PROCESSO DE AUDITORIA INSTITUCIONAL Projecto de Manual Conselho Consultivo da A3ES 12.04.2011 Sérgio Machado dos Santos A3ES
Enquadramento do Projecto de Manual Análise Comparativa dos Processos Europeus para a Avaliação e Certificação de Sistemas Internos de Garantia da Qualidade Proposta de referenciais para os SIGQ Princípios orientadores para o modelo de auditoria Discussão pública (Fevereiro a Setembro de 2010) Projecto de Manual Objectivos do processo de auditoria Forma de organização e funcionamento
Princípios Orientadores Respeito pela autonomia institucional A qualidade e a garantia da qualidade são responsabilidade, em primeiro lugar, das próprias instituições de ensino superior Compete a cada IES a definição da sua política para a qualidade Papel formativo do processo de auditoria Envolvimento das partes interessadas Preocupação com a aceitação social do modelo Preocupação com o aligeiramento da carga burocrática
Âmbito e Objectivos Objecto da auditoria A estratégia institucional para a qualidade e a forma como se traduz num SIGQ eficaz e bem documentado Incide sobre os processos e procedimentos de manutenção e promoção da qualidade (e não especificamente sobre a qualidade, em si, das actividades da IES) Objectivos específicos Analisar se a política para a qualidade contempla a definição de objectivos de qualidade e as funções, actores e responsabilidades associadas ao SIGQ Avaliar os processos e procedimentos de garantia interna da qualidade Avaliar a eficácia do SIGQ (apreciação de evidências)
Áreas de Análise 1. A política institucional para a qualidade (definição e documentação) 2. Os procedimentos e estruturas de GIQ (abrangência e eficácia) em relação às vertentes nucleares da missão institucional: - o ensino e a aprendizagem - a investigação e desenvolvimento - a colaboração interinstitucional e com a comunidade - A política de gestão do pessoal - os serviços de apoio - a internacionalização 3. A articulação do SIGQ com os órgãos de coordenação e gestão 4. A participação das partes interessadas 5. O sistema de informação 6. A publicação de informação 7. A monitorização e melhoria do SIGQ 8. O SIGQ no seu todo
Critérios de Apreciação Apreciação expressa no estágio de desenvolvimento do SIGQ Inexistente Emergente (estado de desenvolvimento parcial) Em desenvolvimento (estado de desenvolvimento substancial) Consolidado (totalmente desenvolvido) Matriz de critérios de análise Critérios para cada par item / estado do desenvolvimento Critérios para decisão favorável Apreciação mínima de emergente em todas as áreas de análise Apreciação de, pelo menos, em desenvolvimento nas áreas 2.1 (ensino e aprendizagem) e 8 (o SIGQ no seu todo).
Critérios de apreciação - Exemplo Área 8: O SIGQ apreciado na globalidade Nível Em desenvolvimento (desenvº substancial) O sistema cobre a maioria das actividades da instituição São apresentadas evidências claras sobre a eficácia do sistema de garantia da qualidade na melhoria contínua das actividades Os procedimentos de garantia da qualidade constituem um todo articulado e bem definido, que funciona bem.
Organização do Processo de Auditoria Fases do processo Preparação da auditoria Auto-avaliação Visita Relatório de auditoria Decisão e divulgação do relatório Feedback e follow-up
Preparação da Auditoria Apresentação de intenção de candidatura Selecção de instituições a auditar Contratualização da auditoria Calendarização Reunião preliminar - Clarificar aspectos sobre a auto-avaliação e documentação a apresentar - Pode incluir um Seminário interno
Relatório de Auto-avaliação Itens de natureza descritiva Descrição muito sintética Anexo: Manual da Qualidade ou documento(s) equivalente(s) Itens de natureza analítica Auto-apreciação, fundamentada, em relação a cada item SWOT Aspectos identificados para melhoria e medidas iniciadas ou implementadas Acesso a material on-line na IES
Visita e relatório Visita de auditoria Em princípio, dura dois dias e meio Termina com apresentação de relatório oral Relatório de auditoria Parte introdutória Resultados da apreciação, por item Síntese de pontos fortes e boas práticas Recomendações para melhoria Conclusão fundamentada sobre cumprimento de requisitos para a certificação Após a decisão final do Conselho de Administração, o relatório é publicado na página da Agência
Feedback e follow-up Feedback Feedback dos intervenientes (aferição e melhoria do modelo) Follow-up Relatório breve de follow-up 18 meses após a auditoria Acompanhamento de relatórios anuais Possibilidade de um Seminário a meio do ciclo
Regime Experimental - Calendarização Preparação do Manual de Auditoria Institucional Discussão do projecto e recolha de sugestões: Abril a Junho Aprovação e difusão: Julho Aplicação em regime experimental (datas a discutir) Convite às IES para apresentação de interesse: Setembro Apresentação de declaração de interesse: Outubro e Novembro Preparação pela A3ES e formação da Comissão: Novembro a Janeiro Workshop com as IES participantes: Janeiro Encontro preliminar: Fevereiro Submissão dos relatórios de auto-avaliação: Abril Visita às IES: Junho a Setembro Relatório final: Novembro