Automação Comercial e Bancária Prof. Breno Barros Telles do Carmo Conceitos Iniciais A automação comercial é um processo que visa a mecanização, a desburocratização e a busca pela Excelência de um ponto de venda, que abrange desde a entrada da mercadoria até a saída da mesma; É um dos setores mais promissores para o mercado de tecnologia. Agilizar vendas, controlarofluxo de negócios e conhecerbem os clientes é a meta de qualquer organização, independentemente do tamanho da empresa. 1
Um pouco de história... Univac Projeto SABRE Caixa Registradora Mecânica Constituição da IBM Máquina de Tabulações de informações com cartões perfurados Construção experimental de máquinas de calcular cada vez mais avançadas 1878 1890 1924 1930 a 1950 1951 1955 E AGORA??? COMPUTADORES Na fase inicial, a nova indústria se constituiu em torno de dois núcleos principais: fabricantes de computadores e fabricantes de componentes; Avanços na tecnologia por parte dos fabricantes de componentes: avanço das válvulas para os transistores e para os circuitos integrados com densidades cada vez maiores 2
Fabricantes de Computadores Esquema de funcionamento dos computadores: INPUT Entrada de Dados PROCESSAMENTO OUTPUT Saída de Dados ARMAZENAMENTO (Dados e programas) Memória RAM Fitas e Discos... Avanços na CPU e memória RAM Funcionamento dos Computadores Bit: menor elemento de informação interna dos computadores; Unidadedeinformaçãoquepoderepresentar0ou1; Como isso é pouco para expressar os números e letras que usamos, cada projeto de computador estabelecia um conjunto de bits como unidade básica da informação; Byte: unidade básica de informação composta de vários bits; 8 bits = 1 byte Expressa 256 diferentes elementos básicos da informação (números, letras e outros caracteres) 3
Funcionamento dos Computadores Com um conjunto de bytes, podem-se expressar grandes números, palavras, frases e assimpordiante Unidade Abreviação Qtdede Potência Bytes de 2 1 kilobyte Kb 1.024 2 10 1 Megabyte Mb 1.048.57 6 1 Gigabyte Gb 1.073.74 1.824 1 Terabyte Tb 1.099.51 1.627.77 6 2 100 2 1000 2 10000 Onde se dá a evolução por parte dos computadores? Dispositivos de entrada e saída: teclados monitores, impressoras e mouses; Dispositivos de Armazenamento: disquetes, CDs, DVDs,etc... 4
O início... Tecnologias Proprietárias Aspecto inicial da indústria de computadores: Dispositivos e programas desenvolvidos para determinada linha de computadores não serviam para computadores de outra linha do mesmo fabricante e muito menos para outros... Relação de enorme dependência e desequilíbrio; Valores envolvidos nas transações eram enormes; Os equipamentos precisavam permanecer em áreas onde a temperatura e umidade eram rigorosamente controladas A evolução... Padrões Abertos Produtos e tecnologias cujas especificações sejam de conhecimento geral, que tenham várias fontes de fornecimento, diminuindo a relação de dependência dos clientes em relação aos fornecedores; Preocupação com a compatibilidade e portabilidade; 5
Microinformática Década de 70: fabricação de circuitos integrados potentes e baratos; 1975: Surgimento do primeiro microcomputador, o Altair; Criação da linguagem de computadores - origem da Microsoft; CriaçãodaApple -SteveJobs Microinformática 1981: IBM apresenta seu primeiro computador portátil; Usa processadores Intel e sistema operacional MS-DOS; Queda no preço dos computadores; Crescimento da indústria de microcomputadores 6
Surgimento das Redes Busca permanente do melhor aproveitamento possível dos recursos de informática; 1960: EUA deu início aos esforços de conexão dos computadores dos centros universitários com o esforço bélico; Vantagens de uma Rede Compartilhamento de Informações: utilização de banco de dados que permite a utilização e trabalho simultâneo de diversos usuários; Economia de Recursos: uso de recursos dispendiosos pode ser compartilhado por diversos usuários de uma rede; Comunicação entre usuários: comunicação através de computadores 7
Tecnologias da Automação Comercial Código de Barras; RFID; EDI; Softwares e Sistemas Operacionais Código de Barras Surge da necessidade de identificar e classificar objetos móveis, como as mercadorias vendidas no varejo; O avanço da microeletrônica (1970) amadureceu a tecnologia de raio laser; Porém, o sistema de código de barra só foi difundido depois que se estabeleceram padrões relativos aos sistemas de codificação que seriam utilizados; 8
Código de Barras São constituídos por barras pretas impressas em fundo branco; As barras e os espaços em branco podem ser largos ou estreitos; O comprimento não tem nenhum significado; A leitura do código de barras é feita por dispositivos óticos (scanners), capaz de emitir um feixedeluzelersuareflexão. Código de Barras Os espaços em branco refletem a luz, enquanto as pretas a absorvem; Os sinais de luz recebidos são analisados e traduzidos por um circuito capaz de decodificálos em termos digitais, que podem ser usados pelos computadores; Oscódigossãoimpressospormétodosnormaise não devem aumentar o preço da embalagem. 9
Sistemas de Codificação EAN Brasil mantém padrões internacionais, fornecendo a numeração para códigos de barra e prestando assessoria técnica e esclarecimentos sobre o sistema. RFID A tecnologia RFID consiste num sistema como um todo, e não num produto isolado. Esse sistema utiliza espectros eletromagnéticos para transmitir informações sem contato esemlinhadevisão(miller,2000). A RFID também pode ser definida como uma tecnologia de identificação que utiliza a rádio-freqüência para o intercâmbio de dados, permitindo realizar remotamente o armazenamento e recuperação de informações usando um dispositivo chamado de etiqueta de rádio identificação, um pequeno objeto que poderá ser afixado a ou incorporado em um produto, bem ou até num ser vivo(stanton, 2004). 10
Sistema RFID Vantagens do RFID As principais vantagens da tecnologia RFID são: Rapidez, precisão e confiança na transmissão de dados; Elevado grau de controle e fiscalização, que aumenta a segurança e evita furtos, além de evitar falsificações de mercadorias; Possibilidade de leitura de muitas etiquetas de forma simultânea; Captação de ondas à distância; Identificação sem contato nem visão direta do produto, que possibilita a codificação em ambientes hostis; Simplificação dos processos do negócio, que permite a redução da força de mão de obracom transferência dos atuais empregados nestas atividades para atividades mais nobres; Rastreabilidadede produtos (controle de inventário) e de informação (ciclo de vida), que acarretam uma melhoria nas operações de gerenciamento e controle; Alta capacidade de memória, que propicia o armazenamento de todas as informações pertinentes ; 11
A sigla EDI - "Electronic Data Interchange", ou, em português, Intercâmbio Eletrônico de Documentos, representa uma nova forma de transferência de dados eletrônica, que está sendo utilizada para a comunicação entre fornecedores, bancos e clientes; tratase portanto, de uma troca eletrônica de documentos padronizados entre as aplicações de duas ou mais empresas. EDI Os principais objetivos atingidos com a implantação do EDI são: Redução de custo: redução significativa na operacionalização de informações resulta em economia imediata em custos administrativos e com o pessoal, pois não há mais necessidade de emissão de papéis e controle do fluxo dos mesmos. Agilidade: redução de prazos de entrega e garantia de eliminação de erros. O processo de comunicação é muito rápido aumentando assim a produtividade e a conseqüente diminuição dos estoques. Estreitamento de Parcerias: a parceria entre Cliente X Fornecedor fica muito mais estreita pois através desse processo, o fornecedor poderá se programar para entregar as mercadorias ao cliente e esse por sua vez, poderá reduzir seu estoque e ter a certeza que será suprido em tempo hábil, tornando dessa forma o negócio bomerentávelparaambososlados. 12
Os softwares da Automação Comercial Conjunto de instruções que dizem ao computador qual a sequência de passos que deve ser executada; Exemplo: Emissão do nota fiscal: 1. Recebe o código do produto e a quantidade adquirida; 2. Obtém o dado do preço de uma tabela previamente armazenada; 3. Multiplica a quantidade pelo preço; 4. Armazena o subtotal; 5. Imprime a linha da nota fiscal... Linguagens de Programação Programas criados especialmente para o desenvolvimento de outros programas; Compiladores: programas com o objetivo de traduzir os programas fonte nos zeros e uns que podiam ser usados pelos computadores; Linguagens: Cobol, Visual Basic, Pascal, C++, etc... 13
Sistemas Operacionais Conjunto de programas que fazem a mediação entre os usuários e as máquinas, bem como realizam tarefas comuns aos diversos programas; São programas que estão em íntima relação com os processadores; Junto ao sistema operacional são entregues os drivers, que é um tradutor das comunicações entre o Sistema Operacional e o Periférico específico; Também são chamados de sistemas operacionais os programas usados nos servidores para constituir uma rede. Aplicativos Genéricos Processadores de texto; Editoração eletrônica; Planilhas eletrônicas; Agendas; Apresentações; Banco de Dados; Browsers. 14
Utilitários Programas que atendem a uma necessidade específica, restrita e bem definida, geralmente relacionada com a própria área da informática (ex.: softwares antivirus e para backup; Na automação comercial, são referidos como utilitários programas para impressão ou leitura de código de barras Hardware para automação comercial O principal equipamento utilizado para a automação da frente de loja é o PDV (Ponto de Venda) que, em geral, possui a mesma arquitetura de um PC genérico com algumas adaptações; A determinação de quais periféricos serão instalados dependerá do planejamento e das soluções escolhidas. 15
Elementos de um PDV -frente Display: mostrador para um cliente acompanhar os registros que estão sendo efetuados pelo caixa; Monitor: usado pelo funcionário do caixa para controlar a evolução da operação; Scanner: equipamento que realiza a leitura do código de barras. Ele deve transferir a identificação da mercadoria para a memória RAM Elementos de um PDV Gaveteiro: equipamento para a armazenagem de dinheiro cuja abertura pode ser controlada pela CPU; Impressoras: equipameto responsável pela impressão do cupom fiscal; Teclados para usuários e operadores; Impressoras de cheque; TEF: transmissão eletrônica de fundos. 16
Elementos de um PDV Autotroco: equipamentos que podem ser conectados ao PC e permitem ao programa calcular a parte fracionária do troco e liberar as moedas correspondentes; Tirateima: permite ao consumidor verificar a identificação e o preço da mercadoria; Smartcards: porta moedas eletrônico em transações de baixo valor unitário E a retaguarda da operação? Coletores de dados: microcomputadores portáteis com tecnologia proprietária; Usam alguma linguagem de programação conhecida e tem a capacidade de se conectar a diferentes tipos de periféricos; Podem ser conectados aos PCs para enviar e receber grandes quantidades de informação. 17
http://www.hardstand.com.br/ Conceito de Automação Comercial Automação comercial é a aplicação de técnicas, softwares e/ou equipamentos para facilitar o processo de automatização de processos. Automação comercial pode ser compreendida como os métodos utilizados para automatizar os processos comerciais - como compras, vendas, controle de estoques, cadastro de clientes, consultas em bases de dados, etc. Ou seja, fazer com que processos manuais se tornem mais mecanizados e rápidos. Os softwares de automação buscam armazenar informações essenciais de cadastro, como: produtos, serviços, clientes, fornecedores, vendedores, representantes, etc; unificar ou integrar as ferramentas de trabalho (compras, vendas, controle de estoque e faturamento), gerar relatórios referente as operações anterioresetambém,controlarocontasarecebereapagar. 18
Roteiro para Elaboração de Plano de Automação Comercial A elaboração de um plano de automação comercial se desenvolve ao longo de diferentes etapas: Planejamento, Preparação, Implantação e Acompanhamento; Composição de um projeto básico de automação comercial O projeto de automação é composto basicamente pela: 1) Identificação das Necessidades(Planejamento) 2) Definição do Software e Hardware 3) Treinamento e envolvimento dos usuários 4) Implantação e acompanhamento 5) Manutenção e Suporte 19
Etapa de Planejamento 1. Designar responsável pelo plano: sócio, gerente, responsável pela área de informática ou consultor... Deve conhecer a situação atual da empresa, o modo como ela opera e seus planos futuros; Objetivos da Etapa de Planejamento Especificar as necessidades operacionais e gerenciais: Levantar as necessidades do estabelecimento comercial... Definir as especificações... ESPECIFICAÇÕES DOS APLICATIVOS ESPECÍFICOS DE AUTOMAÇÃO COMERCIAL JUSTIFICATIVA / COMENTÁRIOS Relatório comcustos e margens brutas de cada prato oferecido Possibilidade de calcular os preços de venda de forma automática, dada uma rentabilidade Relatório de curva ABC dos insumos Insumos representam 20 a 30% da despesa total Dado um planejamento do cardápiopara o período seguinte, o sistema deve calcular as necessidades de compra, contando o que há no estoque. Na hora dacompra, perde-se muito tempo verificando o que há no estoque e o que precisa ser comprado 20
Especificações Desejáveis Integração com os fornecedores: entrar em contato com os principais fornecedores e ver a possibilidade de colocação de pedidos por meio eletrônico; Previsões para o comércio eletrônico: estabelecer ounãoapresençadaempresanainternet; Levantar as necessidades de todos os departamentos / setores da empresa (ou loja). Quais são as informações que a empresa necessita para tomar decisões, tanto na hora da compra de mercadorias, quanto na hora da venda. Etapa de Planejamento 2. Conquistar a adesão do funcionário ao projeto: O envolvimento no projeto deve abranger todos o que serão direta e indiretamente afetados 21
Etapa de Planejamento 3. Identificar fornecedores e visitar usuários: Deve-se localizar fornecedores potenciais de aplicativos que atendam as necessidades especificadas. No contato com os fornecedores, deve-se registrar dados referentes ao aplicativo (funcionalidades, requerimentos de hardware, valores envolvidos) Efetuar um levantamento detalhado dos parceiros e fornecedores que serão contratados, como atendem o mercado, o grau de satisfação dos clientes, os problemas mais corriqueiros, as falhas, as vantagens e as desvantagens de cada um. Etapa de Planejamento 4. Elaborar cronograma físico e financeiro detalhado: Sistematizar as informações recebidas dos diversos fornecedores e, com ela, elaborar uma planilha relacionando as necessidades dos usuários com as soluções existentes para avaliação do nível de atendimento das soluções, bem como os custos de cada um e a disponibilidade de entrega; 22
Etapa de Preparação 1. Identificar quando o software e o hardware estará disponível: Definir quando deverão ser realizados os desembolsos em função da necessidade dos softwares e equipamentos. Observar que, para que as impressoras fiscais estejam prontas para o uso, há necessidade de lacrá-las por técnico habilitado Etapa de Preparação 2. Reorganizar processos e procedimentos: Com frequência, serão observados alternativas para melhorar a eficiência. Listar estas alternativas e implantá-las antes da automação 3. Efetuar mudanças no arranjo físico: Listar as necessidades de alteração nos processos e procedimentos com implicações no arranjo físico 23
Etapa de Preparação 4. Treinar Usuários; 5. Tarefas preliminares relacionadas à implantação: Montar sistema interno de codificação de produtos; Levantar códigos de barra usados nos produtos; Levantar inventários; Etiquetar mercadorias; Encomendar formulários contínuos e outros insumos; Configurar e instalar equipamentos, sistema operacional eefetuaramontageminicialdeumbancodedados; Realizar testes preliminares para assegurar o funcionamento. Etapa de Implantação e Acompanhamento 1. Avisar aos clientes dos novos procedimentos; 2. Diagnosticar e corrigir problemas que surjam; 3. Incorporar os novos relatórios às práticas gerenciais e operacionais do estabelecimento 24