RESOLUÇÃO N. 2, DE 16 DE ABRIL DE 2013, DO CONSELHO UNIVERSITÁRIO DA UFTM.

Transcrição

1 MNSTÉRO DA EDUCAÇÃO UNERSDADE FEDERAL DO TRÂNGULO MNERO UBERABA-MG RESOLUÇÃO N. 2, DE 16 DE ABRL DE 2013, DO CONSELHO UNERSTÁRO DA UFTM. Altera o Regulamento nterno da Auditoria nterna da UFTM, aprovado pela Resolução n. 2/2012 do CONSU. O CONSELHO UNERSTÁRO CONSU DA UNERSDADE FEDERAL DO TRÂNGULO MNERO, no uso de suas atribuições regimentais, em especial o disposto no artigo 191 do Regimento Geral da UFTM, considerando a necessidade de adequação à Recomendação 001 do item do Relatório/CGU , de 1º/2/2013, e considerando, ainda, o disposto no Acórdão 1.704/2009/Plenário/TCU, em reunião realizada em 16 de abril de 2013, resolve: Art. 1º Alterar o Regulamento nterno da Auditoria nterna da UFTM aprovado pela Resolução n. 2 do CONSU, de 15/3/2012 anexo, que passa a fazer parte integrante desta Resolução. Art. 2º Revogadas as disposições em contrário, esta Resolução passa a vigorar a partir de sua assinatura. PROF. DR. RMONDES RODRGUES JUNOR Presidente do CONSU

2 REGULAMENTO NTERNO AUDTORA NTERNA RETORA (Parte integrante da Resolução n. 2, de 16 de abril de 2013, do CONSU da UFTM) 2

3 CAPÍTULOS - Caracterização da Unidade Responsabilidades Capital Humano Organização nterna Funcionamento Operacional ndicadores de Gestão Base Legal 3

4 Caracterização da Unidade.1 Título Auditoria nterna. 1.2 Localização Centro Administrativo da UFTM..3 Ambientes de Trabalho Ambiente operacional único, centralizado na localização acima..4 inculação Reitoria..5 Cargo de Gestão Chefe da Auditoria nterna. O Chefe da Auditoria nterna será substituído nos casos de impedimentos e afastamentos legais pelo Assessor da Auditoria nterna..6 Supervisão Técnica Órgão Central e órgãos setoriais do Sistema de Controle nterno do Poder Executivo Federal..7 Orientação Normativa Órgão Central e órgãos setoriais do Sistema de Controle nterno do Poder Executivo Federal. Responsabilidades.1 Missão Resguardar a integridade dos atos e fatos administrativos de gestão e das contas da Universidade, mediante assessoramento à alta administração e ações de auditoria, análise, providências e orientação, com relação aos aspectos contábeis, orçamentários, financeiros, patrimoniais, de gestão de pessoal, controle de gestão, gestão de suprimentos de bens e serviços, administrativos e operacionais pertinentes..2 isão Ser referência em auditoria e controle, atuando, sobretudo, preventivamente..3 Produtos Constituem produtos da unidade: Parecer de auditoria, com o fim de orientação ou providências, mediante avaliação prévia de processos e controles internos à luz da legislação e normas pertinentes. Orientação técnica e parecer a respeito da legislação ou de regulamentos concernentes a controle interno e à prestação de contas oficial junto à Controladoria Geral da União - CGU e ao Tribunal de Contas da União - TCU. 4

5 X X nterpretação de instrumentos normativos visando à eficiente aplicação, subsidiariamente, à Procuradoria Jurídica. Plano anual de atividades de auditoria interna para efeito de programação de trabalho. Relatório anual de atividades de auditoria interna para efeito de prestação de contas das atividades desenvolvidas. Parecer a respeito da prestação de contas anual da Universidade. Parecer referente aos pagamentos de despesas de exercícios anteriores, nos casos especificados na Portaria Conjunta nº 1, de 17/2/2012, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Solicitação de Auditoria nterna. Nota de Auditoria nterna. Relatório de Auditoria nterna. Com referência aos itens, e, deverão ser solicitados, necessariamente, à Auditoria nterna por intermédio do Reitor..4 Clientes São clientes, internos e externos, da unidade: Controladoria-Geral da União - CGU Tribunal de Contas da União - TCU Reitoria Procuradoria Jurídica da UFTM Conselho Universitário e Colegiados vinculados Conselho de Curadores Gestores da UFTM.5 Fornecedores São fornecedores de serviços e de informações em favor da unidade: Reitoria Pró-Reitorias e unidades vinculadas nstitutos Acadêmicos e unidades vinculadas Superintendências e unidades vinculadas Servidores da UFTM.6 Funções Operacionais Constituem funções operacionais de responsabilidade da unidade: Exame dos atos de gestão relativos à Universidade com base nos registros, na documentação e nos resultados averiguados, com o fim de verificar a exatidão, a regularidade das contas e comprovar a eficiência, eficácia, efetividade e economicidade na aplicação dos recursos disponíveis. erificação do cumprimento de normas, políticas, programas e planos no âmbito da nstituição. erificação e emissão de parecer sobre as contas dos responsáveis pela aplicação, guarda ou utilização de bens e valores, assim como de todo aquele que der causa à perda, subtração ou dano de valores, bens e materiais de propriedade da Universidade. 5

6 X X X X X X X X X erificação da consistência e da segurança dos instrumentos de controle, guarda e conservação dos bens e valores da nstituição e daqueles pelos quais seja responsável. Exames dos atos licitatórios concernentes à aquisição de bens e à contratação de prestadores de serviços, de obras e alienações. Análise e avaliação de registros e procedimentos contábeis, quanto à qualidade, integridade e fidelidade das informações. Análise dos controles internos adotados com vistas a garantir a eficiência e eficácia dos processos pertinentes. Promoção de estudos das normas e políticas internas com vistas à proposta de adequação, simplificação, padronização e atualização, à luz das melhores práticas da legislação e das diretrizes vigentes. Elaboração de propostas relativas a normas e práticas de auditoria visando aperfeiçoar o processo. Orientação e assessoramento técnico aos colegiados e unidades da nstituição, quanto a práticas aceitáveis, legais e legítimas de controle e gestão. Exame da prestação de contas anual da Universidade visando à emissão de parecer. Realização de auditorias obedecendo ao plano anual previamente elaborado. Elaboração de relatórios conclusivos de auditoria para envio à CGU como forma de acompanhamento do Plano Anual de Atividades de Auditoria nterna - PANT, assinalando eventuais falhas ou irregularidades, visando dar ciência ao Reitor e subsidiar tomada de decisão. Acompanhamento e suporte às auditorias realizadas pela Controladoria-Geral da União e pelo Tribunal de Contas da União. Apoio ao Sistema de Controle nterno do Poder Executivo Federal, com o fornecimento periódico de informações sobre os resultados dos trabalhos realizados, bem como no atendimento das solicitações de trabalhos específicos. Comunicar, tempestivamente, sob pena de responsabilidade solidária, os fatos irregulares, que causaram prejuízo ao erário, à Secretaria Federal de Controle nterno - SFC, após dar ciência à direção da entidade e esgotadas todas as medidas corretivas, do ponto de vista administrativo, para ressarcir a entidade. A participação da Auditoria nterna em atividades típicas de gestão deve representar situação de excepcionalidade, que não concorra com as atividades típicas de auditoria, a fim de que o desvio de foco na atuação não fragilize o sistema de controle interno, comprometendo o julgamento imparcial. Deve imperar o princípio da segregação de funções..7 Competências Técnicas A unidade de Auditoria nterna deve exercer seu papel organizacional com suporte das competências técnicas a seguir: Conhecimento de práticas de auditoria e de sistemas de controle interno. Capacidade de redação técnica. Domínio de princípios e práticas de contabilidade pública. Domínio da legislação e diretrizes relativas à auditoria e controle interno. Capacidade de interpretação de instrumentos legais. Domínio de Planilha Eletrônica para simulações e verificações via cálculos e apurações. 6

7 X Capacidade de análise de processos e controles visando prover racionalização, padronização, simplificação, qualidade e desempenho operacional. Capacidade de investigação de falhas e irregularidades no tocante a processo e controles operacionais. Conhecimento multidisciplinar nas áreas de gestão mencionadas no item.1. Capital Humano.1 Cargos REF LOT OCUPAÇÃO ATRBUÇÕES 1 1 Chefe da Unidade 1 Coordenação e acompanhamento das atividades dos técnicos e auditores lotados na unidade. 2 Administração da unidade do ponto de vista de planejamento, de gestão orçamentária, de gestão patrimonial, de gestão de estoque de materiais, de gestão operacional e relativa ao desenvolvimento dos recursos humanos pertinentes. 3 Análise do desempenho operacional da unidade por meio de indicadores de produção e de qualidade. 4 Elaboração do plano anual de atividades de auditoria com o objetivo de atender às demandas da CGU, do TCU e internas, visando à mitigação de falhas em áreas críticas. 5 Elaboração do relatório anual de atividades de auditoria para efeito de prestação de contas à CGU. 6 Assessoramento técnico ao Reitor, aos colegiados superiores e às unidades organizacionais no tocante às áreas de gestão, objetos de atenção da unidade, mediante a emissão de pareceres. 7 Emissão de parecer prévio sobre a prestação de contas anual da Universidade e sobre tomada de contas especial, visando atender a normativos da CGU e do TCU. 2 4 Técnico de 1 Realização de auditorias, mediante planejamento Auditoria prévio, definição de sua abrangência, estabelecimento das técnicas aplicáveis, com relatório conclusivo e diligências visando à regularização. 2 Acompanhamento e verificação relativa à execução orçamentária, financeira, patrimonial, operacional e administrativa, visando garantir eficiência, efetividade, eficácia e economicidade. 3 erificação das contas dos responsáveis pela aplicação, utilização ou guarda de bens e valores. 4 Acompanhamento e verificação de eventuais irregularidades ou falhas em processos licitatórios. 7

8 5 Acompanhamento e verificação da administração de pessoal. 6 Acompanhamento e verificação quanto à execução de contratos, convênios, ajustes e acordos. 7 Estudos da legislação, normativos, regulamentos, dentre outros, visando à produção dos pareceres mencionados no Capítulo.3, itens,, e..2 Nomeação/Dispensa do Gestor da Unidade A nomeação, designação, exoneração ou dispensa do titular da unidade será submetida pelo Reitor da Universidade à aprovação do Conselho Universitário, e após, à aprovação da Controladoria-Geral da União. (Dec de 16/07/2002). Organização nterna A unidade não contempla subdivisão interna, centralizando sua estrutura operacional. Funcionamento Operacional.1 Plano Anual de Atividades de Auditoria nterna 1. A Auditoria nterna, ao final de cada exercício, e relativa à competência do exercício subsequente, deverá elaborar sua programação de trabalho, consignada por meio do Plano Anual de Atividades de Auditoria nterna - PANT. 2. A elaboração do PANT obedecerá, quanto ao seu conteúdo, ao processo e cronograma, instrução normativa específica emanada pela Controladoria-Geral da União - CGU. 3. Para a elaboração do PANT, a Auditoria nterna deverá considerar os planos, metas, objetivos, programas e políticas inerentes à nstituição, além dos resultados dos últimos trabalhos de auditoria realizados e das diligências pendentes, sejam internas, oriundas da CGU ou do Tribunal de Contas da União - TCU. O PANT deverá ser apreciado pelo Reitor, visando à análise e à aprovação. 4. Constitui conteúdo do PANT: Atividades de auditoria interna previstas e seus objetivos; Ações de desenvolvimento e de capacitação previstas visando ao fortalecimento das atividades de controle interno na nstituição. 5. No tocante ao Plano de Auditoria, deverão constar as seguintes informações referentes às ações de auditoria interna: Numeração sequencial da ação de auditoria; Avaliação resumida quanto ao risco inerente ao objeto a ser auditado, grau de relevância e impacto na Universidade; 8

9 X Local de origem da demanda e de realização da auditoria; Especificação do objeto da auditoria, mencionando os resultados dela esperados e a forma como as vulnerabilidades do objeto a ser auditado poderão ser mitigadas; Especificação do escopo do trabalho, demonstrando a amplitude dos exames a serem realizados; Cronograma estimado, em termos de início e término dos trabalhos; Estimativa de horas de trabalho de auditoria, em homens/hora, de acordo com a quantidade de auditores a serem alocados em cada ação, além dos conhecimentos específicos requeridos para a realização de todos os trabalhos programados; No detalhamento das ações de desenvolvimento institucional e capacitação deverão constar justificativas para cada ação que se pretende realizar ao longo do exercício; Na descrição das ações de fortalecimento da Auditoria nterna deverão ser descritas medidas no âmbito de revisão normativa, informatização, investimentos físicos, tecnológicos e de organização interna. 6. A proposta do PANT deverá ser submetida à apreciação preliminar e opinião da CGU, dentro do prazo estabelecido pelo citado órgão, por meio da própria unidade. 7. A proposta poderá ser devolvida pela CGU à nstituição em até 20 (vinte dias), acrescida eventualmente de recomendações ou orientações a respeito das atividades programadas, bem como de atividades de auditoria não constantes da proposta, com vistas ao atendimento a aspectos relevantes do controle interno. 8. No caso de devolução, o PANT deverá ser ajustado consoante às recomendações, observações e sugestões de atividades suscitadas pela CGU, que, quando não acatadas, deverão ser justificadas formalmente. 9. Caberá ao Reitor aprovar o PANT até o último dia útil do mês de dezembro do exercício anterior ao de sua competência. 10. O PANT, devidamente aprovado, deverá ser enviado ao respectivo órgão de controle interno, oficialmente, até o dia 31 (trinta e um) de janeiro de cada exercício a que se aplica, juntamente com o Relatório Anual de Atividades de Auditoria nterna do exercício anterior..2 Atividades de Auditoria nterna 1. O trabalho de auditoria interna deverá atender preferencialmente à programação das atividades e ações contidas no PANT do exercício, utilizando-se de técnicas e práticas aplicáveis à auditoria pública. 2. A Auditoria nterna utilizará o método de amostragem Não-Probalístico, assim como o Probalístico, por meio da Amostra Aleatória Simples. 3. Classifica-se a auditoria em: Auditoria de Avaliação da Gestão: objetiva emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas, verificar a execução de contratos, acordos, convênios ou 9

10 ajustes, a probidade na aplicação do dinheiro público e na guarda ou administração de valores e bens confiados à nstituição. Auditoria de Acompanhamento da Gestão: objetiva atuar em tempo real sobre os atos efetivos e seus efeitos potenciais, positivos e negativos, ao longo dos processos de gestão, evidenciando melhorias e economias existentes no processo, ou prevenindo obstáculos ao seu desempenho operacional. Auditoria Contábil: objetiva obter elementos comprobatórios que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originárias refletem a situação econômico-financeira do patrimônio institucional, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas. Auditoria Operacional: objetiva avaliar as ações gerenciais e os procedimentos, relacionados ao processo operacional, além dos programas governamentais, projetos e atividades, com vistas a emitir opinião quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade relativos à gestão. Auditoria Especial: objetiva o exame de fatos ou situações consideradas relevantes para atender determinação expressa de autoridade competente. 4. O trabalho de auditoria, com vistas a se obter evidências suficientes, relevantes, adequadas e úteis, será realizado por meio de aplicação das técnicas especificadas a seguir: X X ndagação Escrita ou Oral: aplicação de entrevistas e/ou questionários formatados, visando à obtenção de dados, fatos e informações. Análise Documental: exame de processos e atos formais, assim como outros documentos comprobatórios. Conferência de Cálculos: revisão de memórias de cálculos ou confirmação de valores por meio de elementos numéricos correlacionados, de modo a constatar a consistência e validade dos cálculos apresentados. Confirmação Externa: verificação da fidedignidade das informações obtidas internamente, via fontes externas, visando confirmação. Exame dos Registros: verificação dos registros constantes de controles regulamentares, de mapas, relatórios e demonstrativos formalizados. Correlação das nformações Obtidas: confronto de informações obtidas de fontes independentes, autônomas e distintas, no âmbito da própria nstituição. nspeção Física: exame utilizado para testar a efetividade dos sistemas de controle, sob o enfoque nos itens tangíveis, quanto a requisitos de quantidades físicas e de qualidade. Observação das Atividades e Condições: verificação das atividades que exigem a aplicação de testes flagrantes, com a finalidade de revelar eventuais falhas, problemas, erros ou deficiências. Corte das Operações: corte interruptivo das operações ou transações, visando apurar, de forma seccionada, a dinâmica de um procedimento, representando o instantâneo de um momento particular e importante de um processo. Rastreamento: investigação minuciosa, mediante exame de documentos, pontos críticos setoriais e procedimentos interligados, visando proporcionar segurança à opinião do responsável pela execução do trabalho. 5. Quando do início dos trabalhos de auditoria, com base na programação do PANT ou em atividades avulsas, o gestor da Auditoria nterna deverá despachar Solicitação de 10

11 Auditoria nterna à(s) unidades(s) objeto(s) de verificação, citando prazo para se organizar e/ou para remeter documentação requerida. 6. Nenhum processo, documento ou informação poderá ser sonegado aos auditores que deverão evidentemente guardar sigilo a respeito. 7. As demandas de informações e providências requeridas pela Auditoria nterna terão prioridade administrativa na nstituição. 8. Quando dos trabalhos de campo, se houver necessidade de especialistas fora da área de atuação dos técnicos de auditoria, poderá ser requisitado pelo gestor da Auditoria nterna profissional habilitado para acompanhar os trabalhos a serem executados. 9. Durante os trabalhos de auditoria, poderão ser emitidas pelos auditores responsáveis Solicitação de Auditoria nterna e/ou Nota de Auditoria nterna, que consistem em: Solicitação de Auditoria nterna: Documento utilizado para formalizar pedido de documentos, informações, justificativas e outros assuntos relevantes, emitido antes ou durante o desenvolvimento dos trabalhos. Nota de Auditoria nterna: Documento destinado a dar ciência ao gestor da área examinada, no decorrer dos exames, das impropriedades ou irregularidades constatadas ou apuradas no desenvolvimento dos trabalhos. Tem a finalidade de obter a manifestação dos agentes sobre fatos que resultaram em prejuízo ao erário, ao aprimoramento dos controles internos primários ou de outras situações que necessitem de esclarecimentos formais. 10. Ao término dos trabalhos de auditoria, a Auditoria nterna deverá emitir Relatório de Auditoria a ser encaminhado formalmente ao Reitor para ciência dos resultados de suas ações, bem como aos gestores responsáveis pelas unidades objeto de verificação. 11. Deverá ainda o Relatório de Auditoria nterna ser encaminhado à CGU, mediante despacho e assinatura do gestor da Auditoria nterna e do Reitor, em até 60 (sessenta) dias após sua edição, para atendimento do Art. 8º da N CGU-PR nº 7, de 29 de dezembro de Constitui conteúdo do Relatório de Auditoria: Escopo do Trabalho; Pontos levantados e analisados; nformações, constatações e recomendações formuladas; mplementações e justificativas apresentadas pelas unidades auditadas; Pontos positivos ou negativos observados. 11

12 .3 Relatório Anual de Atividades de Auditoria nterna 1. A Auditoria nterna deverá elaborar e encaminhar ao respectivo órgão de controle interno, até o dia 31 (trinta e um) de janeiro de cada exercício, referente às atividades desenvolvidas com base no PANT, o Relatório Anual de Atividades de Auditoria nterna - RANT relativo ao exercício anterior. 2. Constitui conteúdo do RANT: Descrição das atividades de auditoria interna realizadas, previstas no PANT, via demanda avulsa ou por determinação da CGU. Registro das recomendações despachadas pela CGU ou via Conselho de Curadores da UFTM, implementadas ou cumpridas ao longo do exercício. Registro das determinações emanadas pelo TCU, implementadas ou cumpridas ao longo do exercício. Registro das recomendações despachadas pela Auditoria nterna, implementadas ou cumpridas ao longo do exercício. Relato a respeito da gestão relativa às áreas essenciais da nstituição, quanto ao cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Orçamentárias, os fatos que prejudicaram o desempenho e as metas e respectivas providências, a avaliação dos indicadores de desempenho utilizados, a avaliação dos controles internos administrativos, a regularidade das licitações, a avaliação do gerenciamento de contratos, convênios, acordos e ajustes, além da consistência da folha de pagamento e métodos de seleção da amostra. Relato de fatos relevantes de natureza administrativa ou organizacional com impacto sobre a Auditoria nterna. Ações de desenvolvimento e de capacitação concernentes à Auditoria nterna. 3. Na descrição dos trabalhos desenvolvidos, de que trata o inciso do item 2, deverá ser informado: Números dos relatórios emitidos; Áreas e unidades auditadas; Escopos examinados; Cronograma executado; Recursos humanos e materiais empregados. 12

13 - ndicadores de Gestão REF NDCADOR ESPECFCAÇÃO PADRÃO REF ndicadores de Produção (por área de atenção) Auditorias Realizadas Notificações de Auditoria Auditorias Encomendadas Quantidade de auditorias realizadas por exercício Quantidade de Notas de Auditoria expedidas por exercício. Quantidade de auditorias encomendadas por origem (CGU, TCU, Reitoria, Conselho de Curadores) ndicadores de Desempenho (por área de atenção) Taxa de Atendimento PANT Taxa de Atendimento a Demandas Taxa de Efetividade de Auditorias Relação percentual entre auditorias efetivamente realizadas e as previstas no PANT, por exercício. Relação percentual entre auditorias realizadas e encomendadas por origem e exercício. Relação percentual entre recomendações e providências tomadas por exercício. Base Legal.1 Constitui fundamentação legal quanto ao funcionamento da Auditoria nterna: Decreto 3.591, de 6 de setembro de 2000, e alterações. Lei , de 6 de fevereiro de nstrução Normativa da Secretaria Federal de Controle nterno 01, de 6 de abril de nstrução Normativa da Controladoria Geral da União 01, de 13 de março de nstrução Normativa da Controladoria-Geral da União 07, de 29 de dezembro de nstrução Normativa da Secretaria Federal de Controle nterno 01, de 3 de janeiro de Portaria da Controladoria Geral da União 133, de 18 de janeiro de 2013, que aprova a Norma de Execução nº 1, de 18 de janeiro de O presente Regulamento revoga o Regulamento aprovado pela Resolução n. 7, de 13 de setembro de 2012, do Conselho Universitário da UFTM. 13