PORTARIA Nº 7.965, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2015. Atualiza o macroprocesso da fase de Gestão de Contratos de Tecnologia da Informação e Comunicações, instituído no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região pela Portaria nº 1.998/2015. A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 4ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, CONSIDERANDO que o Tribunal está implantando práticas que favorecem a governança da Tecnologia da Informação; CONSIDERANDO os princípios constitucionais e administrativos da eficiência, eficácia e economicidade constantes do art. 37 da Constituição Federal, bem como o disposto na Lei nº 8.666/1993; CONSIDERANDO a expressiva parcela de dotação orçamentária destinada à aquisição de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicações; CONSIDERANDO as recomendações contidas no Acórdão nº 381/2011 Plenário, do Tribunal de Contas da União, a dispor sobre o aperfeiçoamento do processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação; CONSIDERANDO o disposto no inciso II do art. 22 da Resolução CNJ nº 182/2013, a estabelecer que os Tribunais normatizem seus respectivos processos de trabalho e de gestão das contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicações; CONSIDERANDO o constante do expediente administrativo nº 0001637-96.2013.5.04.0000 (PA), RESOLVE: Art. 1º Atualizar o macroprocesso da fase de gestão das contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicações, instituído no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região pela Portaria nº 1.998/2015. Parágrafo único. O presente macroprocesso baseia-se nas seguintes referências: I Resolução CNJ nº 182/2013, que dispõe sobre as diretrizes para as contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicações pelos órgãos submetidos ao controle administrativo e financeiro do Conselho Nacional de Justiça;
II Instrução Normativa nº 4/2014, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, a qual dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação pelos órgãos integrantes do Sistema de Administração de Recursos de Tecnologia da Informação e Informática (SISP) do Poder Executivo Federal; III Manual de gestão e fiscalização de contratos administrativos deste Tribunal, publicado em janeiro de 2014. Art. 2º Os papéis desempenhados pelos servidores envolvidos na execução do macroprocesso estão descritos no Anexo 1 da presente Portaria. Art. 3º A execução do macroprocesso contempla as seguintes etapas: Iniciar Gestão, Monitorar Disponibilidade, Emitir Chamado, Acompanhar a Execução do Chamado, Emitir Ordem de Serviço, Acompanhar a Execução da Ordem de Serviço, Verificar os Níveis Mínimos de Serviço, Receber Provisoriamente, Avaliar o Objeto quanto aos Requisitos da Contratação, Conferir Notra Fiscal, Lavrar Termo de Recebimento Definitivo, Atestar Nota Fiscal, Encaminhar para Pagamento. Parágrafo único. As etapas referidas no caput estão detalhadas no Anexo 2 da presente Portaria. Art. 4º Os modelos de documentos e a descrição das ferramentas a serem utilizadas pelos responsáveis pelas etapas previstas no macroprocesso estão disponibilizados nos Anexos 3 e 4 da presente Portaria, respectivamente. Art. 5º O desenho do macroprocesso está documentado no Anexo 5 desta Portaria. Art. 6º O macroprocesso será revisado a cada 2 anos ou em menor prazo, quando necessário. Art. 7º Revogam-se a Portaria nº 1.998/2015 e as demais disposições em contrário. Art. 8º A presente Portaria entra em vigor na data de sua publicação. CLEUSA REGINA HALFEN Presidente do TRT da 4ª Região/RS
ANEXO 1 PAPÉIS DESEMPENHADOS PELOS SERVIDORES ENVOLVIDOS NA EXECUÇÃO DO MACROPROCESSO Gestor do Contrato Fiscal técnico Fiscal requisitante Fiscal administrativo Responsável pelo Recebimento de Bens Contratada Responsável por todas as etapas da gestão do contrato e ateste de serviços e materiais. Responsável por monitorar níveis de serviço, emitir chamados/ordens de serviço, acompanhar tecnicamente a execução do objeto e avaliar o cumprimento dos requisitos técnicos da contratação. Responsável por emitir chamados/ordens de serviço, acompanhar a execução do objeto e avaliar o cumprimento dos requisitos de negócio da contratação. Responsável por reunir informações dos fiscais técnico e requisitante para conferência do cumprimento das exigências técnicas, de negócio e administrativas da contratação, conferir níveis mínimos de serviço, conferir e encaminhar notas fiscais para pagamento. Responsável pelo recebimento de materiais e softwares em caráter provisório (quantitativo) e definitivo (atendimento aos requisitos da contratação). O recebimento provisório pode ser desempenhado por um representante da Setic, por um representante da Seção de Cadastramento de Bens/Seção de Almoxarifado ou da unidade em que o objeto será entregue. O recebimento definitivo será realizado pelo gestor do contrato e/ou por uma comissão designada para tal finalidade. Empresa ou profissional contratado pelo Tribunal para a execução do objeto.
ANEXO 2 DETALHAMENTO DAS ETAPAS Modelo de documento Observação 1. Iniciar Gestão Realizar reunião inicial com a contratada para esclarecer os detalhes do objeto a ser executado, os papéis e as responsabilidades. Gestor do contrato, Fiscais do contrato, Contratada Contrato, Edital de Licitação Registro de Reunião Reunir Enviar registro de reunião Registro de reunião Organizar e promover a reunião de início de contrato do objeto Enviar e-mail a todos os participantes e demais interessados com os assuntos tratados na reunião inicial, fixando um prazo para solicitação de alterações Em contratos com gestão simplificada, a reunião poderá ser substituída por um e-mail com as informações do contrato. 2. Monitorar Disponibilidade Verificar os níveis de disponibilidade dos serviços prestados e comparar os resultados com os requisitos estipulados no contrato. Fiscal Técnico Contrato, Dados de monitoramento e de Gestão de serviços Relatório de disponibilidade Monitorar Monitorar a disponibilidade dos serviços Ferramentas Solução de Monitoramento de Infraestrutura, Sistema de Gestão de Serviços de TIC Ferramentas 3. Emitir Chamado Abrir chamado junto à contratada para execução de serviços estipulados no contrato. Fiscal Técnico/Requisitante Problema técnico detectado, necessidade prevista no contrato Registro do chamado Abrir chamado Abrir o chamado junto à contratada conforme mecanismos definidos no contrato (por telefone, email, integração de sistemas, aplicativo web, ), registrando-o no sistema próprio. Sistema de Gestão de Serviços, e-mail, telefone, internet, planilhas.
4. Acompanhar a Execução do Chamado Acompanhar a execução do serviço previsto no chamado. Fiscal Técnico/Requisitante Registro do chamado Registro das ocorrências do chamado Acompanhar a execução Registrar ocorrências Absorver conhecimento Verificar a execução do serviço demandado, acompanhando os técnicos da contratada, quando necessário. Registrar as datas e horários de início de atendimento, conclusão e demais prazos. Registrar não conformidades na execução do serviço. Absorver o conhecimento gerado na execução do serviço, quando aplicável. Modelo de Documento Observação 5. Emitir Ordem de Serviço Emitir ordem para a execução de serviço, conforme previsto no contrato. Fiscal Técnico/Requisitante Escopo do serviço a ser executado Ordem de serviço emitida Emitir Ordem de Serviço Ordem de Serviço Enviar ordem de serviço, descrevendo detalhadamente o escopo, prazo, custo, datas, entregas e demais informações definidas no contrato. Nos contratos em que as entregas forem definidas por cronograma prévio, este substituirá as ordens de serviços. 6. Acompanhar a Execução da Ordem de Serviço Acompanhar a execução do serviço previsto Fiscal Técnico/Requisitante Ordem de Serviço Registro das ocorrências da ordem de serviço Acompanhar a execução Registrar ocorrências Absorver conhecimento Verificar a execução do serviço demandado, acompanhando os técnicos da contratada, quando necessário. Registrar as datas e horários de início de atendimento, conclusão e demais prazos. Registrar não conformidades na execução do serviço. Absorver o conhecimento gerado na execução do serviço, quando aplicável.
Ferramentas 7. Verificar os Níveis Mínimos de Serviço Verificar se o serviço executado atendeu os níveis mínimos contratados Fiscal Administrativo Contrato, ordens de serviço, registros de chamados, relatórios Comunicação à contratada de eventuais descontos por descumprimento dos níveis de serviço. Encaminhamento de sanções administrativas quando cabíveis. Conferir relatórios Calcular valores Encaminhar sanções Planilhas de controle Conferir ordens de serviço, registros de chamados e relatórios emitidos pela contratada e/ou pelo Tribunal, conforme o caso. Calcular valores a serem faturados, de acordo com a natureza do contrato, e eventuais descontos aplicáveis, informando à contratada. Apontar não conformidades passíveis de aplicação de sanções à área competente do Tribunal. 8. Receber Provisoriamente Efetuar o recebimento provisório de materiais, softwares e serviços associados. Responsável pelo recebimento de bens Nota fiscal, material e/ou software Recibo atestando a entrega quantitativa de material e/ou software adquirido. Verificar quantitativo Assinar recibo de entrega Contar as quantidades entregues. Assinar o recibo de entrega, apontando eventuais não conformidades. 9. Avaliar o Objeto quanto aos Requisitos da Contratação Avaliar se o material/software entregue está de acordo com as especificações técnicas previstas na contratação. Fiscal Técnico/Requisitante Edital, proposta da contratada, material/software Informação sobre atendimento dos requisitos Conferir especificação técnica Emitir informação Conferir se o material/software recebido possui as especificações técnicas constantes na contratação. Essa conferência pode ser realizada sobre uma amostra do material adquirido. Emitir informação atestando se a especificação confere. Dependendo da natureza da contratação, a informação poderá ser prestada por meio de memorando, email ou ateste na nota fiscal. Caso o material/software não esteja de acordo com a especificação, entrar em contato com a empresa para que adote a ação necessária.
Ferramentas 10. Conferir Nota Fiscal Conferir os dados da nota fiscal Fiscal Administrativo Nota fiscal, processo administrativo Nota fiscal conferida Conferir Conferir os dados da nota fiscal como: valor, descrição dos serviços e/ou materiais, CNPJ, nota de empenho. Caso a Nota Fiscal apresente problemas, encaminhá-la para correção. Planilhas de controle, Sistema de Compras, Sistema de Processo Administrativo Eletrônico Modelo de Documento Observação 11. Lavrar Termo de Recebimento Definitivo Realizar o recebimento definitivo do material e/ou software Responsável pelo Recebimento de Bens Nota fiscal, contrato, edital, informação sobre atendimento dos requisitos Termo de Recebimento Definitivo Elaborar o termo de recebimento definitivo Colher assinaturas Termo de Recebimento Definitivo Elaborar o termo de recebimento, informando dados como: dados da contratação, descrição dos itens recebidos, datas de recebimento, número de notas fiscais de entrega. Colher as assinaturas dos responsáveis pelo recebimento. Nas compras diretas, o Termo de Recebimento Definitivo poderá ser substituído por ateste na nota fiscal. Modelo de Documento Ferramentas Atestar a nota fiscal Gestor do Contrato 12. Atestar a Nota Fiscal Nota fiscal, processo administrativo Ateste da nota fiscal Firmar ateste Fimar ateste da nota fiscal e documentação referente à fiscalização do contrato. Ateste de Serviço e Ateste de Entrega de Material Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
Ferramenta 13. Encaminhar para Pagamento Encaminhar a nota fiscal para pagamento Fiscal Administrativo Nota fiscal, processo administrativo Nota fiscal encaminhada para pagamento Encaminhar Pagamento Encaminhar o Processo Administrativo para a Seção de Liquidação Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
ANEXO 3 MODELOS DE DOCUMENTOS MODELO DE ATA DE REUNIÃO ATA DE REUNIÃO COM [NOME DA EMPRESA] Identificação Data e hora Local Pauta Participantes Assuntos Abordados Ações Identificadas da Ação Responsável Próxima Reunião Data e hora Local
MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO ORDEM DE SERVIÇO DE SOLUÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÕES Identificador Requisitante Emissão Projeto Sigla Contratada Contrato Item Produto /Serviço Métrica e Quantidade Valor Total do serviço Data prevista de início Data prevista de entrega Data de entrega
MODELO DE ATESTE DE SERVIÇOS PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 4ª REGIÃO ATESTE DE SERVIÇO PROCESSO nº ATESTO para os devidos fins que os serviços de que tratam a nota fiscal, de / /, da empresa, foram efetivamente prestados em / /, conforme contratação deste Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região/RS. Em de de. Responsável pelo Ateste Cargo
MODELO DE ATESTE DE RECEBIMENTO DE MATERIAL PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 4ª REGIÃO ATESTE DE RECEBIMENTO DE MATERIAL PROCESSO nº ATESTO para os devidos fins que os materiais de que tratam a nota fiscal, de / /, da empresa, foram efetivamente fornecidos em / /, conforme contratação deste Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região/RS. Em de de. Responsável pelo Ateste Cargo
MODELO DE TERMO DE RECEBIMENTO TERMO DE RECEBIMENTO Por este instrumento, a Comissão de Recebimento de Materiais do Tribunal, instituída pela Portaria nº 7.774, de 17 dezembro de 2014, atesta que os bens identificados abaixo possuem a qualidade compatível com a especificada no Contrato: Contrato: Contratante: TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 4ª REGIÃO Contratada: Objeto: do material recebido QTDE. DANFE Data de Entrega RECEBIMENTO PROVISÓRIO Data da Ativação RECEBIMENTO DEFINITIVO Não conformidades verificadas Providências adotadas Pendências Em de de.
ANEXO 4 FERRAMENTAS UTILIZADAS NO MACROPROCESSO Solução de Monitoramento de Infraestrutura Sistema de Gestão de Serviços de TIC Planilhas de Controle de Contratos de TIC Ferramentas Utilizadas Software utilizado pela Coordenadoria de Infraestrutura Tecnológica para monitoramento de disponibilidade dos serviços. Software de gestão de demandas de serviços da Setic, no qual são registrados os chamados e ordens de serviços. Conjunto de planilhas utilizadas para controle dos contratos de TIC, tais como prazos, níveis de serviços, faturamento, etc.
ANEXO 5 DESENHO DO MACROPROCESSO DA FASE DE GESTÃO DE CONTRATOS DE TIC