despesas Fixas Representam as despesas administrativas para o funcionamento da empresa, tais como, aluguel, água, luz, telefone, salários, pro-labore, despesas financeiras, manutenção, depreciação, provisões etc. 5. Lucro Líquido Representa o valor que sobra das vendas realizadas, menos os custos das mercadorias vendidas, menos as despesas variáveis, menos as despesas fixas.
Modelo do Demonstrativo de Resultados Mês 1 Mês 2 Itens Valor % Valor % 1. Vendas 30.000,00 100% 40.000,00 100% 2. Custo das Mercadorias 15.000,00 50% 20.000,00 50% 3. Despesas Variáveis 3.1. Impostos sobre vendas 2.100,00 7% 2.800,00 7% 3.2. Comissões sobre vendas 900,00 3% 1.200,00 3% Total Despesas Variáveis 3.000,00 10% 4.000,00 10% 4. Despesas Fixas 4.1. Aluguel 2.000,00 2.000,00 4.2. Água / Luz / Telefone 1.000,00 1.200,00 4.3. Salários 4.000,00 4.000,00 4.4. Pro-Labore 3.000,00 3.000,00 4.5. Financeiras 1.000,00 800,00 4.6. Manutenção 600,00 700,00 4.7. Outras 400,00 300,00 Total Despesas Fixas 12.000,00 40% 12.000,00 30% 5. Lucro Líquido 0,00 0% 4.000,00 10% Considerações: Esse instrumento de controle possibilita ao gestor financeiro fazer uma comparação dos resultados mês a mês, evidenciando a evolução da performance das operações realizadas pela empresa, indicando-lhe as medidas que precisam tomar para maximizar o lucro líquido, tais como aumentar as vendas, reduzir o custo das mercadorias vendidas, reduzir as despesas fixas etc. 6
2.1.Controle das Vendas Para obter a informação das vendas realizadas, utilizada na elaboração do Demonstrativo de Resultados, sugerimos que a Empresa mantenha um registro das vendas realizadas diariamente, conforme modelo abaixo: Data Produto Preço de Venda (1) Custo da Mercadoria (2) Lucro Bruto (3) = (1-2) Margem Bruta (3/1) 01.04 A 100,00 50,00 50,00 50% 01.04 B 250,00 150,00 100,00 40% 01.04 C 500,00 300,00 200,00 40% Total Dia 01.04. 850,00 500,00 350,00 41% 02.04 B 260,00 150,00 110,00 42% 02.04 A 90,00 50,00 40,00 37% Total Dia 02.04 350,00 200,00 150,00 43%... 30.04 C 520,00 320,00 200,00 38% 30.04 A 280,00 180,00 100,00 46% Total Dia 30.04 800,00 500,00 300,00 37% Total Mês Abril 2.000,00 1.200,00 800,00 40% 7
Considerações: Esse controle possibilita ao Gestor Financeiro da empresa ter um acompanhamento diário das vendas realizadas, para verificar se o volume de vendas está sendo atingido, bem como se a margem de lucro bruto está sendo obtida conforme planejado. 3. Balanço Patrimonial Objetivos: 1. Apurar o valor do patrimônio líquido da empresa, o que indica a riqueza dos sócios. 2. Indicar a destinação do lucro líquido obtido na realização das operações. 8 Frequência: Mensal Conteúdo: 1. Ativo Representa todos os bens e direitos que a empresa tem no dia do balanço, tais como: 1.1. Disponibilidades Representa os valores monetários tais como: dinheiro, saldo em conta corrente em bancos, aplicações financeiras etc.
9 1.2. Duplicatas a Receber Representa o valor total das duplicatas a receber decorrentes das vendas a prazo, vencidas e a vencer. 1.3. Estoques Representa o valor dos estoques das mercadorias para serem vendidas, pelo valor de aquisição. 1.4. Imobilizado Representa o valor dos ativos fixos, tais como equipamentos, moveis e utensílios, veículos etc, pelo valor de aquisição menos o valor da respectiva depreciação. 2. Passivo Representa todas as dívidas que a empresa tem no dia do balanço, tais como: 2.1. Fornecedores Representa o valor das duplicatas a pagar, decorrentes das compras a prazo, vencidas e a vencer. 2.2. Empréstimos Representa o valor dos empréstimos a pagar, inclusive os respectivos juros, obtidos junto aos bancos, vencidos e a vencer. 2.3. Contas a Pagar Representa o valor de outras contas a pagar, tais como impostos a recolher, salários a pagar etc. 3. Patrimônio Líquido Representa o valor que pertence aos sócios da empresa, tais como: 3.1. Capital Social 3.2. Lucros Acumulados patrimônio líquido = Ativo Passivo Isto significa que, se o empresário vender/receber todos os seus ativos e pagar todo o seu passivo (dívidas), o que sobra efetivamente é igual ao valor do patrimônio líquido.
Modelo do Balanço Patrimonial 1. Ativo 2. Passivo 1.1. Ativo Circulante 2.1. Passivo Circulante 1.1.1.Disponibilidades 10.000 2.1.1. Fornecedores 50.000 1.1.2. Duplicatas a Receber 50.000 2.1.2. Empréstimos 20.000 1.1.3. Estoques 60.000 2.1.3. Contas a Pagar 10.000 Total Ativo Circulante 120.000 Total Passivo Circulante 80.000 1.2. Ativo Permanente 3. Patrimônio Líquido 1.2.1. Imobilizado 100.000 3.1. Capital Social 100.000 1.2.2. Depreciação -20.000 3.2. Lucros Acumulados 20.000 Total Ativo Permanente 80.000 Total Patrimônio Líquido 20.000 Total do Ativo 200.000 Total Passivo + PL 200.000 Considerações: O Balanço Patrimonial é uma fotografia da situação econômica-financeira da Empresa. Através do Balanço Patrimonial o gestor financeiro poderá avaliar se houve crescimento ou não da riqueza da empresa, que é representada pelo valor do Patrimônio Líquido: Se a empresa obteve lucro em suas operações, o valor do Patrimônio Líquido aumenta nesse valor. Por outro lado, em caso de negociação, o valor do Patrimônio Líquido representa o valor-base da empresa. 10
4. Controle de Estoque Objetivos: 1. Apurar o custo das mercadorias vendidas. 2. Apurar o valor total das mercadorias em estoque, possibilitando ao administrador financeiro a administração do capital de giro da empresa. Por tipo de mercadorias / produto e total do estoque. Frequência: A qualquer movimentação (entradas ou saídas). Conteúdo: 1. Entradas: Representam as mercadorias que foram compradas para serem vendidas, mencionando: 11 1.1. Quantidade 1.2. Custo unitário 1.3. Valor total (quantidade x custo unitário) 2. Saídas: Representam as mercadorias ou produtos que foram vendidas, mencionando: 2.1. Quantidade
2.2. Custo unitário médio 2.3. Valor total (quantidade x custo médio unitário) 3. Saldo: Representa o saldo das mercadorias que estão no estoque, mencionando: 3.1. Quantidade 3.2. Custo unitário médio (valor total / quantidade) 3.3. Valor total Modelo do Controle de Estoque: Produto: A Entradas Saídas Saldo Data Quanti Custo Valor Quanti Custo Valor Quanti Custo Valor dade Unitário Total dade Médio Total dade Médio Total S.Inicial 20.000 1,00 20.000 01.12 10.000 1,00 10.000 30.000 1,00 30.000 10.12 20.000 1,10 22.000 50.000 1,04 52.000 15.12 15.000 1,04 15.600 35.000 1,04 36.400 20.12 10.000 1,31 13.100 45.000 1,10 49.500 31.12 20.000 1,10 22.000 25.000 1,10 27.500 Total 45.100 37.600 Apuração do Custo das Mercadorias Vendidas: Estoque Inicial: R$ 20.000,00 + Compras (Entradas): R$ 45.100,00 - Estoque Final: R$ 27.500,00 = Custo das Mercadorias Vendidas (Saídas): R$ 37.600,00 Considerações: O Controle de Estoques dá ao gestor financeiro da empresa a informação do montante de recursos aplicados em estoques, possibilitando que o mesmo realize uma adequada administração do capital de giro da empresa, pois quanto maior for o valor dos estoques, maior será a necessidade de capital de giro para realizar as suas operações. 12
Conclusão Para ter uma adequada gestão financeira de sua empresa, o empresário precisa conhecer rigorosamente os números de sua empresa. Com base nesses números, o gestor financeiro da empresa poderá tomar as decisões e fazer os ajustes necessários para atingir os objetivos da empresa que é maximizar o lucro líquido decorrente de suas operações. Existem muitas formas da empresa registrar as suas operações e apurar o respectivo resultado. Pode ser através de computador, de livros, de caderno de notas etc., mas o importante é que haja disciplina e procedimentos estabelecidos para fazer essas anotações. Portanto, o gestor financeiro deverá elaborar esses controles financeiros que demonstrem a realidade financeira da empresa, e que lhe possibilite tomar as decisões para melhorar os resultados de sua empresa. Para maiores informações procure um escritório do SEBRAE-SP, ou através do telefone 0800.570 0800, ou através da Internet www.sebraesp.com.br 13