Política de Comunicação

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1 Política de Comunicação Documento aprovado pelo Conselho Deliberativo Reunião n 06/2018, de 31 de julho de 2018

2 Índice 1. Introdução 3 2. Valores para a 3 3. Objetivos da 4 4. Responsabilidades 6 5. Identidade da Entidade Diretrizes 7 6. Cuidados Essenciais Ações Isoladas Uso da Logomarca 8 7. Canais e Instrumentos de Comunicação 8 8. Plano de Comunicação 9 9. Disposições Finais 11 2

3 1. Introdução A Comunicação Organizacional é uma competência essencial que as organizações modernas necessitam dominar, para melhor compartilhar suas intenções e realizações. Este documento visa definir os processos de comunicação internos e externos da Previ-Ericsson, buscando, através de orientações e recomendações, promover o melhor gerenciamento do relacionamento da Previ-Ericsson com seus públicos relevantes (Dirigentes da Entidade, Colaboradores, Participantes do Plano, Patrocinadoras e Órgãos Reguladores), numa relação de respeito, transparência, equidade e responsabilidade. É preciso ter em mente que conhecimentos e informações são representações mentais dos objetos sobre os quais elas têm interesse, sejam estes objetos concretos ou abstratos. Para implementar ações efetivas com o objetivo de aperfeiçoar a configuração, a estrutura e a conjuntura da organização, deve-se entender como as pessoas articulam suas ideias e tomam decisões. O que a Previ-Ericsson tem de mais importante são seus valores e sua imagem. A comunicação deve trabalhar para concretizar esses valores junto ao público, sendo um instrumento estratégico de gestão organizacional essencial. A excelência na construção dessa imagem deve ser buscada através de esforço constante de todos os colaboradores da Previ-Ericsson. 2. Princípios Os princípios da Previ-Ericsson estão descritos a seguir. Esses princípios norteiam a administração da Entidade e deverá orientar o processo de comunicação. 3

4 MISSÃO Garantir aos Participantes e Patrocinadoras uma gestão profissional, ética e tecnicamente atualizada na administração dos Planos de Previdência. VISÃO Ser reconhecida pelos Participantes, Patrocinadores e pelo mercado como uma alternativa competitiva, quando comparada com os Planos de Previdência Complementar listados como os melhores do mercado brasileiro, inclusive no quesito eficiência e transparência na administração dos Planos de Previdência. VALORES Profissionalismo, Respeito e Perseverança. 3. Objetivos da São objetivos da : Objetivos Gerais: Disseminar os valores que devem pautar a comunicação da Entidade; Definir atribuições e responsabilidades no processo da comunicação; Unificar o discurso institucional; Estabelecer normas que disciplinem o relacionamento da Previ-Ericsson com seus públicos, internamente e externamente; Monitorar o atendimento às obrigações legais de fornecimento de informações, de acordo com calendário e normas específicas estabelecidas pela legislação vigente; Cuidar da integridade e preservação da identidade corporativa, orientando sobre padrões de aplicação e uso da marca; 4

5 Conscientizar sobre a importância da comunicação como ferramenta estratégica de gestão e de seu papel no processo de fortalecimento e preservação da imagem; Evidenciar, consolidar e valorizar a imagem institucional da Previ-Ericsson junto aos seus públicos de interesse; Favorecer o fluxo de informações entre a Previ-Ericsson e seus públicos, maximizando a transparência nas ações comunicativas e de relacionamento; Definir e disciplinar as práticas de comunicação, buscando a criação de um padrão de relacionamento reconhecido e valorizado nas suas diversas áreas de atuação. Objetivos Específicos para: Público Interno Demonstrar que a comunicação é eficaz, que seu impacto na imagem institucional é responsabilidade de todos e assim conscientizar o Público Interno; Favorecer o fluxo e o compartilhamento das informações, permitindo maior troca de conhecimento através de canais de comunicação internos eficientes; Qualificar a informação, o formato e apresentação da comunicação, definindo critérios gerais e orientações sobre todos os padrões e procedimentos. Patrocinadoras Promover e enfatizar maior interação e parceria com as Patrocinadoras. Participantes e Assistidos Contribuir para elevar permanentemente o nível de satisfação dos Participantes e Assistidos; Utilizar canais de comunicação e linguagem adequados às necessidades e expectativas dos Participantes, Aposentados e Pensionistas; 5

6 Informações com acesso facilitado para despertar maior interesse e participação na gestão da Previ-Ericsson. Órgãos Reguladores e Fiscalizadores Aprimorar o contato, criando ambiente facilitador para esses relacionamentos; Definir o núcleo e o procedimento de envio e recebimento de documentos formais, com formas de encaminhamento e respostas padronizadas. 4. Responsabilidades O Diretor Superintendente responde pelo gerenciamento das ações de comunicação da Previ-Ericsson, através da integração das diversas atividades afins, sempre partindo das metas institucionais definidas pela Diretoria e/ou Conselho. Todos os colaboradores têm a responsabilidade de preservar a imagem da Entidade além de seguir estritamente as regras estabelecidas nesta Política. O cuidado deve ser desde o dimensionamento e detalhamento da demanda (o que dizer e para quem, por que, quando, qual a prioridade, etc.) até a correção e atualização das informações, que devem ser verificadas antes de encaminhadas à área responsável pela comunicação. Cabe aos colaboradores, acompanhar as etapas de produção do serviço solicitado e revisar o conteúdo, para garantir que a interpretação e abordagem das informações não alterem o sentido. 5. Identidade da Entidade A identidade é o conjunto de características pelas quais a Previ-Ericsson é reconhecida. A imagem é o conceito resultante de todas as experiências, impressões, posições e sentimentos que as pessoas têm em relação à Previ-Ericsson. 6

7 Nesse contexto, o papel do Diretor Superintendente responsável pela comunicação, apoiado pelos colaboradores, é cuidar para que exista estreita correspondência entre a identidade da Previ-Ericsson e o que se diz sobre ela, interna e externamente Diretrizes Se faz necessário atentar-se ao princípio básico da comunicação que é a transparência, que consiste em divulgar e comunicar além do obrigatório, desejando informar adequadamente, consolidando um clima de confiança interno e externo. A comunicação deve ir além do desempenho econômico-financeiro. Se destacam no processo de comunicação: A manutenção de um relacionamento ativo, transparente, ético, de credibilidade e de parcerias com todos os seus públicos. A padronização dos instrumentos de comunicação, priorizando o alinhamento da linguagem em todos os meios e veículos de comunicação da Previ-Ericsson. Ações de comunicação interna e externa, totalmente integradas. O fortalecimento e a consolidação da sua imagem, mantendo canais adequados de comunicação com públicos previamente identificados e priorizados. A avaliação permanente das ações empreendidas e da satisfação dos Participantes com os serviços que lhes são prestados. 6. Cuidados essenciais 6.1. Ações Isoladas É importante que não se desenvolvam ações isoladas. A criação de cartilhas, programa de tirar dúvidas etc., assim como a coordenação dos programas, são responsabilidade e atribuições exclusivas do Diretor Superintendente responsável pela comunicação. 7

8 6.2. Uso da Logomarca O uso da logomarca da Previ-Ericsson deve ser feito de maneira criteriosa, respeitando o formato e as cores originais conforme indicado no Manual de Identidade Visual. Cabe ao Diretor Superintendente responsável pela comunicação o gerenciamento da utilização da logomarca da Previ-Ericsson e as instruções detalhadas para a sua correta aplicação, que devem ser rigorosamente obedecidas. A produção de material de comunicação que tenha a logomarca da Previ-Ericsson, como peças gráficas, brindes, placas, banners, faixas, bottons, jornais, etc., só poderão ser executadas após a prévia avaliação e autorização do Diretor Superintendente responsável pela comunicação. Patrocínios e apoios a iniciativas de terceiros que envolvam recursos e a utilização da logomarca da Previ-Ericsson também só poderão ser concebidos mediante prévia avaliação e aprovação. A Previ-Ericsson deve estabelecer modelos e padrões de comunicação, exemplos de cartas, apresentações, s, e descrever para seu público interno, onde estes estão disponibilizados. 7. Canais e instrumentos de comunicação Mais do que indicar canais e instrumentos que facilitem e promovam a comunicação da Previ-Ericsson com seus diversos públicos, cabe ressaltar a necessidade de engajamento de todos num mesmo objetivo, observando-se os seguintes parâmetros: Escolha adequada dos canais de comunicação; Transmissão eficiente das informações aos diferentes públicos; Coerência conceitual; Harmonia de linguagem visual e editorial. 8

9 A participação de todos requer mudanças de comportamento e atitudes e, para isso, é necessário conhecimento e compreensão de todos sobre a política de comunicação e seus objetivos. É fundamental o envolvimento do corpo funcional da Previ-Ericsson, em seus diferentes níveis e cargos. A comunicação é o conjunto de ações permanentes e integradas, destinadas a manter um relacionamento eficaz entre a EFPC e seus públicos. Para isso é necessário o correto entendimento dos objetivos. 8. Plano de Comunicação Para o desenvolvimento do processo de comunicação poderá ser elaborado um plano de ação de comunicação definido a partir das diretrizes de gestão. No plano devem constar: O objetivo da comunicação; Público-alvo a ser atingido; Ferramentas de comunicação a serem utilizados; Modo de avaliação da efetividade do processo de comunicação; Cronograma do plano; Previsão orçamentária. Conceitos: I - Objetivo da Comunicação O que a Previ-Ericsson deseja comunicar. Qual informação deve ser transmitida. 9

10 II - Público Alvo A quem a Previ-Ericsson destina a informação. Quem serão os receptores do processo de comunicação. Público Interno: Diretoria; Conselhos Deliberativo e Fiscal; Colaboradores; Participantes. Público Externo: Prestadores de Serviços; Patrocinadoras; Instâncias Governamentais (Executivo; Legislativo e Judiciário); Organizações Semelhantes do Setor; Imprensa; Sociedade Civil; Órgão de Fiscalização: Superintendência Nacional de Previdência Complementar PREVIC. III - Ferramentas de Comunicação Instrumentos de divulgação do processo de comunicação. Alguns veículos de comunicação: campanhas de esclarecimento, treinamentos, boletins, jornais, murais, revistas, Internet, vídeos, dentre outros. 10

11 IV - Avaliação do Processo de Comunicação O processo de comunicação deve ser avaliado quanto a sua eficácia, quanto ao atendimento dos seus objetivos. V - Cronograma Para que as ações de comunicação atinjam os resultados pretendidos pela Previ- Ericsson, deve-se criar um processo de priorização das mesmas, elaborando-se assim um cronograma de atuação que deve ser cumprido e acompanhado por todos os envolvidos. VI - Previsão Orçamentária Todas as ações propostas e aprovadas no plano de comunicação devem ter seus custos previstos no Orçamento Anual da Previ-Ericsson. 9. Disposições Finais A implantação desta Política e suas futuras alterações serão aprovadas pelo Conselho Deliberativo da Previ-Ericsson. A presente Política, depois de aprovada pelo Conselho Deliberativo, entrará em vigor em até 30 (trinta) dias após sua divulgação pela Previ-Ericsson. Os demais detalhamentos ou itens aqui não tratados poderão ser tratados em outras normas ou procedimentos específicos, se for julgado necessário. 11

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