O Impacto das tecnologias da informação na produção documental

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1 Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação (FACE) Departamento de Ciência da Informação e Documentação (CID) Curso de Arquivologia. Informática Documentária Professora: Ivette Kafure O Impacto das tecnologias da informação na produção documental

2 Tópicos 1. Produção documental 2. Arquivologia clássica 3. Impacto das tecnologias da informação 4. Nova concepção arquivística 5. Produção documentos digitais 6. Discussão/conclusões 7. Referências bibliográficas 8. Atividade O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 2

3 Produção documental O documento arquivístico é: informação registrada, independente da forma ou do suporte Produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade Que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades O documento arquivístico digital é: um documento arquivístico, em formato digital: produzido processado e armazenado por um computador O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 3

4 Produção documental Um bom tratamento realizado nos arquivos correntes, garantiriam: * uma transferência segura aos arquivos intermediários * a salvaguarda da memória institucional nos arquivos permanentes Os arquivos eletrônicos, por serem predominantemente encontrados em fase corrente, até a década de 1980 Eram pouco contemplados por estudos teóricos ou práticos O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 4

5 Arquivologia clássica vs ruptura paradigmática Clássica: seu objeto era o arquivo Identificado como conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma dada administração Era o arquivo custodiado por uma instituição arquivística Ruptura paradigmática: o objeto da Arquivologia desloca-se do arquivo para a informação arquivística Ou seja, a informação gerada pelos processos administrativos e por eles estruturada O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 5

6 Arquivologia clássica vs ruptura paradigmática Clássica: suas principais entidades eram os documentos de arquivo como artefatos físicos, e As interações entre estas entidades eram consideradas orgânicas por natureza Ruptura paradigmática: tem um objeto duplo: 1) a informação arquivística (conteúdo semântico do documento) e 2) seu contexto gerador, ou seja, o processo de criação dos documentos (conteúdo diplomático do documento) O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 6

7 Impacto das tecnologias da informação Os usuários, com o acesso às tecnologias da informação: produzem novas demandas e provocam a realocação ou supressão de fronteiras que demarcam tais espaços Emergem espaços informacionais virtuais cuja existência, longe de excluir as instituições documentais tradicionais sugere-lhes novas possibilidades de gestão da informação O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 7

8 Impacto das tecnologias da informação Como se aplicaram métodos tecnológicos modernos à produção de documentos seu crescimento nas últimas décadas tem sido em progressão antes geométrica do que aritmética Uma redução na quantidade de tais documentos torna-se essencial, tanto para o próprio governo quanto para o pesquisador Na eliminação de documentos públicos é preciso que se tenha o máximo cuidado para que se conversem os que têm valor O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 8

9 Impacto das tecnologias da informação O documento mudou, então, de um objeto físico para um objeto conceitual, controlado por meta dados que combinam virtualmente conteúdo, contexto e estrutura Documentos deixam de ser artefatos fechados O documento não é mais um objeto passivo, um registro de evidência, Mas um agente ativo, jogando um papel contínuo na vida de indivíduos, organizações e sociedades O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 9

10 Impacto das tecnologias da informação Os arquivos, à semelhança dos documentos, não mais são considerados como reflexos de uma dada e estática ordem física de acumulação Mas sim como a melhor e mais completa possibilidade de se capturar as múltiplas dinâmicas de criação e autoria que possam estar refletidas em documentos O arranjo e descrição concentrando-se menos nos documentos e nos arquivos como entidades físicas e mais na compreensão das múltiplas inter- relações e usos dos documentos O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 10

11 Impacto nova concepção arquivística O foco transfere-se, agora, do documento em si para o seu contexto de produção Do artefato físico para os objetivos de sua criação Nos últimos anos os arquivistas começaram a vislumbrar a Arquivística sob um prisma distinto de outras épocas Deixando de considerar as já clássicas fases documentais (corrente, intermediária e permanente) como estanques e distintas entre si Para as compreender como integrantes de um mesmo processo O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 11

12 Impacto nova concepção arquivística Esta concepção de arquivística integrada retirou os arquivos corrente e intermediário do anonimato Do ponto de vista dos impactos no universo arquivístico, alguns autores sugerem que existe a necessidade de: partir do modelo "arquivos direcionados para os arquivistas" para "arquivos direcionados para os usuários O desenvolvimento da informática foi a mola propulsora da evolução informacional O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 12

13 Impacto nova concepção arquivística Hoje existe tanta informação disponível para consulta que se tornou praticamente impossível ler todos os documentos existentes sobre o assunto de interesse O conceito de "lugar" torna-se secundário para o profissional da informação e para os usuários Onde a informação se encontra não é o mais importante e sim o acesso à informação O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 13

14 Impacto nova concepção arquivística A ênfase na gestão da informação desloca-se: do acervo para o acesso, do estoque para o fluxo da informação dos sistemas para as redes Instituições como arquivos, bibliotecas e centros de documentação adquirem: novas vocações renovam funções que lhe são históricas e superam outras O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 14

15 Produção documentos digitais - dificuldades O documento de arquivo em ambiente tradicional se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade (permanência e durabilidade) A autenticidade do documento arquivístico está ligada à sua estabilidade Os documentos processados por um computador podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 15

16 Produção documentos digitais - dificuldades Fragilidade intrínseca do armazenamento digital degradação física do suporte Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos Dificuldade em garantir a integridade dos documentos fácil acesso O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 16

17 Produção documentos digitais - dificuldades Complexidade e custos da preservação digital Dependência social da informação digital: dependência do documento digital como fonte de prova das funções e atividades de * indivíduos, * instituições e * governos O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 17

18 Produção documentos digitais - soluções Ações arquivísticas para a preservação incorporadas em todo o ciclo de vida dos documentos, desde a etapa de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos para que não haja perda nem adulteração Ações de preservação que garantam o acesso contínuo aos conteúdos e funcionalidades Necessidade de participação ativa dos arquivistas e das instituições arquivísticas no processo de gestão de documentos digitais O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 18

19 Produção documentos digitais - soluções Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e Empregando métodos que preservem os materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma As questões legais relativas à manutenção da acessibilidade dos documentos e a garantia de acesso aos cidadãos, precisam ser consideradas com propriedade ou podem acarretar a perda de todo um trabalho técnico O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 19

20 Discussão - conclusões O objeto da arquivística ainda é hoje objeto de discussão entre os profissionais: alguns consideram que deve ser os aspectos relativos à conservação da memória outros privilegiam o acesso à informação outros falam da eficácia administrativa Os documentos eletrônicos vêm representando um desafio para a teoria arquivística Falta uma ligação entre as práticas já consolidadas e o futuro da arquivística O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 20

21 Discussão - conclusões O grande desafio desta nova era consiste na capacidade de gerir a informação produzida e acumulada no modo digital Sem esquecer um presente e um passado-passivo de décadas de documentos gravados em suportes comerciais Se deve assegurar a proteção dos documentos, qualquer que seja seu suporte e ao mesmo tempo permitir o acesso as informações neles contidas O tratamento adequado na fase corrente garantirá a preservação e acessibilidade dos documentos no arquivo permanente O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 21

22 Reflexão Vale dizer, que todo o investimento aplicado na organização de arquivos terá seu retorno compensado pela redução de tempo gasto na recuperação da informação pois, Informação não indexada ou indexada incorretamente é informação inacessível ao usuário, e está só é valiosa quando acessível O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 22

23 Referências bibliográficas CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTO, Heloísa Liberalli. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação de Arquivistas Brasileiros Núcleo de São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE). Gestão e preservação de documentos digitais: a experiência da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Fórum de Gestão e Preservação de Documentos Digitais, UNICAMP, Disponível em: < COOK, Terry. Archival Science and Postmodernism: new formulations for old concepts. Archival Science, 2001, v. 1, n. 1, p FONSECA, Maria Odila. Informação, memória e o conceito de arquivo. Série Memória & Informação, Fundação Casa de Rui Barbosa, Rio de Janeiro, (Palestra) O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 23

24 Referências bibliográficas MACHADO, Helena Corrêa. Subsídios para implantação de uma política municipal de arquivos: o arquivo municipal a serviço dos cidadãos. Rio de Janeiro: Ministério de Justiça / Conselho Nacional de Arquivos, MENNE-HARITZ, Angelika. What can be achieved with archives? In: The concept of record: report from the Second Stockholm Conference on Archival Science and the Concept of Record, May Stockholm. MIRANDA, Elvis Correa. Fichas de termos arquivísticos/diplomáticos. Brasília: Universidade de Brasília, Departamento de Ciência da Informação e Documentação, Curso de Arquivologia, (Monografia) JARDIM, José Maria; FONSECA, Maria Odila. Estudos de usuários em arquivos: em busca de um estado da arte. DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação, Rio de Janeiro, v.5, n.5, artigo 04. Disponível em: < O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 24

25 Referências bibliográficas RODRIGUES, Ana Cécilia. Tipologia documental como parâmetro para gestão de documentos de arquivo: um manual para o município de Campo Belo (MG). São Paulo: Universidade de São Paulo, Facultade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas, Departamento de História, 2002 ROSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos sob a ótica arquivística: Identificação das principais correntes teóricas, legislação e diagnostico da situação nos arquivos públicos brasileiros. Brasília: Universidade de Brasília, Departamento de Ciência da Informação e Documentação, SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 3 ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, THOMASSEN, Theo. A First Introduction to Archival Science. Archival Science, 2001, v. 1, n. 4, p O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 25

26 Atividade Identificar a partir da lista de itens, a seguir, quais podem estar relacionados ao impacto das tecnologias da informação na produção documental, justificando sua escolha Relação entre o conteúdo e o suporte. Conteúdo deve ser separado do suporte de tempos em tempos e transferido para outro Características das estruturas materiais e lógicas. Aparece de forma evidente ao usuário Conservação dos documentos. Conservar as unidades materiais sob a melhores condições possíveis O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 26

27 Atividade Identificação de documentos. Não é uma entidade material, nem pode ser identificada como tal Relação entre o conteúdo e o suporte. Conteúdo é inseparável do suporte no qual foi registrado Características das estruturas materiais e lógicas. Não é imediatamente evidente e é habitualmente desconhecida pelo usuário Consignação e utilização de símbolos. Feito sobre um suporte com o auxílio de símbolos que devem ser decodificados para que o ser humano possa compreender O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 27

28 Atividade Conservação dos documentos. Deve-se, periodicamente transferir os dados para outros suportes, isto é, efetuar uma cópia para novos dispositivos Consignação e utilização de símbolos. Feito sobre um suporte com o auxílio de símbolos que o ser humano pode compreender Identificação de documentos. É uma identidade material O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 28