(1.ª Edição 2008) Sector de Arquivo Municipal
ÍNDICE Introdução... pág. 3 1. Actividades e objectivos cumpridos em 2004.. pág. 4 2. Actividades e objectivos cumpridos em 2005.. pág. 5 3. Actividades e objectivos cumpridos em 2006.. pág. 6 4. Actividades e objectivos cumpridos em 2007.. pág. 8 5. Actividades e objectivos de 2008..... pág. 9 6. Actividades e objectivos gerais em curso... pág. 12 7. Actividades e objectivos a curto/médio prazo. pág. 12 Conclusão. pág. 13 Anexo 1 Tabela de Registos da Base de Dados.. pág. 14 Anexo 2 Tabela de Tarefas de Rotina.... pág. 15 Anexo 3 Gráfico de Entrada de documentos.... pág. 16 Anexo 4 Gráfico de Saída de documentos... pág. 17 Anexo 5 Gráfico de Informações Internas.. pág. 18 Anexo 6 Gráfico de Substituição de UI s... pág. 19 Anexo 7 Gráfico de Registo Informático de Documentos.... pág. 20 Anexo 8 Gráfico de Digitalizações... pág. 21 Anexo 9 Gráfico de Atendimentos/Consultas... pág. 22 Página 2 de 22
Introdução O presente relatório descreve as actividades mais relevantes, tarefas e objectivos cumpridos, e, em curso, pelo Sector de Arquivo Municipal da Lourinhã 1 (SAM), entre Março de 2004 e Agosto de 2008. O objectivo deste relatório visa materializar a necessidade de reunir um vasto conjunto de dados quantitativos e informação técnica produzida em diversos documentos de trabalho não relacionados. A elaboração deste documento contou com a participação de toda a equipa do SAM, presentemente constituída pelos seguintes funcionários: João Filipe Venâncio, João Paulo Silva e Valter Bernardes. A opção por balizar o início do relato das actividades do SAM em Março de 2004 devese ao facto de aquela data coincidir com o arranque do processo de implementação de um sistema integrado de gestão de documentação/informação de arquivo. Intenção esta materializada com o intuito de garantir um maior controlo do Arquivo Municipal da Lourinhã no que concerne aos aspectos directamente relacionados com o circuito documental, e, também, no que respeita aos diversos óbices paralelamente diagnosticados em matéria de conservação/preservação e instalação física dos documentos. Na sequência de diversas reuniões ocorridas em Março de 2004 entre o Chefe da Divisão Administrativa Dr. Aires Escalda e o técnico de arquivo contratado para o efeito João Filipe Venâncio decidiu-se iniciar o referido processo pela avaliação, selecção e eliminação documental. Para aquela tomada de decisão, e, também, no que concerne a diversos aspectos técnicos e legais que posteriormente se colocaram, nunca será demais relembrar o precioso apoio externo facultado pelo inexcedível Prof. Doutor Carlos Guardado da Silva 2. 1 Unidade orgânico-funcional hierarquicamente tutelada pela Divisão Administrativa da Câmara Municipal da Lourinhã. 2 Técnico Superior Assessor do Arquivo Municipal de Torres Vedras e Prof. da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa. Página 3 de 22
Num primeiro plano deste relatório, apresenta-se uma espécie de memória descritiva de todos os objectivos e actividades mais relevantes realizadas pela equipa do SAM no período compreendido entre Março de 2004 e Agosto de 2008, bem como das actividades e objectivos gerais em curso, e, dos objectivos a atingir a curto/médio prazo. Num segundo plano, e considerando a quantidade de dados quantitativos relativos a um vasto conjunto de tarefas diariamente registadas apenas a partir de Novembro de 2006, entendeu-se oportuno proceder a um prévio tratamento estatístico no sentido de simplificar a representação e a leitura dos mesmos neste documento. Por conseguinte, apresentam-se então de seguida os objectivos cumpridos, e em curso, bem como todas as actividades e tarefas conexas realizadas pela equipa do SAM no período inicialmente mencionado. 1. Actividades e objectivos cumpridos em 2004 1.1 Avaliação documental de 770 metros lineares no depósito antigo + 323 metros lineares no edifício actual = 1.093 metros lineares de documentação avaliada (1860 2005); 1.2 Execução de 2 Autos de Eliminação, em 2004, com parecer técnico favorável do IAN/TT 3 ; 1.3 420 Metros lineares de documentação eliminada = 950 kg de papel; 1.4 Execução de diversas operações logísticas que conduziram à concentração do Fundo documental, e à subsequente centralização das actividades e tarefas de gestão e organização técnica-arquivística num único edifício/espaço de trabalho; 1.5 Elaboração do projecto de «Regulamento do Arquivo Municipal da Lourinhã», publicado em Diário da República em Março de 2007; 1.6 Montagem de estantes de arquivo. 3 Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo, actualmente designado por Direcção Geral de Arquivos (DGARQ) órgão máximo responsável pela política arquivística nacional. Página 4 de 22
2. Actividades e objectivos cumpridos em 2005 2.1 Implementação de diversas medidas e instrumentos de normalização e controlo da circulação de documentos sob custódia do SAM, em termos de transferências, empréstimos e devoluções, nomeadamente, os formulários «Guia de Remessa» e «Requisição Interna de documentos»; 2.2 Reorganização física/intelectual do «arquivo intermédio» de processos sem licença de utilização da Secção Administrativa de apoio à DOTU através da implementação de um novo modelo de caixas reforçadas com lombadas de identificação específicas para os Processos de Obras Particulares; 2.3 Apoio técnico na organização, acondicionamento e identificação de documentos/processos produzidos pelos diversos serviços; 2.4 Apoio e coordenação das operações (posteriormente regulamentadas) de transferência de remessas de documentação para o SAM; 2.5 Reorganização física/intelectual da série documental de Processos de Obras Particulares c/ licenciamento, e da respectiva subsérie idem Sem licenciamento substituição das respectivas unidades de instalação e de acessórios abrasivos para os documentos; 2.6 Reestruturação da base de dados e implementação de um formulário de pesquisa associado à mesma; 2.7 «Subsídios para um projecto de construção de um novo edifício (Maio de 2005)» ver informação 94/2005; 2.8 Realização do primeiro estágio de apoio à investigação e pesquisa documental, celebrado ao abrigo de um protocolo firmado entre a CMLNH e o Grupo de Estudos e Pesquisas Subaquáticas (GEPS) de Peniche, nos quais participaram, em momentos distintos, dois grupos de estudantes do curso de História, variante de Arqueologia, das Universidades de Coimbra e de Lisboa (ver colecção de fotografias digitais do SAM). 2.9 Montagem de estantes de arquivo. Página 5 de 22
3. Actividades e objectivos cumpridos em 2006 3.1 Elaboração/implementação de um Plano de Classificação Documental (PCD), e de um conjunto de orientações sobre o registo, classificação, encaminhamento e organização física e intelectual de documentos/processos. Este processo foi articulado com a implementação do software de gestão documental (SGD) existente, desenhado pela empresa AIRC; 3.2 15000 Processos de Obras Particulares registados informaticamente e, uma grande parte dos mesmos, devidamente acondicionados/identificados (Março de 2006); 3.3 Implementação de diversas medidas de conservação e preservação documental, numa dupla vertente: correctiva e profilática: 3.3.1 Anulação das portas de madeira de acesso às áreas de depósito: favorece uma melhor circulação de ar; reduz o excesso de materiais combustíveis existentes no seio do edifício existente; 3.3.2 Isolamento do espaço físico face à luminosidade natural proveniente do exterior; 3.3.3 Higienização e reacondicionamento de documentos que apresentavam indícios de degradação acentuada; 3.3.4 Calafetagem das portas, janelas e dos fumeiros das chaminés das cozinhas, nas quais foram identificados dejectos de pássaros, bem como um destes espécimes morto e em avançado estado de decomposição junto a algumas unidades documentais em depósito; 3.3.5 Separação e isolamento de documentação afectada pela acção de bibliófagos; 3.3.6 Implementação de 4 aparelhos de extracção e controlo/medição da humidade relativa e da temperatura; 3.3.7 Delimitação sinalizada das áreas de depósito com acesso restrito; 3.3.8 Substituição de diversas unidades de instalação (ver dados na tabela e respectivo gráfico estatístico; 3.3.9 Higienização regular das áreas de depósito; 3.3.10 Implementação de uma nova rotina de limpeza geral do edifício, com um aspirador com filtro e depósito de água integrados; Página 6 de 22
3.3.11 Limpeza da estanteria e escovagem dos documentos com trinchas de pelo macio, de modo a não danificar as espécies e a sua pigmentação; 3.3.12 Extracção de elementos acessórios aos documentos que apresentem indícios de ferruginosidade (clipes e agrafos), propondo a todos os serviços a sua substituição por congéneres plastificados. 3.4 Maximização da capacidade de armazenamento nas áreas de depósito do SAM: 3.4.1 Aquisição de módulos de estanteria metálica com bastidores suplementares para todos os níveis de prateleiras, de modo a evitar que as unidades de instalação dos documentos ficassem em contacto directo com a parede, mantendo as prateleiras inferiores a uma distância de 10 cm do chão e ligeiramente acima dos rodapés; 3.5 Elaboração de uma proposta de cooperação entre o SAM e os Bombeiros Voluntários da LNH, com o intuito de desenvolver um «sistema de segurança» para o edifício do Arquivo Municipal existente (ver informação 157/2006); 3.6 Elaboração/implementação de um formulário em Excel com fórmulas automáticas de cálculo, designado por «Ficha de Produtividade», com o intuito de se conservar um registo diário actualizado de todas as tarefas de rotina passíveis de serem quantificadas (Novembro de 2006); 3.7 Realização do segundo estágio de apoio à investigação e pesquisa documental, celebrado ao abrigo de um protocolo firmado entre a CMLNH e o Grupo de Estudos e Pesquisas Subaquáticas (GEPS) de Peniche, (ver colecção de fotografias digitais do SAM). 3.8 Informatização dos processos de obras particulares com licenciamento compreendidos entre os anos de 1995-1996; 3.9 Acondicionamento dos processos de obras particulares sem licenciamento compreendidos entre os anos de 2000-2005; 3.10 Reinstalação física dos processos de obras particulares compreendidos entre os anos de 1994-1996. Página 7 de 22
Nota: Sobre a evolução do conjunto de tarefas de rotina registadas diariamente nas fichas individuais de produtividade, desde Novembro de 2006, ver representação gráfica/estatística em anexo ao presente. 4. Actividades e objectivos cumpridos em 2007 4.1 Elaboração do Relatório de «Diagnóstico ao Edifício do Arquivo Municipal» no qual se abordam os seguintes aspectos: 4.1.1 O Arquivo Municipal da Lourinhã: Visão, Missão e Valores; 4.1.2 Localização e factores ambientais exógenos; 4.1.3 Caracterização do actual edifício: configuração interna do espaço; 4.1.4 Deficiências ergonómicas; 4.1.5 Agentes de deterioração identificados; 4.1.6 Capacidade de armazenamento; 4.1.7 Volume total da documentação existente; 4.1.8 Previsão do crescimento anual; 4.1.9 Propostas de intervenção e medidas de prevenção em curso; 4.1.10 Subsídios para um projecto de construção de um novo edifício. 4.2 Higienização, acondicionamento e identificação da íntegra da colecção dos livros de Actas da CMLNH contidas na sala 4 do depósito 2 do SAM; 4.3 Reorganização do espaço físico de arquivo intermédio do corredor de acesso interno aos serviços da Secção de Expediente Geral e ao Sector Administrativo de Águas, do edifício dos Paços do Concelho, cujo resultado se materializou na maximização da capacidade de instalação e armazenamento daquele espaço; 4.4 Desenvolvimento de diversas acções e metodologias de trabalho com vista à preparação do SAM e de outros serviços da CMLNH para a certificação da Qualidade, a saber: 4.4.1 Participação em 220 horas de formação 4 sobre «Gestão da Qualidade» ministradas pela empresa PriceWaterHouseCoopers no âmbito do «Projecto de 4 Na sequência de diversas irregularidades técnico-pedagógicas oportunamente denunciadas por parte de um grupo de formandos da CMLNH, grande parte das acções ministradas em 2007 foram repetidas em 2008. Página 8 de 22
Modernização Administrativa e Simplificação dos Serviços (MASS)» da CMLNH; 4.4.2 Elaboração de fluxogramas e mapeamento de processos; 4.4.3 Preenchimento de diversos questionários directamente associados aos processos mapeados; 4.4.4 Participação em diversas reuniões de trabalho com o Sector de Modernização Administrativa (SMA), para definição de metodologias de trabalho e avaliação qualitativa das referidas acções de formação; 4.5 Higienização, acondicionamento, identificação e reinstalação dos processos de obras particulares com alvará compreendidos entre os anos de 1984-1992; 4.6 Higienização, acondicionamento, identificação, reinstalação e informatização dos processos de obras particulares com alvará compreendidos entre os anos de 1964-1965; 4.7 Reinstalação da subsérie de processos de «informações prévias favoráveis» na subsérie de «processos de obras particulares sem alvará», dos anos de 1995-1999; 4.8 Informatização dos processos de obras particulares com alvará de 1988-1997; 4.9 Montagem de estantes de arquivo. Nota: Sobre a evolução do conjunto de tarefas de rotina registadas diariamente nas fichas individuais de produtividade, desde Novembro de 2006, ver representação gráfica/estatística em anexo ao presente. 5. Actividades e objectivos de 2008 5.1 Avaliação do estado da documentação da Secção de Recursos Humanos afectada pela ruptura de canalização de água no edifício da CMLNH; 5.2 Reformulação do Modelo «Ficha de Produtividade»; 5.3 Implementação de um formulário interno em Excel para efeitos de «Registo de Assiduidade» dos funcionários afectos ao SAM; Página 9 de 22
5.4 Recolha e transporte de documentos transferidos do Sector de Administrativo de Águas para o Sector de Arquivo Municipal; 5.5 Proposta de desmaterialização de todos os Registos derivados das aplicações AIRC (vide Inf.2/2008); 5.6 Reestruturação da arquitectura das Bases de Dados do SAM criação de duas novas bases de dados: 1) processos de obras municipais; e 2) processos de funcionários desvinculados; associação de novos formulários de registo e pesquisa (mais intuitivos); menus de navegação e pesquisa; campos de hiperligação para ficheiros de imagem; inserção de novos comandos e programação de macros de procedimentos; e, relacionamento integrado de tabelas com expressões predefinidas; 5.7 Apoio ao Sector de Acção Social nas operações de identificação e etiquetagem de caixas de documentação transferidas para o SAM; 5.8 Recolha de documentos transferidos pela Tesouraria, Secção de Recursos Humanos e do Sector de Acção Social; 5.9 Recolha de documentação relativa a projectos de Obras Públicas/Municipais da LNH contidas no entretanto extinto Gabinete de Apoio Técnico (GAT) de Torres Vedras (TVD); 5.10 Reorganização da série «Documentos de Despesa» instalada na Sala 1 da Área de Depósito 2 do SAM; 5.11 Participação em 439 horas de formação sobre «Gestão da Qualidade» ministradas pela empresa PriceWaterHouseCoopers no âmbito do «Projecto de Modernização Administrativa e Simplificação dos Serviços (MASS)» da CMLNH; 5.12 Reformulação dos formulários «Requisição Interna», «Requisição Externa» e «Guia de Remessa»; 5.13 Colaboração activa com o SMA no «Projecto de Reorganização dos Serviços da CMLNH»; Página 10 de 22
5.14 Recolha de diversa documentação e estanteria remanescente do edifício dos Paços do Concelho para o SAM, na sequência do processo supra; 5.15 Hiperligação e identificação dos ficheiros de imagem (PDF's) digitalizados de processos de obras particulares de 1980 2004 à base de dados; 5.16 (Des)montagem de diversas estantes de arquivo no edifício da CMLNH; 5.17 Elaboração de uma candidatura a financiamentos da Gulbenkian, para o apoio a projectos de recuperação, tratamento e organização de acervos documentais com relevante interesse; 5.18 Apoio à pesquisa do Dr. Raphael Costa da McMaster University do Canadá - investigação sobre o Mercado Municipal da LNH, de 16 de Junho a 24 de Julho (para mais informações ver os seguintes documentos: Ensaio académico e carta de gratificação enviados pelo próprio, bem como troca de e-mails); 5.19 Reorganização de diversas séries documentais instaladas na área de depósito 2 do edifício do SAM; 5.20 Elaboração de um "carimbo digital" para efeitos de autenticação de cópias de documentos convertidas em PDF; 5.21 Alargamento do atendimento ao público para efeitos de pedidos de pesquisa e consulta/reprodução de documentos de Processos de Operações Urbanísticas (Julho de 2008) serviço anteriormente garantido pela Secção Administrativa de Apoio à DOTU; 5.22 Formação e acompanhamento dos dois estágios nos meses de Julho e Agosto de 2008, no âmbito do PROJOVEM; 5.23 Revisão do Plano de Classificação Documental (em curso); 5.24 Organização e informatização da série «processos de obras publicas/municipais» relativamente aos anos 1950-2000 (em curso); Página 11 de 22
5.25 Elaboração de uma proposta para execução de um página on-line do SAM, com informações sobre os serviços prestados e scan s de documentos com interesse histórico (por cumprir); 5.26 Implementação do software ARQBASE, para a gestão/descrição do arquivo histórico (por cumprir); 5.27 Elaboração de «Instruções de trabalho» associadas a cada um dos processos mapeados pelo SAM (por cumprir). Nota: Sobre a evolução do conjunto de tarefas de rotina registadas diariamente nas fichas individuais de produtividade, desde Novembro de 2006, ver representação gráfica/estatística em anexo ao presente. 6. Actividades e objectivos gerais em curso 6.1 Informatização dos Processos de Operações Urbanísticas (com e sem licenciamento) 1930-2008 (em curso); 6.2 Digitalização dos tipos de plantas mais solicitadas da série de Processos de Obras Particulares de 1960-2007 (em curso); 6.3 Informatização dos Processos de Obras Públicas/Municipais (em curso); 6.4 Substituição integral das unidades de instalação (em curso); 7. Actividades e objectivos a curto/médio prazo 7.1 Digitalização da colecção de Actas das Reuniões da CMLNH; 7.2 Digitalização das Plantas dos Processos de Obras Públicas/Municipais; 7.3 Revisão do Regulamento do SAM; 7.4 Elaboração de um Inventário; 7.5 Ampliação das áreas de depósito do Arquivo Municipal. Página 12 de 22
Conclusão Por fim, importa acrescentar que a partir do final de 2009, tendo como base os dados estatísticos entretanto coligidos, será possível determinar quer o «Índice anual de organização», quer o «Índice anual de movimentos» do SAM, recorrendo-se a duas fórmulas especificamente elaboradas para o efeito. De referir ainda que apesar de todas as dificuldades diariamente sentidas pela equipa do SAM em termos de condições físicas de trabalho que, inevitavelmente, prejudicam o desempenho das suas tarefas de rotina e, mais recentemente, no que toca ao atendimento/consultas 5 e digitalização de documentos de grandes formatos, face à ausência de espaço útil para executar aquelas operações o profissionalismo que se manifesta no esforço e dedicação permanente dos funcionários do SAM são, de facto, o principal referencial de um sector que ambiciona a Qualidade e o reconhecimento da sua prestação como um serviço de excelência. A evidência das afirmações supra, poderão ser pois deduzidas do trabalho efectuado ao longo destes últimos quatro anos, e, dos objectivos que se pretende atingir a curto/médio prazo, tal como se procurou demonstrar neste relatório. 5 Tendo em conta o aumento exponencial que se tem vindo a verificar na prestação deste serviço. Página 13 de 22
ANEXO 1 Registos nas Bases de Dados Bases de Dados N.º de registos* Processos de Obras Particulares 23690 Processos de Obras Públicas/Municipais 272 Processos Individuais de Funcionários Desvinculados 388 N.º total de registos 24350 * Dados contabilizados em 2008-08-26, 17h.12 mm Página 14 de 22
ANEXO 2 Tabela de Tarefas de Rotina 6 Tarefas Totais 2006* 2007 2008** Transferências 56 578 522 Entrada de Documentos Devoluções 123 1148 534 Saída de Documentos Empréstimos 164 1185 491 Enviados por e-mail 0 47 343 Não-Localizados 0 0 43 Informações Não-Devolvidos 0 0 22 Dados não coincidentes 0 0 24 Pesquisas Avulsas 42 183 4 Substituição de UI's Capas 14 767 120 Caixas 135 1145 95 Processos de Operações Urbanísticas 367 3139 2179 Processos de Obras Municipais 0 0 320 Registo Informático de Documentos Documentos do Gabinete do Eng.º Matos 0 1013 0 Digitalizações Processos de Operações Urbanísticas 0 320 953 Processos de Operações Urbanísticas 6 73 114 Documentos de despesa 0 0 0 Livro de Registo de Facturas 0 0 0 Actas das Reuniões da Câmara Atendimentos/consultas Municipal 0 5 21 Processos de Obras Municipais 0 0 31 Correspondência Recebida 0 1 1 Correspondência Expedida 0 0 1 Livros de Registo de Requerimentos 0 0 1 *Dados relativos apenas aos meses de Novembro e Dezembro. **Dados recolhidos apenas até ao mês de Agosto. 6 Dados extraídos dos registos diários das «Fichas de Produtividade» de cada um dos funcionários afectos ao SAM. Página 15 de 22
ANEXO 3 Entrada de Documentos 1200 1148 1000 800 600 578 522 534 Transferências Devoluções 400 200 123 56 0 2006* 2007 2008** *Dados relativos apenas aos meses de Novembro e Dezembro. **Dados recolhidos apenas até ao mês de Agosto. Página 16 de 22
ANEXO 4 Saída de Documentos 1200 1185 1000 800 600 491 Empréstimos Enviados por e-mail 400 343 200 164 0 47 0 2006* 2007 2008** *Dados relativos apenas aos meses de Novembro e Dezembro. * *Dados recolhidos apenas até ao mês de Agosto. Página 17 de 22
ANEXO 5 Informações Internas 45 43 40 35 30 25 20 22 24 Não-Localizados Não-Devolvidos Dados não coincidentes 15 10 5 0 0 0 0 0 0 0 2006* 2007 2008** *Dos anos de 2006 e 2007 não existem registos destas tarefas. Página 18 de 22
ANEXO 6 Substituíção de UI`s 1200 1145 1000 800 767 600 Capas Caixas 400 200 135 120 95 14 0 2006* 2007 2008** *Dados relativos apenas aos meses de Novembro e Dezembro. **Dados recolhidos apenas até ao mês de Agosto. Página 19 de 22
ANEXO 7 Registo Informático de Documentos 3500 3139 3000 2500 2179 2000 1500 Processos de Operações Urbanísticas Processos de Obras Municipais Documentos do Gabinete do Eng.º Matos 1013 1000 500 367 320 0 0 0 2006* 2007 2008** 0 0 *Dados relativos apenas aos meses de Novembro e Dezembro. **Dados recolhidos apenas até ao mês de Agosto. Página 20 de 22
ANEXO 8 Digitalizações 1000 953 900 800 700 600 500 Processos de Operações Urbanísticas 400 320 300 200 100 0 0 2006* 2007 2008** **Dados recolhidos apenas até ao mês de Agosto. Página 21 de 22
ANEXO 9 Atendimentos/consultas 120 114 100 80 73 Processos de Operações Urbanísticas Documentos de despesa Livro de Registo de Facturas 60 Actas das Reuniões da Câmara Municipal Processos de Obras Municipais Correspondência Recebida 40 20 21 31 Correspondência Expedida Livros de Registo de Requerimentos 0 6 5 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 2006* 2007 2008** *Dados relativos apenas aos meses de Novembro e Dezembro. **Dados recolhidos apenas até ao mês de Agosto. Página 22 de 22