2013 MANUAL DO PETICIONAMENTO ELETRÔNICO Via Sistema de Automação da Justiça (SAJ) DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL Homero Lupo Medeiros Defensor Público de Primeira Instância
SUMÁRIO I - CONSIDERAÇÕES INICIAIS...2 II VISÃO GERAL DO PROGRAMA...5 III COMO CRIAR MODELOS DE PETIÇÃO...8 IV ACESSO AOS AUTOS REMETIDOS À DEFENSORIA PÚBLICA...12 V COMO VIZUALIZAR E PETICIONAR NOS AUTOS COM CARGA PARA A DEFENSORIA...14 VI ANEXANDO DOCUMENTOS NAS PETIÇÕES...20 Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 1
I - CONSIDERAÇÕES INICIAIS O Judiciário do estado de Mato Grosso do Sul (TJMS) ocupa posição de destaque no cenário nacional em termos de tramitação eletrônica de processos judiciais. Em todas as comarcas do Estado, no primeiro e segundo grau de jurisdição, já foi implementado o sistema de processo eletrônico, tornando compulsória a petição eletrônica, salvo exceções pontuais. Inclusive, em algumas Comarcas sequer existem autos físicos, pois todo o acervo do Juízo foi digitalizado pelo cartório. Neste Estado, o programa utilizado pelo TJMS é o Sistema de Automação da Justiça (SAJ), desenvolvido pela SOFTPLAN, e não o sistema criado pelo Conselho Nacional de Justiça chamado de Processo Judicial Eletrônico (PJe). Em termos de Defensoria Pública, o trabalho com o processo eletrônico é desenvolvido em duas plataformas distintas, a saber: o SAJ propriamente dito e o Portal de Serviços (E-SAJ). O primeiro sistema é utilizado apenas para elaboração e protocolo de petições intermediárias (interlocutórias), cujos autos foram entregues à Defensoria Pública com vista. Já o E-SAJ serve tanto para petições iniciais quanto interlocutórias, independentemente de os autos terem sido encaminhados com vista à Defensoria. Essa compreensão é importante, porque a utilização do SAJ para peticionar quando os autos não estão com vistas à Defensoria Pública pode acarretar prejuízos ao assistido e também ao Defensor. Isto porque a petição interlocutória protocolada no SAJ, sem que os autos estejam com vista, não gera um número de protocolo ou certidão do Cartório, tampouco registra qualquer alerta para o Cartório judicial tomar as providências requeridas no petitório, de modo que o pedido ou requerimento feito pode passar despercebido pelo Juízo e aí prejudicar a parte assistida. Isso sem falar em outras consequências no caso de desaparecimento da petição dos autos. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 2
Para o uso de ambos os sistemas é necessário o prévio cadastro pelo Tribunal de Justiça. No caso do SAJ, o cadastro de usuário é feito pelo Departamento de informática da Defensoria Pública junto ao TJMS. Além disso, o SAJ é um software que precisa ser instalado previamente no computador, o que é realizado pelo Departamento de Informática da Defensoria Pública. Já no caso do E- SAJ, que prescinde de um sistema específico, o cadastro do usuário é feito pelo próprio Defensor Público no site do TJMS (http://www.tjms.jus.br), conforme será explicado na apostila própria desse tipo de peticionamento. Especificamente quanto ao SAJ, ainda é importante saber que o peticionamento neste sistema se dá de forma estratificada, isto é, o Defensor Público precisa ter habilitação no sistema de acordo com seu órgão de lotação ou substituição. Por isso é que este modo de peticionamento serve apenas para os autos que estão com vista à Defensoria. Então, caso seja necessário peticionar em algum processo de Comarca diversa da lotação do Defensor, o sistema a ser utilizado é o E-SAJ. Além disso, é preciso esclarecer que o Tribunal de Justiça utiliza bancos de dados distintos para armazenar seus processos. Veja abaixo: - SAJ PG5 2GRAU: destinado apenas aos autos do 2º Grau do TJMS; - SAJ PG5 MS: armazena os processos de todas as comarcas do interior do Estado, bem como dos Juizados Especiais Cíveis e Criminais do interior e da Capital; - SAJ PG5 CGR: guarda os processos de todas as varas da comarca de Campo Grande, no primeiro grau de jurisdição; - SAJ PG5 DOU: guarda os processos de todas as varas da comarca de Dourados. Com efeito, a consulta aos processos e o peticionamento eletrônico deve observar essa distinção, haja vista que os sistemas (banco de dados) não se comunicam, de modo que não é possível consultar ou peticionar em um processo de uma Vara Comum da Capital quando se está utilizando o programa SAJ PGR MS e vice-versa. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 3
Além dessa questão operacional, é importante o Defensor Público estar muito atento à legislação de regência, especialmente no que diz respeito às normas internas de cada Tribunal. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 4
II VISÃO GERAL DO PROGRAMA Tela de login do SAJ: 1- Usuário: fornecido pelo TJMS mediante requerimento da DPMS; 2- Senha: a primeira senha é fornecida pelo TJMS, a qual deve ser trocada por uma pessoal, o que somente pode ser realizado na intranet do TJMS; 3- Lotação: lista as opções de Varas e Juizados Especiais nos quais está o Defensor Público habilitado a peticionar. Observações: - O Tribunal de Justiça cadastra o Defensor de acordo com o seu órgão de atuação, de forma que na hipótese de atuação em substituição, é preciso requerer a habilitação perante a Vara judicial na qual atuará e o período de duração da substituição; - O pedido de inclusão de lotação pode ser feito diretamente ao Juiz Diretor do Foro, mediante ofício. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 5
Tela inicial do SAJ: 1- Campo UNIDADE/LOTAÇÃO: informa ao usuário a unidade (Comarca) e lotação (vara) escolhida no momento do login; 2- Botão SAIR: botão para sair e fechar o SAJ; 3- Botão IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO: faz logoff no sistema, mas sem fechar o SAJ, de forma que outro usuário pode ingressar no SAJ sem fechá-lo; 4- Botão ALTERAÇAÕ DE SENHA: permite mudar a senha do usuário, todavia somente quando for utilizado o SAJ na intranet do TJMS, de forma que no SAJ webconnection este botão é inaplicável; 5- Botão ALTERNA LOTAÇÃO DO USUÁRIO: permite a alternância entre as varas nas quais o usuário tem permissão para atuar; Obs.: A alternância somente é possível dentro de um mesmo ambiente de dados, ou seja, não é possível alternar entre uma Vara do interior e da Capital ou do Juizado para o Tribunal de Justiça etc. Nestes casos é preciso fazer login no outro software do SAJ. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 6
6- Botão CONSULTA BÁSICA: pesquisa simplificada de autos a partir de diferentes critérios de busca; 7- Botão DIGITALIZAÇÃO DE PEÇAS: permite tanto a juntada de documentos em formato PDF (anexos das petições) quanto a digitalização de documentos físicos, convertendo-os em formato PDF. 8- Botão FLUXO DE TRABALHO: abra a tela onde estão alocados os autos remetidos com vista à Defensoria Pública para a devida manifestação; 9- Botão CADASTRO DE MODELOS: abre a tela para criar, excluir e editar modelos do usuário no sistema; 10- Botão GERENCIADOR DE ARQUIVOS: serve para pesquisar e acessar os documentos criados pelo usuário e pelo grupo de trabalho; 11- menu CONSULTA: lista opções variadas de consulta aos autos do processo; 12- menu RELATÓRIOS: destinado à consulta das pautas de audiências; 13- menu UTILITÁRIOS: aplicável apenas para a configuração do SAJ para o uso de dois monitores. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 7
III COMO CRIAR MODELOS DE PETIÇÃO 1- Clique no botão cadastro de modelo ( ) para abrir a seguinte guia; 2- Na aba TABELA, clique na lupa ( ) e escolha a opção PEÇAS DA DEFENSORIA (ou digite diretamente no espaço CATEGORIA o código 21); 3- Pressione o botão novo ( ) da guia Cadastro de Modelos de Documento, para ir para a aba FORMULÁRIO, a fim de sejam inseridos os dados individualizadores do modelo, a saber: Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 8
A Indique o nome do modelo a ser criado (vg. ciência de audiência); B O campo TIPO serve para indicar se seu modelo vai ser privado ou compartilhado com os demais usuários. Se for escolhido modelo do grupo, qualquer usuário do sistema poderá modificar e apagar seu modelo, já no tipo modelo do usuário apenas o criador e o administrador do sistema é que tem permissão para ver, alterar e excluir o modelo criado; C indique a área do Direito para o qual o modelo servirá; D na aba ASSINATURAS é imprescindível assinalar a opção DEFENSOR PÚBLICO, pois a partir dessa informação que a minuta de petição criada pelo assessor ou estagiário irá ingressar na fila de trabalho do SAJ chamada de aguardando assinatura do defensor. E Por fim, clique em SALVAR para abrir o editor de texto e confeccionar o seu modelo propriamente dito. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 9
4- Formate a página de acordo com a RESOLUÇÃO DPGE N. 002/2010 (DOE n. 7.631, de 27/01/2010), acessando o menu ARQUIVO / CONFIGURAR PÁGINA: 5- Ajuste o cabeçalho e rodapé também com observância da resolução da DPGE, mediante o acesso do menu EXIBIR / CABEÇALHO E RODAPÉ; 6- Defina o padrão do corpo do texto com a fonte ARIAL, tamanho 12, com espaçamento entre linhas de 1,5, com o texto justificado, o que pode ser feito no menu FORMATAR / FORMATAR PARÁGRAFO; 7- Sugere-se utilizar o recurso LISTA DE CAMPOS ( ) para inserir campos de texto auto completáveis, a fim de otimizar o peticionamento, especialmente os campos abaixo: Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 10
8- Com o editor aberto, é possível efetuar a cópia e a colagem de qualquer outro documento em formato de texto; 9- Feitas todas as inserções necessárias, basta clicar no botão SALVAR ( ) para que seu modelo fique completamente salvo. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 11
IV ACESSO AOS AUTOS REMETIDOS À DEFENSORIA PÚBLICA Acione o botão FLUXO DE TRABALHO ( ) ou clique no menu ANDAMENTO / FLUXO DE TRABALHO para abrir a guia onde estão os autos remetidos com vista à Defensoria Pública. Tela fluxo de trabalho do SAJ: 1- Link de acesso aos processos com vista à Defensoria Pública; 2- Lista dos autos com vista à Defensoria; 3 Filtro de varas que possuem processo com carga à Defensoria Pública; 4 Quantidade total de processos.* * Os processos são exibidos de 1 a 100. Caso esse campo indique que existem mais de 100 (cem) processos para Defensoria Pública (ex: 100 dos 124 processos desta fila de trabalho Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 12
estão relacionados acima ), é necessário selecionar o 100º processo e pressionar a tecla seta para baixo, a fim de que os demais processos sejam mostrados. 5 Legenda explicativa dos símbolos e cores do SAJ Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 13
V COMO VIZUALIZAR E PETICIONAR NOS AUTOS COM CARGA PARA A DEFENSORIA 1- Para ter acesso ao conteúdo do processo, clique com o botão direito do mouse em cima dos autos a ser analisado e selecione a opção VISUALIZAR AUTOS ou marque os autos escolhidos utilizando a caixa de seleção localizada à esquerda da tela subfluxo e clique no menu CONSULTA / AUTOS (ou pressione a tecla F12 ). OBS.: É possível, outrossim, visualizar vários autos de uma só vez. Para tanto, marque os autos desejados e repita a operação acima. A navegação entre os processos se dá por meio das setas direita e esquerda, localizadas na barra de ferramentas que está logo acima da tela de visualização. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 14
2- Aberta a tela de visualização dos autos, é possível navegar por todas as páginas dos autos, utilizando a guia esquerda. Também é acessar o extrato do andamento processual, este último na guia dados do processo, conforme telas abaixo: * Para acessar os dados pessoais das partes, clicar sobre o nome da parte desejada. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 15
3- Para peticionar no processo que está sendo visualizado, pressione o botão EMITIR EXPEDIENTE, para que seja iniciado o peticionamento eletrônico; OBS.: Também é possível peticionar a partir da tela fluxo de trabalho. Basta marcar a caixa de seleção do processo desejado e clicar no botão EMITIR EXPEDIENTE. 4- Na guia EMISSÃO DE DOCUMENTOS, preencha os campos abaixo: A - Escolha o modelo a ser utilizado, clicando no botão abre consulta ( ); a.1.para visualizar os modelos de petições cadastrados no SAJ, selecione a opção todos os modelos, localizada no menu Tipos de modelos apresentados ; Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 16
a.2. Escolha o modelo desejado e clique em Selecionar ; B Marque o nome da parte pela qual está peticionando e clique em CONFIRMAR, de forma que o número dos autos passará a constar na tela lista de processos; C Clique em EDITAR, para finalmente abrir o editor de texto; 5- Concluída a petição, clique no botão PROPRIEDADE DO DOCUMENTO da barra de ferramentas da lateral esquerda da tela ( ) ou utilize o atalho F8, para que seja informada movimentação do processo no painel auxiliar que abrirá; Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 17
6- Clique na lupa ( ) do campo MOVIMENTAÇÃO e informe se está peticionando pelo autor ou pelo réu; 7- Por fim, pressione o botão FINALIZAR ( ) da barra de ferramentas da lateral esquerda, para finalizar e assinar o documento; 8- Para concluir o peticionamento, tornando imutável a petição, marque a opção Assinar e liberar nos autos digitais e clique em Confirmar. Com isso, Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 18
a petição será juntada automaticamente aos autos e este será devolvido ao cartório, independentemente de qualquer outro ato do defensor ou do cartório; Obs.1: Caso não esteja disponível a primeira opção (assinar e liberar), escolha a Assinar. No entanto, não haverá devolução automática dos autos ao cartório. Com isso, o Defensor Público deverá voltar ao fluxo de trabalho e devolver o processo manualmente, clicando com o botão direito do mouse sobre o processo e pressionando devolver processo. Obs.2: Os assessores e estagiários devem escolher a opção FINALIZAR. Nesta opção a minuta da petição será encaminhada à fila AGUARDANDO ASSINATURA DO DEFENSOR e poderá ser alterada pelo Defensor antes de seu envio ao Juízo; Obs.3: Ao concluir a assinatura, aparecerá no documento um timbre de finalizado e um símbolo verde acima do finalizado, o que indica que o documento não mais pode ser alterado, mas apenas excluído, o que ficará registrado no sistema. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 19
VI ANEXANDO DOCUMENTOS NAS PETIÇÕES Infelizmente, o SAJ não permite anexar um documento, seja ele digital ou digitalizado, no momento da elaboração da petição. É necessário que o Defensor finalize a petição, cumprindo o procedimento até a etapa 07 do capítulo anterior, escolhendo na tela abaixo o campo FINALIZAR. 1- Feche todas as janelas abertas e volte para a tela inicial do SAJ, clicando no botão DIGITALIZAÇÃO DE PEÇAS PROCESSUAIS; 2- Digite o número dos autos desejado no campo A ou clique no botão ( ) para retomar o último número de autos utilizado; Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 20
3- No campo ORIGEM, defina se deseja digitalizar o documento (opção SCANNER) ou se desejar buscar algum arquivo já digitalizado ou digital no computador (opção ARQUIVO); 4- Para o caso de SCANNER, clique no botão NOVA PEÇA, para abrir a guia abaixo de classificação do tipo de documento que está digitalizando; OBS.: no campo PERFIL DO DOCUMENTO, colocar a opção TONS DE CINZA; no campo ORIGEM DO PAPEL, deixar alimentador automático. 5- Clique em DIGITALIZAR, para que inicie o processo de escaneamento; Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 21
6- Após digitalizada a página, surgirá um aviso de possibilidade de digitalização de mais páginas no mesmo arquivo; i. Se for digitalizar mais páginas, antes de clicar no SIM, já coloque a nova página a ser escaneada. ii. 7- Digitalizadas todas as páginas ou sendo clicado no NÃO da tela anterior, o documento irá automaticamente para o campo PEÇAS AGUARDANDO LIBERAÇÃO, onde também estará a petição anteriormente feita, mas não assinada; 8- Marque os documentos que deseja assinar e liberar nos autos; depois, clique no botão LIBERAR NOS AUTOS, conforme tela seguinte; 9- Com isso, será aberta a tela de assinatura idêntica à da assinatura da petição do capítulo anterior. Então, escolha ASSINAR E LIBERDADE NOS AUTOS, Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 22
para que o seu peticionamento se complete, isto é, a petição e anexos sejam protocolados, juntados autos e estes sejam devolvidos ao Cartório. 10- No caso de inserir ARQUIVO DIGITAL OU JÁ DIGITALIZADO (o SAJ só admite o formato.pdf), o procedimento é o mesmo, a única diferença que não precisa configurar o scanner, mas apenas escolher o arquivo desejado. Cep: 79031-310 - Campo Grande-MS - Fone: (067) 3318-2502 / 3318-2524 (FAX) 23