TRIBUNAL DE JUSTIÇA MILITAR DO ESTADO

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1 PLANO ANUAL DE AUDITORIA (PAA) 2014

2 Sumário: 1 INTRODUÇÃO DO PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO (PALP) DAS ATIVIDADES DE MONITORAMENTO E ACOMPANHAMENTO Apoio ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo Apoio nas demandas do Tribunal de Contas (situações que não configurem a auditoria anual mencionada no subitem anterior); as recomendações do Conselho Nacional de Justiça e as requisições do Ministério Público, de cunho exclusivamente administrativo Acompanhamento do Plano Plurianual Acompanhamento dos Achados de Auditoria Das Atividades de Auditoria Auditorias de Gestão... 8 a) Auditoria nos procedimentos de compras diretas... 8 b) Auditoria nos expedientes relativos às dispensas de licitação previstas no artigo 24, incisos III e seguintes e às inexigibilidades de licitação previstas no artigo 25, ambos da Lei nº 8.666/ c) Auditoria nos procedimentos licitatórios... 9 d) Auditoria dos contratos, convênios e seus aditamentos... 9 e) Auditoria nos processos de prestação de contas de adiantamento f) Auditoria de arrecadação de receitas e aplicação dos respectivos montantes g) Auditoria nos expedientes versando sobre proposta de alienação de bens móveis do Tribunal de Justiça Militar h) Auditoria nas ocorrências em relação a obras emergenciais, de pequeno porte ou inseridas no Plano de Obras do Tribunal de Justiça Militar i) Auditoria nos expedientes relacionados à restituição e renúncia de receitas do Tribunal de Justiça Militar j) Auditoria sobre as movimentações mensais dos bens patrimoniais e materiais do almoxarifado k) Auditoria nos expedientes versando sobre propostas de criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação que acarrete aumento de despesa... 12

3 l) Diretoria de Administração e Contabilidade (DAC): Presencial Auditoria operacional a) Coordenadoria de Gestão Administrativa (DAC/CGA): Presencial b) Diretoria de Recursos Humanos (DRH): Presencial c) Assessoria de Planejamento e Gestão (ASPLAN): Presencial d) Diretoria da Informação, de Desenvolvimento Institucional e de Comunicação (Sec/DIDC): Presencial Auditoria especial Auditoria de conformidade a) Auditoria nos atos de nomeação e admissão para cargos efetivos ou funçõesatividade b) Auditoria nos requerimentos de exoneração e dispensa; transferência, aposentadoria e revisões de aposentadorias c) Auditoria nos expedientes relativos ao pagamento de auxílio funeral d) Auditoria nos procedimentos administrativos que impliquem em apuração de responsabilidade por prejuízo ao patrimônio público e) Auditoria nas propostas de abertura de concursos públicos f) Representante da Administração para a Gestão Ambiental no âmbito do TJM/SP: Presencial CONSIDERAÇÕES FINAIS... 16

4 1 INTRODUÇÃO O Plano Anual de Auditoria de 2014 (PAA) foi elaborado com base no Plano de Auditoria de Longo Prazo de (PALP), que estabelece algumas auditorias a serem realizadas nas unidades do Tribunal. Foram considerados, ainda, o conhecimento e a experiência adquirida nas auditorias e nos cursos realizados em 2013 e os apontamentos das auditorias presenciais realizadas no exercício anterior. As auditorias de 2013 tiveram escopo mais abrangente, objetivando a visão geral de cada unidade, muitas vezes buscando o aprendizado dos processos de trabalho pela própria equipe de auditoria. O PAA de 2014, por outro lado, pretende focar determinados processos de trabalho de cada unidade, procurando aprofundar tanto os fundamentos legais e normativos quanto os procedimentos operacionais. O objetivo é contribuir para o aperfeiçoamento dos processos de trabalho da unidade, atendendo, deste modo, a diretriz expressa pelo parágrafo único do artigo 10, da Resolução nº 171/2013. A seleção dos processos de trabalho a serem auditados foi feita com base nas auditorias de 2013 e também conforme entendimento mantido com os gestores de cada unidade. Em relação ao Plano Anual de Auditorias anterior, inserimos, para o exercício de 2014, a Auditoria de Gestão Ambiental, diante da Instituição do Representante da Administração para a Gestão Ambiental no âmbito deste Tribunal de Justiça Militar, pela Portaria nº 83/2013- GabPres, publicada no DJME de , assim como a alteração na estrutura administrativa originada pela Portaria nº 104/2014-GabPres, publicada no DJME de Além das auditorias presenciais, com períodos específicos de execução, haverá também a atuação contínua e preventiva sobre atos determinados. Em relação aos atos abaixo arrolados, a atuação desta Coordenadoria de Controle Interno permanecerá contínua, ou seja, será ininterrupta ao longo do presente exercício e imediatamente anterior à decisão da Presidência desta Corte, configurando, assim, em atuação preventiva, entendida no presente contexto como aquela que visa evitar que fatos indesejáveis ocorram, propiciando, desse modo, efetividade ao princípio da autotutela administrativa, com vista a evitar a ocorrência de ilegalidades, irregularidades e desperdícios. Os atos que se sujeitarão à atuação por meio de auditoria contínua e preventiva, estabelecidos pela Portaria nº 79/2013-GabPres, serão os seguintes: a) os atos de nomeação e admissão para cargos efetivos e funções-atividade;

5 b) os requerimentos de exoneração/dispensa; transferência, aposentadoria e revisão de aposentadoria; c) os pedidos de pagamento de auxílio funeral; d) os procedimentos administrativos que impliquem em apuração de responsabilidade por prejuízo ao patrimônio público; e) os expedientes relativos às dispensas de licitação previstas no artigo 24, inciso III e seguintes, e inexigibilidades de licitação previstas no artigo 25, ambos da Lei Federal nº 8.666/93; f) os contratos, convênios e seus aditamentos; g) as propostas de abertura de concursos públicos para preenchimento de cargos; h) as propostas de alienação de bens móveis; i) as situações que envolvem realização de obras emergenciais, de pequeno porte ou obras inseridas no Plano de Obras deste TJM, quando durante sua execução houver alteração no projeto, nas especificações técnicas, no cronograma físico-financeiro, nas planilhas orçamentárias ou outra ocorrência relevante; j) os expedientes que envolvem restituição e renúncia de receitas e k) as propostas de criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação que acarrete aumento de despesa (na forma prevista pelo artigo 16, da Lei Complementar Federal nº 101/2000). Por outro lado, esta CCI procederá auditorias detectoras sobre outros atos administrativos, sendo esta entendida como as executadas para detectar e corrigir fatos indesejáveis já ocorridos ou que estão ocorrendo, conforme abaixo: a) processos de pagamento de contratos de execução contínua; b) processos de compra, após o pagamento e c) processos de prestação de contas de adiantamento (este último, seguindo determinação contida no item 7, do Comunicado SDG nº 19/2010, do E. Tribunal de Contas do Estado de São Paulo). Ademais, em cumprimento a Portaria nº 79/2013-GabPres, esta CCI continuará a monitorar os dados abaixo discriminados: a) dados sobre as receitas arrecadas e o montante aplicado; b) as movimentações mensais dos bens patrimoniais; c) as movimentações mensais dos materiais do almoxarifado. As unidades administrativas também serão analisadas, individualmente, na forma descrita no cronograma constante do Anexo I deste Plano, assim como, em cumprimento ao contido no Ofício-Circular nº 02/2013-SCI/Presi/CNJ, de , procederemos a Ação

6 Coordenada de Auditoria com o C. Conselho Nacional de Justiça, tendo por escopo o modelo de contratação e gestão de soluções de tecnologia da informação, onde será analisada a aderência aos preceitos contidos na Resolução CNJ nº 182/2013, que estabelece as diretrizes para as contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação, também na forma como detalhada no cronograma constante do mencionado Anexo I. 2 DO PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO (PALP) O Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) foi elaborado em conjunto com o respectivo Planejamento Estratégico, ambos com vigência de 2 (dois) anos, alinhados ao Planejamento Estratégico do TJM atualmente em vigor ( ). O PALP é exigência da Resolução CNJ 171/2013, e deve dimensionar a realização dos trabalhos de modo a priorizar a atuação preventiva e atender aos padrões e diretrizes indicados pelo Conselho Nacional de Justiça (art. 9º, 2º). O PALP estabelece algumas auditorias a serem incluídas no PAA de DAS ATIVIDADES DE MONITORAMENTO E ACOMPANHAMENTO. 3.1 Apoio ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo Objetivo: Apoiar o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e acompanhar os diversos setores da Administração na auditoria anual realizada no Tribunal de Justiça Militar, conforme disposto no artigo 564, da Instrução TC 01/2008. Procedimento: Encaminhamento de requisições aos setores, acompanhamento dos auditores no local, agendamento de visita aos setores e servidores e disponibilização de infraestrutura para realização de seus trabalhos. Unidades: Diretoria de Administração e Contabilidade (DAC) e Diretoria de Recursos Humanos (DRH). Período: 1º Trimestre de 2014

7 3.2 Apoio nas demandas do Tribunal de Contas (situações que não configurem a auditoria anual mencionada no subitem anterior); as recomendações do Conselho Nacional de Justiça e as requisições do Ministério Público, de cunho exclusivamente administrativo. Objetivo: Apoio à Presidência desta Corte e fornecimento a contento dos dados requisitados pelas mencionadas instituições. Procedimento: Verificação das informações e dados que possam ser requisitados pelo Tribunal de Contas, Ministério Público e Conselho Nacional de Justiça, com vistas ao seu melhor cumprimento. Unidades: Diretoria de Administração e Contabilidade (DAC), Diretoria de Recursos Humanos (DRH), Diretoria da Informação, de Desenvolvimento Institucional e de Comunicação (Sec/DIDC) e Assessoria de Planejamento e Gestão (ASPLAN). Período: janeiro a dezembro (acompanhamento). 3.3 Acompanhamento do Plano Plurianual Objetivo: Avaliação do cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual do TJM, conforme previsto no artigo 2º, inciso I, da Resolução nº 12/2012. Procedimento: Análise dos lançamentos feitos no Sistema POS Proposta Orçamentária Setorial, da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Setorial, pela Diretoria de Administração e Contabilidade e cotejo com as metas do Plano Plurianual ( ). Unidade: Diretoria de Administração e Contabilidade (DAC). Período: 05 (cinco) dias, a contar de , juntamente com a Auditoria de Gestão (Presencial na Diretoria de Administração e Contabilidade). 3.4 Acompanhamento dos Achados de Auditoria Haverá acompanhamento dos seguintes achados de 2013: RA052 Auditoria presencial - SAS Objetivo: Avaliar a confiabilidade dos registros no sistema PTM.

8 Procedimento: Verificação da localização dos extintores de incêndio em cotejo com o sistema de controle dos bens patrimoniais do TJM/SP (Sistema PTM), bem como observância da validade das respectivas cargas. Unidades: Representante da Administração para a Gestão Ambiental. Período: 05 (cinco) dias a contar de RA081 Auditoria presencial - DIDC Objetivo: Avaliar o atendimento à Resolução CNJ nº 90/2013, e avaliar a segurança do acesso à sala dos servidores. Procedimento: Verificar se houve elaboração do Plano Diretor de TIC, e se houve formação do Comitê de TIC. Verificar também se houve instalação de câmera de segurança para vigiar a sala de servidores, ou o acesso para a mencionada dependência. Unidade: Diretoria da Informação, de Desenvolvimento Institucional e de Comunicação (DIDC). Período: 04 (quatro) dias, a contar de Das Atividades de Auditoria As atividades de auditoria se desenvolverão ao longo do exercício de 2014, por todos os integrantes da Coordenadoria de Controle Interno, da seguinte forma: 4.1 Auditorias de Gestão a) Auditoria nos procedimentos de compras diretas Objetivo: análise contínua dos expedientes de compras diretas, com vista a constatação da probidade na aplicação dos recursos públicos, compreendendo, também, a observância à documentação comprobatória do ato de aquisição e recebimento dos bens e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos, exame dos registros e correlação entre as informações obtidas.

9 b) Auditoria nos expedientes relativos às dispensas de licitação previstas no artigo 24, incisos III e seguintes e às inexigibilidades de licitação previstas no artigo 25, ambos da Lei nº 8.666/93. Objetivo: análise contínua dos expedientes de dispensa e inexigibilidade de licitação nas hipóteses legais acima mencionadas, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos, exame dos registros e correlação entre as informações obtidas. c) Auditoria nos procedimentos licitatórios Objetivo: análise contínua dos procedimentos de licitação, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos, exame dos registros e correlação entre as informações produzidas. d) Auditoria dos contratos, convênios e seus aditamentos Objetivo: análise contínua dos contratos, convênios e respectivos aditamentos, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos, exame dos registros e correlação entre as informações produzidas.

10 e) Auditoria nos processos de prestação de contas de adiantamento Objetivo: análise contínua dos expedientes de prestação de contas de adiantamento, após o encerramento do período respectivo, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos, exame dos registros e correlação entre as informações obtidas. f) Auditoria de arrecadação de receitas e aplicação dos respectivos montantes Objetivo: análise contínua dos relatórios mensais expedidos pela Diretoria de Administração e Contabilidade, com o intuito de constatar o fato (arrecadação de valores) e verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: análise documental, exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. g) Auditoria nos expedientes versando sobre proposta de alienação de bens móveis do Tribunal de Justiça Militar Objetivo: análise contínua das propostas de alienação de bens móveis de propriedade do Tribunal de Justiça Militar, com o propósito de proceder prévia verificação dos seus fundamentos, sob o ponto de vista da probidade na administração dos bens e visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), inspeção física, exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. h) Auditoria nas ocorrências em relação a obras emergenciais, de pequeno porte ou inseridas no Plano de Obras do Tribunal de Justiça Militar Objetivo: análise contínua de ocorrências relevantes na execução de obras emergenciais, de pequeno porte e nas inseridas no Plano de Obras do TJM, tais como

11 alterações no projeto, nas especificações técnicas, no cronograma físico-financeiro e nas planilhas orçamentárias, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos, inspeção física, exame dos registros, correlação entre as informações produzidas e verificação do atendimento às determinações emanadas pelo Conselho Nacional de Justiça. i) Auditoria nos expedientes relacionados à restituição e renúncia de receitas do Tribunal de Justiça Militar Objetivo: análise contínua dos expedientes que versem sobre restituição e renúncia de receitas do Tribunal de Justiça Militar, com o propósito de proceder prévia verificação dos seus fundamentos, sob o ponto de vista da probidade na administração dos bens, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. j) Auditoria sobre as movimentações mensais dos bens patrimoniais e materiais do almoxarifado Objetivo: análise contínua dos relatórios mensais expedidos pela Diretoria de Administração e Contabilidade, com o intuito de constatar o fato (movimentação de bens patrimoniais e materiais do almoxarifado) e verificar a probidade na administração dos recursos públicos, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas.

12 k) Auditoria nos expedientes versando sobre propostas de criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação que acarrete aumento de despesa Objetivo: análise contínua das propostas de criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação que acarrete aumento de despesa, com o propósito de proceder prévia verificação dos seus fundamentos, sob a ótica de atendimento aos dispositivos da Lei Complementar Federal nº 101/2000 e da probidade na administração dos bens e visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental; entrevista (se for o caso); exame dos registros; conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. l) Diretoria de Administração e Contabilidade (DAC): Presencial Objetivo: - Análise dos procedimentos no Sistema da Audesp Procedimentos: entrevista; inspeção física; observação; correlação entre as informações obtidas; exame dos registros; amostragem, revisão analítica e outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: 5 (cinco) dias, a contar de Auditoria operacional a) Coordenadoria de Gestão Administrativa (DAC/CGA): Presencial Objetivo: - Fornecedores de Bens e Serviços - Análise dos métodos de busca de fornecedores. Alternativas disponíveis. Programa Banco de Preços (funcionamento e vantagens). Procedimentos: entrevista; inspeção física; observação; correlação entre as informações obtidas; exame dos registros; amostragem e outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: 05 (cinco) dias, a contar de b) Diretoria de Recursos Humanos (DRH): Presencial Objetivo: - Implementação de grades de treinamento para todas as unidades do TJM/SP e avaliações de desempenho.

13 Procedimentos: entrevista; análise documental; inspeção física; exame dos registros; correlação entre as informações obtidas; conferência de cálculos e outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: 05 (cinco) dias, a contar de c) Assessoria de Planejamento e Gestão (ASPLAN): Presencial Objetivos: - Análise dos indicadores de Planejamento Estratégico Institucional que tendiam ao não cumprimento da meta (de acordo com Auditoria Presencial realizada em 2013); - Metas CNJ para 2014; - Gestão de Projetos. Procedimentos: entrevista; análise documental; inspeção física, exame dos registros, correlação entre as informações obtidas, observação e revisão analítica e outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: 05 (cinco) dias, a contar de d) Diretoria da Informação, de Desenvolvimento Institucional e de Comunicação (Sec/DIDC): Presencial Objetivo: - Acompanhamento da implantação e desenvolvimento do Processo Virtual; - Acompanhamento da implantação e desenvolvimento do Processo Administrativo Eletrônico. Procedimentos: análise documental; inspeção física; correlação entre as informações obtidas; amostragem; revisão analítica; exame dos registros e outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: 04 (quatro) dias, a contar de Auditoria especial Ações Coordenadas de Auditoria (Conselho Nacional de Justiça) Em conformidade com o teor do Ofício Circular nº 2/2013-SCI/Presi/CNJ, da Secretaria de Controle Interno do CNJ, em cumprimento a determinação da Presidência do Conselho

14 Nacional de Justiça, esta Coordenadoria de Controle Interno realizará Ações Coordenadas de Auditoria na área de Tecnologia da Informação. Objetivo: modelo de contratação e gestão de soluções de tecnologia da informação (planejamento da contratação, análise de viabilidade da contratação, sustentação do contrato, estratégia para a contratação e análise de riscos). Unidade: Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicações Período: 1º a 30 de outubro de 2014, com entrega dos pontos respondidos à Secretaria de Controle Interno do Conselho Nacional de Justiça até 21 de novembro de Auditoria de conformidade a) Auditoria nos atos de nomeação e admissão para cargos efetivos ou funçõesatividade Objetivo: análise contínua dos atos e documentos entregues pelos candidatos, com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros e irregularidades. Procedimento: análise documental e correlação entre as informações produzidas. b) Auditoria nos requerimentos de exoneração e dispensa; transferência, aposentadoria e revisões de aposentadorias Objetivo: análise contínua dos referidos expedientes, com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos e correlação entre as informações produzidas. c) Auditoria nos expedientes relativos ao pagamento de auxílio funeral Objetivo: análise contínua dos expedientes, com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios.

15 Procedimento: análise documental, conferência de somas e cálculos, circularização, exame dos registros, correlação entre as informações obtidas, observação e controle normativo e de legalidade. d) Auditoria nos procedimentos administrativos que impliquem em apuração de responsabilidade por prejuízo ao patrimônio público Objetivo: análise contínua dos procedimentos administrativos que impliquem em apuração de responsabilidade por prejuízo ao patrimônio público com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros e irregularidades. Procedimento: análise documental e controle normativo e de legalidade. e) Auditoria nas propostas de abertura de concursos públicos Objetivo: análise contínua dos expedientes, com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, conferência de somas e cálculos, exame dos registros, correlação entre as informações obtidas, observação e controle normativo e de legalidade. f) Representante da Administração para a Gestão Ambiental no âmbito do TJM/SP: Presencial Objetivo: - Avaliação do cumprimento, pelo TJM/SP, dos requisitos legais da Gestão Ambiental. Procedimentos: entrevista; análise documental; inspeção física; correlação entre as informações obtidas; amostragem; revisão analítica; exame dos registros; observação e outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: 05 (quatro) dias, a contar de

16 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS As atividades da Coordenadoria de Controle Interno do Tribunal de Justiça Militar, previstas no presente plano, poderão ser alteradas em decorrência de determinação da Presidência desta Corte, do Conselho Nacional de Justiça ou por algum evento não previsto PERÍODO Unidade a ser Auditada RA para Gestão Ambiental Assessoria de Planejamento e Gestão Coordenadoria de Gestão Administrativa Diretoria da Informação, de Desenvolvimento Institucional e de Comunicação Mês Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Equipe Todos Todos Todos Todos neste documento. Ao término de cada auditoria será elaborado o respectivo Relatório, que poderá ou não conter algum anexo, sendo os mesmos elaborados e encaminhados diretamente ao Presidente pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e após, divulgado ao responsável pela Unidade auditada e ao Secretário, também, por meio do Sistema Eletrônico de Informações. ANEXO I

17 Diretoria de Recursos Humanos Diretoria de Administração e Contabilidade Todos Todos