Cartilha de Uso de Institucional

Transcrição

1 Cartilha de Uso de Institucional

2 01 Leia seus s diariamente 1.1. Lembre-se que atualmente o pode ser considerado como a mais importante ferramenta de comunicação corporativa, portanto é sugerida a checagem regular de sua caixa de entrada, para conferir as novas mensagens Você pode estar perdendo informações valiosas, ótimos convites ou até mesmo alguma solicitação urgente de trabalho de seu chefe que, se não cumprida, seguramente vai pesar na sua avaliação Fique atento, pois convites para reuniões, eventos e tarefas também são enviados por Responda a todos os s 2.1. Como uma boa prática, recomenda-se que todas as mensagens recebidas sejam respondidas, já que o corporativo pode também ser considerado como uma ferramenta para melhorar a produtividade Lembre-se: o remetente pode estar esperando uma resposta para o correto e bom andamento das solicitações Responda seus s, mesmo que a mensagem não tenha sido destinada exclusivamente a você. 1

3 03 Seja objetivo, direto e formal 3.1. Redija seus s com textos concisos, objetivos e de leitura rápida, visto que as mensagens online foram idealizadas para serem curtas. Como por exemplo, um relatório de sete páginas no corpo do é garantia de que o leitor só chegará ao terceiro parágrafo, ignorando a sua mensagem Se for se estender, envie seu relatório em anexo e explique na mensagem a que se refere, destacando os pontos principais Se não for possível ser breve na mensagem, utilize o telefone ou marque uma reunião Comunique de forma clara e sem abreviações (como, por exemplo, vc, tb, etc.) Corrija a pontuação e use a acentuação correta, já que erros ortográficos poderão levar as pessoas a questionar a qualidade do seu trabalho Não se esqueça de incluir o arquivo na mensagem quando for enviar um anexo Atente-se com a conduta ética e o respeito ao enviar mensagens Envie s com fonte e tamanho da letra de forma adequada. s que são digitados EM CAIXA ALTA ou com excesso de grifos, passam a impressão de que o emissor está 'gritando' Use os pontos de exclamação com moderação Evite usar emoticons, variações de fonte, cor e papel de carta que possam afetar a percepção do destinatário sobre a credibilidade e profissionalismo de quem escreveu o e- mail Saiba que pessoas de diferentes culturas falam e escrevem de forma diferente Preencha a linha de assunto, essencial para identificar sua mensagem e localizar a mesma Comece sua mensagem com: Prezado Sr...., Caro Sr.... ou Sr Não se esqueça de incluir o nome da pessoa a quem é destinada a mensagem Escolha cuidadosamente as palavras utilizadas na sua mensagem Coloque-se no lugar do leitor: pense como suas palavras podem ser interpretadas, e que informações eventualmente possam sugerir nas entrelinhas Seja cauteloso com o humor. 2

4 04 Não crie Spam 4.1. Spam é o termo usado para referir-se aos s não solicitados, que geralmente são enviados para um grande número de pessoas, contendo publicidade ou assuntos não relacionados aos usuários Spam no Brasil é crime! 4.3. Recebeu uma mensagem de alguém perguntando algo para dezenas de pessoas? Verifique a quem realmente interessa sua resposta e copie, se necessário, apenas essas pessoas Lembre-se que não existe coisa mais odiosa que ter sua caixa de mensagens lotada com respostas com um simples "ok", mandada por algum inepto, a todos da lista. 05 Uso de anexos 5.1. Não envie s com arquivos gigantescos anexados, já que nem todas as pessoas têm internet de banda larga Caso seja necessário o envio de vários arquivos (acima de 5MB, por exemplo), utilize um compactador de arquivos, como o Winzip ou Winrar: isso deixa a mensagem menor e permite o rápido recebimento O limite do tamanho de anexo na Prefeitura Municipal de Cariacica (PMC) é de 10 Megabytes Arquivos executáveis ou instaladores não são aceitos, para evitar entrada de Vírus, Worms ou Códigos Maliciosos. 3

5 06 Use um endereço de profissional 6.1. Ao tratar atividades pertinentes ao trabalho na PMC, utilize o institucional Ele pode ser resgatado em qualquer tempo Possui fé publica Utilizar s pessoais ou mesmo de provedores gratuitos, passa a impressão de falta de profissionalismo e ausência de credibilidade do órgão municipal Em provedores de gratuitos, qualquer pessoa mal-intencionada pode criar e- mail em nome da PMC e utilizar de má fé. Pense no problema! 07 Utilize assinatura padrão da instituição 7.1. Informe sempre seu nome, telefone, fax e endereço postal no final das mensagens, para facilitar o contato A melhor forma de fazer isso é utilizar a assinatura padrão da Instituição O modelo fica disponível na Intranet da PMC Evite usar no rodapé da assinatura frases filosóficas, citações religiosas, ditos populares ou piadinhas. 4

6 08 Segurança e sensibilidade das mensagens 8.1. O Decreto 74/2009, estabelece a Política de Segurança da Informação na PMC, e se aplica também para a troca de s, sendo assim: 8.2. Em hipótese alguma informe sua senha do , mesmo a um profissional do suporte de TI ou algum superior, sua conta é de uso restrito e intransferível Impeça o vazamento de informações que possam causar danos à Instituição Envie mensagens ao destinatário correto Não encaminhe mensagens que só interessam a você e a uma determinada pessoa, setor ou a um grande grupo. Muitas informações delicadas vazam por falha de julgamento. A menos que você receba permissão, não passe adiante informações que foram destinadas somente a você Encaminhe a mensagem apenas ao remetente, apagando os demais destinatários da lista que aparecem no corpo do Utilize a opção 'Cco' quando precisar passar uma mensagem a vários destinatários e não quiser que os mesmos sejam conhecidos Pense duas vezes antes de clicar em Responder a todos Organize suas caixas de entrada e saída de forma a poder acessar e consultar seus arquivos de s com mais facilidade e simplicidade Use outro meio de comunicação para tratar de informações pessoais e sensíveis. Você não tem ideia do caminho que seu vai seguir após o envio, quantas cópias serão deixadas em servidores e quantos podem ler seu conteúdo s institucionais são monitorados e podem ser consultados em qualquer tempo, para fins de auditoria. 5