Gestão Fiscal na prática

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2 Gestão Fiscal na prática 3ª Edição

3 Sumário Capítulo 1 Regularidade Fiscal dos Estabelecimentos da Empresa 1. A regularidade fiscal e sua importância Junta comercial estadual Receita Federal do Brasil Acompanhamento do Conta Corrente de pendências e inconsistências DCTF x Dirf x Dacon x Sped Fiscal PIS/Cofins x Darf x DIPJ x PER/DComp Sobre as declarações e demonstrativos DCTF x Dirf x Dacon x Sped Fiscal PIS/Cofins x Darf x DIPJ x PER/ DComp Acompanhamento de processos fiscais inscritos na Dívida Ativa da União Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União Instituto nacional do seguro social (INSS) Acompanhamento do relatório de restrições Das senhas eletrônicas Acompanhamento de processos fiscais inscritos na Dívida Ativa da União CND (Certidão Negativa de Débitos) ou CPD-EN (Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa) Fundo de garantia por tempo de serviço (FGTS)... 30

4 10 Djalma Roberto de Oliveira Gestão Fiscal na Prática 5.1. Acompanhamento de pendências e inconsistências Acompanhamento de processos fiscais inscritos na Dívida Ativa da União CRF (Certificado de Regularidade do FGTS) Secretarias de Estado da Fazenda Informações ao CNPJ - Cadastro Sincronizado Nacional Acompanhamento de pendências e inconsistências Acompanhamento de processos fiscais inscritos na Dívida Ativa Estadual Certidão Negativa de Débitos ou Positiva com Efeito de Negativa Secretarias Municipais da Fazenda Informações ao CNPJ - Cadastro Sincronizado Nacional Acompanhamento de pendências e inconsistências Acompanhamento de processos fiscais inscritos na Dívida Ativa Municipal Certidão Negativa de Débitos ou Positiva com Efeito de Negativa Sistema de Cadastramento de Fornecedores (SICAF) Atualização cadastral (Sicaf) Certidões negativas de débitos ou positivas de débitos com efeito de negativa - finalidade Cadastro Informativo (Cadin) Quem faz as inclusões dos devedores no Cadin? Qual é a função do Banco Central com relação ao Cadin? Como saber se se está incluído no Cadin? Como é feita a baixa de um registro no Cadin?... 43

5 Sumário Regularizada a situação, em quanto tempo o nome do inadimplente será excluído do Cadin? É obrigatória a consulta prévia ao Cadin pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, direta e indireta? Capítulo 2 Relacionamento Externo 1. A importância do relacionamento externo Atendimento à fiscalização Fluxo com procedimento de atendimento à fiscalização Atualização de certidões Atendimento a auditorias Pedido de uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (PED) Autorização para a Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) Pedido de Autorização de Formulário de Segurança (PAFS) Capítulo 3 Definição de Papéis e Responsabilidades 1. Papéis e responsabilidades Tributos apurados pelas áreas operacionais Tributos e contribuições sociais incidentes sobre a folha de pagamento e apuradas pela área de recursos humanos Tributos e contribuições sociais incidentes sobre as importações e apuradas pela própria área... 62

6 12 Djalma Roberto de Oliveira Gestão Fiscal na Prática Capítulo 4 Sistema Tributário Nacional Constituição da República Federativa do Brasil de Capítulo 5 Apuração de Tributos Próprios e Obrigações Acessórias 1. Da Importância Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social Sobre o Lucro (Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999) Obrigações acessórias federais Programa De Integração Social (Pis) E Contribuição Para O Financiamento Da Seguridade Social (Cofins) Fato gerador (art. 2º da Lei nº /2003) Não integram a base de cálculo Não incidirá sobre as receitas decorrentes das operações Alíquotas padrão Cálculo do PIS/Cofins não cumulativo Não cumulatividade do PIS e da Cofins Desconto de créditos Não dá direito a crédito Créditos permitidos - Receita Federal do Brasil (respostas a consultas de empresas), desde que aplicados na área operacional Créditos não permitidos - Receita Federal do Brasil (respostas a consultas de empresas) Maximização de créditos de PIS e COFINS Segregação das despesas operacionais e administrativas Obrigações acessórias... 94

7 Sumário imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços de transporte interestadual, intermunicipal e de comunicação (ICMS) Obrigações acessórias estaduais Documentos fiscais Documentos ou declarações de informações econômicas e fiscais Livros fiscais Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI) (Decreto nº 7.212, de 15 de junho de 2010) Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN) Obrigações acessórias municipais Documentos fiscais Declaração de Serviços Prestados (DSP) Livro Registro de Apuração do ISSQN Capítulo 6 Apuração de Tributos Retidos e Obrigações Acessórias 1. Da Importância Imposto de Renda Retido na Fonte (irrf) Obrigações acessórias federais INSS retido na fonte Obrigações acessórias federais Dos serviços sujeitos à retenção Da dispensa da retenção Da apuração da base de cálculo da retenção Das deduções da base de cálculo Do destaque da retenção

8 14 Djalma Roberto de Oliveira Gestão Fiscal na Prática 3.7. Do recolhimento do valor retido Da retenção na construção civil Da retenção na prestação de serviços em condições especiais Das disposições especiais pis/cofins - csll retidos na fonte Obrigações acessórias Federais Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN) retido na fonte Obrigações acessórias municipais Documentos fiscais Declaração de Serviços Tomados (DST) Capítulo 7 Normativo Tributário e de Sistemas Fiscais 1. Da importância Comitê tributário Orientação fiscal e tributária Treinamentos fiscais Sistemas Fiscais Setup fiscais Capítulo 8 Projetos Fiscais 1. Da importância Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) (Informações do site da Receita Federal do Brasil) Objetivos Premissas Benefícios

9 Sumário Sped contábil Escrituração Fiscal Digital (EFD) Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) Modalidades de emissão NF-e (Manual de Contingência da NF-e - Ajuste Sinief nº 07/2005) Carta de Correção Fiscal - Manual Carta de Correção Eletrônica (CC-e) Manifestação do destinatário da mercadoria (NT nº 2012/002 de ) Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) (Informações do site da Receita Federal do Brasil) Recibo Provisório de Serviços (RPS) Geração de NFS-e Emissão da NFS-e no site, integração simples ou por Web Service Declaração de Serviços Prestados (DSP) Declaração de Serviços Tomados (DST) ConhecimenTo de Transporte Eletrônico (CT-e) Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (Dacte) Carta de Correção Eletrônica (CC-e) (Ajuste Sinief nº 09/2007) Anulações por erro na emissão do CT-e (Ajuste Sinief nº 09/2007) Escrituração Fiscal Digital - PIS/Cofins (Informações NO site da Receita Federal do Brasil) Funcionamento Prorrogação de prazo

10 8.3. A EFD-PIS/Cofins passou a denominar-se EFD- -Contribuições Nova prorrogação de prazo (IN RFB nº 1.252/2012). 155 Capítulo 9 Relatórios e Indicadores 1. Da importância Tributos recolhidos Prazos para pagamento de tributos e entrega de obrigações Intimações e autuações fiscais Legislação e Lista de Tributos Lei Complementar nº 87, de 13 de setembro de Lei Complementar nº 116, de 31 de julho De Lista de serviços anexa à Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de Instrução Normativa RFB nº 1.015, de 5 de Março de Lista de tributos (impostos, contribuições, taxas, contribuições de melhoria) existentes no Brasil Bibliografia

11 Capítulo 1 Regularidade Fiscal dos Estabelecimentos da Empresa 1. A regularidade fiscal e sua importância A regularidade fiscal dos estabelecimentos da empresa é de fundamental importância, na busca dos objetivos da empresa, que é a sua operação, com resultados positivos para o seu proprietário e/ou acionista, e sempre atendendo às normas, regras e legislação fiscal vigente. O gestor fiscal é responsável em manter a empresa devidamente regular perante as Juntas Comerciais Estaduais, Receita Federal do Brasil, INSS (Instituto Nacional de Seguro Social), FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), com gestão da Caixa Econômica Federal, Sicaf (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores), Secretarias de Estado da Fazenda, Prefeituras Municipais e outros órgãos do governo. Quando é criada a empresa (matriz ou filiais), o contrato social, no caso de empresa limitada, ou estatuto social, no caso de sociedade anônima, são registrados na Junta Comercial do Estado, Receita Federal do Brasil, Secretaria de Estado da Fazenda e Prefeitura Municipal, onde situam-se a matriz e filiais. Não basta efetuar o 1º registro e não manter a empresa regular. É necessário e saudável para a empresa que as alterações ocorridas por demandas legais e decisões da direção da empresa, como endereço,

12 18 Djalma Roberto de Oliveira Gestão Fiscal na Prática atividade econômica principal ou acessória, diretores, capital social, por exemplo, sejam levadas ao conhecimento dos órgãos onde foi efetuado o 1º registro, procedendo com o arquivamento dos documentos objeto das alterações. O gestor fiscal precisa de uma boa interface com as áreas afins, principalmente com o departamento jurídico, na consecução dos seus objetivos. É fundamental o alinhamento entre o departamento de gestão fiscal versus o departamento jurídico, de forma a ter uma definição de rotina, para que nos eventos de constituição da empresa, alterações contratuais e estatutárias da empresa, seja comunicado o departamento de gestão fiscal, a fim de tomar as providências necessárias, ao bom e fiel atendimento da legislação fiscal, para que a empresa continue operando sem nenhum percalço e risco fiscal e financeiro. Quando dizemos gestor fiscal, ele pode estar no departamento fiscal específico, no departamento de controladoria da empresa ou pode se encontrar no escritório contábil contratado pela empresa. Nas empresas que implantaram Shared Service Center ou Centro de Serviços Compartilhados, essas atividades são consideradas transacionais e são realizadas pelo departamento fiscal. 2. Junta comercial estadual É o local de registro inicial da empresa e filiais, bem como o lugar onde serão arquivados todos os atos modificativos, como endereço, atividade econômica principal ou acessória, diretores, capital social, por exemplo. Normalmente, exige-se documentos originais das alterações contratuais, no caso de empresa limitada e, alterações estatutárias, no caso de sociedade anônima. Outros documentos exigidos são a capa do processo, obtida no site da Junta Comercial Estadual, cópia autenticada da carteira de identidade e CPF, no caso da entrada de novos diretores. É dispensada a apresen-

13 Capítulo 1 Regularidade Fiscal dos Estabelecimentos da Empresa 19 tação de cópia das folhas do Diário Oficial onde foram publicadas as alterações, desde que constem as informações na ata de reunião ordinária e/ou extraordinária. No caso do requerente ser procurador, é indispensável a apresentação de cópia autenticada da procuração. Deverá ser emitido e pago o DUA (Documento Único de Arrecadação Estadual) ou equivalente, relativo à taxa para o arquivamento na Junta Comercial Estadual. O Código Civil obriga o arquivamento e averbação dos atos no Registro Público de Empresas Mercantis, nos 20 (vinte) dias subsequentes à preparação e formalização dos documentos de alteração (Lei /2002, art , 2º). Para se ter conhecimento da situação da empresa, quanto às alterações arquivadas, capital social registrado, representantes legais e outros, a Junta Comercial Estadual disponibiliza, em seu site, as Certidões Simplificada e Específica. Estas servirão de comprovação da empresa junto aos órgãos públicos, bancos, autarquias e outros. Para a emissão da certidões, a Junta Comercial Estadual cobra uma taxa. Na Junta Comercial do Espírito Santo (Jucees), é cobrado o valor de R$ 42,88 para a emissão das Certidões Simplificada e Específica. Na Junta Comercial de São Paulo (Jucesp), é cobrado o valor de R$ 9,00 pela Certidão Simplificada impressa e R$ 19,00 pela Certidão Específica impressa. 3. Receita Federal do Brasil Após a empresa ou filiais serem registradas na Junta Comercial Estadual, providencia-se o registro na Receita Federal do Brasil, a fim de que possa ser emitido o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). O processo é efetuado a partir do PGD (Programa Gerador de Documentos) - CNPJ, devendo ser efetuado download do programa no site da Receita Federal do Brasil.

14 20 Djalma Roberto de Oliveira Gestão Fiscal na Prática As alterações do contrato social, para a sociedade limitada e estatuto social, para a sociedade anônima, também precisam ser apresentadas à Receita Federal do Brasil. O processo é efetuado a partir do PGD (Programa Gerador de Documentos) - CNPJ, devendo ser efetuado download do programa no site da Receita Federal do Brasil. Após preenchido o PGD-CNPJ, este deverá ser transmitido para a Receita Federal do Brasil, por meio do programa ReceitaNet, à disposição dos contribuintes no site da RFB. A Receita Federal do Brasil exige o certificado digital e-cnpj, na interação com o contribuinte pessoa jurídica. Essa é a melhor forma de contato com o órgão, pois traz agilidade, confiabilidade e autenticidade. A RFB ainda permite o acesso, a partir de código de acesso (nº CNPJ e senha). Futuramente, só a partir de certificado digital e-cnpj. A Receita Federal do Brasil analisará a solicitação e homologará o pedido, gerando o formulário denominado DBE (Documento Básico de Entrada) do CNPJ ou Protocolo de Transmissão, que deverá ser impresso em uma via e ter a assinatura do representante legal da empresa reconhecida a firma. Esse documento deverá ser apresentado à RFB da jurisdição da matriz da empresa, acompanhado dos atos constitutivos, modificativos, cópia autenticada de documentos de identificação do representante e diretores e Darf pago Acompanhamento do Conta Corrente de pendências e inconsistências Faz, se necessário que, na empresa ou no escritório contábil, seja efetuado o acompanhamento permanente de débitos ou inconsistências apontadas no Conta Corrente administrativo da Receita Federal do Brasil. Nas médias e grandes empresas, alguns gestores fiscais monitoram esse Conta Corrente quase que diariamente. Isso evita surpresas no apontamento de débitos e inconsistências, bem como agiliza a análise e eliminação das mesmas.

15 Capítulo 1 Regularidade Fiscal dos Estabelecimentos da Empresa 21 Normalmente, os débitos e inconsistências apontadas pela RFB, são de erros comuns no departamento fiscal. Apura-se R$ 1.000,00 de IRRF, código Trabalho Assalariado; informa-se R$ 1.100,00 na DCTF (Declaração de Contribuições de Tributos Federais); e paga-se R$ 1.000,00 por meio do Darf (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). A DCTF é uma declaração de confissão de dívida. Então, se apurar, declarar e não pagar o valor confessado, a RFB cobrará a diferença, gerando o débito no Conta Corrente. Daí o gestor fiscal deverá retificar o documento declarador, a DCTF, visando eliminar o débito. Às vezes, a RFB não baixa o débito, então deverá fazer agendamento no órgão pela internet, levando os comprovantes necessários. Não sendo suficientes os argumentos e comprovações, deverá ser acionado o departamento jurídico para contestar formalmente o débito DCTF x Dirf x Dacon x Sped Fiscal PIS/Cofins x Darf x DIPJ x PER/DComp É de fundamental importância que o contabilista, o contador, o gestor fiscal ou a pessoa responsável por essas obrigações acessórias federais tenham em mente que qualquer inconsistência nas informações e declarações enviadas à Receita Federal do Brasil terão consequências desagradáveis para a empresa. Se isso acontecer, a RFB fará o apontamento no Conta Corrente da empresa e, isso dará muito trabalho, na reavaliação das informações e declarações e na busca de documentos do arquivo corrente e inativo, além do retrabalho para o departamento fiscal ou de controladoria. É importante lembrar que a cobrança de tributos e contribuições sociais prescreve em 5 (cinco) anos. Então, sugere-se que o gestor fiscal defina rotina para a revisitação das obrigações acessórias federais entregues, a cada 6 (seis) meses, não deixando para fazer essa avaliação após o recebimento de intimações ou autuações da Receita Federal do Brasil. Se apurarmos o PIS ou a Cofins, será necessário informar os dados na Dacon, transmitir o Sped Fiscal PIS/Cofins (nova obrigação federal