FUNDO NEPAD/ESPANHA PARA O EMPODERAMENTO DAS MULHERES AFRICANAS GUIA PARA A SUBMISSÃO DE PEDIDOS DE SUBVENÇÃO Segundo apelo de propostas
ÍNDICE DAS MATÉRIAS 1. Fundo NEPAD/Espanha para o Empoderamento das Mulheres Africanas... 1.1 Antecedentes... 4 1.2 Objectivos do Fundo... 4 1.3 Estrutura e Gestão do Fundo... 4 1.4 Alocação financeira providenciada pelo Fundo... 5 2. REGRAS PARA O APELO DE PROPOSTAS... 5 2.1 Quem pode submeter pedidos de propostas?... 5 2.1.1 Instituições elegivéis... 6 2.1.2 Projectos elegiveis... 7 2.1.3 Elegibilidade dos custos... 10 2.2 Como submeter pedidos e procedimentos a seguir 2.2.1 Formato da proposta do Projecto... 12 2.2.2 Onde e como enviar a proposta do projecto e documentos comprovativos... 12 2.2.3 Prazo para a submissão de propostas do projecto... 13 2.3 Avaliação e selecção das propostas... 13 2.4. Notificação da decisão... 15 2.5 Condições aplicáveis para a implementaçâo da acção depois da decisão de concessão da subvenção pela Autoridade Contrantante... 15 2.5.1 Data do início do projecto... 15 3. GESTÃO FINANCEIRA... 15 3.1 Contabilidade das despesas... 15 3.2 Procedimento do pagamento... 17 3.3 Aquisições... 17 3.3.1 Selecção e recrutamento de consultores... 17 3.2.2 Aquisição do equipamento... 17 4. RELATÓRIOS... 18 4.1 Relatórios das actividades... 18 4..1.1 Submissão de relatórios... 18 2
5. Regras de visibilidade...19 6. LISTA DOS ANEXOS... 20 3
1. FUNDO NEPAD/ESPANHA PARA O EMPODERAMENTO DAS MULHERES AFRICANAS 1.1 ANTECEDENTES O Fundo NEPAD/Espanha para o Empoderamento das Mulheres Africanas foi estabelecido em 2007, nos termos de um Memorando de Entendimento assinado entre o então Secretariado da NEPAD actual Agência de Planificação e Coordenação da NEPAD (APCN) e o Reino da Espanha, representado pelo Ministério Espanhol dos Negócios Estrangeiros (MAEC). Ambas as instituições consideram o empoderamento das mulheres como pré-condição para o crescimento e desenvolvimento sustentáveis. Para este efeito, elas têm trabalhado em prol do alívio da pobreza e da realização dos Objectivos de Desenvolvimento do Milénio (ODMs) em África. O Objectivo do Fundo NEPAD/Espanha é de promover a igualdade do género e incrementar as capacidades e autonomia das mulheres Africanas a fim de contribuir para a realização dos Objectivos de Desenvolvimento do Milénio, em particular o ODM 3. O primeiro apelo de propostas foi lançado em 2008 e beneficiou 46 projectos em 23 países da África Subsahariana. O Fundo NEPAD/Espanha está alinhado aos programas prioritários da UA, tais como o Fundo da UA para as Mulheres Africanas e as principais áreas temáticas da Década das Mulheres Africanas. O trabalho sinergético realizado em parceria com a Direcção das Mulheres, Género e Desenvolvimento da Comissão da UA (AUWGDD) contribuirá para a realização dos objectivos da União Africana em matéria da igualdade do género e da capacitação das mulheres em África. 1.2 OBJECTIVOS DO FUNDO O objectivo global e a longo prazo do Fundo NEPAD/Espanha é de promover a igualdade e equidade do género e incrementar as capacidades e a autonomia das mulheres, afim de contribuir para a aceleração dos esforços que visam a concretização dos Objectivos do Desenvolvimento do Milénio, em particular o ODM No. 3 O objectivo específico do Fundo NEPAD/Espanha no quadro do actual apelo de propostas é de apoiar iniciativas em torno da igualdade do género e do empoderamento das mulheres, especificamente associadas ao melhoramento do empoderamento económico, política e social das mulheres e ao exercício pleno dos seus direitos no contexto do ODM 3 nos países da África subsahariana. 4
1.3 GOVERNAÇÃO E GESTÃO DO FUNDO Nos termos do Memorando de Entendimento, a estrutura e gestão do Fundo consiste de: O Fundo é administrado e gerido por um Comité de Direcção que é o órgão supremo de gestão e por uma Equipe de Gestão Técnica, que está sob a alçada do Programa do Género da APCN e é responsável pela assessoria técnica ao processo de gestão, implementação e monitoria dos projectos. O Comité de Direcção é responsável pela tomada de decisões de todo o tipo relacionadas com a administração e gestão do Fundo. A Equipe de Gestão Técnica apoia o Comité de Direcção e realiza as tarefas que lhe são confiadas pelo Comité, especialmente as que se referem a identificação, implementação e controlo das actividades do projecto. A Equipe de Gestão Técnica procede a avaliação e submissão de propostas de notas de Identificação Conceptual à consideração do Comité de Direcção. Uma vez aprovadas pelo Comité de Direcção, a Equipe de Gestão Técnica assegura a revisão do projecto final, incluindo os comentários julgados necessários, a notificação da entidade beneficiária quanto a sua aprovação final. 1.4 ALOCAÇÃO FINANCEIRA PROVIDENCIADA PELO FUNDO. Volume das subvenções Toda a subvenção concedida no quadro do Fundo NEPAD/Espanha varia entre os seguintes montantes mínimos e máximos: - Montante mínimo de 50.000 Euros e um montante máximo de 350.000 Euros. Em circunstâncias excepcionais, o Fundo financiará projectos até 500.000 Euros. Em termos de co-financiamento: 1. Será exigido um co-financiamento a todas as organizações/instituições que solicitam financiamentos do NSF de acordo como seguinte: o Para projectos de valor inferior a 200.000 Euros, será exigida uma comparticipação de 5% do orçamento total solicitado; o Para projectos de valor entre 200.000 a 350.000 Euros, será exigida uma comparticipação de 10% do orçamento total solicitado. o Para projectos excepcionais aprovados e de valor entre 350.000 a 500.000 Euros, a contribuição requerida é de 12% do orçamento total solicitado. 2. REGRAS DO PRESENTE APELO DE PROPOSTAS 5
Estas directivas definem as regras para a submissão, selecção e implementação de projectos financiados ao abrigo do presente apelo, em conformidade com as decisões do Comité de Direcção do Fundo NEPAD/Espanha. 2.1. QUEM PODE SUBMETER PROPOSTAS? 2.1.1 Instituições elegíveis Para receberem subvenções do Fundo NEPAD/Espanha, as organizações/instituições elegíveis deverão ser entidades legalmente registadas e sem fins lucrativos. Estas instituições/organizações incluem, mas não se limitam exclusivamente a: Organizações Não Governamentais Africanas (ONGs); Organismos Governamentais Africanos, incluindo entre outros os ministérios do Género e dos Assuntos das Mulheres, as agências regionais e inter-governamentais, comissões dos direitos humanos e comissões eleitorais, governos locais, grupos parlamentares das mulheres e outras entidades governamentais; Associações locais/redes das mulheres empresárias; Organizações de Base Comunitária (OBCs) e cooperativas comunitárias; Instituições de investigação Africanas; Grupos/redes das Mulheres em África; e Fundos das Mulheres Africanas e Fundações das Mulheres. As instituições/organizações requerentes deverão estar legalmente registadas e providenciarem a informação solicitada no Anexo 3. Todas as organizações/instituições requerentes deverão estar a executar programas nos países da África Subsahariana. Elas deverão igualmente ser dotadas de uma reconhecida base institucional e comprovada experiência em projectos associados ao género e desenvolvimento e de uma eficiente e eficaz capacidade de produção de relatórios financeiros. Quem NÃO é elegível a submeter propostas? As organizações multilaterais (incluindo as agências do Sistema das Nações Unidas, as instituições financeiras internacionais, etc.). As entidades do sector privado. As autoridades públicas individuais ou cidadãos privados As organizações/instituições que receberam subvenções do Fundo Espanhol da NEPAD durante o primeiro apelo de propostas e que ainda estão a executar projectos ou ainda não submeteram o relatório narrativo final. As organizações candidatas deverão Estar a operar no país/países onde se propõe implementar o projecto; Estar legalmente registadas no país onde estiverem sediadas; Ser directamente responsáveis pela preparação e gestão da proposta; e 6
Possuírem experiência relevante na área do género e desenvolvimento ou domínios relacionados As organizações potencialmente candidatas poderão ser interditadas de participar nos apelos de propostas ou de receberem subvenções, caso se encontrarem em alguma das seguintes situações: Terem declarado falência ou se encontrarem encerradas ou terem incorrido em processos administrativos junto de tribunais; ou terem firmado arranjos com credores ou cujas actividades se encontrarem suspensas ou sujeitas a acção judicial ou qualquer outra situação análoga resultante de procedimento similar prevista nos dispositivos legais nacionais; Terem recebido subvenções do Fundo NEPAD/Espanha durante o primeiro apelo de propostas, mas o respectivo projecto estar ainda em execução ou o relatório narrativo final e o relatório financeiro e a ficha de encerramento do projecto ainda não terem sido submetidos a Equipe de Gestão Técnica do Fundo; Estarem sujeitas a uma acção judicial para a declaração da falência ou encerramento de actividades ou sob a administração de tribunais para arranjos com credores ou procedimento similar previsto na legislação ou regulamentação nacional; Não terem cumprido com as obrigações inerentes ao pagamento das contribuições ou impostos para a segurança social, em conformidade com os dispositivos legais do país onde estiverem sediados Terem sido declaradas como tendo cometido uma violação contratual grave devido a não observação de um outro contrato com a NEPAD ou outro contrato com fundos financiados pela Espanha. Os candidatos deverão fazer uma declaração solene de que não se encontram em nenhuma das situações acima mencionadas, assinando a Declaração do Requerente (ver Anexo 2). 2.1.2 Projectos elegíveis: Projectos em relação aos quais poderá ser submetido um pedido de subvenção Duração A duração máxima prevista do projecto é de 24 meses. Localização Os projectos deverão ser executados a uma escala regional, nacional e local na região da África Subsahariana. Para este efeito, favor consultar o documento relativo a Lista dos países prioritários para o Segundo apelo de propostas que consta do anexo a presente Guia. Temas 7
No quadro do Segundo apelo de propostas, o Fundo NEPAD/Espanha apoiará projectos nas seguintes áreas prioritárias incluídas no Plano de Trabalho do Fundo NEPAD/Espanha para 2011-2013, nomeadamente: 1. EMPODERAMENTO ECONÓMICO DAS MULHERES: No quadro do empoderamento económico das mulheres, o Fundo apoiará intervenções nos seguintes subsectores, nomeadamente: 1.1 Agricultura: O Fundo NEPAD/Espanha dará prioridade ao financiamento de projectos que gravitam em torno das seguintes áreas de acção: Advocacia em prol de uma efectiva capacitação das diferentes categorias de mulheres no quadro da reivindicação dos seus direitos a propriedade, segurança na posse da terra, acesso aos serviços agrícolas e outros, tecnologia adequada e inovação, equipamento de menor intensidade de trabalho, acesso aos mercados e aos serviços de extensão, acrescida participação e representação na tomada de decisão, quer aos níveis politico como comunitário. Engendrar processos de planificação no governo nacional, mediante a provisão de ferramentas e formação para promover a integração das considerações do género e o empoderamento das mulheres visando os decisores nos sectores relevantes. Apoiar as mulheres agricultoras a acederem e exercerem controlo sobre os recursos financeiros para incrementar a sua capacidade na tecnologia de processamento Agrícola e segurança alimentar e nutrição. Promover a igualdade do género no processo de tomada de decisão e no acesso aos serviços de extensão Agrícola e tecnologias sensíveis a problemática do género. Associar as instituições de investigação Agrícola as mulheres agricultoras. Apoiar a informação, formação e exposição, facilitar o alinhamento e acrescida participação das organizações e redes das mulheres no país e ao nível regional na implementação da Agenda da CAADP. 1.2 Criação de um clima propício para o desenvolvimento do empreendedorismo das mulheres e das PMEs. Isto implica, nomeadamente: Apoiar as instituições do micro-crédito e as organizações especializadas nos seus esforços com vista a responderem as necessidades das mulheres na agricultura e nos seus respectivos subsectores, assim como em outras actividades comerciais. 8
Advocacia em prol da eliminação das barreiras especificas ao género enfrentadas pelas mulheres que iniciam negócios e criação de um clima mais propicio, tal como o desenvolvimento de uma forte base institucional de serviços de apoio ao negócio que incluam um melhor acesso ao crédito, melhores sistemas de tributação, regulamentação sensível ao género no sector privado e acesso a informação e a redes, tais como as Câmaras de comércio e as sindicatos do comércio que são parte integrante do processo de tomada de decisão. Actividades que promovam o potencial de empreendedorismo das mulheres Africanas para a criação do emprego sustentável, empoderamento económica e mudança social. Apoiar as reformas necessárias para promover PMEs dirigidas por mulheres e o emprego de mulheres, que nos sectores formal e informal. Estabelecer Centros Regionais de Incubação do Negocio (BIAWE) e assegurar o seu funcionamento, em parceria com as duas CERs, nomeadamente a COMESA e a CEDEAO que servirão de pioneiras na adopção das melhores abordagens para o desenvolvimento das capacidades das mulheres empresarias em África. 1.3 Comércio regional transversal No contexto das actividades comerciais transversais e trans-regionais, as mulheres Africana jogam um papel de relevo por serem importantes agentes. Neste contexto, o Fundo: Apoiará as mulheres engajadas no comércio inter-regional ou em iniciativas transfronteiriças para promover a integração regional e responder as prioridades da Agenda Africana. Apoiará iniciativas que respondam a problemática da vulnerabilidade das mulheres envolvidas no comércio inter-regional. 1.4 Emprego Na maioria dos países Africanos, poucas são as mulheres que trabalham no sector formal do emprego. Quando empregadas, elas recebem em media 51% dos salários auferidos pelos homens. Muitas vezes, elas são afectadas a sectores estrategicamente menos importantes, devido ao seu baixo nível de educação e enfrentam ainda desafios que se devem a sua condição de mães trabalhadoras. Assim, elas possuem limitada mobilidade e poucas oportunidades de acederem a posições de gestão ou de serem engajadas no movimento sindical, Câmaras de Comercio ou associações profissionais onde possam fazer ouvir a sua voz e advogar em prol de soluções sustentáveis. A maioria das mulheres trabalha no sector informal da economia que inclui a agricultura e o comércio. Mais de 75% das mulheres estão engajadas na agricultura e 15% no sector de serviços. Por esta razão, o Fundo NEPAD/Espanha apoiará iniciativas para promover a: 9
Criação de um clima propicio para as mulheres no local do trabalho. Igualdade e equidade na comparticipação do trabalho remunerado entre homens e mulheres no sector não Agrícola, como do ODM3 (50% da paridade do género no emprego remunerado) Promoção de reformas politicas, de politicas de emprego sensíveis a problemática do género e igualdade de oportunidades nos programas do Mercado laboral que incentive acrescidas oportunidades para as mulheres nos sectores formal e informal, com enfoque sobre as mulheres que trabalham por conta própria para incrementar uma adequada protecção social e da família. Iniciativas com vista a orientar as jovens mulheres e raparigas em relação as oportunidades de emprego 2. FORTALECIMENTO DAS ORGANIZAÇÕES DA SOCIEDADE CIVIL (OSCs) E DAS ORGANIZAÇÕES DAS MULHERES DE BASE COMUNITÁRIA (OBCs). As OSCs e os grupos de base das mulheres e as redes dos membros das OBCs desempenharam um importante papel na inscrição da perspectiva da agenda sobre a igualdade do género no topo das preocupações de desenvolvimento nacionais e internacionais. Porém, as OSCs enfrentam enormes desafios em termos de sustentabilidade própria, as suas organizações e as suas conquistas em termos de fazer avançar a agenda de reformas democráticas, do estado de direito, da governação, justiça económica e social e dos direitos das mulheres. Para manter estes ganhos e avançar com a agenda do género para a igualdade e empoderamento das mulheres, um dos sectores prioritários de intervenção no segundo apelo de propostas do Fundo NEPAD/Espanha incidirá sobre o fortalecimento da sociedade civil. O Fundo incidirá essencialmente sobre projectos e programas que visam: Apoiar iniciativas que engajam e incrementem a participação das mulheres e das associações de mulheres de mulheres na sociedade civil afim de reforçar a coesão social, o empoderamento e a representação das mulheres nos diferentes poderes espaciais. Apoiar as OSCs e as organizações de base que trabalham em prol da erradicação da violência contra as mulheres e provisão de apoio as vítimas. Apoiar as OSCs a transcenderem as suas diferenças, nomeadamente de ordem cultural, política e do género, afim de forjarem sinergias e trabalharem em conjunto para a realização das metas sobre o género estabelecidas em comum. Fortalecer a capacidade das OSCs para colmatar as lacunas das organizações de base das mulheres no quadro da sensibilização e da construção de uma massa crítica de apoiantes e defensores da agenda do género. 10
Promover o fortalecimento das redes de jornalistas, juristas, sindicalistas e das câmaras de comércio para advogarem e monitorarem os progressos feitos no âmbito de empoderamento das mulheres. Apoiar as associações e redes das mulheres nas suas iniciativas em prol da reforma das leis sobre igualdade do género e sua implementação. Apoiar as OSCs que promovem e protegem os direitos humanos das mulheres e os defensores dos direitos das mulheres. Forjar a criação e/ou o fortalecimento de redes regionais sobre o género nas três áreas principais de intervenção do Fundo. Apoiar as OSCs e as OBCs que utilizam os órgãos de comunicação social locais para a sensibilização das comunidades em torno das três áreas principais de intervenção do Fundo. Apoiar o estabelecimento e/ou a utilização de rádios comunitárias para sensibilizar as comunidades sobre questões de igualdade do género e de empoderamento das mulheres. 3. FORTALECIMENTO INSTITUCIONAL. O relatório de actividades sobre Alcançar a Igualdade do Género e a Capacitação das Mulheres, (do VI Fórum de Desenvolvimento Africano) identificou importantes lacunas na instituições e mecanismos de implementação de políticas como principais obstáculos para a promoção da Igualdade do Género e do empoderamento das Mulheres em África. Para os fins do presente plano de trabalho, o fortalecimento institucional incide em torno da participação social e organização das mulheres Africanas, quer em termos de uma maior representação nos órgãos de tomada de decisão ao nível dos governos, do sector privado, das OSCs e dos órgãos de comunicação social, incluindo igualdade de oportunidades para participar plenamente nos processos políticos e em termos das associações que prestam apoio as acções que afectam de forma positiva as organizações da sociedade civil existentes e a criação de novas redes de mulheres. Neste contexto, nas suas intervenções o Fundo NEPAD/Espanha dará prioridade as seguintes áreas específicas: 3.1 As mulheres e governação democrática A participação e representação das mulheres nos processos de tomada de decisão constituem a melhor forma de assegurar que as suas necessidades, preocupações e perspectivas serão adequadamente tomadas em consideração pelos decisores. Porém, mesmo em casos em que o princípio da paridade esta consagrado na Constituição e nas leis eleitorais, o processo eleitoral continua a ser predominantemente dominado pelos homens e não existe garantia de uma melhor participação e representação das mulheres nos processos de tomada de decisão. Mediante o apelo a propostas, o Fundo apoiará iniciativas que gravitarão em torno das seguintes áreas: Incrementar a representação e a participação efectiva das mulheres nos processos de tomada de decisão no seio dos partidos políticos, governos locais, 11
sector privado e OSCs e OBCs e dos órgãos da comunicação social para assegurar a igualdade do género na participação política; Incrementar a sensibilização em torno da liderança das mulheres e implementação de iniciativas relativas as eleições e aos processos democráticos para assegurar a igualdade de representação e de participação das mulheres em todo o processo de governação. Promover a responsabilização das mulheres que ocupam posições de liderança para assegurar a igualdade e equidade do género e a capacitação das mulheres; Apoiar organizações que advogam e sensibilizam sobre a implementação de instrumentos regionais e internacionais sobre a igualdade do género e dos direitos humanos das mulheres, tais como a CEDAW e o Protocolo da UA sobre os Direitos das Mulheres e igualdade do género, a Resolução 1325 da AGNU. Apoiar os governos na ratificação e implementação dos instrumentos acima mencionados e na advocacia em prol dos direitos das mulheres e da igualdade do género; e Construir capacidades dos órgãos da comunicação social para que sejam mais sensíveis a problemática do género e incrementem o seu papel de advocacia em prol de políticas, programas, processos e campanhas que visam acelerar a ratificação e a domesticação dos quadros e instrumentos internacionais e regionais que garantem os direitos humanos das mulheres. 4. Questões transversais As TIC e a construção de capacidades são consideradas questões transversais. Ambas constituirão uma componente integral de todos os sectores sob financiamento, ao invés de serem considerados como projectos exclusivos. Isso será explicitamente mencionado em todos os apelos de propostas e serão atribuídos +pontos adicionais durante o processo de avaliação. De acordo com a decisão do Comité de Direcção do NSF, os projectos relativos Empoderamento Económico das Mulheres representarão 60% do financiamento total do NSF. Os projectos relativos ao fortalecimento da sociedade civil e ao fortalecimento institucional representarão cada um 20% do financiamento total. 2.1.3 Elegibilidade dos custos: custos que poderão ser tomados em conta par a subvenção Para a subvenção, só serão tomados em conta os "custos elegíveis". Esses custos incluem, nomeadamente: Custos elegíveis Os custos elegíveis directos do projecto são os custos identificáveis como custos específicos directamente associados ao desempenho do projecto e que, por conseguinte, 12
podem ser directamente lançados nas escrituras do projecto. Em particular, os seguintes custos directos são elegíveis: - Os custos com o pessoal vinculado ao projecto, incluindo os salários reais e outros custos estatutários incluídos na sua remuneração, desde que os referidos custos não excedam as taxas medias correspondentes a política normal de remuneração do beneficiário ou, caso aplicável, aos seus parceiros. - Os custos de viagem e de alojamento do pessoal que participa no projecto (para reuniões, monitoria e avaliação e viagens ao terreno, etc.) só serão considerados elegíveis caso forem razoáveis, justificáveis e obedecerem ao princípio de uma sólida gestão financeira, em particular no concernente a economia e eficiência. Estes custos devem ser integralmente incluídos no orçamento e sujeitos a uma auditoria, acompanhada da devida documentação comprovativa no final do projecto e deverão estar em conformidade com os seguintes procedimentos, nomeadamente: Viagem de avião: Só será autorizada em classe económica e utilizando a rota mais directa Ajudas de custo: Poderá ser previsto um máximo de ajudas de custo de acordo com as normas que regem a organização beneficiária para cobrir todas as despesas de subsistência recorrentes, incluindo alojamento, refeições, bebidas, etc. Os custos suportados por uma Terceira parte (por exemplo, no caso de um convite de uma organização internacional) deverão ser subtraídos do subsidio das ajudas de custo adiantado. Transporte Local: Será autorizado o pagamento do custo médio aplicável ao transporte local (táxi, autocarro, etc.). - Custo da compra de equipamento, na condição de que possa ser anulado, em conformidade com as regras de tributação e de contabilidade em vigor aplicáveis ao beneficiário e geralmente aceite aos artigos da mesma categoria. Apenas uma porção da depreciação do equipamento correspondente ao período de duração do projecto e taxa de uso real para efeitos de acção poderá ser tomada em conta, exceptuando casos que, com base na natureza e/ou contexto do seu uso, seja autorizada a sua anulação e concedido tratamento diferenciado; O equipamento a ser adquirido deverá ser necessariamente incluído e declarado no Plano de aquisições (ver Anexo 5) e submetido conjuntamente com a proposta do projecto. - Os custos dos consumíveis e dos aprovisionamentos, desde que sejam identificáveis e explicitamente associados ao projecto, deverão ser lançados num livro de registo actualizado que deverá sempre ser colocado a disposição do Fundo ou dos auditores. - Os custos decorrentes de outros contratos concedidos ao beneficiário ou seus parceiros para efeitos de execução do projecto, como por exemplo, o recurso aos conhecimentos externos; As consultorias deverão ser declaradas no Plano de aquisições (ver Anexo 5) e submetido conjuntamente com a proposta do projecto; e. 13
- Custos decorrentes directamente das necessidades associadas ao desempenho da acção e/ou projecto (tais como disseminação de informação, avaliação específica do projecto, auditoria, traduções, reprografia, etc.) Custos inelegíveis Os seguintes custos não são elegíveis, nomeadamente: Direitos aduaneiros e impostos Empréstimos contraídos pelos funcionários Receitas Artigos de luxo Artigos não incluídos nas categorias elegíveis das despesas Artigos não incluídos no plano de trabalho acordado Custos que deverão ser imputados ao orçamento As propostas do projecto deverão incluir uma verba para a realização de uma auditoria externa para todos os projectos cujo orçamento for igual ou superior a 100.00 Euros. Para as propostas de projecto de orçamento igual ou superior a 250.000 Euros, a auditoria externa realiza-se o período de execução do projecto e uma verba deverá ser prevista para esse fim. Para as propostas de projecto de orçamento igual ou superior a 200.000 Euros deverá ser prevista u verba para a realização de uma avaliação externa final. O orçamento da proposta do projecto deverá ser submetido de acordo com o Formato de Submissão do Orçamento estabelecido pelo Fundo NEPAD/Espanha (ver Anexo 1). Para os custos administrativos, será aceite um máximo de 10% do orçamento. 2.2 COMO SUBMETER PEDIDOS E PROCEDIMENTOS A SEGUIR O apelo de propostas lançado pelo Fundo NEPAD/Espanha é um processo único: Favor submeter a sua proposta por escrito, de acordo com o formulário do Fundo NEPAD/Espanha (ver Anexo 0), outros anexos e documentação comprovativa solicitada. As propostas de projectos podem ser apresentadas em Inglês, Francês ou Português. Não serão aceites propostas de projectos apresentadas em manuscrito. Cada organização/instituição só poderá submeter uma proposta de projecto. 14
2.2.1 Para onde e como enviar os pedidos de proposta do projecto e os documentos comprovativos. Todos os pedidos deverão ser endereçados ao Comité de Direcção do Fundo NEPAD/Espanha, A/C da Agência da NEPAD por via electrónica ou cópia em papel. As propostas de Projectos recebidas depois do prazo fixado de 15 de Maio de 2011 não serão consideradas para financiamento. A proposta do projecto e os documentos comprovativos em cópia de papel deverão ser submetidos em envelope selado e enviados por correio registado, serviço de correio rápido por mensageiros ou entregue em mão. Os dados completos do pedido poderão ser igualmente enviados em formato electrónico (CD-ROM) em separado e num único ficheiro. O formato electrónico deverá conter exactamente a mesma proposta que a versão em papel. Os pedidos podem ser submetidos em original e duas cópias em papel de tamanho A4, por correio ou entregues em mão. Endereço Postal (Também para entrega em mão ou através do serviço de correio rápido por mensageiros) Endereçado a: Comité de Direcção do Fundo NEPAD/Espanha NEPAD Planning and Coordinating Agency International Business Gateway Block B, Gateway Park Corner Challenger & Columbia Avenues Midridge Office Park, Midrand Joanesburgo P. Bag 218 Midrand 1685 South Africa Ou, alternativamente, os pedidos poderão ser enviados por correio electrónico ao seguinte endereço: nepadspanishfund@nepad.org Será enviada uma notificação por correio electrónico aos requerentes para acusar a recepção de todos pedidos submetidos. 2.2.2 Prazo para a submissão da proposta do Projecto O prazo para a submissão das propostas é impreterivelmente até meia-noite do dia 15 de Maio de 2011, a ser comprovada pela data do despacho, o selo postal ou a data do comprovativo de depósito. Todas as propostas recebidas fora do prazo estipulado serão automaticamente rejeitadas. 2.2.3 Informação adicional para as propostas de Projecto 15
Todos os pedidos de informação adicional poderão ser endereçados ao seguinte correio electrónico: nepadspanishfund@nepad.org 2.3 AVALIAÇÃO E SELECÇÃO DAS NOTAS DE REFERÊNCIA E DAS PROPOSTAS COMPLETAS Todas as propostas serão examinadas e avaliadas pela Equipe de Gestão Técnica, sob a supervisão da APCN, de acordo com as seguintes etapas e critérios, nomeadamente: (1) ETAPA 1: VERIFICAÇÃO DOS ASPECTOS ADMINISTRATIVOS E DE ELEGIBILIDADE Apresentação da Proposta completa do projecto Para a proposta ser sujeita a avaliação, ela deverá obedecer aos seguintes requisitos administrativos e outros, nomeadamente: Ter sido submetida em Inglês, Francês ou Português. A duração do projecto não exceder 24 meses A estimativa do orçamento variar entre um montante mínimo de EUR 50. 000 e máximo de EUR 350. 000. Em circunstâncias excepcionais, o Fundo financiará projectos até um tecto máximo de EUR 500. 000. O projecto deverá ser implementado num país elegível e constante da lista geográfica dos países prioritários. A proposta completa do projecto deverá ter sido submetida em tempo devido numa versão original e electrónica. Ter sido devidamente preenchida e conter todos os dados, de acordo com as instruções, incluindo nomeadamente a seguinte documentação comprovativa: o Formato do orçamento (Anexo 1) o Declaração do requerente (Anexo 2) o Ficha da entidade jurídica (Anexo 3) devidamente preenchida e assinada pelo requerente e acompanhada da respectiva documentação comprovativa. o Ficha de Identificação Financeira (Anexo 4) o Nota de cobertura em papel timbrado em uso na instituição onde é feita uma breve descrição da instituição, suas actividades correntes e estatuto. A nota deverá conter igualmente demais dados, incluindo o nome, números de telefone/telemóvel e o endereço electrónico da pessoa de contacto para o projecto e dados de eventuais parceiros. Finalmente, a nota deverá fazer uma breve descrição da proposta, incluindo os objectivos pretendidos pelo projecto no final do período da duração do mesmo. o Constituição ou regras básicas da instituição/organização, incluindo os estatutos. o Cópia do extracto de conta mais recente, incluindo as receitas e despesas e o extracto da conta bancária dos dois (02) exercícios financeiros precedentes e correspondentes ao 16
período de encerramento das contas) e o mais recente relatório de auditoria da organização/instituição. o Manual dos Procedimentos Administrativo e Financeiro da organização/instituição. o Cópia do registo: Caso não se trate de uma organização governamental, incluir, se possível uma cópia da situação de registo. o Organigrama da organização, acompanhado de dados pormenorizados das posições existentes no seio da organização. o Sumário das actividades e anteriores realizações da organização e uma lista de eventuais doadores. Apresentar uma breve descrição das actividades/realizações anteriores e correntes do projecto (uma página e meia o máximo Obrigatório) o Nota de colaboração/apoio. Todos os projectos que envolvam a participação de parceiros deverão incluir notas de recomendação dos principais parceiros mencionados na proposta do projecto. o Notas de recomendação: As organizações poderão ter interesse em incluir notas/cartas de recomendação de Redes ou Coalições a que tenham estado associadas ou de Ministérios da Condição Feminina/Mulheres do país de implementação do projecto. o Plano de Aquisições (Anexo 5) Em caso de omissão, incorrecção ou submissão fora do prazo de parte ou de toda a informação/documentação requerida, a proposta do projecto será rejeitada nessa única base e não voltará a ser examinada. (2) ETAPA 2: AVALIAÇÃO DA PROPOSTA NO SEU TODO Será feita uma avaliação da qualidade de todas as propostas, incluindo a capacidade do requerente, em conformidade com os critérios estabelecidos na Ferramenta de Avaliação do Projecto do Fundo NEPAD/Espanha. A avaliação do projecto será feita a cinco níveis, nomeadamente: Avaliação das componentes técnicas do projecto, em termos das linhas de força e relevância da ideia e sua contribuição para a resolução dos problemas identificados e prossecução dos objectivos traçados de promoção do empoderamento das mulheres e da igualdade do género: Ademais, será avaliada a integração das seguintes componentes do género na proposta: a. Especificação das metas/resultados da igualdade do género na ficha de identificação. b. Aplicação da análise do género. c. Uso de dados desagregados por género. d. Definição dos objectivos com enfoque sobre o género. e. Participação das mulheres no desenho da intervenção. f. Identificação de acções específicas no âmbito da capacitação das mulheres g. Especificação dos indicadores de impacto sensíveis a problemática do género. 17
Avaliação da capacidade organizacional para a execução do projecto. Avaliação financeira Abordagens participativas e inovadoras: - Em que medida a proposta apresenta actividades inovadoras e de elevado impacto e susceptíveis de resultar no desenvolvimento das capacidades das mulheres? Será que o projecto promove uma participação significativa dos beneficiários e de outros intervenientes? Avaliação do documento técnico que acompanha a proposta do projecto, nomeadamente a parte relativa a ficha de identificação e prazos; orçamento; estudo da linha de base; dados desagregados por género e sistema de monitoria e avaliação. As recomendações no sentido de conceder uma subvenção estão sempre sujeitas a uma condição de que o processo de avaliação não revela os problemas que exigem alterações ao orçamento (por exemplo erros aritméticos; imprecisão dos custos ou custos não realistas ou outros custos inelegíveis. As verificações podem dar lugar a pedido de esclarecimentos e obrigar o Comité de Direcção a impor modificações ou reduções para corrigir erros ou imprecisões. Como resultado destas correcções, o montante da subvenção poderá não ser incrementado em nenhum dos casos. 2.4 NOTIFICAÇÃO DA DECISÃO DO COMITÉ DE DIRECÇÃO 2.4.1 Conteúdo da decisão Os requerentes serão notificados por escrito da decisão do Comité de Direcção relativa sua proposta e das razões da mesma. 2.5 CONDIÇÕES APLICÁVEIS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DO PROJECTO DEPOIS DA DECISÃO DO COMITÉ DE DIRECÇÃO NO SENTIDO DE ADJUDICAR A SUBVENÇÃO Depois da tomada decisão no sentido de conceder uma subvenção, o Beneficiário receberá um Acordo de Subvenção. Ao assinar a proposta integral, o requerente declara solenemente aceitar, para o caso de lhe ter sido adjudicada uma subvenção, todas as condições contratuais definidas no Contrato Padrão. 2.5.1 Data do início do projecto Os projectos deverão estar prontos para implementação o mais cedo possível, logo após a decisão do Comité de Direcção e, de qualquer modo, até um período máximo de um mês, a partir da data do primeiro desembolso. 3. GESTÃO FINANCEIRA 3.1 Contabilidade das despesas 18
Os beneficiários da subvenção assumem responsabilidade pela administração e gestão dos recursos financeiros que lhe foram confiados, em conformidade com os procedimentos de gestão financeira seguros e através da observação dos seguintes requisitos: a) Deverão ser estabelecidos sistemas seguros de gestão e de contabilidade dos recursos financeiros recebidos do Fundo. b) As despesas deverão ser continuamente monitoradas. Para este efeito, cada Organização Beneficiária receberá um Modelo de Monitoria Financeira e de Submissão de Relatórios Financeiros. Ela deverá submeter relatórios financeiros trimestrais ao Fundo NEPAD/Espanha, elaborados com base no referido Modelo. Ademais, todas as cópias das facturas comprovativas deverão ser anexadas ao relatório financeiro trimestral e com ele submetidas atempadamente ao Fundo. c) O Administrador do Fundo NEPAD/Espanha assegura a monitoria de todas as despesas relacionadas com as subvenções e inclui os respectivos dados nos relatórios consolidados. Todas as despesas devem ser apresentadas em moeda local e em Euros. d) A taxa de câmbio aplicável a todos os relatórios financeiros e livros de contas é a taxa de câmbio em vigor e no Banco e indicada nos extractos de contas do beneficiário, na altura da realização das suas transacções em Euros. As diferentes taxas de câmbio aplicadas na altura das transacções deverão ser devidamente reflectidas na escrituração e nos relatórios financeiros. O recibo original da taxa de câmbio emitido pelo Banco deverá ser submetido como comprovante. e) As Organizações Beneficiárias e a Equipe de Gestão Técnica do Fundo NEPAD/Espanha deverão observar uma estrita disciplina orçamental. Porém, em casos especiais e quando a acção planeada não pode ser levada a cabo sem alterar os dados apresentados no orçamento e desde que seja assegurado o objectivo da acção/projecto, poderão ser executadas transferências entre duas linhas orçamentais, mediante aprovação do Fundo e desde que não haja um desvio material dos objectivos do projecto. f) Todas as alterações deverão ser igualmente incluídas no Relatório Financeiro da Organização Beneficiária. De qualquer modo, a subvenção total adjudicada as Organizações Beneficiárias para um determinado projecto não pode ser arbitrariamente incrementada sem a autorização prévia do Comité de Direcção do Fundo. g) O Administrador do Fundo NEPAD/Espanha e cada Organização Beneficiária deverão manter registos e contas precisos e regulares sobre a implementação de cada actividade. h) Os regulamentos e regras de contabilidade de cada Organização Beneficiária individual deverão ser aplicáveis, incluindo para as actividades da APCN. Porém, isto é no pressuposto de que esses regulamentos e regras se conformam com os padrões internacionalmente aceites Recomenda-se vivamente o uso de um sistema de dupla escrituração como parte ou complemento do sistema de contas próprio das Organizações Beneficiárias. Este sistema dedicado deve obedecer aos procedimentos ditados pela prática profissional e providenciar detalhes precisos dos juros acumulados pelos projectos, como parte da subvenção i) A contabilidade deverá observar a estrutura principal dos orçamentos, isto é cada documentação relacionada com esta proposta deverá ser submetida ao Fundo, juntamente com o relatório financeiro relativo ao processo de aquisição em causa. j) A contabilidade deverá ainda obedecer a principal estrutura do orçamento, isto é, ter em conta cada componente do projecto relevante para a Organização Beneficiária. O sistema de 19
contabilidade deverá prever linhas de contas separadas. As Organizações Beneficiárias poderão utilizar a sua estrutura própria de Mapa de Contas, desde que se conforme com os padrões internacionais e assegure a devida transparência. k) Os documentos de contabilidade financeira do projecto deverão ser mantidos pela APCN e por cada Organização Beneficiária por um período de pelo menos cinco anos depois do final do projecto. Toda a informação financeira relevante, incluindo os mapas da contas relativas as actividades, deverá ser submetida ao Comité de Direcção do Fundo. l) Auditoria Um orçamento para auditoria deverá ser previsto na proposta do projecto, conforme detalhado na secção 2.3.1 do presente documento. O relatório de auditoria deverá ser dado a conhecer ao Administrador do Fundo NEPAD/Espanha. O Administrador do Fundo NEPAD/Espanha assegurará o seu papel de supervisão e de coordenação em relação a gestão financeira geral do Fundo. Ele procederá a avaliação das transacções financeiras e dos mapas financeiros das Organizações Beneficiárias e aconselhará sobre as modalidades necessárias para melhorar os procedimentos e submissão de relatórios ao Comité de Direcção do Fundo NEPAD/Espanha, caso surja algum problema importante relacionado com a gestão financeira e sistema de contabilidade das Organização Beneficiárias. Procedimento para o pagamento Os recursos financeiros serão transferidos periodicamente às Organizações Beneficiárias para cobrir os custos dos projectos aprovados e em conformidade com os orçamentos propostos. Apresenta-se a seguir uma explicação mais detalhada do processo. A subvenção será desembolsada da seguinte forma: O Fundo NEPAD/Espanha obedecerá a um desembolso com base no desempenho. O desembolso inicial será feito ao projecto, após a submissão de um plano de trabalho detalhado, incluindo prazos, orçamento e o plano do sistema de monitoria e de avaliação anexado a proposta aprovada do projecto. 1. A Organização Beneficiária receberá um adiantamento inicial de 50% do valor da subvenção, logo após a aprovação da proposta do projecto pelo Comité de Direcção e a assinatura do respectivo contrato. 2. Depois da utilização e justificação de 45% do adiantamento inicial, será desembolsado um adiantamento adicional (e final) de 50% do valor da subvenção. Os pedidos de desembolso da segunda tranche devem obedecer a uma submissão e aprovação prévias dos seguintes documentos: Relatório de actividades para o período em análise e documentação comprovativa solicitada. Relatório financeiro acompanhado de extractos de conta bancária e cópias das facturas do projecto relativos ao período em análise. 20
3.2 Aquisições Plano de trabalho, plano de recolha de dados de linha de base e plano do sistema de monitoria e de avaliação, com um calendário actualizado e que inclua o próximo período de implementação, isto é trimestral ou semestral, caso alguma modificação introduzida pela NEPAD tenha sido efectuada. Formulário do pedido de desembolso devidamente assinado. Mapas das despesas de acordo com o modelo do relatório financeiro. Cópias dos extractos da conta bancária e o mais recente Extracto de conciliação do banco. Cópias dos comprovantes de pagamento, recibos e documentação comprovativa das despesas. 3.3.1 Selecção e recrutamento de consultores Procedimento: Preparação dos termos de referência (TR), incluindo a definição explicita dos critérios de selecção. Publicitar as expressões de interesse (caso apropriado, incluindo os TR, orçamento disponível e outras condições ou preparar uma lista dos consultores já pré-seleccionados. Receber um mínimo de 3 CVs. Para os casos de consultores com contrato até 5.000 Euros, os acordos poderão ser celebrados com base num CV apenas, desde que o consultor reúna os critérios de selecção estabelecidos. Avaliação dos CV por um Comité de Selecção, de acordo com os critérios definidos nos TR. Caso apropriado, realizar entrevistas ao telefone e ao vivo com os candidatos. Adjudicação do contrato ao consultor seleccionado e organização de um ficheiro em separado contendo toda a documentação do proceso de selecção. A cópia de toda a documentação relacionada com esta proposta deverá ser submetida ao Fundo, juntamente com o relatório financeiro relativo ao processo de aquisição em causa. 3.3.2 Aquisição de Bens: No quadro da subvenção, a aquisição de bens obedecerá a um processo competitivo. Os pequenos artigos e aprovisionamentos de escritório, assim como algum equipamento e mobiliário disponíveis localmente e cujo valor não exceda os 5.000 Euros poderão ser adjudicados através de Compras, no qual caso uma requisição por escrito deverá ser endereçada a, pelo menos três fornecedores devidamente credenciados. Estes fornecedores deverão apresentar as suas ofertas/propostas. Depois de analisadas as três ofertas/propostas, o contrato será adjudicado ao fornecedor que oferecer a cotação mais baixa e que tenha demonstrado capacidade de cumprir com as cláusulas do contrato: Para os artigos de valor superior a 5.000 Euros, elas deverão ser 21
adquiridas através de um procedimento competitivo de adjudicação ao nível nacional (publicado nos órgãos de comunicação social locais). A cópia de toda a documentação relacionada com esta proposta deverá ser submetida ao Fundo, juntamente com o relatório financeiro relativo ao processo de aquisição em causa. 3. SUBMISSÃO DE RELATÓRIOS Os progressos feitos pelos projectos financiados pelo Fundo NEPAD/Espanha serão monitorados e verificados de acordo com os requisitos definidos nas Directivas de Monitoria e Avaliação e dos procedimentos do NSF que regem a utilização dos fundos. Para efeitos de verificação dos progressos realizados na implementação do projecto, os beneficiários submeterão Relatórios de actividades trimestrais a Equipe de Gestão Técnica, de acordo com os moldes definidos pelo Fundo NEPAD/Espanha. O relatório de actividades inclui informação sobre as actividades e situação financeira sobre a implementação do projecto e deverá ser submetido durante os primeiros 15 dias depois de findo o trimestre a que se referem. O relatório de actividade deverá incluir informação sobre os progressos técnicos realizados em função do Plano de Trabalho, incidindo deste modo sobre os indicadores de desempenho. As variações entre as realizações planeadas durante o período em análise e os progressos reais alcançados deverá ser explicada, assim como as medidas adoptadas para corrigir os problemas mencionados. O relatório financeiro deverá conter uma análise retrospectiva do custo total incorrido durante o período em análise. A organização beneficiária deverá igualmente assegurar que as despesas indicadas no relatório financeiro não foram incluídas nos relatórios financeiros submetidos anteriormente. Assim, as cópias de cada mapa financeiro deverão ser anexadas a cada relatório financeiro trimestral, como comprovativo das despesas incorridas no período em análise. 4.1.1 Submissão de Relatórios Os relatórios de actividades de verão ser submetidos a Equipe de Gestão técnica do Fundo NEPAD/Espanha até um máximo de 15 dias depois de terminado o trimestre a que se referem. Os modelos para a elaboração dos relatórios de actividades serão distribuídos as organizações beneficiárias. Relatório narrativo periódico - Todos os projectos financiados deverão submeter relatórios narrativos periódicos obedecendo aos seguintes intervalos: trimestral, anual e fim do projecto. Todos os projectos de duração superior a 12 meses deverão submeter igualmente um relatório de actividades anual de 12 em 12 meses. O objectivo do relatório narrativo é de proceder a uma monitoria e rastreio periódicos dos progressos feitos na prossecução dos resultados e dos objectivos, através de indicadores de desempenho desenvolvidos, incluindo os progressos realizados para alcançar os objectivos e as metas do projecto associados ao género, utilizando dados desagregados sobre o género e um processo de monitoria qualitativa e quantitativa. 22
Depois da finalização do projecto, um relatório final deverá ser submetido ao Fundo. Esse relatório deverá conter informação detalhada acerca dos resultados e impactos da operação, assim como os detalhes financeiros finais do projecto. Um modelo para a elaboração do relatório final será colocado a disposição das organizações beneficiárias. O relatório final deverá ser submetido a Equipa Técnica de gestão do fundo, o mais tardar um mês depois da conclusão do projecto. Os estudos de casos/histórias de sucesso deverão igualmente ser anexados aos relatórios narrativos trimestrais, anuais e relatórios de fim do projecto. Os relatórios poderão ser igualmente acompanhados de ilustrações, incluindo fotos, assim como todo o tipo de publicações, pesquisas, material audiovisual, etc. elaborados pelo projecto. Depois de todas as organizações beneficiárias terem assinado o acordo de implementação dos projectos aprovados com o Fundo, a EGT organizará um seminário com todas as partes interessadas para que elas se familiarizem com aspectos ligados a elaboração de relatórios, formulários, sistema de M&A e regulamentos do Fundo. Os relatórios deverão ser enviados a organização responsável pela implementação do projecto, de acordo com o seguinte: 1. Para todos os casos, os relatórios devem ser enviados ao Gestor do Programa (Lusófono, Francófono e Anglófono e a Assistente Técnica Espanhola do Fundo. 2. Para os países que acolhem um Escritório da Cooperação Técnica Espanhola (OTC), uma cópia do relatório deverá ser igualmente enviada a OTC no país. Ademais, a seguinte documentação deverá ser anexada aos relatórios de actividades, nomeadamente: Lista dos beneficiários do projecto por cada actividade, com a respectiva informação detalhada (idade, sexo, data, etc.) Lista dos instruendos que participam nas actividades de formação e assinatura. Exemplos dos materiais de formação elaborados para as actividades de formação, incluindo a agenda, etc. Documentos de licitação. Acordo de emprego dos funcionários que auferem salários pagos pelo projecto. Qualquer outro documento comprovativo relevante para o projecto. 23
Relatório Financeiro Periódico Todos os projectos financiados deverão submeter relatórios financeiros periódicos obedecendo aos seguintes intervalos: trimestral, anual e fim do projecto, em conformidade com as Directivas e Regulamento Financeiro do Fundo NEPAD/Espanha. Relatórios narrativo e financeiro de fim do projecto. Avaliação final do projecto Todo o projecto financiado com um orçamento igual ou superior a 200.000 Euros deverá incluir um plano e orçamento para a realização de uma avaliação externa de fim do projecto. O relatório de avaliação de fim do projecto deverá constar como um dos anexos ao relatório narrativo de fim do projecto. A avaliação deverá contemplar as seguintes questões: Medição dos progressos feitos para a realização das metas, resultados, objectivos e impacto; Realizações do projecto em termos dos objectivos relacionados com o género traçados pelo projecto; Avaliação da eficácia e eficiência da estratégia do género adoptada; Avaliação do impacto directo e indirecto do projecto sobre os beneficiários. Lista das lições aprendidas, identificação das áreas principais que influenciaram o sucesso ou o fracasso do projecto e documentar as boas práticas. Em qualquer circunstância, toda intenção de alterar os objectivos, actividades, metas, orçamento e beneficiários do projecto aprovado carece de uma aprovação prévia do Fundo NEPAD/Espanha, mediante consulta. 4. REGRAS DE VISIBILIDADE Toda a actividade dos projectos financiados pelo Fundo NEPAD/Espanha deverá incluir o logótipo do Fundo que será enviados a cada organização após a aprovação do projecto. 24