1. Introdução ao. Crystal Reports

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1 1. Introdução ao Crystal Reports Como é sabido e geralmente aceite por todos nós, vivemos um período onde a complexidade dos negócios é cada vez maior, tal como o prova a intensificação da concorrência, os baixos ciclos de vida dos produtos, o aparecimento e desaparecimento de um grande número de empresas em curtos espaços de tempo, entre muitos outros factores possíveis de serem comprovados empiricamente. Se considerarmos como um dos princípios básicos da gestão de empresas, o facto de que a existência das mesmas só faz sentido quando pensada para servir um determinado público, ou seja, os seus clientes, então o que poderemos concluir é que esta complexização do mundo empresarial surge, em parte, como resposta a uma complexização da sociedade, acabando esta por ser posteriormente afectada pela primeira. Por outras palavras, enquanto que as pessoas querem e exigem mais, a função das empresas é, precisamente, a de responder a essas exigências, dando e servindo melhor. Porém, e como querer não é poder, algo tem de sustentar esse querer e essa capacidade de resposta a novas exigências. Se bem que muitos factores podem ser apontados, existe um que certamente será referido por todos, nomeadamente, os avanços tecnológicos. No mundo empresarial, a tecnologia é importante em muitos aspectos, uma vez que a mesma está na base de todo o ciclo produtivo, desde a obtenção das matérias primas, passando pelo fabrico do produto (ou prestação dos serviços), pela sua distribuição e manutenção (suporte). Assim, um avanço de determinada tecnologia utilizada pelas empresas poderá então evidenciar-se como uma oportunidade para a obtenção de melhores desempenhos por parte das mesmas. De entre o vasto conjunto de aplicabilidade que as empresas podem conceder às tecnologias, encontra-se a aplicabilidade na gestão da informação, sendo a tecnologia assim empregue chamada de Tecnologias de Informação. As FCA - EDITORA DE INFORMÁTICA 5

2 CRYSTAL REPORTS - CURSO COMPLETO Tecnologias de Informação serão, portanto, todo o tipo de tecnologias que permitem automatizar os Sistemas de Informação de uma empresa, ou seja, a gestão dos fluxos de dados/informação que circulam em torno de um empresa e que são vitais para a sua sobrevivência, uma vez que são eles que descrevem o funcionamento da empresa, os seus clientes e os seus empregados, sendo através dos mesmos que aqueles com capacidade de decisão tomarão decisões acerca do futuro da empresa. Se, tal como foi dito no início do capítulo, as empresas tendem a tornar-se mais complexas, então muito certamente o fluxo de dados/informação que tende a girar sobre as mesmas será, por conseguinte, também mais complexo. Desta forma, evidencia-se importante e urgente a existência de tecnologias capazes de trabalharem esses dados/informação possibilitando, aos seus decisores, a capacidade de tomar as melhores decisões no mais curto espaço de tempo possível. É precisamente ao nível deste âmbito que surge o conceito de Business Intelligence, ou seja, um conjunto de tecnologias que permitem às empresas trabalhar os seus dados de forma a que, a partir dessas análises se possam tomar as melhores decisões acerca do dia-a-dia e do futuro de uma empresa. Uma vez que existe, dentro deste conceito, um grande conjunto de ferramentas, a escolha de umas em detrimento de outras vai depender em muito de factores tais como o tipo de análise a efectuar, a dimensão dos dados sobre os quais irá recair a análise, a complexidade das ferramentas, entre outros factores. Uma das formas possíveis de se analisarem os dados de uma organização consiste em retirar os mesmos de uma fonte de dados, aplicar sobre estes determinadas regras de negócio e de formatação e, por fim, disponibilizá-los num relatório, sendo este predefinido (igual para todos os que o utilizem) ou susceptível de parametrizar (em especial com o recurso a parâmetros). Este será então o domínio de aplicabilidade da ferramenta que será analisada ao longo deste livro, o Crystal Reports. A aplicação Crystal Reports é um produto da empresa Crystal Decisions ( anteriormente conhecida como Seagate Software, que tem vindo a tornar-se numa ferramenta standard para o desenvolvimento de relatórios. 6 FCA - EDITORA DE INFORMÁTICA

3 INTRODUÇÃO AO CRYSTAL REPORTS À data deste livro o Crystal (nome pelo qual será referida a aplicação ao longo deste livro) encontra-se na versão 9 e, segundo a Crystal Decisions, é a ferramenta mais utilizada no mundo para a construção de relatórios. Para este sucesso, em muito tem contribuído as parcerias estabelecidas entre a Crystal Decisions e outros fabricantes de software, tais como a Microsoft, SAP, PeopleSoft, Oracle, BAAN, entre outras. Um dos marcos históricos desta aplicação e, certamente, um dos grandes responsáveis por um aumento futuro da sua utilização pelas organizações, deve-se ao facto de ter sido escolhida, por parte da Microsoft, como a aplicação standard para o desenvolvimento de relatórios a partir do recente, à data deste livro, Visual Studio.NET. Note-se porém que já a própria versão 6.0 do Visual Studio se fazia acompanhar por uma versão do Crystal Reports (embora mais antiga). Da mesma forma foi anunciado recentemente (novamente, à data deste livro) que a Crystal Decisions e a SAP tinham chegado a acordo quanto à distribuição de uma versão da aplicação Crystal Enterprise - Crystal Enterprise SAP Edition -, juntamente com o componente de data warehouse da solução mysap Business Intelligence (SAP BI), o SAP Business Information Warehouse 3.0b (SAP BW). Note-se que o Crystal Enterprise, apesar de ser uma solução independente da solução Crystal Reports, utiliza esta última para a construção de relatórios. Também a nível nacional temos um bom exemplo de como o Crystal Reports é, geralmente, bem aceite pelos principais fabricantes de software, nomeadamente através do software Primavera, uma vez que os relatórios desta solução se baseiam no Crystal Reports. Ao longo da sua evolução e como é normal, parte da funcionalidade do Crystal Reports foi-se mantendo com poucas alterações, enquanto outras funcionalidades foram sendo introduzidas. Entre estas destaca-se, como não poderia deixar de ser, o suporte para ambientes distribuídos, nomeadamente a Internet. Algo que o leitor deverá de ter em conta é que o Crystal existe sobre a forma de quatro distribuições, cada uma delas indicada especialmente para um determinado tipo de utilização e de pessoas, a saber: Standard: para profissionais mais ligados à área da gestão que, não possuindo muitos conhecimentos a nível técnico, procuram, porém, obter FCA - EDITORA DE INFORMÁTICA 7

4 CRYSTAL REPORTS - CURSO COMPLETO sozinhos uma visualização prática, rápida e consistente dos dados da organização; Professional: indicada para profissionais da área das Tecnologias de Informação, visando o desenvolvimento de relatórios e a sua distribuição por toda a organização; Developer e Advanced (versão 9): especialmente indicadas para os programadores, pelo que para além de disponibilizarem as funcionalidades das distribuições anteriores, permitem ainda a automatização dos relatórios com o recurso à programação. Neste livro, usar-se-á como base para a maioria dos exemplos e exercícios aqui tratados a distribuição Advanced da versão 9. Desta forma pretende-se responder às necessidades de todo o tipo de utilizadores da aplicação, tendo ainda em vista as novas funcionalidades apresentadas pela última versão do produto. Porém, teremos ainda o cuidado de guiar tanto quanto possível os utilizadores de versões anteriores, de forma a que também eles possam tirar proveito deste livro. Para tal, sempre que se mostre necessário, será mencionada a existência ou inexistência de uma determinada funcionalidade face às diferentes versões do Crystal Reports. Em termos genéricos, a compatibilidade das funcionalidades será equacionada entre as versões 7 e 9, se bem que grande parte das funcionalidades ainda seja suportada em versões anteriores. Seguidamente, e para que o leitor fique com uma primeira noção daquilo que poderá ou não fazer com a sua versão da aplicação, serão apontadas as alterações mais significativas que ocorreram na passagem entre as últimas versões, nomeadamente entre as versões 7 e 8 e entre as versões 8 e 9. A primeira grande alteração entre as versões 7 e 8 deu-se com o aparecimento da distribuição Developer, passando a existir, na altura, três distribuições do produto (a quarta, Advanced, viria com a versão 9). Foi também acrescentada à versão 8 a janela Data Explorer como forma de simplificar e facilitar o estabelecimento de ligações às bases de dados a usar por determinado relatório. Para além do mais, incluíram-se igualmente Add-ins para o Microsoft Excel e o Microsoft Access. Outra novidade, e esta sobretudo para os programadores de Visual Basic, foi a inclusão da sintaxe Basic para a criação de fórmulas. Foi também acrescentado um 8 FCA - EDITORA DE INFORMÁTICA

5 INTRODUÇÃO AO CRYSTAL REPORTS conjunto de novas funcionalidade de formatação tais como: a capacidade de se moverem vários objectos ao mesmo tempo; a criação de objectos com cantos arredondados e a formatação da fonte dos objectos de texto com o recurso a fórmulas (formatação condicional). Na mudança da versão 8 para a versão 9 convém dizer antes de tudo que, entre elas, existem duas versões intermédias. A primeira diz respeito à versão 8.5 que veio trazer uma maior consistência e uma melhor facilidade de configuração e de produção de relatórios a distribuir via web. Por exemplo, foram acrescentadas ferramentas de administração e tornou-se possível fazer pedidos de parâmetros pela web bem como a exportação para XML. A outra versão intermédia (no sentido de ter sido afectada pelas funcionalidades existentes nesta passagem de versões), e que será estudada mais ao pormenor na terceira parte deste livro, diz respeito à versão para o Visual Studio.NET. Nesta versão iremos explorar sobretudo as suas capacidades no âmbito da Internet, tal como a capacidade de se expor (e visualizar) relatórios como web services e de se utilizar o ADO.NET como fonte de dados para um relatório. Um dado a ter em conta é que nesta versão foi retirada a capacidade de elaboração de relatórios OLAP, bem como os Add-ins para o Office, não sendo também possível a exportação para XML. No que diz respeito à versão 9, a primeira grande alteração a mencionar diz respeito ao facto de se ter tornado possível indicar, como fonte de dados para um relatório, um comando de SQL totalmente controlado pelo utilizador. Desta forma, é possível indicar agora uma instrução de SQL, por mais complexa que seja, sendo esta avaliada na sua totalidade pela base de dados subjacente. Graças a esta funcionalidade, não só é possível desenvolver relatórios mais ricos, como também o desempenho dos mesmos sairá bastante beneficiado, uma vez que se diminui o processamento no lado do cliente. Tendo em vista o facto de que nas empresas o que geralmente se verifica é a existência de várias pessoas a trabalhar ou nas mesmas tarefas ou em tarefas associadas, foi adicionado ao Crystal Reports um repositório onde se poderão guardar e partilhar determinados objectos tais como os comandos de SQL e as custom functions. As custom functions, por sua vez, são outra das grandes alterações a apontar nesta nova versão. De facto, enquanto nas versões anteriores, a única forma de se criar FCA - EDITORA DE INFORMÁTICA 9

6 CRYSTAL REPORTS - CURSO COMPLETO funções suscpetíveis de serem partilhadas (utilizadas) por vários relatórios, seria recorrendo a funções UFL que necessitavam de ser compiladas em uma DLL e distribuídas nesse formato, nesta nova versão, as funções custom fazem a vez das primeiras, podendo ser facilmente partilhadas a partir do repositório. Por fim, outra alteração de registo diz respeito ao aparecimento da janela Formula Worshop, funcionando como um local central para a edição e criação de todo o tipo de fórmulas de um relatório. Antes de terminar, convém, no entanto, chamar a atenção do leitor para o facto de que, enquanto nas versões 8 e 8.5 era possível gravar um relatório para a versão anterior, neste caso para a versão 7, na versão 9 não é possível gravar um relatório para qualquer versão anterior. O leitor poderá, porém, importar sem quaisquer problemas um relatório da versão 8 ou 8.5 para a versão FCA - EDITORA DE INFORMÁTICA