V SEPRONe Maceió, AL, Brasil

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1 Categorizando os Portais Corporativos das Universidades Públicas Brasileiras Olival de Gusmão Freitas Júnior - UFAL (olivalfreitas@gmail.com) Victor Diogho Heuer de Carvalho - UFAL (victorheuer@gmail.com) André Luiz Pereira Domarques de Menezes - UFAL (domarques@gmail.com) Adolfo Bruno Moura Cavalcante - UFAL (adolfobruno@gmail.com) Resumo A capacidade de criar, gerenciar, distribuir e compartilhar ativos de informação e conhecimento é fundamental para que uma universidade posicione-se em vanguarda, criando diferenciais competitivos. Este trabalho tem por objetivo identificar as Universidades Públicas Brasileiras - UPB s que utilizam o conceito de portais, visando construir uma escala referencial quanto ao seu estágio evolutivo nos aspectos conceituais e tecnológicos. Possui caráter exploratório e descritivo e uma abordagem qualitativa, definindo inicialmente um referencial teórico em seguida apresentando uma categorização a ser aplicada aos portais das instituições. Observa-se a necessidade nas UPB s de remodelar seus canais de relacionamento social, promovendo compartilhamento e disseminação de seu capital intelectual, aplicando-o na construção de estratégias para o desenvolvimento regional. Palavras-Chaves: Gestão do Conhecimento. Tecnologia da informação. Gestão Universitária. 1. Introdução A universidade pública brasileira experimentou, nas últimas décadas, um período de expansão quantitativa e de transformações qualitativas, bem representadas por um aumento significativo do número de matrículas na graduação e pelos esforços na qualificação do corpo docente e na criação de cursos de pós-graduação. Todavia, o cenário atual traz novas exigências e desafios relativos à definição da missão social das universidades e às formas de seu relacionamento com a sociedade e o estado (UNESCO, 1995). Nesse cenário, a universidade pública brasileira UPB, tem sido questionada sobre seus objetivos, estrutura e sua gestão, assim como sobre a eficiência e qualidade dos seus serviços e a maneira como tem utilizado os recursos provenientes da sociedade (BRYSON, 2004; ESTRADA, 2000). No âmbito das UPB s, visualizadas pela sociedade como ampla geradora e disseminadora de informações e conhecimentos, bem como principal formadora de recursos humanos especializados, as novas tecnologias estão redesenhando significativamente os seus canais de relacionamento com a sociedade. Desta forma, a estruturação de um portal corporativo de conhecimento, permitirá que essas universidades estejam em constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se, significativamente, nos recursos digitais para promover o compartilhamento dos seus conhecimentos acadêmicos e científicos bem como aplicando-os na busca de soluções e construção de estratégias para o desenvolvimento da sociedade. Essas instituições possuem um público muito diferenciado para atender às necessidades informacionais, o qual pode ser dividido em grupos ou atores: discente, servidor, gestor, empreendedor e cidadão, cada qual desenvolvendo atividades específicas. Os portais corporativos, portanto, assumem para as UPB's aspecto fundamental, uma vez que disponibilizam uma enorme variedade e quantidade de informações e conhecimentos em função de sua multiplicidade de atividades (GASPAR et al., 2009). Este artigo tem como objetivo identificar as UPB s que utilizam o conceito de portais corporativos de conhecimento, visando construir, sobretudo, uma escala de referência para as universidades quanto ao seu estágio evolutivo nos aspectos conceituais e tecnológicos.

2 2. Procedimentos Metodológicos da Pesquisa O presente estudo é caracterizado como de natureza exploratória e descritiva, trazendo uma abordagem qualitativa (YIN, 2005) sobre como as UPB s utilizam o conceito de portais corporativos de conhecimento. Na primeira etapa, foi realizada uma revisão bibliográfica da literatura acerca a temática de portais corporativos de conhecimento, com o intuito de construir um referencial teórico de apoio para o levantamento de dados realizado nos sítios das UPB s. A segunda etapa consistiu em definir uma escala evolutiva para os portais das UPB s, levando em consideração aspectos conceituais e tecnológicos. A terceira etapa consistiu na exposição dos resultados obtidos por meio da análise de cada um destes sítios das UPB s, apresentando, através de uma tabela, a categorização dos portais dessas universidades segundo a escala evolutiva estabelecida. 3. O Ambiente das Universidades O ambiente funciona como um campo dinâmico de forças que interagem entre si, provocando mudanças e que influenciam as UPB s. O ambiente é uma fonte de recursos (humanos, materiais, informacionais e financeiros) e oportunidades em que as UPB s podem extrair os insumos necessários ao seu funcionamento. As UPB s apesar de terem finalidades específicas e objetivos diferentes, possuem semelhanças: têm estruturas similares, podendo ser administradas, conforme seus princípios e modelos propostos pelas teorias da administração (DOMENICO, 2001). Do ponto de vista administrativo, essas instituições são organizáveis e planejáveis sob influências do ambiente em que estão inseridas. Ambiente, neste contexto, é entendido como o conjunto de elementos que não pertencem à organização, conforme exemplificado na Figura 1. Fonte: Adaptada de Tachizawa e Andrade, 1999 Figura 1 A UPB e o ambiente externo De acordo com Magalhães (2001), a gestão na UPB está voltada para gerência dos seguintes elementos: Comunidade interna representados pelos funcionários (docentes e técnicos) e discentes; Mercado o mercado são os clientes externos, finais (empresas públicas e privadas) e organizações governamentais, que absorverão os egressos; Fornecedores fornecedores são os agentes (ou entidades) que fornecem bens, serviços, capital, materiais, equipamentos ou demais recursos necessários às atividades

3 internas da instituição; e Produto os produtos são os resultados das atividades internas da instituição, o profissional formado, preparado para atuar no mercado, além dos produtos (bens e serviços) educacionais, resultados de atividades de pesquisa e de extensão. Diante do exposto, pode-se identificar os principais atores de uma UPB que são: o discente, o servidor, o gestor, o empreendedor e o cidadão. O discente é o maior cliente de uma UPB, que tem como objetivo prepará-lo para atuar no mercado de trabalho e torná-lo um profissional altamente qualificado. O servidor é representado pelo docente ou pelo técnico. Este primeiro tendo o papel maior de formar os discentes, atuando como mestres. O segundo atuaria como apoio técnico necessário à realização das atividades da instituição. O gestor é representado pelas organizações governamentais, pelos fornecedores (parceiros) e pelos gestores internos. Os fornecedores são os agentes (ou entidades) que fornecem recursos necessários às atividades internas da instituição. Os gestores internos são os diretores de unidades, coordenadores e pró-reitores que fazem uso dos recursos da instituição. Além disso, os gestores podem acompanhar o desempenho operacional das suas unidades por meio de indicadores. O empreendedor é representado, sobretudo, pelo setor produtivo que necessita da mão-de-obra qualificada (discentes) e dos resultados das atividades de pesquisa e de extensão desenvolvidas pela comunidade acadêmica para inovar em suas linhas de produtos e serviços. O cidadão é representado pela sociedade ou pela comunidade externa que utiliza os serviços da IES. 4. Categorizando os Portais Corporativos das Universidades Brasileiras Os portais corporativos de conhecimento surgiram no contexto do processo de integração aos sites de funcionalidades, tais como chats em tempo real, listas de discussão, comunidades virtuais, fóruns, conteúdos personalizados de acordo com o interesse do usuário, acesso aos conteúdos especializados. Dessa forma, as organizações acabaram percebendo o sucesso desses ambientes virtuais, em termos gerais de aceitação pelo público, e começaram a trabalhar no desenvolvimento de sistemas de informação que pudessem ser acessados via Web. Os portais corporativos de conhecimento possibilitam às organizações uma infraestrutura tecnológica capacitadora para apoiar e sustentar fluxos otimizados de informação e conhecimento (TERRA E GORDON, 2002). Os portais corporativos disponibilizam informações estruturadas em dois espaços de acesso, sendo um público disponível para todos os usuários da Internet e outro restrito (ambiente da Intranet), permitindo acesso apenas para alguns atores, como, por exemplo, a comunidade universitária (alunos, professores e técnicos). No entanto, o acesso ao ambiente restrito obedece às regras de personalização para cada ator, ou seja, cada ator possui acesso diferenciado às determinadas informações e aplicativos. No espaço destinado para acesso restrito, normalmente são disponibilizados acesso aos determinados aplicativos e sistemas legados bem como ferramentas de e fóruns de discussão. Já no ambiente externo, voltado para a sociedade, são fornecidos informações gerais sobre a instituição, links externos e conteúdos variados. Com isso, os diversos serviços disponibilizados nos portais corporativos de conhecimento permitem dinamizar o fluxo de informação e conhecimento, possibilitando maior interação e integração entre os atores (mesmo os dispersos geograficamente). Visando facilitar o estudo dos portais corporativos das UPB s, houve a necessidade de definir uma escala que retratasse os avanços conceituais e tecnológicos dos portais. Diante disso, definiram-se três escalas evolutivas que são:

4 Fase Inicial. Nesta fase, as instituições utilizam apenas o conceito de portal corporativo. Verifica-se que o portal corporativo apresenta algumas características comuns, tais como: áreas para notícias e informes, eventos, menus e submenus (interativos ou não) com links para diversas informações relativas à estrutura e organização universitária; unidades acadêmicas, centros e/ou departamentos; cursos de graduação e pós-graduação; acesso ao sistema acadêmico, acesso à biblioteca virtual etc. Fase Intermediária. Nesta fase, as instituições utilizam, além de um portal corporativo, alguns portais temáticos, tais como: portal do aluno e portal do servidor. O portal do aluno permite acesso ao sistema acadêmico, identificado como portal acadêmico, através de login e senha cadastrada, mas pode-se visualizar algumas informações e acessar um menu com horários de aulas dos cursos de graduação e pósgraduação. Contém ainda informações, desde notícias da instituição e informações sobre as unidades acadêmicas, informações sobre reitoria e pró-reitorias, grupos de pesquisa, processos seletivos, formação acadêmica e link para biblioteca virtual. O portal do servidor é um espaço de cooperação e acesso às informações e serviços de interesse de todos os servidores da instituição. Este portal proporcionará uma área de trabalho comum, em que o servidor por meio de uma visão integrada pode ter acesso a todas as informações e sistemas informatizados relevantes e necessários à execução do seu trabalho. Fase Avançada. Nesta fase, as instituições utilizam, além de um portal corporativo, cinco portais temáticos: portal do aluno, portal do servidor, portal da comunidade, portal do empreendedor e portal do gestor. O conceito adotado nesta fase para portal corporativo consiste em um sistema centrado nos diversos serviços, sistemas de informação e processos da instituição, integrando e divulgando informações do banco de dados único, ampliando significativamente as redes de relacionamento com os diversos atores (aluno, servidor, cidadão, empreendedor e gestor). O portal do aluno é um espaço com informações e serviços de interesse dos alunos (graduação, extensão e pós-graduação). Este portal terá como conteúdo as seguintes informações e serviços: manual do aluno, programas de apoio ao aluno, calendário acadêmico, acesso à biblioteca, informações sobre colação de grau, editais, link para o processo seletivo, acesso ao sistema de controle acadêmico, informações diversas sobre os cursos ofertados por modalidade. O portal do servidor é um espaço de cooperação e acesso às informações e serviços de interesse de todos os servidores da instituição. Este portal proporcionará uma área de trabalho comum, no qual o servidor por meio de uma visão integrada pode ter acesso a todas as informações e sistemas informatizados relevantes e necessárias à execução do seu trabalho. O portal do servidor permitirá também que os servidores acessem às informações institucionais de forma mais ágil e personalizada, resultando, teoricamente, em um aumento de produtividade bem como estimulando à criação, disseminação e à (re)utilização do conhecimento. Este portal terá como conteúdo as seguintes informações e serviços: acesso ao sistema integrado de gestão, acesso aos diversos sistemas do governo federal, documentação, fluxos dos processos de trabalho etc. O portal do cidadão é um espaço de cooperação e troca de saberes, buscando a construção e produção de conhecimento, visando à transformação da sociedade em que está inserida. O trânsito instituição-comunidade deve ser assegurado aos docentes e

5 discentes que encontrariam na sociedade a elaboração da práxis de um conhecimento acadêmico, além da possibilidade de uma dinâmica interdisciplinar, o que permite a visão integrada do social. Este portal terá como conteúdo as seguintes informações e serviços por área temática: projetos, cursos, eventos, publicações, links, fórum de discussão, um banco de dados dos parceiros e membros de cada área. O portal do gestor tem como objetivo ser um espaço de divulgação de dados e informações sobre a Instituição. Esse portal conterá as informações e serviços: execução orçamentário-financeira, licitações, contratos, convênios, despesas com passagens e diárias, além de outros conteúdos de interesse institucional (relatório de gestão, plano de desenvolvimento institucional, planejamento das unidades etc). O portal do gestor enfatiza a gestão por resultados como sendo a mais adequada para responder com agilidade às demandas da sociedade, mantendo a competitividade e a efetividade. Neste portal, tem-se também o conceito de painel do gestor que consiste em um espaço para divulgação das informações gerenciais bem como o acompanhamento e o monitoramento das ações da gestão das unidades, a partir das diretrizes estratégicas definidas para a universidade. O portal do empreendedor tem como objetivo ser um espaço de cooperação entre empresas e a comunidade científico-tecnológica. Além disso, a interação é dinamizada por um sistema de busca por oportunidades nas empresas e por competência científicotecnológica. O principal foco desse portal reside na interseção entre demandas do setor produtivo por novas ou melhores tecnologias (em produtos, processos e serviços) e ofertas de conhecimento científico construído por equipes especialistas dentro da universidade. Com essa cooperação, as empresas poderão reduzir custos da produção, diminuir o risco da inovação tecnológica, ampliar significativamente a produção científica e a competitividade. Esse ambiente fomenta a interação entre as entidades relacionadas, tais como empresas, universidades e Instituições de Pesquisa e Desenvolvimento. Este portal terá como conteúdo as seguintes informações e serviços: incubadoras, propriedade intelectual, mapa de competência dos pesquisadores, grupos de pesquisa, patentes, convênios/contratos com empresas, ofertas de estágios etc. A Figura 2 retrata a fase avançada da escala evolutiva dos Portais Corporativos para as UPB s, a qual consiste em um sistema centrado nos diversos serviços, sistemas de informação e processos da instituição, integrando e divulgando informações do banco de dados único, ampliando significativamente as redes de relacionamento com os diversos atores. Fonte: Dos autores

6 Figura 2 Fase Avançada do Conceito de Portais para as UPB's Existe uma série de benefícios na implantação do conceito de portais, entre eles estão: Aumento da eficiência. O portal não só disponibiliza novas informações para os usuários, como também fornece informações de modo integrado e personalizado; Redução do custo da informação. O benefício é uma consequência tanto do reduzido custo da publicação na Web como da automação oferecido pelo próprio portal; Aumento da colaboração. Este benefício se traduz na busca e implantação dos objetivos da instituição, aumentando a integração social dos seus diversos ambientes por meio da integração das unidades acadêmicas e administrativas; Aumento da produtividade dos servidores. Este argumento relaciona-se à redução do tempo gasto para localizar informações e serviços necessárias à realização das tarefas/atividades dos setores; Visão única das informações corporativas. A visão unificada das informações tem forte impacto na qualidade das informações, evitando inconsistências e redundâncias. Essa característica também é atraente no que se refere à dispersão dos servidores pelas diversas unidades da instituição, pois cria uma visão holística da mesma. Os portais corporativos contribuem para o início do processo de criação do conhecimento organizacional mediante o modelo de conversão proposto por Nonaka e Takeuchi (1997). Com base nesse modelo, podem se contextualizar os portais corporativos da seguinte maneira: A utilização dos portais corporativos como plataformas integradoras de sistemas relacionadas à área de atuação da organização, uma vez que o conhecimento é compartilhado e disseminado por meio do intercâmbio de experiências, informações e conhecimentos individuais entre os demais atores, ocorrendo a socialização do conhecimento; Como ocorre o processo de organização do conhecimento tácito em conhecimento explícito por meio da plataforma, os portais promovem a externalização do conhecimento; A plataforma disponibiliza uma série de informações: sejam por meio de documentos, manuais, relatórios ou cursos on-line, a organização realiza a combinação do conhecimento que servirá de base para a criação de novos conhecimentos; O conhecimento gerado pela combinação é transformado em tácito por meio da internalização. Esse processo ocorre quando os colaboradores da organização, por intermédio de um processo interativo, acessam e internalizam o conhecimento explícito gerado, conforme suas próprias necessidades, voltando a assumir um contexto abstrato e subjetivo para cada indivíduo na organização. 5. Avaliação dos Portais das IFES de Acordo com a Categorização Proposta Partindo da conceituação apresentada, pôde-se avaliar o nível de desenvolvimento do conceito de portais nas 56 Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Pela Tabela 1, é perceptível que neste total, apenas 19 (33,9%) encontram-se na fase Intermediária, possuindo

7 além do portal corporativo, entre um a quatro outros portais com foco nos atores descritos; a fase Inicial se enquadra o restante das instituições, que adotam apenas a designação de portal para seu sítio principal. Nenhuma instituição, atualmente, está enquadrada na fase avançada por não possuir ainda os cinco portais descritos além de completa integração entre sistemas de informação, processos e serviços. Fase Fase Inicial Fase Intermediária (com as designações dos portais adotados pelas IFE s) Fase Avançada IFES (siglas) UNIR, UFBA, UFGD, UFPB, UNIFAL, UFCG, UFJF, UFLA, UFMS, UFMG, UFOP, UFPEL, UFPE, UFRR, UFSCAR, UFSJ, UNIFESP, UFS, UFV, UFAC, UFC, UFMA, UFPA, UFPR, UFPI, UFRJ, FURG, UFMT, UFF, UNIVASF, UFRRJ, UFRA, UFVJM, UFCSPA, UNB, UFABC, UFFS UFG Portal do Aluno e do Servidor; UNIFEI Portal do Aluno/Acadêmico; UFMT Portal Acadêmico; UFSC Portal da Reitoria; UFU Portal do Estudante, do Docente e do Servidor; UNIFAP Portal Acadêmico/Ambiente Acadêmico, Portal dos Professores; UFAM Portal do Aluno e do Professor; UFES Portal do Aluno e do Professor; UNIRIO Portal do Aluno e do Servidor; UNIPAMPA Portal do Aluno; UFRB Portal Acadêmico; UFRN Portal do Aluno, do Servidor, Administrativo e de Serviços; UFRGS Portal do Aluno e do Servidor; UFT Portal do Aluno, do Servidor e para Concursos, Vestibular e Seleções; UFRPE Portal do Aluno e do Servidor; UTFPR Portal do Aluno; UFERSA Portal do Aluno, do Professor, do Servidor e de Serviços; UFAL Portal do Gestor, da Extensão e do Servidor; UFSM Portal do Aluno e do Servidor. Ainda não existem IFE's que estejam enquadradas nesta fase. Fonte: Dos autores Tabela 1 Categorização das IFES de acordo com as fases idealizadas Completando o quadro de IFES, a Universidade Federal de Integração da Amazônia (UNIAM), a Universidade Federal da Integração Latino Americana (UNILA) e a Universidade Federal da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira (UNILAB) ainda estão em fase de criação, não possuindo sítios definitivos a serem analisados. Pelo levantamento realizado, constata-se a necessidade da adoção de uma arquitetura orientada a serviços para as UPB s, visando disponibilizar seus serviços à sociedade de maneira padronizada e sincronizada por meio de portais corporativos de conhecimento, possibilitando maior interação e integração entre os seus diversos atores (gestores, servidores, alunos, cidadão e empreendedores). Dessa forma, a estruturação dos sítios em portais, permitirá que as UPB s estejam em constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se significativamente nos recursos digitais, aplicando-o à busca de soluções e construção de estratégias para o desenvolvimento do país.

8 6. Conclusão As universidades, tradicionalmente, consideradas como fábricas de conhecimento, encontramse em um paradigma em que são pressionadas a demonstrar com maior clareza sua contribuição à sociedade. Dessa forma, é necessário que as UPB s saibam lidar com essas mudanças, tornando-as mais ágeis e flexíveis, para cumprir sua função social com eficiência. Em função da complexidade existente no processo de gerência das UPB s, constata-se a necessidade de eficientes sistemas de gestão do conhecimento que tratem os ativos de informação e conhecimento como recursos estratégicos, visando atingir a excelência acadêmica e científica, bem como melhorar e ampliar os canais de relacionamento com a sociedade organizada. Os portais corporativos de conhecimento são vistos como ambientes propícios para a busca contínua de melhoria dos serviços e no atendimento à sociedade. Todavia, no presente estudo, apenas 33% das UPB s investigadas empregam o conceito de portais. Para que as UPB s obtenham êxito na implantação desses portais, é necessário que haja consenso sobre a importância da informação e definição da arquitetura de informação dentro da instituição, sobre quem deve ser responsável por seu gerenciamento e sua disseminação, bem como uma mudança na cultura dos servidores para trabalhar com o conceito de gestão por resultados, cujo foco engloba desde a estrutura funcional (gestão de processos) aos pormenores (sistema integrado de informações e portal corporativo do conhecimento) do corpo funcional (gestão de processos), de quem se presume uma postura eficaz e eficiente. Dessa forma, a estruturação dos portais em categorias (aluno, servidor, gestor, empreendedor e cidadão) permitirá que a IES pública esteja em constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se significativamente nos recursos digitais, aplicando-o na busca de soluções e na construção de estratégias para o desenvolvimento do País. Referências BRYSON, J. M. Strategic planning for public and nonprofit organizations: a guide to strengthening and sustaining organizational achievement. 3. ed., Jossey Bass, ESTRADA, J. S. Os rumos do planejamento estratégico na universidade pública. Tese (Doutorado em Engenharia de Produção) Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, DOMENICO, J.A.D. Definição de um Ambiente de Data Warehouse em uma Instituição de Ensino Superior. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção - Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção), UFSC, Fevereiro, Florianópolis, GASPAR, A. G.; DONAIRE, D.; SANTOS, S. A.; SILVA, M. C. M. Um Estudo dos Portais Corporativos como Instrumento de Externalização do Conhecimento Explícito em universidades. R. Bras. Gest. Neg., São Paulo, v. 11, n. 31, p , abr./jun MAGALHÃES, A. C. M. Marketing de tecnologia em instituição de ensino superior: um estudo de caso. Dissertação (Mestrado em Tecnologia, área de concentração: Inovação Tecnológica), Centro Federal de Educação Tecnológica do Paraná, Curitiba, NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. Criação de Conhecimento na Empresa. Rio de Janeiro : Campus, TACHIZAWA, T.; ANDRADE, R. O. B. Gestão de Instituições de Ensino. Rio de Janeiro:Editora Fundação Getúlio Vargas, TERRA, J.C.C.; GORDON, C. Portais corporativos: a revolução do conhecimento. São Paulo: Negócio Editora, YIN, R. K. Estudo de caso: planejamento e métodos. Porto Alegre: Bookman, 2005.

9 UNESCO. Documento para Política de Mudança e Desenvolvimento no Ensino Superior. Educação Brasileira, Brasília, 17 (34): , 1 o Semestre, 1995.