PLANO DE COMUNIC AÇÃO 2017/2020
SUMÁRIO Apresentação...3 Referencial Estratégico...4 Finalidades Básicas do Plano de Comunicação da Technos...5 Objetivos do Plano de Comunicação da Technos...5 Objetivo Geral...5 Objetivos Específicos...6 Valores para o Plano de Comunicação...7 Comunicação com as Patrocinadoras...7 Comunicação com Participantes e Assistidos...7 Comunicação com o Público Externo...8 Gestão da Marca e Imagem...8 Padronização dos Instrumentos de Comunicação...8 Canais e Instrumentos de Comunicação...9 Macroprocessos de Comunicação...14 2
APRESENTAÇÃO: A formalização de um Plano de Comunicação, que discipline e oriente a comunicação e o relacionamento da Fundação com seus públicos, torna-se fundamental devido à constante elevação do nível de exigência de informações pelos participantes ativos e assistidos. Para atender a essa demanda, a Resolução CGPC n.º 23, de 2006, e a Instrução SPC n.º 14, de 2007, destacam a necessidade de melhorar a comunicação com os públicos prioritários das Entidades, proporcionando maior transparência à gestão do plano de benefícios. Ressalte-se que a comunicação é o conjunto de ações permanentes e integradas, destinadas a proporcionar relacionamento eficaz entre a Technos e seus participantes e patrocinadoras, fundamentado no correto entendimento dos objetivos. Para a Technos, comunicar tem sido um verdadeiro compromisso. 3
REFERENCIAL ESTRATÉGICO: A comunicação institucional de um Fundo de Pensão deve atuar permanentemente no desenvolvimento de ações que contribuam para a transparência na gestão da Entidade e dar suporte ao Referencial Estratégico definido para a Fundação, quais sejam. Missão Assegurar serviços previdenciários com excelência, contribuindo para a qualidade de vida dos seus participantes e assistidos. Visão Ser referência no segmento de Previdência Complementar Fechada pela qualidade na gestão dos seus Planos de Benefícios. Valores Comprometimento e transparência Responsabilidade Social Valorização das Pessoas. 4
1. FINALIDADES BÁSICAS DO PLANO DE COMUNICAÇÃO DA TECHNOS: a) Orientar as atividades de relacionamento entre a Technos e seus participantes e assistidos, garantindo transparência, tempestividade e confiabilidade das informações prestadas pela Fundação; e b) Contribuir para o cumprimento da missão da Technos, orientando, normalizando, sistematizando ações de comunicação e facilitando a interação entre a Technos e os participantes, assistidos e patrocinadoras. 2. OBJETIVOS DO PLANO DE COMUNICAÇÃO DA TECHNOS: 2.1 OBJETIVO GERAL: Identificar as necessidades dos diversos públicos da TECHNOS e procurar satisfazê-las de forma condizente com seus instrumentos legais e infra-legais. Contribuir para que todos os participantes da TECHNOS compartilhem dos princípios e valores organizacionais e utilize-os como base para as atividades diárias. Promover, consolidar e valorizar a imagem institucional da Entidade, favorecendo o fluxo de informações entre a Entidade e seus participantes, assistidos e patrocinadoras, maximizando a transparência nas ações comunicativas e de relacionamento. 5
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Cumprindo a determinação da legislação a Fundação Technos, anualmente, atualiza e aprimora seu Plano de Comunicação, de acordo com suas demandas e necessidades estratégicas, bem como, com as expectativas e características de seus públicos, divididos em: - Para público interno: Conselheiros. Diretores. Empregados. Colaboradores. - Para público externo: Participantes e Assistidos. Patrocinadores. Órgãos reguladores e fiscalizadores. Fornecedores. 6
3. VALORES PARA O PLANO DE COMUNICAÇÃO: O Plano de Comunicação esta alinhado com as estratégias da Entidade, que tem a missão de administrar e ofertar com excelência, planos de previdência aos seus participantes, com o propósito de ser reconhecida e valorizada no mercado de fundos de pensão, com seus valores pautados na qualidade, respeito, integridade, transparência e responsabilidade. Dessa forma, a Fundação busca apresentar uma comunicação, que transmita esses atributos a seus participantes, assistidos e patrocinadoras, com o conteúdo se sobrepondo à forma. 3.1 COMUNICAÇÃO COM AS PATROCINADORAS: A Entidade busca preservar uma relação de confiança e credibilidade com as suas patrocinadoras, que deve ter acesso, por intermédio de seus dirigentes, às informações de caráter gerencial e fatos relevantes mediante a disponibilização de relatórios, atas de reuniões dos Conselhos, Deliberativo e Fiscal, e da Diretoria Executiva. 3.2 COMUNICAÇÃO COM PARTICIPANTES E ASSISTIDOS: A comunicação deve garantir aos participantes e assistidos o acesso a informações confiáveis sobre a administração do plano de benefícios e, por meio delas, permitir-lhes o acompanhamento e avaliação do desempenho da Fundação para saber o que se passa com os recursos financeiros que investem na busca de uma aposentadoria digna. A redação dos comunicados deverá observar os aspectos de correção, clareza, coerência, concisão e objetividade. 7
3.3 COMUNICAÇÃO COM O PÚBLICO EXTERNO: Priorizar o atendimento à imprensa, órgãos estatutários e governamentais, com clara distinção do conteúdo a ser comunicado a cada tipo de público. 4. GESTÃO DA MARCA E IMAGEM: Manter um padrão estético para as ações comunicativas e peças de divulgação institucional, preservando a arquitetura da marca da Entidade. Portanto, é parte do seu patrimônio e deve ser preservada e valorizada em todos os momentos, pela ação de todos os seus gestores e empregados. A imagem da Fundação Technos, construída por mais de 20 anos, em cada experiência dos seus públicos diversos, sua gestão e da qualidade de serviços prestados ao seus públicos. 5. PADRONIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE COMUNICAÇÃO: Comunicação eficiente exige coerência e padronização visual. A Technos tem definidos parâmetros que orientam a produção de publicações impressas, divulgação em veículos eletrônicos e demais meios de comunicação, que venham a ser utilizados. O processo contínuo de consolidação da imagem e da marca TECHNOS é responsabilidade de todos: dirigentes, gestores, colaboradores e parceiros. É fundamental que, em qualquer situação, a divulgação de informações seja, previamente, autorizada por seu Diretor- Presidente. 8
6. CANAIS E INSTRUMENTOS DE COMUNICAÇÃO: Cartilha do Participante: Descrição: apresentação sob a forma de perguntas e respostas, dos principais esclarecimentos que têm sido solicitados pelos participantes. Publicação: Site da TECHNOS > Institucional > Cartilhas e Manuais Periodicidade: Anual Cartilha de Educação Financeira e Previdenciária: Descrição: de forma concisa e objetiva e a Cartilha pretende disseminar conceitos básicos nas áreas de Educação Financeira e Previdenciária. O objetivo é estimular os participantes à formação de poupança, reduzindo desperdícios e gerando recursos para investimentos, de forma a garantir níveis mais elevados de qualidade de vida para participantes e assistidos. Publicação: Site da TECHNOS > Institucional > Cartilhas e Manuais Periodicidade: Anual Manual de Governança Corporativa: Descrição: o Manual de Governança Corporativa tem o propósito de consolidar preceitos e normas voltados para as melhores práticas de governança, estabelecendo, principalmente, os fundamentos sobre os quais deverão estar assentadas as bases do relacionamento da Technos com os públicos que sobre ela detém interesses. Publicação: Site da TECHNOS > Institucional > Cartilhas e Manuais Periodicidade: Trienal 9
Regimento Interno Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal e Diretoria Executiva: Descrição: em complemento ao Manual de Governança Corporativa, o Regimento Interno do Conselho Deliberativo, Fiscal e Diretoria-Executiva tem o propósito de consolidar preceitos e normas voltados para as melhores práticas de gestão, tornando claros os papéis, responsabilidades, funções e mecanismos de funcionamento de cada departamento da Alta Administração da Fundação. Publicação: Site da TECHNOS > Institucional > Dirigentes Periodicidade: Trienal Código de Conduta e Ética: Descrição: o Código de Conduta e Ética visa a estabelecer padrões de conduta a serem observados pelos contratados da Fundação pelos integrantes de seu quadro corporativo, no exercício de suas funções e no limite de suas competências, contribuindo para o aperfeiçoamento do comportamento ético e para o fortalecimento das relações no âmbito da Entidade. Publicação: Site da TECHNOS > Institucional > Cartilhas e Manuais Periodicidade: Trienal Política de Investimentos: Descrição: documento de divulgação aos participantes de informações a respeito dos pilares conceituais e técnicos sobre os quais se assentam as operações de investimentos realizadas com recursos patrimoniais da Technos. O documento, adotando em sua elaboração os termos consagrados pela Instrução SPC n.º 14/2007, inclui demonstrações sobre o enquadramento dos investimentos nos limites estabelecidos pela Resolução n.º 3792, de 24 de setembro de 2009, do Conselho Monetário Nacional, alterada pela Resolução n.º 4275 de 31 de outubro de 2013, também do Conselho Monetário Nacional. Publicação: Site da TECHNOS > Investimentos > Política de Investimentos Periodicidade: Anual 1
Boletim Eletrônico: Descrição: veículo de divulgação interna, de caráter informativo, por intermédio do qual se divulgam fatos relevantes do dia-a-dia da Fundação, bem como, os indicadores de rentabilidade e valores do Patrimônio do Plano de Benefícios. Publicação: Site da TECHNOS > Publicações > Boletins Eletrônicos Periodicidade: Mensal Relatório Anual de Atividades: Descrição: documento de apresentação formal aos Conselheiros, Diretores, Participantes e Assistidos, assim como aos Órgãos Normativos e Supervisores, dos resultados alcançados pela Technos, no decorrer do exercício fiscal, em todas as suas áreas de atuação. Publicação: Site da TECHNOS > Publicações > Relatório Anual de Atividades Periodicidade: Anual Relatório Anual de Informações aos Participantes e Assistidos: Descrição: importante ferramenta com o resumo dos resultados relevantes e prestação de contas sobre a saúde administrativa e financeira da Entidade. Sua elaboração se pauta nos preceitos contidos na Resolução MPS/CGPC n.º 23 e Instrução PREVIC 5, de 1º de novembro de 2013. Publicação: Site da TECHNOS > Publicações > Relatório Anual aos Participantes e Assistidos Periodicidade: Anual Portal da Technos: Descrição: é o site da Entidade, que se constitui em importante ferramenta de comunicação, com informações relevantes para dirigentes, participantes e assistidos, tais como: notícias da 1
Entidade, circulares, comunicados e avisos, e todas as publicações da Fundação acima relacionadas e descritas. No site, encontra-se, ainda, o Acesso Restrito ao Participante, onde ele pode consultar seu cadastro, reserva de poupança, ficha financeira e simular empréstimos. Periodicidade: Atualização Permanente Relatórios Gerenciais: Descrição: apresentam, de forma sintética, as principais informações e análises sobre a gestão da Fundação: Previdenciária, Administrativa e de Investimentos. São distribuídos à Diretoria-Executiva, Conselho Deliberativo e Conselho Fiscal. Periodicidade: Semestral Relacionamento com os veículos de comunicação (Mídia impressa e eletrônica): Descrição: Produção e distribuição de releases para divulgação externa ou concessão de entrevistas por parte do Diretor-Presidente. Periodicidade: A critério da Diretoria-Executiva Kit do Participante: Descrição: o Kit do Participante, além de cumprir a legislação em vigor, padroniza o relacionamento entre a Technos e seus participantes. Com o processo da Retirada de Patrocínio do Plano B, não estamos realizando adesão ao Plano. Periodicidade: Suspenso Cartilha do Representante Technos: Descrição: manual a ser utilizado pelos Representantes da Technos, nos Centros de Serviços, apresentando os principais processos, que suportam o relacionamento entre a 1
Fundação e participantes lotados naquelas unidades descentralizadas da ATP S/A. e DATALINK LTDA. As informações apresentadas são básicas para o relacionamento dos participantes com a Fundação, de forma a evitar devoluções de formulários, retrabalho e desgaste de relacionamento, em consequência de pequenas incorreções em rotinas administrativas. Publicação: Site da TECHNOS > Institucional > Cartilhas e Manuais Periodicidade: Anual Admissão do Participante: Descrição: com o processo da Retirada de Patrocínio do Plano B, não estamos realizando adesão ao Plano. Periodicidade: Suspenso Desligamento do Funcionário: Descrição: apoio na entrega dos documentos de desligamento: Termo de Opção e Extrato para área COAPE. Periodicidade: Permanente Movimentação Funcional: Descrição: manutenção de informações referentes à movimentação de pessoal nas patrocinadoras (licenças, desligamentos, falecimentos, atualizações cadastrais etc.). Periodicidade: Permanente 1
7. MACROPROCESSOS DE COMUNICAÇÃO Os macroprocessos de comunicação da Technos evidenciam, por meio de uma estrutura logicamente organizada, sua cadeia de valores. Os obrigatórios estão relacionados diretamente com a legislação e os recomendados, relacionados com o Guia de Melhores Práticas de Governança para Entidades Fechadas de Previdência Complementar. Os macroprocessos de comunicação vêm garantir que os objetivos ou finalidades do Plano de Comunicação possam ser alcançados em conformidade com os resultados esperados. 1