1 de 47 Unidade Auditada: CENTRO DE TECN. DA INF. RENATO ARCHER - CTI Exercício: 2011 Processo: 01241.000051/2012-11 Município - UF: Campinas - SP Relatório nº: 201203678 UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE SÃO PAULO Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/SP, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201203678, e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pelo Centro de Tecnologia da Informação Renato Archer. 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 09/04/2012 a 20/04/2012, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela Unidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. 2. Resultados dos trabalhos Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a existência das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN-TCU-63/2010 e pelas DN TCU 108/2010 e 117/2011. Em acordo com o que estabelece o Anexo III da DN-TCU-117/2011, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises:
2.1 Avaliação da Conformidade das Peças Com objetivo de avaliar a conformidade das peças do processo de contas do Centro de Tecnologia da Informação Renato Archer, conforme disposto no art. 13 da IN TCU nº 63/2010, foi analisado o processo nº01241.000051/2012-11 e constatado que a Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União, para o exercício de 2011. Ressalta-se, ainda, que as peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos das DN TCU nº 108/2010 e nº 117/2011 e da Portaria-TCU nº 123/2011. 2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão Por meio de consulta ao SIAFI Gerencial foram identificados os Programas/Ações do CTI/SP que tiveram despesas executadas no exercício de 2011, tendo sido avaliados, consoante informações constantes do Relatório de Gestão da Entidade, os resultados quantitativos e qualitativos das ações que apresentaram maior materialidade na execução, conforme quadros e informações a seguir: 240129/CTI 0461/Promoção de Pesquisa e do Desenvolvimento Científico e Tecnológico 4186/Pesquisa e Desenvolvimento no Centro de Tecnologia da Informação Renato Archer - CTI Previsão Meta Física Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas 45 68 151,11% Desempenho adequado Não se aplica Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. Essa meta física informa a quantidade de processos desenvolvidos no ano de 2011. 240129/CTI 2 de 47
3 de 47 Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI 1388/Ciência, Tecnologia e Inovação para a Política Industrial, Tecnológica e de Comércio Exterior (PITCE) 4141/Serviços de Tecnologia de Informação para a Indústria Previsão Meta Física Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas 100 171 171,00% Desempenho adequado Não se aplica Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI 1388/Ciência, Tecnologia e Inovação para a Política Industrial, Tecnológica e de Comércio Exterior (PITCE) 4141/Serviços de Tecnologia de Informação para a Indústria Previsão Meta Financeira Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas 1.392.000,00 1.383.429,00 99,38% Desempenho adequado Não se aplica Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI.
4 de 47 240129/CTI 0750/Apoio Administrativo 2000/Administração da Unidade Previsão Meta Física Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas NA NA NA NA Não se aplica Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI 0750/Apoio Administrativo 2000/Administração da Unidade Previsão Meta Financeira Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas 4.851.864,00 4.814.936,00 99,24% Desempenho adequado Não se aplica Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI
5 de 47 0473 /Gestão da Politica de ciência tecnologia e inovação 7306 /implantação do sist integrado de gestão nas unidades de pesquisas do MCT Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas NA NA NA NA NA Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI 0473 /Gestão da Politica de ciência tecnologia e inovação 7306 /implantação do sist integrado de gestão nas unidades de pesquisas do MCT Previsão Meta Financeira Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas 486.000,00 456.073,00 93,84% Desempenho adequado Não se aplica Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI 0473 /Gestão da Politica de ciência tecnologia e inovação
6 de 47 4572 /capacitação de servidores publicos federais em processo de qualificação e requalificação Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas NA NA NA NA NA Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI 0473 /Gestão da Politica de ciência tecnologia e inovação 4572 /capacitação de servidores publicos federais em processo de qualificação e requalificação Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas 110.000,00 77.769,00 70,70% Desempenho inadequado Desempenho inferior ao previsto devido a restrição orçamentária Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI 1201 /inovação e produção de insumos estratégicos para a saúde
7 de 47 8636 /inovação e produção de insumos estratégicos para a saúde Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas NA NA NA NA NA Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. 240129/CTI 1201 /inovação e produção de insumos estratégicos para a saúde 8636 /inovação e produção de insumos estratégicos para a saúde Previsão Meta Financeira Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas 1.200.000,00 1.180.972,00 98,41% Desempenho adequado Não se aplica Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI. Os resultados físicos e financeiros foram alcançados pela Unidade. 2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ Foram analisados quatro dos dezoito indicadores de gestão, IGPUB, IPIn, ICT e PRPT. Dois deles foram selecionados por não terem atingido a meta (ICT (índice de investimento em capacitação e treinamento) e PRPT (participação relativa de pessoal terceirizado). Já a seleção dos outros dois índices ocorreu em função da importância relativa para a Instituição, IPUB (índice de publicações), IPIn (índice de propriedade intelectual). Dessa análise, verificou-se que os índices são adequados quanto a completude, validade, acessibilidade,
8 de 47 compreensão, comparabilidade, auditabilidade e economicidade, conforme detalhado na tabela abaixo: Tipo de indicador Programa (código e descrição) ou Área da gestão Nome do Indicador Descrição do Indicador Fórmula de cálculo Completude e validade Acessibilidade e Compreensão Comparabilidade Auditabilidade Economicidade Indica o número de publicações por técnico de Instituc. Físicos e Operacionais Índice de publicações (IPUB) nível superior vinculados diretamente à IGPUB = NGPB/TNSE SIM SIM SIM SIM SIM pesquisa (pesquisadores, tecnologista e bolsista). Instituc. Físicos e Operacionais Índice geral de publicações (IGPUB) Programas, Instituc. Físicos e Operacionais projetos e ações de cooperação internacional (PPACI) Programas, Instituc. Físicos e Operacionais projetos e ações de cooperação nacional (PPACN) Instituc. Físicos e Índices de
9 de 47 processos e Operacionais técnicas desenvolvidos (PcTD) Índice de Instituc. Físicos e contribuição para o acervo Operacionais científico e tecnológico (ICACT) Indica o Instituc. Físicos e Operacionais Índice de propriedade intelectual (IPIn) número de pedidos de patente por IPIn = NP/TNSE SIM SIM SIM SIM SIM técnico. Índice de Instituc. Físicos e Operacionais cumprimento de prazos e contratos (ICPC) Índice financeiro Instituc. Físicos e Operacionais de atendimento e transferência de tecnologia (IFATT) Instituc. Físicos e Apoio a micro, pequena e Operacionais média empresas (APME) Instituc. Físicos e Operacionais Índice de pós-doutorado administrativo e financeiro (IPD)
10 de 47 Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI De forma geral, os indicadores existentes são suficientes para a tomada de decisões gerenciais. Contudo, falta um indicador para representar o problema da insuficiência de servidores para o CTI everificou-se a baixa utilização dos indicadores na tomada de decisão pelos gestores da Unidade, conforme detalhado em ponto específico desse relatório. 2.4 Avaliação da Gestão de Recursos Humanos A auditoria realizada sobre a gestão de recursos humanos da Unidade teve o objetivo de avaliar a composição do quadro de pessoal, bem como a regularidade dos pagamentos na área de pessoal ativo e inativo, especialmente quanto ao cumprimento da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, concessão de aposentadoria, reforma e pensão. Em consulta ao SIAPE e com base nas informações extraídas do Relatório de Gestão de 2011, as quais foram consideradas consistentes pela equipe de auditoria, verificou-se que o quadro de pessoal do CTI estava assim constituído no final do exercício de 2011: Tipologias dos Cargos Lotação Efetiva Ingressos em 2011 Egressos em 2011 1. Provimento de cargo efetivo 154 1 5 1.2.1 Servidor de carreira vinculada ao órgão 152 1 5 1.2.2 Servidores de carreira em exercício descentralizado 1 1.2.3 Servidores de carreira em exercício provisório 1 Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI
11 de 47 Tipologias dos Cargos Faixa Etária Até 30 De 31 a 40 De 41 a 50 De 51 a 60 Acima de 60 1. Provimento de cargo efetivo 3 11 17 56 8 1.2 Servidores de Carreira 3 11 17 56 8 2 Provimento de cargo em comissão - 2 17 37 7 2.2 Grupo direção e assessoramento superior - 2 7 20 4 2.3 funções gratificadas - - 10 17 3 Fonte: Relatório de gestão 2011 do CTI Para a conformidade dos pagamentos e concessão de aposentadoria, reforma e pensão, foram realizadas as seguintes análises: Descrição da ocorrência Quantidade de servidores relacionados Quantidade de ocorrências acatadas totalmente pelo gestor Quantidade de ocorrências acatadas parcialmente pelo gestor Quantidade de ocorrências não acatadas pelo gestor Quantidade de ocorrências aguardando resposta do gestor
12 de 47 12) Servidores com ingresso no cargo efetivo após 25/11/95 recebendo quintos 1 1 - - - 24) Pagamento de parcelas asseguradas judicialmente, sem devido cadastramento no SICAJ 1 1 - - - 35) Pensões concedidas após 19/02/2004 cadastradas no SIAPE em tipos menores que 52 1 1 - - - Cabe ressaltar que a Unidade cumpriu os prazos previstos para cadastramento no Sisac dos atos de admissão de pessoal e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão emitidos em 2011, conforme demonstrado no quadro a seguir: Quantidade de atos de admissão, e admissão de pessoal e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão emitidos em 2011. Quantidade de atos cujo prazo do art.7º da IN 55 foi atendido. 08 08 Fonte: Sisac A equipe de auditoria não fez análise do cumprimento do disposto no 1º do art. 11 da IN TCU nº 55/2007 em razão da não aplicabilidade de tal dispositivo à unidade jurisdicionada cuja gestão está sob exame. Por oportuno, cabe destacar que a avaliação quanto à estrutura de controles internos da Unidade Jurisdicionada na área de recursos humanos, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o
13 de 47 exercício fossem atingidos, foi realizada e encontra-se consignada na análise presente no item 5 avaliação dos controles internos, deste relatório. 2.5 Avaliação do Funcionamento do Sistema de Controle Interno da UJ Controle Interno é o conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados, utilizado com vistas a assegurar a conformidade dos atos de gestão e a concorrer para que os objetivos e metas estabelecidos para as unidades jurisdicionadas sejam alcançados (IN TCU nº 63/2010). O CTI, na qualidade de Unidade de administração direta, desenvolveu um sistema próprio de apoio, acompanhamento e controle da gestão de projetos, o qual foi colocado em operação em 2002. A partir daí o SIGTEC (Sistema de informações gerenciais e tecnológicas) passou por constantes melhorias, e conta com alguns dos principais processos de gestão pública já automatizadas e várias ferramentas gerenciais de apoio. Com objetivo de avaliar a estrutura de controles internos instituída pela Unidade, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos, nas áreas de licitação e recursos humanos, foram analisados os seguintes componentes do controle interno: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação, comunicação e monitoramento. a) Ambiente de Controle O ambiente de controle estabelece a fundação para o sistema de controle interno da Unidade, fornecendo disciplina e estrutura fundamental. Deve demonstrar o grau de comprometimento em todos os níveis da administração com a qualidade do controle interno em seu conjunto (Resolução nº 1.135/2008, do Conselho Federal de Contabilidade). Conforme registrado no Quadro A.9.1 do item 9 do Relatório de Gestão do Exercício de 2011, a Unidade indicou, na maioria de suas respostas, que o ambiente de controle é parcial ou totalmente válido. Este resultado foi confirmado por evidências obtidas durante a execução dos trabalhos de Auditoria Anual de Contas do Exercício de 2011, demonstrado por pontos positivos e negativos na Unidade Jurisdicionada. Entre os positivos destacam-se: a) existência e utilização de rede interna (intranet) e externa (internet) para divulgação das principais políticas, notícias, diretrizes, normativos; b) existência de código de ética profissional do servidor e conselho de ética da Unidade implementados e em efetivo funcionamento; c) utilização do SIGTEC para acompanhar os indicadores de gestão da Unidade em tempo real, uma vez que os indicadores são alimentados na medida da sua realização pelos gestores; d) os altos dirigentes do CTI percebem os controles internos como essenciais à consecução dos objetivos da Unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento; b) Avaliação de Risco Avaliação de risco é o processo de identificação e análise dos riscos relevantes para o alcance dos
14 de 47 objetivos da entidade para determinar uma resposta apropriada. Em relação a este componente, a Unidade Jurisdicionada indicou, na maioria das respostas do Relatório de Gestão de 2011,como parcialmente ou totalmente válidos. Entretanto, essa informação não é confirmada em razão de a Unidade não dispor de identificação clara dos processos críticos, além de não haver um diagnóstico dos riscos nas áreas de licitação e de recursos humanos, que permitam detectar a probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los. c) Informação e Comunicação O sistema de informação e comunicação da entidade do setor público deve identificar, armazenar e comunicar toda informação relevante, na forma e no período determinados, a fim de permitir a realização dos procedimentos estabelecidos e outras responsabilidades, orientar a tomada de decisão, permitir o monitoramento de ações e contribuir para a realização de todos os objetivos de controle interno (Resolução nº 1.135/2008, do Conselho Federal de Contabilidade). Em relação à adoção de práticas para divulgação e tratamento de informações relacionadas a atividades necessárias ao alcance dos objetivos da Unidade, destaca-se o Sistema de Informações Gerenciais e Tecnológicas -SIGTEC, que informa, em tempo real, a posição de cada indicador, e assim colabora para a tomada de decisões tempestivas. Outra ferramenta que disponibiliza informações é a própria página do CTI na internet, onde são divulgados tanto os atos normativos como informações atualizadas relacionadas às ações relevantes desenvolvidas pela Unidade. Portanto, a avaliação apresentada pela Unidade, conforme registrado no Quadro A.9.1 do item 9 do Relatório de Gestão do Exercício de 2011, pode ser considerada consistente. d) Monitoramento Monitoramento é um processo que avalia a qualidade do desempenho dos controles internos ao longo do tempo. Envolve a avaliação do desenho e da tempestividade de operação dos controles, a verificação de inconsistências dos processos ou implicações relevantes e a tomada de ações corretivas. A sistemática de monitoramento utilizada pela Unidade é sintetizada na utilização de dois instrumentos, sendo um de âmbito interno e outro de âmbito externo. No âmbito interno, destaca-se a execução das auditorias realizadas na instituição pelo órgão de Auditoria Interna, tendo como base o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna PAINT, o qual visou a orientar as ações do CTI na consecução de seus objetivos institucionais. No âmbito externo, pode ser destacada a atuação da Controladoria Geral da União e do Tribunal de Contas da União sobre as atividades desempenhadas pela Unidade no Exercício de 2011. Os resultados da aplicação destes dois instrumentos, configurados em documentos e relatórios, são refletidos nas ações da Unidade com melhorias em suas atividades e processos. Portanto, podem ser consideradas consistentes as informações apresentadas pela Unidade Jurisdicionada no Relatório de Gestão do Exercício de 2011, a qual avaliou este componente como totalmente válido. e) Procedimentos de Controle
15 de 47 Procedimentos de controle são as políticas e procedimentos estabelecidos pela administração da Unidade que ajudam a assegurar que as diretrizes estejam sendo seguidas. Os trabalhos realizados na Unidade, nas áreas de licitação e de recursos humanos, tiveram por objetivo avaliar se os procedimentos estão efetivamente instituídos e se têm contribuído para o alcance dos objetivos estratégicos fixados pela Administração do CTI. Nesse sentido, destacam-se a seguir os pontos fracos e fortes nas áreas supracitadas, identificados por meio dos trabalhos de Auditoria Anual de Contas do Exercício de 2011, cujos resultados estão diretamente relacionados com as fragilidades que resultaram nas constatações demonstradas neste relatório: 1 - Licitação 1.1 - Pontos Fracos a) Falha na instrução processual; b) Falha na exigência do adequado detalhamento dos custos indiretos em suas contratações. 1.2 - Pontos Fortes a) Em 2011 o CTI firmou com a CJU-SP (Consultoria Jurídica da União) um acordo de cooperação pelo qual se comprometeu a utilizar as orientações e modelos sugeridos pela CJU em seus editais. 2) Recursos Humanos 2.1- Ponto Fraco a) Baixo rodízio de servidores em função da carência de funcionários de carreira. Assim, a avaliação dos controles internos instituídos pela Unidade, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos, está demonstrada no quadro a seguir: Componentes da estrutura de Controle Interno Auto avaliação do gestor Avaliação da Equipe de auditoria Ambiente de Controle adequado adequado Avaliação de Risco adequado não adequado Procedimentos de Controle adequado não adequado
16 de 47 Informação e Comunicação adequado adequado Monitoramento adequado adequado Fonte: relatório de gestão 2011 do CTI Face ao exposto, pode-se concluir que os procedimentos de controle interno adotados pela Unidade Jurisdicionada, nas áreas de licitação e de recursos humanos, embora sejam suficientes para permitir o acompanhamento das ações das respectivas áreas, não foram capazes de evitar impropriedades nos processos analisados, precisando ser revistos e melhorados, com objetivo de buscar maior aderência à legislação que regulamenta os assuntos. 2.6 Avaliação da Sustentabilidade Ambiental em Aquisições de Bens e Serviços A avaliação da Gestão Ambiental da Unidade, realizada com base nas informações constantes no item 10 - Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis do Relatório de Gestão 2011 e no resultado dos trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2011 permite concluir pela adoção total ou ao menos parcial, para a maioria dos critérios de sustentabilidade ambiental, quando da aquisição de bens e contratação de serviços ou obras. Evidência disso é que para 7 dos 13 itens do questionário constante do quadro A.10.1 Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis, a Unidade os aplica de forma parcial ou totalmente nas questões ambientais. Foram observadas diversas ações com vistas a minimizar o impacto ambiental decorrente dos produtos e serviços contratados, como a aquisição de materiais de expediente, por exemplo, de lápis de madeira reflorestada e canetas com componentes provenientes de reciclagem. Já na aquisição de televisores, foi feita a exigência de menor consumo de energia. Segundo declaração do gestor, o CTI adquiriu produtos por meio da adesão a registro de preços e, em especial, os bens de TI, tinham suas especificações bastante satisfatórias e em consonância com as melhores práticas de sustentabilidade ambiental. Outra iniciativa, é que o CTI dispõe de recipientes para separação de lixo orgânico e reciclável e de descarte apropriado de baterias, lâmpada, papel, produtos eletrônicos portáteis de comunicação, material plástico e outros. De acordo com informação prestada pelo CTI, a aquisição de bens de informática em 2011 se deu por adesão a atas de registro de preços, cujos itens ali consignados apresentavam especificações que atendem às necessidades da Unidade, estando as mesmas em consonância com o disposto no PDTI. Não foram verificadas contratações para realização de obras no CTI em 2011, conforme detalhado no quadro abaixo: Área Quantidade de processos de compra selecionados na área Quantidade de processos em dispensados de aplicar a legislação de compras sustentáveis Quantidade de processos em conformidade com a legislação de compras sustentáveis Quantidade de processos em desconformidade com a legislação de compras sustentáveis
17 de 47 Fonte: resposta do gestor à SA 201203678/002. Portanto, pode-se concluir que, embora o CTI não tenha adotado integralmente os critérios de sustentabilidade ambiental nas aquisições de bens e serviços, está adotando providências com objetivo de conseguir maior aderência às normas regulamentadoras da matéria. 2.7 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação A avaliação da gestão de Tecnologia da Informação - TI está estruturada a partir da abordagem dos seguintes aspectos: definição de um planejamento estratégico de TI e de uma política de Segurança da Informação; existência de um comitê diretivo de TI formalmente designado e atuante; estrutura de pessoal envolvida com TI; adequação dos procedimentos inerentes ao desenvolvimento e produção de sistemas e às necessidades da UJ e à existência de gestão de acordos de níveis de serviço das soluções de TI ; e a adequação e gestão dos bens e serviços adquiridos. I) Planejamento Estratégico de TI A Unidade não elaborou, de forma individual, o Planejamento Estratégico de TI, no entanto, o mesmo está contemplado dentro do Plano Diretor de Tecnologia da Informação do CTI Renato Archer PDTI-CTI 2011-2012. A versão atual do PDTI foi elaborada em agosto de 2010, e revisada em agosto de 2011, tendo sido aprovada pelo Diretor da Unidade, mediante Portaria nº 089, de 11 de novembro de 2011. Em análise dos documentos apresentados, constatou-se que o PDTI está em consonância com as linhas de ação e diretrizes traçadas no Plano Diretor da Unidade para o período de 2011 a 2015. Por meio da Portaria nº 27, de 07/04/2011, do Diretor Substituto, foi constituído o Comitê de TI-CoTI, conforme a ação prevista no PDTI. Cabe ressaltar que conforme indicado no PDTI, no Tópico Estrutura de Governança de TI, há a necessidade de aperfeiçoar o funcionamento do comitê. O PDTI aborda temas tais como: gestão de riscos, diretrizes orçamentárias, plano de metas, análise da situação atual, estrutura organizacional de TI e fatores críticos de sucesso, dentre outros. No item Planejamento da TI foram elencadas 24 ações estratégicas a serem implementadas até o fim 2012. Cabe registrar que o PDTI não dispõe de sessão específica para tratar de política de aquisição/substituição e descarte de equipamentos de utilizados, conforme exigido pelo art. 3º da IN SLTI/MPOG nº 02/2010. II) Política de Segurança da Informação No PDTI há um conjunto de recomendações relacionadas à área de Segurança da Informação, dentre as quais a de elaborar e implementar a Política de Segurança da Informação que, conforme informações prestadas pela Unidade, está em fase de elaboração. O CTI Renato Archer constituiu, por meio da Portaria nº 30, de 23/05/2006, a Comissão de Respostas a Incidentes de Segurança (CSIRT), que desempenha atribuições relacionadas à segurança da informação. A Unidade apresentou uma norma interna que estabelece critérios de utilização de recursos computacionais, e que também aborda esse assunto.
18 de 47 De acordo com a análise da situação atual da Segurança da Informação e Comunicação, relatada no PDTI, existe uma Política de Uso Adequado ativa, porém com deficiências na divulgação e adoção. Foi apontado, ainda, que CSIRT é pouco ativa. A política de segurança deve ter implementação fática e definir de maneira objetiva as ações de responsabilidade de cada um dos envolvidos, devendo ser efetiva e eficaz. Deve haver, por parte da Unidade, conscientização no sentido de dar cumprimento e observância a esta política, criando meios para que seja efetivamente implementada e aplicada. III) Recursos Humanos de TI Conforme planilha de distribuição da força de trabalho da Unidade, relacionada com a Tecnologia da Informação, observa-se que existem 04 servidores do quadro permanente e 08 empregados terceirizados atuando na área de TI. Os servidores do quadro permanente desenvolvem atividades de gestão, enquanto os funcionários terceirizados realizam atividades de suporte técnico, de acordo com informações prestadas pela Unidade. Mediante análise das informações prestadas pelo CTI, constatou-se que as pessoas que atuam na área de TI possuem formação específica e/ou experiência em TI, bem como as atividades por eles desempenhadas guardam relação com o nível de formação de cada um. O Plano de Carreiras dos órgãos e entidades integrantes da área de Ciência e Tecnologia, instituído pela Lei nº 8.691 de julho de 1993, é composto por duas carreiras com funções de pesquisa, a Carreira de Pesquisa em Ciência e Tecnologia e a Carreira de Desenvolvimento Tecnológico; e uma carreira voltada à área de suporte - Carreira de Gestão, Planejamento e Infraestrutura em Ciência e Tecnologia. De acordo com informações prestadas pelo Diretor do CTI é esperada a realização de um concurso público neste ano, visando a substituição de terceirizados que estão atuando em áreas que envolvam atividades e cargos existentes no plano de cargos e salários. Nesse contexto, a administração deve avaliar o risco de dependência de pessoas sem vínculo efetivo com a Unidade para execução de atividades de TI. IV) Desenvolvimento e Produção de Sistemas Mediante análise da documentação solicitada e das informações prestadas pelo CTI, verificou-se que existe uma rotina para avaliação da compatibilidade dos recursos de TI com as reais necessidades da Unidade. Quanto ao desenvolvimento e à produção de sistemas, constatou-se que a área de TI do CTI Renato Archer possui metodologia de desenvolvimento de sistemas própria. No entanto, parte dos sistemas é desenvolvida por empresas contratadas. Nos contratos firmados, com as empresas fornecedoras de TI, são estabelecidos acordos de níveis de serviços, no entanto, a Unidade não vem gerenciando os acordos firmados de forma adequada. Tal situação foi apontada no PDTI como de necessária correção. V) Contratação e Gestão de Bens e Serviços de TI Na estrutura organizacional do CTI há uma unidade, a Divisão de Suporte Computacional-DSC,
19 de 47 responsável pela contratação de licenciamento de software para operação de redes, pela aquisição de equipamentos de informática, pela fiscalização de todos os contratos relacionados à manutenção de infraestrutura computacional e de redes, dentre outras atividades. O processo de trabalho adotado nas aquisições de bens e serviços de TI é baseado no disposto na IN SLTI/MPOG nº 04/2010, no entanto, não há um processo de trabalho formalizado para essas contratações. A Unidade informou que criou um grupo de trabalho que está definindo formalmente os processos de aquisição de bens e serviços de TI, com propósito de implementar melhorias nas etapas de aquisição e gerenciamento dos contratos. Por meio da análise dos documentos e processos disponibilizados e das informações prestadas pela Unidade, verificou-se que não existe sistemática ou rotina de internalização de conhecimento dos produtos e serviços de TI terceirizados aos servidores do CTI. Cumpre mencionar, que parte das observações tratadas nas análises acima consta do PDTI 2011-2012, instrumento esse que, pela sua qualidade, se apresenta como importante ferramenta para o aprimoramento da gestão de TI do CTI Renato Archer. 2.8 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias Em análise das informações extraídas da base de dados do Sistema de Convênios - SICONV e Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI, constatou-se que o CTI Renato Archer não figurou como concedente de transferências de recursos voluntários a outras entidades durante o exercício de 2011. Em consequência, não houve necessidade de realização de chamamento público, conforme disposto no art. 5º do Decreto nº 6.170/2007. Da análise dos procedimentos adotados pelo CTI Renato Archer quanto ao correto cadastramento de contratos, verificou-se que a Unidade vem registrando no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais-SIASG todos os seus contratos e respectivos termos aditivos. Quanto ao cadastramento de convênios ou outros instrumentos congêneres no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria SICONV constatou-se que a Unidade não firmou termos que demandassem a inclusão nesse sistema. 2.9 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ A análise dos processos licitatórios realizados pelo CTI no exercício de 2011 teve por objetivo avaliar a regularidade das contratações efetuadas pela Unidade de acordo com as seguintes diretrizes: apurar se o objeto da licitação atende a real necessidade da Unidade; verificar a consonância do objeto com a missão e as metas da Instituição, bem como com os objetivos das ações dos programas contidos no orçamento; verificar o enquadramento do objeto à adequada modalidade de licitação; e verificar as razões de fundamentação da dispensa ou inexigibilidade de licitação. Nesse contexto, foram utilizados os critérios de materialidade (valor total analisado de 64,25% dos recursos da Unidade), relevância (amostra de dois processos em que a FACTI foi vencedora, uma vez que essa Instituição tem uma grande importância relativa no contexto da Unidade) e criticidade (amostra dos processos de dispensa e inexigibilidade de licitação, uma vez que representam riscos potenciais por serem processos mais simplificados de contratação) como metodologia para escolha da amostra, resultando em uma amostragem não probabilística, a qual não possibilita a extrapolação das conclusões
20 de 47 obtidas a partir dos processos analisados para o universo das contratações realizadas pela Unidade no exercício em análise. Foi efetuada análise de amostra de processos de licitação e de compras diretas, cujo escopo está definido na tabela a seguir: Tipo de Aquisição de bens/serviços Volume de recursos do exercício % Valor sobre total Volume de recursos analisado % Valor dos recursos analisados Dispensa 3.529.542,40 42,24% 1.988.004,91 56,32% Inexigibilidade 3.088.967,94 36,97% 1.994.281,53 64,56% Convite 0,00 0,00% 0,00 0,00% Tomada de Preços 0,00 0,00% 0,00 0,00% Concorrência 0,00 0,00% 0,00 0,00% Pregão 1.736.883,96 20,79% 1.386.124,72 79,81% Total 8.355.394,30 100,00% 5.368.411,16 64,25% Fonte: planilha SIASG-DW Não foram realizadas, na Unidade, licitações nas modalidades de: Convite, Tomada de Preços e Concorrência. Foram objeto de análise, pela equipe de auditoria, os seguintes Pregões: 03/2011 aquisição de combustível;
21 de 47 08/2011 aquisição de sistema de ultra purificação de água; 10/2011 contratação de empresa especializada na prestação de serviço para o posto de auxiliar, assistente e analista administrativo; 16/2011 aquisição de materiais de infraestrutura, pintura e elétrica; 51/2011 locação de máquina de café expresso; No que tange ao exame da oportunidade e conveniência das contratações, bem como da escolha da modalidade, os resultados estão contidos na tabela a seguir: Número do pregão eletrônico Contratada e seu CNPJ Valor da Licitação homologado Oportunidade e conveniência do motivo da licitação Modalidade de licitação 03/2011 D. PEDRO PARKING POSTO LTDA (03.576.562/0001-76) 38.418,00 Adequada Adequada 08/2011 NOVA ANALÍTICA IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO LTDA (67.774.679-0001-47) 17.800,00 Adequada Adequada 10/2011 FACTI - FUNDAÇÃO DE APOIO A CAPACITAÇÃO EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (02.939.127/0001-04) 1.116.340,60 Adequada Adequada 16/2011 MIRANDA & FELGUEIRAS LTDA EPP (04.959.469/0001-03); 60.606,12 Adequada Adequada CRISTIANE MABEL
22 de 47 TEIXEIRA (14.499.338/0001-44) ; TARUCO MATERIAIS PARA CONSTRUCOES LTDA EPP (68.194.547/0001-09) 51/2011 NUTRIVENDING COMERCIAL LTDA ME (09.088.413/0001-44) 102.960,00 Adequada Adequada Fonte: planilha SIASG-DW Com relação às razões que fundamentaram as dispensas de licitação analisadas, as conclusões estão apresentadas na tabela a seguir: Número da dispensa de licitação Contratada e seu CNPJ Valor da Licitação homologado O fundamento legal nstrução do processo, de acordo com o artigo 26 Houve parecer técnico ou jurídico 03/2011 FUNDACAO DE DESENVOLVIMENTO DA UNICAMP FUNCAMP (49.607.336/0001-06) 7.900,00 Adequado Não se aplica Sim 08/2011 W. D. E. REFRIGERACAO COMERCIAL, MONTAGEM E INSTALACAO (07338853000187) 1.736,94 Adequado Não se aplica Sim
23 de 47 10/2011 GRÁFICA EDITORA MODELO LTDA (46.016.291/0001-07) 7.959,00 Inadequado Não se aplica Sim 11/2011 GRÁFICA EDITORA MODELO LTDA (46.016.291/0001-07) 1.881,00 Inadequado Não se aplica Sim 14/2011 FACTI - FUNDAÇÃO DE APOIO A CAPACITAÇÃO EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (02.939.127/0001-04) 867.313,44 Adequado Inadequada Sim 43/2011 SUMMER-AIR COMÉRCIO DE AR CONDICIONADO LTDA (56.494.222/0001-62) 3.863,51 Adequado Não se aplica Sim 44/2011 BR - COMÉRCIO E SERVIÇOS DE -BLINDAGEM E BLINDADOS LTDA (03.724.959/0001-68) 5.980,00 Adequado Não se aplica Sim 50/2011 SANIPLAN ENGENHARIA E SERVICOS AMBIENTAIS LTDA (42.168.781/0001-78) 7.997,20 Adequado Não se aplica Sim 68/2011 DS TREINAMENTOS EM INFORMÁTICA LTDA EPP (08.828.248/0001-57) 1.800,00 Adequado Não se aplica Não
24 de 47 69/2011 PROSPECT INTELLIGENCE ASSES PLANEJ INTELIGENCIA E SEGUR (05.239.708/0001-13) 7.900,00 Adequado Não se aplica Não 103/2011 STRATEGIC SECURITY PROTECAO PATRIMONIALLTDA (05.345.091/0001-10) 1.073.674,32 Adequado Adequada Sim 135/2011 SMART PROMOCOES ARTISTICAS S/C LTDA (04.353.952/0001-40) 7.850,00 Adequado Não se aplica Sim Fonte: planilha SIASG-DW A falha na instrução do processo de dispensa nº 14/2011 está melhor detalhada no ponto 3.1.3.1. deste relatório. No tocante às razões que fundamentaram as inexigibilidades de licitação analisadas, as conclusões estão apresentadas na tabela a seguir: Número da dispensa de licitação Contratada e seu CNPJ Valor da Licitação homologado O fundamento legal Instrução do processo, de acordo com o artigo 26 Houve parecer técnico ou jurídico
25 de 47 01/2011 FACTI - FUNDAÇÃO DE APOIO A CAPACITAÇÃO EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (02.939.127/0001-04) 209.301,60 Adequado Adequada Sim 05/2011 WATSON-MARLOW BREDEL INDUSTRIA E COMERCIO DE BOMBAS LTDA. (07.910.191/0001-78) 14.199,93 Adequado Adequada Sim 07/2011 everis Spain S.LRISES INC.v.Worldwide, LLC (CNPJ exterior) 114.000,00 Adequado Adequada Sim 11/2011 ATSG - ACADEMIA TECNOLÓGICA DE SISTEMAS DE GESTÃO (00.116.069/0001-85) 19.900,00 Adequado Adequada Sim 13/2011 FACTI - FUNDAÇÃO DE APOIO A CAPACITAÇÃO EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (02.939.127/0001-04) 1.296.000,00 Adequado Adequada Sim 14/2011 everis Spain S.LRISES INC.v.Worldwide, LLC (CNPJ exterior) 320.000,00 Adequado Adequada Sim 19/2011 NEXTEL TELECOMUNICAÇÕES LTDA. (66.970.229/0001-67) 20.880,00 Adequado Adequada Sim
26 de 47 Fonte: planilha SIASG-DW Cabe salientar, também, que foram constatadas impropriedades referentes à formalização processual e falha no detalhamento dos custos indiretos, as quais implicam em fragilidades nos controles internos da entidade e estão melhor detalhadas nos pontos 3.1.3.1 e 3.1.3.2. deste Relatório. 2.10 Avaliação da Gestão do Uso do CPGF A análise das concessões de Suprimentos de Fundos por meio da utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal - CPGF, realizadas no ano de 2011 pelo Centro de Tecnologia da Informação Renato Archer, consistiu na confrontação dos dados extraídos do Observatório da Despesa Pública - ODP, mantido pela Controladoria Geral da União, com o Relatório de Gestão, e na verificação do cumprimento da legislação concernente ao uso do cartão. Por consequência, verificou-se que as informações apresentadas pela Unidade no Item 13 do Relatório de Gestão de 2011 são consistentes. Em face do exposto, pode-se considerar que a instituição e utilização dos cartões de pagamentos em uso na Unidade estão em conformidade com as disposições dos Decretos n.ºs 5.355/2005 e 6.370/2008, assim como os controles internos administrativos, existentes para garantir o uso regular dos CPGF, são adequados. 2.11 Avaliação da Gestão de Passivos sem Previsão Orçamentária Com o objetivo de avaliar a capacidade da Unidade em intervir previamente sobre as causas que ensejaram a ocorrência de passivos sem a consequente previsão orçamentária de créditos ou de recursos, bem como as medidas adotadas para a gestão desse passivo, foi realizada consulta no SIAFI Gerencial referente ao ano-base 2011, para levantar informações dos passivos inscritos por insuficiência de crédito ou recursos, porém, não foi encontrado nenhum valor registrado nas contas contábeis pertinentes. Do mesmo modo, são consideradas consistentes as informações apresentadas no Relatório de Gestão do exercício de 2011 da Unidade, de que não houve reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou de recursos durante o exercício sob exame. 2.12 Avaliação da Conformidade da Manutenção de Restos a Pagar A fim de se verificar ocorrência e a regularidade da manutenção do registro dos Restos a Pagar Não Processados, procedeu-se consulta no SIAFI Gerencial. Em consequência verificou-se que não houve manutenção de saldos de RNP de exercícios anteriores a 2011, na contabilidade da Unidade. 2.13 Avaliação da Entrega e do Tratamento das Declarações de Bens e Rendas Quanto ao atendimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/93, relacionadas à entrega e ao
27 de 47 tratamento das declarações de bens e rendas, evidenciou-se a eficiência dos controles internos por intermédio de uma amostragem aleatória simples, dentre o universo de ocupantes de cargos comissionados ou funções de confiança na Unidade. Constatou-se ainda, para a totalidade dos servidores incluídos na amostra, a existência e o arquivamento da declaração disciplinada na Portaria Interministerial MP/CGU nº 298/2007, que autoriza o acesso à Declaração de Ajuste Anual do IR apresentada à Secretaria da Receita Federal do Brasil. A seguir, quadro informativo do quantitativo de servidores que apresentaram a DBR no ano de 2011 em conformidade com as instruções do Tribunal de Contas da União. DBR entregues em 2011 Total de servidores com obrigatoriedade de apresentar a Declaração de Bens e Rendas* Total de Declarações efetivamente apresentadas % de declarações apresentadas 63 63 100 Fonte: Relatório de Gestão 2011; * Conforme art.10 da IN TCU 63/2010. 2.14 Avaliação da Gestão de Bens Imóveis de Uso Especial Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2011, foi realizada avaliação quanto à qualidade da gestão da Unidade no que se refere ao patrimônio imobiliário de responsabilidade do CTI Renato Archer, classificado como Bens de Uso Especial, de propriedade da União, sobretudo quanto ao valor do imóvel, despesas efetuadas com a manutenção, estado de conservação, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUnet, quando de uso obrigatório pela Unidade. Em 2011, a Unidade possuía a seguinte quantidade de imóveis de uso especial sob sua responsabilidade: Imóveis CTI Renato Archer Localização Qtde total de imóveis de uso especial sob responsabilidade da UJ Ano 2010 2011 Brasil 1 1
28 de 47 Fonte: Relatório de Gestão 2011. Conforme dados disponibilizados no SPIUnet e informações prestadas pela Unidade o imóvel indicado no quadro acima está cadastrado em nome da Gerência Regional de Patrimônio da União/SP e encontra-se em processo de regularização (registros cartoriais) pela SPU, para posterior emissão de termo de cessão ao CTI Renato Archer. No cadastro do SPIunet o valor do imóvel é de R$41.731.195,07 de acordo com a última avaliação disponível, realizada em 02/07/09 e com validade até 02/07/11. Em decorrência dos exames de auditoria realizados, constatou-se que Unidade dispõe de estrutura adequada para gerir o imóvel sob sua responsabilidade, que apresenta bom estado de conservação,. No ano de 2011, para a conservação do imóvel, que tem uma área construída de 13.092,33m² e um de terreno de 379.676,12m², foram gastos pelo CTI Renato Archer R$1.473.192,73. 2.15 Avaliação da Gestão Sobre as Renúncias Tributárias A Unidade apresentou de forma parcial no Relatório de Gestão as informações referentes a renúncias tributárias geridas no âmbito do CTI, uma vez que, de acordo com o relatado no RG, parte dessas informações, é de responsabilidade da Secretaria de Política de Informática SEPIN, do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, que recebe, anualmente, os relatórios técnicos e as prestações de contas desses projetos. 2.16 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU Em consulta ao sítio do Tribunal de Contas da União, verificou-se que não constavam recomendações e/ou determinações expedidas, no exercício de 2011, ao CTI Renato Archer, para as quais tenha havido expressa determinação do Tribunal para acompanhamento pelo Controle Interno. 2.17 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU Quanto à implementação da Carta de Serviços ao Cidadão, em atendimento aos requisitos do Decreto nº 6932/2009, o CTI informou que não presta serviços diretamente ao cidadão, no entanto, como unidade cadastradora do SICAF e do SICONV atende àqueles que pretendam fornecer ou firmar parcerias com o Governo Federal e que para isso mantém um setor especifico de atendimento, para o qual dá publicidade em sua página na internet. Com relação ao atendimento de recomendações expedidas pela CGU, não havia providências a serem adotadas pela Unidade, no exercício de 2011, em consequência de ações de controle realizadas junto à Unidade. 2.18 Ocorrência(s) com dano ou prejuízo:
29 de 47 Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário. 3. Conclusão Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente, ajustado com a UJ, e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria. Campinas/SP, 17 de julho de 2012. Relatório supervisionado e aprovado por: Chefe da Controladoria Regional da União no Estado de São Paulo Achados da Auditoria - nº 201203678 1. GESTÃO FINANCEIRA 1.1. Subárea - RECURSOS DISPONÍVEIS 1.1.1. Assunto - CARTÃO CORPORATIVO 1.1.1.1. Informação O CTI Renato Archer disponibilizou o uso do CPGF a dois servidores no ano de 2011. Foram realizadas despesas, com esses cartões, no montante de R$19.160,00, sendo que do total R$870,00, foram utilizados por meio da modalidade de saque. Os exames de auditoria realizados para a avaliação da gestão do uso do CPGF compreenderam a avaliação da consistência das informações prestadas pela Unidade no Relatório de Gestão; a conformidade da instituição e da utilização dos cartões com a legislação pertinente; e a adequabilidade da estrutura de controle interno para garantir o uso dos cartões. Os exames abrangeram 09 processos de suprimentos de fundos, equivalendo a 100% das concessões no ano de 2011.
30 de 47 Em decorrência, verificou-se que os valores indicados no Quadro A.13.1 do Relatório de Gestão estão consoantes com os obtidos em consulta ao Observatório da Despesa Pública - ODP. Com relação à utilização e instituição do CPGF, foram constatadas as falhas: ausência de justificativa no processo de suprimento de fundos para concessão de limite para utilização do cartão na modalidade saque, fato que ocorreu em dois processos; atraso na devolução de valor sacado e não utilizado; rasuras em algumas propostas de suprimentos de fundos; e concentração de compras em um único subelemento de despesa. Em reunião com o gestor da Unidade, foi ressaltada a importância de que o CPGF seja usado com a finalidade de efetuar despesa que, pela sua excepcionalidade, não possa ser submetida ao processo normal de aplicação. Ademais, alertou-se sobre a necessidade de se observar que as aquisições de bens ou serviços em um único subelemento de despesa, no mesmo exercício, não ultrapasse os limites estabelecidos nos incisos I e II do art. 24 da Lei de licitações, o que poderia caracterizar indício de fracionamento de despesa. O gestor informou que irá orientar sua equipe a fim de aprimorar a gestão do uso do CPGF. Merece destaque a predisposição do gestor em acatar sugestões que visem o aprimoramento da gestão da Unidade. Quanto aos controles internos, verificou-se, em que pese falhas pontuais observadas, que eles são adequados para garantir o regular uso dos cartões de pagamentos na Unidade. 2. GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS/SERVIÇOS 2.1. Subárea - REGISTRO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS NO SIASG 2.1.1. Assunto - CADASTRO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS NO SIASG 2.1.1.1. Informação Com objetivo de se verificar se as informações referentes a contratos, convênios ou outros instrumentos congêneres estão disponíveis e devidamente atualizadas no SIASG e no SICONV, foram comparados os valores e quantitativos informados na Relação de Contratos Vigentes em 2011, fornecida pelo CTI Renato Archer, com a planilha "Contratos" gerada a partir de extração de dados do SIASG. Do exame, concluímos que os contratos firmados pela unidade estão devidamente registrados no SIASG, em que pese haver divergências entre os valores registrados no sistema, para alguns contratos, e a planilha de controle da unidade. As falhas observadas foram devidamente esclarecidas pelo responsável pelo acompanhamento dos contratos. A seguir, trecho da justificativa apresentada pelo Gestor da Unidade: O CTI tem se esforçado para a melhoria de suas práticas de gestão, o que se comprova pelos contratos firmados a partir de 2010 já se encontram com os valores harmonizados. Por meio de análise de dados extraídos do SICONV e informações prestadas pela Unidade, verificou-se que o CTI Renato Archer não possuía Convênio e/ou Contrato de repasse, em que figurasse como concedente, em vigor no ano de 2011.
31 de 47 3. APOIO ADMINISTRATIVO 3.1. Subárea - ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE 3.1.1. Assunto - AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS 3.1.1.1. Constatação Baixa utilização dos indicadores na tomada de decisão pelos gestores da Unidade. De acordo com os documentos apresentados e entrevistas com os gestores, não foi possível identificar como o CTI utiliza os indicadores na tomada de decisões. Como amostra para a análise, foram utilizados os indicadores IPUB (índice de publicações), IPIn (índice de propriedade intelectual), ICT (índice de investimento em capacitação e treinamento) e PRPT (participação relativa de pessoal terceirizado), conforme detalhado na tabela abaixo: Sigla Meta prevista Valor alcançado IPUB 0,09 0,12 IPIn 0,10 0,11 ICT 2,2 1,15 PRPT 90 118 Fonte: Relatório de Gestão 2011. Não foram observadas as medidas que o CTI tomou em função da análise dos indicadores, especialmente nos casos em que o valor alcançado é inferior à meta prevista.
32 de 47 Causa: Desvalorização da utilidade dos indicadores na tomada de decisão pelos gestores. Manifestação da Unidade Examinada: O CTI faz acompanhamento periódico dos indicadores por Divisão da área técnica. As informações que compõem esses indicadores são inseridas no sistema de gestão desenvolvido pelo CTI SIGTEC, pelos gestores, técnicos e equipes de projetos. Essas informações são consolidadas e estruturadas de forma a construir uma matriz dos indicadores por Divisões Tecnológicas, ao longo do tempo. Assim permite-se verificar a contribuição de cada Divisão com cada um dos indicadores de desempenho, por ano. Vale ressaltar que essas Divisões atuam de maneira diversificada na área de P&D visando alcançar a missão institucional do CTI. Portanto, cada Divisão Tecnológica contribui de forma diferenciada para cada indicador. Exemplificando, uma determinada Divisão tem uma maior competência para atuar na prestação de serviços tecnológicos, com isso, sua contribuição será maior para aqueles indicadores com essa métrica. Outras Divisões possuem maior competência na produção de artigos científicos, contribuindo com maior intensidade para os indicadores de publicações. A gestão superior da Unidade observa essa pluralidade de atuação das Divisões Tecnológicas e define ações permitindo que cada Divisão maximize a sua produção na área de pesquisa e desenvolvimento, gerando resultados positivos para os indicadores, em consonância com a missão institucional. Portanto, é possível afirmar que a gestão superior do CTI já vem atuando de forma contínua e regular para garantir que as Divisões estão direcionando seus esforços para atividades que tenham impacto positivo sobre os indicadores de desempenho pactuados com o MCTI. Mais recentemente estas ações foram intensificadas, dado que foi indicado para os chefes de divisão que estes devem afixar o histórico de indicadores nos últimos 5 nas respectivas salas de chefia. Inclusive, a gestão superior preparou um conjunto de gráficos comparativos entre a performance das diversas divisões para serem afixados juntamente com este histórico. Seguidamente a gestão superior vem promovendo debates no âmbito de comissões e grupos de trabalho do CTI no sentido de identificar formas de usar os indicadores como parâmetro para definir a distribuição de espaço físico, eventuais vagas de concurso e recursos OGU para investimento. Em termos específicos o indicador IPUB (índice de publicações em revistas internacionais indexadas no SCI) reflete a qualidade da produção científica do corpo técnico do CTI, dado que a publicação neste tipo de revista ocorre após a avaliação de uma equipe de revisores. O indicador IPIN, índice de propriedade intelectual, reflete a capacidade da instituição de registrar, nos órgãos competentes, o conhecimento intelectual gerado. Para este fim, o CTI possui uma Coordenação de Inovação Tecnológica (CIT), cuja missão é promover e estimular a proteção das criações, o licenciamento, a inovação e outras formas de transferência de tecnologia. O CTI possui norma interna estabelecendo a atuação desta Coordenação, que desempenha as funções do Núcleo de Inovação Tecnológica (NIT), na forma definida na Lei nº 10.973/2004 (ANEXO G) e uma política interna voltada para a gestão da inovação (ANEXO H). O indicador ICT, índice de investimento em capacitação e treinamento, mostra à gestão superior o investimento realizado para capacitar e treinar a equipe do CTI, visando manter as competências necessárias para o alcance dos objetivos institucionais. O Plano Plurianual (PPA) possui uma ação exclusiva para este fim, com recursos provisionados anualmente, para atender a capacitação dos servidores públicos. São consideradas como investimentos em capacitação para a composição do indicador as demais despesas com o deslocamento dos servidores em processo de capacitação. Para as decisões de mérito, e em consonância com o Decreto nº 5.707/2006, o CTI elabora a cada ano o seu Plano Anual de Capacitação, o qual é acompanhado e gerido pela Comissão Permanente de Formação de Recursos Humanos, cujas atribuições foram revistas a partir da Portaria nº 046, de 21/07/2011