Lisboa, 26 de Março de 2014

Transcrição

1 Lisboa, 26 de Março de 2014

2 FACTOS GLINTT

3 FATURAÇÃO ELETRÓNICA Transparente Seguro Eficiente Ecológico powered by

4 // Faturação Eletrónica A desmaterialização de faturas nas organizações assume uma importância estratégica no sentido de reduzir custos e melhorar a eficiência na relação com os seus parceiros. Existem duas abordagens possíveis na aplicação do conceito, utilizando o intercâmbio eletrónico de dados (EDI-Electronic Data Interchange) ou envio de faturas, com valor legal, em formato PDF. O envio eletrónico de faturas em PDF, é pouco intrusivo e mais atrativo para o mercado de particulares. Fatura PDF (Cliente Final -> Mercado Particulares) Serviço Prestado Impressão da Fatura Papel Expedição da Fatura em Papel PDF Serviço Prestado Emissão Fatura Eletrónica (PDF) Envio e/ou Disponibilização

5 // Faturação Eletrónica Fatura EDI (Mercado Empresarial) O intercâmbio eletrónico de dados (EDI-Electronic Data Interchange), permite que duas entidades possam trocar informação, num formato pré-definido (XML), sem qualquer intervenção humana. As faturas e outros documentos fiscais são enviados pelo emissor, utilizando um canal seguro, e conferidos pela entidade recetora de forma automática. Neste protocolo de comunicação estão previstas mensagens sucesso ou de erro, cuja sua interpretação possibilita o emissor tomar decisões. Serviço Prestado Envio da Fatura em Papel Receção Manual da Fatura Confere Fatura Manualmente Ordem de Pagamento EDI Serviço Prestado Envio da Fatura Eletrónica (EDI) Receção e Conferência Automática Ordem de Pagamento

6 // A quem se destina? > Banca Em processos de aquisição e faturação de bens e serviços relacionados com a sua operação e na sua relação com os clientes (comissões, manutenção de contas, etc ) > Seguros Na relação com rede de prestadores em todos os ramos e na relação com os seus clientes. > Telecomunicações/Retalho/Saúde Em todos os processos relacionados com os prestadores de serviços e faturação aos seus clientes finais, removendo das várias etapas os documentos físicos. > Qualquer Organização Onde exista uma relação comercial entre cliente e fornecedor que origine uma contratação e posterior faturação de bens e/ou serviços, com necessidade de recorrer á conferência faturas.

7 // Principais Características e Benefícios da Solução Redução de Custos Operacionais Os custos inerentes à emissão da fatura (papel, toner, correio e meios humanos) são eliminados. Aumento da Eficiência As tarefas administrativas anteriormente despendidas nas atividades de emissão e conferência de faturas, passam a ser realizadas por máquinas e de forma automatizada. Transparência na Relação Comercial Sendo aplicado um conjunto de regras e definido com o protocolo de comunicação, a todo o momento é possível saber o estado das faturas submetidas com resposta online. Diminuição de Falhas Ao retirarmos os processos manuais de emissão, envio e conferência de faturas, eliminamos os erros humanos associados à introdução manual de dados em cada uma destas etapas. Aspetos Legais As Faturas Eletrónicas têm o mesmo valor legal que as faturas em papel, desde que: Tenham todas as menções e elementos exigidos para as faturas emitidas da forma tradicional Seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante o intercâmbio eletrónico de dados (envio de ficheiro EDI). Outros A implementação de uma solução de faturação eletrónica requer ligeiras adaptações ao Sistema de Informação do Fornecedor, de forma suportar uma interface de comunicação standard com o Cliente. Diminuição de Custos Ambientais Fortalece a política e a imagem de responsabilidade social que a organização tem no seu ecossistema.

8 AUTO FATURAÇÃO Atrativo Simples Transparente Ecológico

9 // Auto Faturação Eletrónica Em alternativa à Faturação Eletrónica, para fornecedores empresariais que não tenham capacidade para executar as alterações necessárias aos Sistemas de Informação, existe a possibilidade do cliente auto faturar pelo fornecedor os serviços prestados. Este tipo de faturação apenas é possível quando existe uma relação de parceria comercial, que permita à entidade pagadora ter conhecimento exato dos itens e valores a serem auto faturados. Fornecedor A Fornecedor D Entidade Pagadora Fornecedor B Entidade Pagadora Emite Auto Fatura Fornecedor Aprova Auto Fatura Fornecedor C Auto Fatura Paga e Disponível

10 // A quem se destina? > Banca Em processos de aquisição e faturação de bens e serviços relacionados com a sua operação. > Seguros Na relação com rede de prestadores nos vários ramos. > Telecomunicações/Retalho/Saúde Em todos os processos relacionados com os prestadores de serviços, dando a possibilidade ao fornecedor de validar os valores a serem auto faturados. > Qualquer Organização Onde exista uma relação comercial entre cliente e fornecedor que origine uma contratação e posterior faturação de bens e/ou serviços, que seja possível ao fornecedor validar os itens e valores que estão a ser auto faturados.

11 // Principais Características e Benefícios da Solução Redução de Custos Operacionais Os custos inerentes à emissão da fatura (papel, toner, correio e meios humanos) são eliminados. Redução de custos/tempo e maior agilidade com a aceitação tácita. Atrativo e Simples A entidade pagadora passa a responsabilidade da conferência de faturas para os seus fornecedores, garantido assim que os auto documentos foram validados. Segurança e Transparência Sendo aplicado um conjunto de regras que permite às duas entidades conhecerem os valores a faturar, a todo o momento é possível saber o estado dos auto documentos emitidos. Aspetos Legais Alteração do contrato com o fornecedor que autoriza a auto faturação eletrónica. A auto fatura emitida tem o cabeçalho invertido. Existe a possibilidade de passar auto recibo para entidades coletivas. O modelo de aceitação tácita sem período de validação. Os auto documentos gerados têm de ser assinados com certificado digital da entidade pagadora. Outros O sistema deverá ser submetido ao processo de certificação pela Autoridade Tributária. Disponibilidade dos Auto Documentos e SAF-T A responsabilidade de disponibilizar e guardar os auto documentos emitidos, dentro do prazo legal, passa a ser da entidade pagadora. O SAF-T gerado e entregue ao cliente para ser submetido na AT. Diminuição de Custos Ambientais Fortalece a política e a imagem de responsabilidade social que a organização tem no seu ecossistema.

12 // SOLUÇÃO DE AUTO FATURAÇÃO ELETRÓNICA // CONSULTORIA E IMPLEMENTAÇÃO DA SOLUÇÃO DE AUTO FATURAÇÃO ELETRÓNICA // CONSULTORIA EM AUTO FATURAÇÃO ELETRÓNICA

13 ELECTRONIC SIGNATURES Simples Seguro Eficiente Ecológico powered by

14 // Assinatura Eletrónica de Documentos A solução fornecida pela Glintt permite a desmaterialização de atos contratuais, formulários, acordos ou outros tipos de documentos que requeiram assinaturas. O software de base à solução garante a interoperabilidade com diferentes dispositivos (ipad, tablets android ou signature pads) e a integração com os sistemas existentes nas organizações. MAIOR PRODUTIVIDADE POUPANÇA DE RECURSOS REDUÇÃO DO PAPEL MAIOR SATISFAÇÃO DO CLIENTE Preenchimento automático de dados dos formulários Acesso mais rápido a documentos Maior Rapidez no atendimento Papel Impressoras Consumíveis Transporte de documentos Arquivo Físico Substituição do Papel por Formulários Eletrónicos (PDF) Desmaterialização do processo de assinatura Maior rapidez na realização de transações evitando os tempos de espera na impressão, digitalização e envio de documentos por correio convencional

15 // A quem se destina? > Banca Em processos de abertura de conta, levantamentos, processos de crédito, adesão a produtos e validação de autorizações. > Seguros Facilidade na contratação, na submissão de comprovativos e gestão de sinistros. > Telecomunicações Todos os processos formais de contratação e subscrição de serviços. > Retalho Na remoção do papel em todas as tarefas desde a produção até à distribuição. > Saúde Para tratamento de prescrições, na documentação operacional e na informação clínica dos doentes. > Administração Pública Para processos de validação de documentação, receção e aceitação de notificações, entre outros. > Qualquer organização Onde existe tratamento de documentos ou contratos e a necessidade de os catalogar, assinar, arquivar ou simplesmente partilhar com outras entidades ou indivíduos.

16 // Processo Tradicional de Contratação Envio de Formulário para o Balcão Preenchimento do Formulário em papel Impressão Apresentação do Documento ao Cliente para revisão O Cliente assina o Documento em papel Digitalização do Documento (OCR/ICR) Validação e Verificação do Contrato Indexação e Arquivo Digital Arquivo Morto ou destruição do Papel // Processo GLINTT Preenchimento automático de campos do Formulário PDF Apresentação do Doc. no Ecrã / Tablet para validação pelo Cliente O Cliente assina o doc. num Signing Pad / Tablet Validação e Verificação do Contrato Arquivo Digital do Contrato // Valor GLINTT Redução de Custos Eco-sustentável Mais Rápido Maior Usabilidade Mais Seguro Mais Eficiente

17 // Principais Características da Solução: Software Definição de Fluxos de Atividades Definição de campos e ordem das assinaturas a recolher; Configuração do workflow da informação: Gestão de documentos anexos exigidos pelo ato contratual. Recolha de Assinaturas e Dados do Contratante Recolha de Assinatura Manuscrita - compatível com diferentes dispositivos e fabricantes; Recolha de Assinatura Digital do Cartão do Cidadão (mediante introdução de PIN) e/ou dados públicos do cartão. Preenchimento Automático de Formulários Definição de campos de preenchimento automático de acordo com os dados recolhidos; Simplificação dos processos de comunicação e iteração com o cliente. Adoção de standard PDF e PDF/A Conversão de toda a documentação recebida e produzida, independentemente da fonte. Criação de perfis de autenticação No momento da assinatura pode ser verificada a sua autenticidade, sem necessidade de o fazer num processo separado. Validação das listas de revogação (CC) Validação na hora do cartão contra a lista revogadora da entidade certificadora do CC, Identificando potenciais situações anómalas relativamente ao estado do documento. Registo Seguro de Assinaturas Processamento da captura de assinaturas incluindo os dados biométricas ou digitais (CC); Colocação de selos temporais na assinatura e no documento ficando bloqueado para alteração; Log para efeitos de auditoria da assinatura (exº Click2Sign). Análise Forense de Assinaturas Ferramentas para especialistas que permitem a análise forense biométrica de uma assinatura manuscrita.

18 // Principais Características da Solução: Dispositivos/Hardware Um cenário típico em termos processuais, e no que respeita a equipamentos, requer a captura de documentos, a leitura e a aceitação dos documentos e a assinatura dos mesmos, sendo que, a aceitação ou assinatura podem ser feitas de forma manuscrita ou por utilização de um cartão para o efeito. As opções habitualmente consideradas recaem sobre os seguintes equipamentos que a Glintt representa: Dispositivos de Digitalização de Documentos Dispositivos de leitura de documentos ou de leitura e recolha de assinatura integradas Dispositivos de recolha de assinatura ou leitura de cartões

19 // Eixos de Criação de Valor Desmaterialização Poupanças operacionais nas despesas decorrentes dos módulos de tratamento do papel: na sua impressão, no seu arquivo físico e nos processos de tratamento manual associados mesmo quando processados centralmente. Redução de Custos Poupanças processuais dos tempos despendidos por cada recurso e para cada oportunidade nos processos impressão: arquivo de documentos, pesquisa, recolha ou retoma da oportunidade durante o seu ciclo de vida. User & Process Experience Criação de novas oportunidades derivadas da simplificação dos processos, da desmaterialização dos mesmos, do aumento do controlo e do tempo de reação e da simplificação dos processos de comunicação e iteração com o cliente. Payback entre 6 a 12 meses. Economia direta associada a questões operacionais no manuseamento e validação dos requisitos processuais. Economia indireta associada ao time-to-cash.

20 // ACTIVOBANK LANÇA SOLUÇÃO DE DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS COM A GLINTT O ActivoBank lançou um sistema que permite a abertura de contas através de tablets disponibilizados nas sucursais do banco, eliminado assim a necessidade das habituais e, até aqui inevitáveis, folhas de papel. Por enquanto, os clientes podem assinar o contrato manualmente no tablet disponibilizado pelo banco, mas no futuro será igualmente possível recorrer ao certificado digital presente no Cartão de Cidadão, uma vez que este certificado é reconhecido pelo Estado português como assinatura digital qualificada. Com esta inovação, o ActivoBank consegue obter uma maior eficiência e rapidez na abertura de conta, uma elevada e automática digitalização de processos, uma poupança efetiva de papel e impressões com os efeitos que isso tem no meio ambiente. // DESMATERIALIZAÇÃO DE ATOS CONTRATUAIS PARA A CETELEM Pertencendo ao Grupo BNP Paribas, o BNP Paribas Personal Finance, que opera sob a marca comercial Cetelem, é especialista no financiamento a particulares. A Glintt implementou uma solução de digitalização e assinatura de Contratos que permite a desmaterialização do processo, desde obtenção dos dados pessoais de identificação do cliente - através da leitura dos dados públicos do Cartão de Cidadão- à digitalização dos documentos de avaliação, terminando na assinatura digital ou eletrónica manuscrita do contrato. Trata-se de um processo que oferece ao Cliente uma experiência confortável, inovadora e com segurança acrescida, beneficiando dos mais recentes desenvolvimentos tecnológicos, e permitindo também uma melhoria substancial da qualidade de serviço aos Clientes e Parceiros. Para além dos proveitos imediatos no atendimento ao cliente, a desmaterialização traz ganhos importantes, em termos de custos, produtividade, segurança e responsabilidade ambiental.

21 A Global Intelligent Technologies é uma das maiores tecnológicas de génese europeia, cotada na NYSE Euronext Lisboa, com mais de 1300 profissionais e com resultados anuais acima dos 80M em Sediada em Portugal, a Glintt opera diretamente e através das suas subsidiárias na Europa, América e África, dotada de competências diferenciadoras com um enfoque em indústrias de serviços financeiros, saúde e telecomunicações. Está preparada para desenvolver soluções complexas para empresas que operam num ambiente internacional, altamente competitivo. Promove a Imaginação, Inovação e as competências necessárias para o desenvolvimento de soluções. SEDE PORTUGAL Beloura Office Park, Edf.10 - Quinta da Beloura Sintra Tel: Fax: ESPAÑA Av. Alfonso XIII, nº Madrid Tel: Fax: ANGOLA Rua Cordeiro da Mata, nº14 - Maianga Luanda Tel: Fax: POLSKA Al. Niepodleglosci 69, 1st Floor Warsaw Tel: glinttpolska@glintt.com BRASIL Alameda dos Maracatins, º Andar - Conjunto 1403, CEP Moema São Paulo Cel: (+55) (11)