ARIES. Visão Geral da Metodologia Aries

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1 ARIES Arquitetura para Rápida Implementação de Sistemas Empresariais Visão Geral da Metodologia Aries

2 ARIES é uma metodologia para a implementação rápida de sistemas de software complexos e em grande escala, incluindo sistemas nacionais, regionais e multifuncionais. Muitos projetos de implementação de prontuários eletrônico ou de saúde conectada apresentam falhas por um simples motivo: são muito grandes. E por isso, se tornam complicados devido aos processos burocráticos e à sua complexidade, escalonamento de custos e perda da confiança do cliente. Muitas vezes apenas uma pequena parte do sistema entra em operação com relativo sucesso, mas o escopo do que é implementado é muito limitado para fornecer os benefícios desejados. Outra causa comum de falha é que as metodologias e os cronogramas são muito rígidos. De acordo com o livro Managing Projects Large and Small publicado pela Harvard Business School, as metodologias de gerenciamento de projeto tradicionais funcionam melhor quando há boas chances de que o projeto seja implantado sem mudanças a partir do que é planejado. Entretanto, os projetos de implementação de prontuários eletrônicos ou de saúde conectada complexos raramente se desenvolvem conforme os originalmente projetados. É comum que os projetos fiquem excessivamente presos aos processos formais, com cronogramas rígidos sem a expectativa que eles sejam cumpridos, a menos que os prazos projetados sejam muito longos. Diversas metodologias de implementação (principalmente aquelas utilizadas pelas empresas de integração de sistemas e consultorias) são projetadas para implantar aplicativos customizados ou produtos que não podem ser facilmente adaptados às necessidade do cliente. A metodologia ARIES está baseada em uma premissa distinta que tem como base o preceito de que os problemas complexos de informação são melhor resolvidos com produtos de software sofisticados que podem adaptar-se às exigências exclusivas do cliente. ARIES pode ser utilizado em conjunto com as mais variadas disciplinas gerenciais de produtos, como PMI e PRINCE2, além de ferramentas como Pert e Gant. No entanto, ela não pode ser aplicada em metodologias voltadas a área de manufatura, controle de processos ou com base na evidência, uma vez que essas metodologias que não são ágeis para implementações complexas de software.

3 PRINCÍPIOS ARIES n Adaptabilidade Embora seja natural o desejo de modificar alguns processos durante a implementação de um novo produto, as modificações extensivas de procedimentos são melhores realizadas antes ou depois, e não durante a implementação. ARIES é uma metodologia que pode se adaptar rapidamente ao modo de operação do cliente e não o contrário, o que permite uma evolução de acordo com as necessidades do cliente. n Envolvimento Executivo do Cliente A definição em si de um sistema empresarial significa que haverá um impacto substancial na empresa. Sem o envolvimento e o compromisso do time executivo do cliente, há pouca esperança de sucesso. n Feedback Antecipado do Cliente, Processos Interativos A abordagem cascata, que assume que cada estágio de um projeto deve ser concluído antes de iniciar o próximo estágio, não é um modelo prático para implementação rápida. Os projetos funcionam muito melhor com uma abordagem periódica, na qual o feedback do cliente ocorre antecipadamente e continuamente, conforme a configuração do sistema que é redefinida, e no qual diversos milestones são exercidos simultaneamente. n Rápida Adaptação ARIES tem como foco oferecer rapidamente aos usuários um sistema em pleno funcionamento, para, a partir daí realizar modificações adicionais durante os 90 dias de utilização (sistema em uso prático) com base no feedback do usuário. Muitos projetos se tornam difíceis nos ciclos sem fim dos requerimentos propostos pelos usuários, antes mesmo deles apresentarem qualquer experiência prática com o produto. n Validação do Cliente (Não é teste) Ao instalar um produto, não há necessidade do cliente testá-lo, pois ele já foi testado anteriormente. Há, no entanto, uma necessidade do cliente revisar e validar a configuração, fluxos de trabalho, migração e integração de dados e quaisquer relatórios especiais que refletem as necessidades. Esta validação resulta em um conjunto de certificações para o Go-live. n All-At-Once Go-Live (Simultâneo) Uma abordagem all-at-once Go-live simultâneo, na qual toda a unidade entra em operação com o sistema concluído ao mesmo tempo (ou durante um período de algumas semanas) normalmente funciona melhor. Isso evita a entrada de dados duplicados nos sistemas novos e antigos, proporcionando, rapidamente, benefícios ao cliente.

4 ANEXO I: ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO ARIES As etapas em uma implementação ARIES: 1. A primeira reunião com o cliente é utilizada para estabelecer relacionamento, alinhar expectativas gerais e identificar os recursos do cliente. Esta reunião deve incluir os executivos que participaram da compra do sistema, bem como os colaboradores do cliente envolvidos na implementação do sistema. A campanha de adoção do usuário é introduzida neste momento, e uma equipe é identificada e apresentada. 2. A versão local do produto (ou outra configuração próxima às necessidades do cliente) é apresentada aos usuários que foram identificados para o projeto. Essa demonstração visa reforçar como o produto é direcionado as suas necessidades e para que os usuários comecem a pensar a respeito de como utilizar o sistema. 3. Os especialistas do aplicativo coletam especificações do fluxo de trabalho e outras informações necessárias. O cliente atesta as especificações solicitadas. Se houver diversos hospitais/unidades, todos deverão atestar a uma especificação comum. 4. Especialistas técnicos e funcionais trabalham com o cliente a fim de identificar os relatórios especiais, a integração, a migração de dados, e qualquer desenvolvimento customizado necessário. 5. Com base nas discussões, a InterSystems fornece um conjunto de scripts simulando o fluxo do paciente. 6. Iniciando com a versão local do produto (ou uma implementação que é similar ao hospital/clínica, etc.), a InterSystems implementa todas as modificações de configuração do software e fluxo de trabalho. O cliente não faz nenhuma modificação na configuração e no fluxo de trabalho, mas pode ser responsável pela manutenção de algumas tabelas de dados. 10. A InterSystems executa os scripts de teste. 11. O cliente revisa e valida: a) o fluxo de trabalho, regras clínicas e outros componentes da configuração, b) migração de dados, integração, relatórios, etc., c) qualquer desenvolvimento customizado. O cliente também executa e valida os scripts do fluxo do paciente. Etapa 7 a 12 podem ser repetidas quantas vezes forem necessárias. 12. As certificações para Go-live são obtidas para cada módulo separadamente e para a migração de dados e integrações. Deve existir também uma certificação pré Go-live de que a infraestrutura de TI do cliente seja adequada. 13. A InterSystems treina os administradores do sistema e os super usuários do cliente. O treinamento de outros usuários é realizado pelo cliente ou por uma empresa subcontratada. 14. O sistema entra em operação na sua totalidade/de forma integral e os usuários começam obter experiência com o sistema. 15. No término dos primeiros 30 dias de uso do Go-live, fornecemos modificações essenciais. A InterSystems designará uma equipe de trabalho durante esses 30 dias. 16. No término dos 90 dias após o Go-live, instalamos um conjunto final de modificações. Neste momento, o sistema deve estar pronto para ser suportado pela organização do suporte. 7. A configuração é presenciada pelo cliente que informa caso haja um erro de qualquer natureza no fluxo do paciente ou omissão de algo importante, para que a InterSystems execute as devidas correções. 8. Ao mesmo tempo, os especialistas técnicos estão concluindo as integrações, rotinas de migração de dados, relatórios etc. 9. Caso haja qualquer desenvolvimento customizado, este será revisado e aprovado pelo cliente. Se existir qualquer interface do usuário para o desenvolvimento customizado, este também deve ser revisado e aprovado pelo cliente.

5 ANEXO II: Milestones ARIES Confira a seguir um exemplo de um conjunto de milestones para um projeto ARIES. (Um conjunto similar é utilizado para um projeto com diversas unidades.) A natureza paralela e interativa das atividades significa que os milestones não serão sempre concluídos em uma ordem prevista, podem ser executados em natureza paralela e interativa, sem necessidade de uma ordem pré-definida. 1. Inicialização do projeto 2. Especificações principais são obtidas e validadas pelo cliente 3. O ambiente do sistema está pronto, incluindo toda a infraestrutura de TI 4. A configuração está concluída 5. Os relatórios e dashboards estão concluídos 6. As rotinas de migração de dados e de integração são concluídas e validadas 7. Scripts de testes executados com êxito 8. Certificações Go-live estão concluídas 9. O treinamento super usuário está concluído 10. O treinamento do usuário está concluído 11. Go-live 12. Conclusão dos primeiros 30 dias de uso em produção e os devidos ajustes são realizados 13. Conclusão dos primeiros 90 dias de uso de em produção e os ajustes finais são realizado e o sistema em maturidade para o suporte

6 ANEXO III: RESPONSABILIDADE DAS PARTES ENVOLVIDAS O quadro abaixo apresenta uma visão geral de responsabilidades em uma implementação de grande porte para um cliente da área de saúde. Responsabilidade InterSystems Configuração do Aplicativo n Fluxos de trabalho n Layouts das telas n Menus n Grupos de segurança n Popular as tabelas de dados n Criar relatórios especiais e dashboards, quando necessário Integração e Migração de Dados n Desenvolver processos de migração n Realizar migração de dados n Fornecer interfaces a outros aplicativos/sistemas Ajuste do Sistema n Instalar o software da InterSystems n Aconselhar o cliente sobre as necessidades da infraestrutura Teste e Validação n Fornecer e executar o conjunto base de scripts de teste n Desenvolver scripts de fluxo do paciente n Testar todas as modificações de fluxo de trabalho e de configuração n Testar todos os relatórios customizados, dashboards ou outro desenvolvimento n Testar a integração e a migração de dados Treinamento n Conduzir o treinamento de gerenciamento do sistema n Conduzir treinamento do super usuário Gerenciamento n Garantir participação pelos colaboradores adequados da InterSystems n Fornecer gerenciamento do projeto dos colaboradores da InterSystems

7 Responsabilidade do Cliente n Determinar as alterações de fluxo de trabalho e organograma do cliente, se necessário n Definir e revisar os requerimentos de configuração n Especificar os relatórios especiais e dashboards, se necessário n Criar agenda clínica n Popular algumas tabelas de códigos, trabalhando com a equipe da InterSystems n Organizar fornecedores atuais para: l Saída de migração de dados automatizados, arquivos simples com documentação adequada l Fornecer a documentação das interfaces de todos os sistemas com aqueles que nós devemos integrar n Disponibilidade para explicar o significado e os relacionamentos de dados enviados n Fornecer acesso a outros sistemas para teste, caso necessário n Fornecer qualquer conteúdo requerido de terceiros, por exemplo, banco de dados de medicamentos n Fornecer e configurar servidores e redes n Fornecer e configurar os dispositivos do usuário, incluindo computadores e impressoras n Registrar usuários autorizados e especificar a segurança dos usuários n Descrever os casos de uso e de trabalho com a InterSystems para definir o script do fluxo de paciente n Revisar os scripts de teste para garantir que nós incorporamos todos os seus processos de trabalho n Validar todos os desenvolvimentos customizados n Revisar e validar: l Todos os pontos importantes da configuração, incluindo os fluxos de trabalho l Todos os relatórios customizados e dashboards l Todos os dados integrados e migrados estejam precisos, em arquivos corretos, e no formato correto l Fluxo do paciente n Certificação Go-live concluída (módulo por módulo) e garantir que a configuração atenda às necessidades da unidade n Realizar qualquer teste adicional necessário para a certificação Go-live n Conduzir o treinamento do usuário pré-go-live n Conduzir treinamento continuado para novos usuários após o Go-live n Produzir materiais e documentação específica para a unidade, de treinamento do usuário, incluindo as políticas do usuário, se necessárias n Fornecer liderança clínica e executiva para conduzir a conclusão do projeto, Go-live e adoção do usuário n Obter suporte e cooperação de departamentos e super usuário n Garantir participação pelos colaboradores do cliente n Fornecer gestor do projeto para a equipe do cliente

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