CARTILHA DE REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS (1ª Edição)
MNISTÉRIO DA EDUCAÇÃO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS João Martins Dias Reitor Antônio Venâncio Castelo Branco Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional Nelson Batista do Nascimento Pró-Reitor de Administração Vicente Ferreira de Lucena Júnior Pró-Reitor de Ensino Ana Mena Barreto Bastos Pró-Reitora de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação Sandra Magni Darwich Pró-Reitora de Extensão Elaboração Analice Pereira Barbosa Administradora Yanna Santos de Medeiros Administradora Revisão Jânio Lúcio Paes Alves Diretor de Administração e Finanças Reitoria Colaboração Erlison Soares Lima Designer - Reitoria
Apresentação A Redação Oficial tem como principal objetivo comunicar com a máxima clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao órgão emissor. Esta cartilha apresenta algumas regras, modelos e características, de acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, para a elaboração de documentos oficiais, tais como ofícios e memorandos, de forma a padronizá-los, facilitando a comunicação do Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia IFAM.
Características da Redação Oficial Impessoalidade: o documento é feito em nome do Serviço Público, por isso, o destinatário, por mais que seja seu amigo, deve ser tratado de forma impessoal, de maneira formal, respeitando a hierarquia, e o assunto deve se delimitar apenas à esfera de. Concisão: transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras. Se você quer chamar atenção para algo, coloque em negrito (mais não exagere). Clareza: o documento não pode apresentar palavras ou expressões ambíguas. Tente ser o mais direto possível, sem rodeios. Padronização: diz respeito a manter a formalidade e a uniformidade nos documentos emitidos em toda a Administração Federal.
Elementos para a estrutura da redação oficial 1. Pronomes de tratamento Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação, exemplo: Autoridade Forma de tratamento Vocativo Diretores Pró-Reitores Chefes de Departamento Demais autoridades e particulares Vossa Senhoria Senhor seguido do respectivo cargo Reitores de Universidades Vossa Magnificência Magnífico Reitor Foi abolido o uso do tratamento de Digníssimo e Ilustríssimo, afinal a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Doutor é um título adquirido mediante curso de doutorado, logo é relativo à pessoa, e não a um cargo ou uma função, não devendo ser utilizado como forma de tratamento.
2. Siglas Pró-Reitoria de Administração Pró-Reitoria de Ensino UNIDADES Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação Tecnológica Pró-Reitoria de Extensão Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional Campus Coari Campus Lábrea Campus Manaus Centro Campus Manaus Distrito Indutrial Campus Manaus Zona Leste Campus Maués Campus Parintins Campus Presidente Figueiredo Campus São Gabriel da Cachoeira Campus Tabatinga SIGLAS PROAD PROEN PPGI PROEX PRODIN CCO CLA CMC CMDI CMZL CMA CPA CPRF CSGC CTB
3. Destaques e números Muitas vezes no corpo do texto é necessário deixar algumas palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a certas informações: Documentos numerados Datação dos expedientes Independente do tipo de documento (lei, ofício, memorado) é preciso identificação própria, portanto a letra inicial deve ser maiúscula. A datação deve sempre começar com letra maiúscula e terminar com ponto. A cidade de origem é seguida de vírgula, antes da data. Sem citar a cidade, usa-se Em, não seguido de vírgula. Recebi o Ofício n.º 123 Proad/Ifam/2012 O Decreto n.º 001... Manaus, 15 de janeiro de 2012. Em 1º de janeiro de 2012. Use itálico nas expressões estrangeiras e latinas. Use negrito para destacar alguma palavra no texto quando necessário, mas evite excessos! A indicação do ano não deve conter ponto entre as casas de milhar e centena. Não se escreve ano 2.000, apenas 2000. Os dias devem indicados na forma numérica, sem o numeral zero à Esquerda; o primeiro dia do mês escrevese em número ordinal: Ex.: 4 de novembro de 2008, 1º de novembro de 2012.
Documentos Oficiais 1.Ofício O ofício tem a finalidade de estabelecer uma comunicação entre os diferentes órgãos do Serviço Público e entre órgãos do Serviço Público com particulares. 2. Memorando O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicação interna dos órgãos do Serviço Público. Quando se estabelece uma comunicação entre os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os Campi, utiliza-se memorando. Quando a comunicação é com outro Instituto Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofício. Tanto o ofício quanto o memorando possuem a mesma estrutura e mesma diagramação, chamada de padrão ofício.
1. Estrutura a. Deve iniciar com o tipo de documento, número do expediente e sigla do órgão de origem, com alinhamento à esquerda: Of. 123/2011 Ifam Memo. 123/2011 Propad/Ifam b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento à direita: Manaus, 01 de janeiro de 2011. c. Destinatário alinhado à esquerda: Ofício A Sua Excelência o Senhor Deputado Fulano de Tal Câmara dos Deputados 70.160-900 Brasília - DF Memorando Ao Sr. Pró-Reitor de Planejamento e Administração d. Texto: com introdução, desenvolvimento e conclusão Observação: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura é dispensada, iniciando apenas com a informação do motivo da comunicação, indicando os dados completos dos documentos encaminhados e a razão pela qual está sendo encaminhado. e. Fecho alinhado ao texto: Para autoridades superiores Respeitosamente, Para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior Atenciosamente, f. Assinatura e identificação do signatário: Nome do Responsável Cargo
2. Diagramação A fonte a ser utilizada é do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em geral; 11, nas citações; e 10, nas notas de rodapé; Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas, e uma linha em branco entre os parágrafos; Os parágrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos; É obrigatório constar, a partir da segunda página, o número da página; Os ofícios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do papel; A impressão dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0 cm), na cor preta e em papel branco. A impressão colorida deve ser apenas para gráficos e ilustrações; A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm; A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm; O início de cada parágrafo do texto deve ter 5,5 cm de distância da margem lateral esquerda. Casos omissos e documentos específicos de uma determinada área, como convênios, contratos, editais e outros não contemplados nesta cartilha, também devem seguir os padrões aqui estabelecidos.
Modelo de Ofício
Modelo de Memorando
3. Documentos Circulares Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo para vários destinatários, utiliza-se o documento circular, podendo este ser Ofício Circular ou Memorando Circular. Conforme a finalidade, o documento obedece aos mesmos critérios do Padrão Ofício, com diferença apenas na identificação do destinatário, que será identificado em grupos afins. Ofício Aos Reitores dos Institutos Federais de Educação Memorando Aos Pró-Reitores e Diretores Gerais dos Campi
Outros Documentos 1. Informação É o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para apreciação. Normalmente, na informação, o servidor presta esclarecimentos quanto às rotinas necessárias para o andamento eficiente da documentação de análise ou, ainda, esclarece pontos necessários para a tomada de decisão do gestor. Estrutura a.número da informação e sigla do órgão de origem; referência e assunto, com alinhamento à esquerda: Informação n.º 123 CPCC/DAP Referência: Memorando n.º 123 Propad/Ifam/2011 Assunto: Situação do Contrato 123/2011 b. Destinatário alinhado à esquerda: Ao Senhor Pró-Reitor de Planejamento e Administração c. Texto: trata do documento da informação. Primeiramente, o servidor descreverá a motivação da informação, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida, prestar a informação a ele solicitada, seguindo a estrutura de introdução, desenvolvimento e conclusão. d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informação tem o seguinte fecho: É o que informo. A informação deve seguir a mesma e. Local e data alinhados à esquerda: forma de diagramação do padrão ofício. f. Assinatura e identificação do signatário
Modelo de Informação
2. Despacho Despacho é a decisão ou encaminhamento de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação. O despacho pode ser: a) terminativo ou definitivo (também denominado decisório): aquele que dá solução ao que foi submetido à autoridade e põe fim à questão; b) de mero expediente ordinário: aquele que apenas dá andamento ao documento; c) interlocutório: aquele que, sem resolver terminantemente a questão, transfere-a à autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição; d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo. O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de que é parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento. Quando isto não for possível, deve ser escrito em folha a parte. Estrutura Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte 1. Texto com a resolução e/ou encaminhamento; 2. Data em que foi proferido o despacho;e, 3. Assinatura com carimbo do emitente. 1. Documento de referência: identificação do documento a que o Despacho se refere; 2. Texto com a resolução e/ou encaminhamento; 3. Data em que foi proferido o despacho;e, 4. Assinatura com carimbo do emitente.
Modelo de Despacho Utiliza-se somente a frente da folha de despacho, não é permitido a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, carimbando Em branco.
3. E-mail Um número cada vez maior de instituições públicas e privadas vem utilizando o correio eletrônico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas instituições, grande parte das correspondências internas e mesmo algumas das comunicações externas podem ser substituídas por mensagens enviadas por correio eletrônico. Estrutura O modo como um e-mail é estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto: - Mensagens curtas podem conter uma única palavra ( aprovo, concordo ); - Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, deve apresentar, como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão; - Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Utilize também caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, não escreva só em maiúsculas ou só em minúsculas; - Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou Saudações; - A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudação nas mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudação como Senhor Diretor podem confirmar ao destinatário que a mensagem é realmente encaminhada a ele. Não divulgue informações confidenciais! Letras maiúsculas podem parecer agressivas e letras minúsculas podem dar a impressão de que o emissor estava apressado ou com preguiça.
Assinatura eletrônica Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poderá apresentar sua titularidade, seu cargo, seu número de telefone e o endereço do site da instituição, entre outros detalhes. Entretanto, mantenha essa assinatura curta, digamos com no máximo quatro linhas. Se o destinatário não tiver nenhuma vantagem em receber sua mensagem, não a envie, mesmo se não houver custo. Em hipótese alguma divulgue correntes. Alguns sistemas anexam, à resposta dada a um e-mail, todo o histórico das mensagens trocadas. Entretanto, quase sempre esse histórico é desnecessário e só aumenta o tamanho da mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite isso.
Sugestões para uma boa redação Para escrever bem, não é necessário inovar. Basta aplicar os fundamentos da redação, como: Adote como norma a ordem direta: sujeito verbo complementos; Não tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor economize o dele; Elimine o que é supérfluo. Seja objetivo. Ninguém tem tempo para ficar meditando sobre aquilo que você escreveu; Evite frases muito longas, com excesso de pontuação. Prefira - o termo mais simples; - o sinônimo mais curto; - o singular ao plural; - o presente ao futuro; - o termo concreto ao abstrato; - o particular ao genérico; - o explícito ao implícito; - o positivo ao negativo. Evite - Excesso de palavras; - Enxertos desnecessários: somente citações indispensáveis; - Vá direto ao assunto;
Referências ANDRÉ. Hildebrando A. de. Gramática Ilustrada. 5 ed. São Paulo: Editora Moderna, 2003 BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. 2. ed. Brasília: Departamento de Imprensa Nacional, 2002. BRASIL. Fundação Nacional de Saúde. Manual de redação de correspondências e atos oficias. 2 ed. Brasília: Funasa, 2006. VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofícios, Memorando, E-mails e outras formas de Correspondência Oficial. Brasília: Projecto Editorial, 2003.