MANUAL DE PROCEDIMENTOS BIBLIOTECAS ESCOLARES DO AGRUPAMENTO DE ESCOLAS D. MANUEL DE FARIA E SOUSA

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS BIBLIOTECAS ESCOLARES DO AGRUPAMENTO DE ESCOLAS D. MANUEL DE FARIA E SOUSA Biblioteca da Escola E.B 2/3 D. Manuel de Faria e Sousa Biblioteca da Escola E.B 1/JI de Varziela 1

2 Índice Introdução 3 Seleção e Aquisição de Fundo Documental 4 Tratamento Técnico-Documental 5 Carimbagem 5 Registo 6 Catalogação, classificação e indexação 6 Cotação 7 Atribuição de cotas 7 Colocação das etiquetas das cotas 8 Colocação/arrumação dos livros nas estantes 9 Dossiês Temáticos (organização da informação) 10 Baús Temáticos/Caixatecas/Livros com Rodas 11 Arquivo/Difusão 11 2

3 Introdução A tem uma função educativa de grande relevo no seio da comunidade escolar. Ela é o centro de recursos da escola impulsionador da dinamização de atividades extracurriculares e curriculares. Mas para que a Biblioteca Escolar possa desempenhar o seu papel, é necessário que a mesma esteja organizada de modo a tornar fácil e célebre o acesso à informação. Assim, desde o momento em que se detete a necessidade de adquirir um documento até ao momento em que o mesmo fica acessível ao utilizador, há uma série de etapas de tratamento documental que devem ser percorridas, de acordo com padrões profissionais e no respeito pelas regras definidas e constantes no Manual de Procedimentos. O Manual de Procedimentos é um documento em aberto e em constante reestruturação, mas terá a vantagem de permitir a uniformização e a continuidade nas decisões e critérios tomados. Daí que contenha toda uma série de medidas técnicas, entre os quais o tratamento documental nas suas várias componentes, que constitui, afinal, o circuito do documento na : seleção aquisição registo carimbagem catalogação classificação indexação cotação arrumação nas estantes difusão da informação 3

4 Seleção e Aquisição do Fundo Documental A seleção e aquisição do fundo documental: Serão feitas no cumprimento das regras e princípios descritos na Política de Desenvolvimento da Coleção das Bibliotecas Escolares do Agrupamento; Ter em conta que as aquisições (nos mais variados suportes) deverão ir ao encontro do interesse e da curiosidade dos alunos, bem como da especificidade das diferentes áreas disciplinares; Seguir as orientações da Rede de Bibliotecas Escolares (RBE) e Plano Nacional de Leitura (PNL) e Metas Curriculares; Assumir um sistema próprio de sugestões: - Ficha de proposta entregue a todas as estruturas de orientação; - Caixa de Sugestões, na dirigida aos alunos e restante comunidade educativa; Após a recolha das informações acima, a Equipa das Bibliotecas Escolares analisa as listagens de material e seleciona, estabelecendo prioridades (tendo em atenção os setores mais deficitários e a verba disponível). 4

5 Tratamento Técnico-Documental Imediatamente após a chegada do material adquirido, os mesmos são entregues nas Bibliotecas onde são cuidadosamente conferidos através da guia ou fatura. Depois disto, o documento está pronto para o seu registo, carimbagem e procedimentos subsequentes. Ao acervo documental já existente é feita uma análise para deteção de material danificado ou com deficiente funcionamento, sendo abatido sempre que deixe de estar em condições aceitáveis. Carimbagem Todos os documentos são carimbados. No material impresso são utilizados 2 (dois) tipos de carimbo: o chamado carimbo de posse ou de instituição. No carimbo de registo escreve-se o número de registo de documento e a data. A cota, feita em etiqueta própria é colocada na lombada do documento. Os referidos carimbos são colocados na página de rosto, na página número 30 e na última página, no lado inferior direito (no caso das monografias). As obras com folhas plastificadas, ou material em que a tinta não adere, o carimbo é efetuado numa etiqueta que deve ser colocada no local estabelecido para carimbar. Relativamente aos periódicos (são apenas carimbados com o carimbo da instituição): - Jornais, a carimbagem é feita junto ao título - Revistas na página do sumário. Em relação ao material não livro: CD, CD ROM, DVD e Cassetes Vídeo: - O carimbo de registo aplica-se na capa e no próprio documento - No próprio documento será colocada uma etiqueta com o carimbo de registo - Devido às dimensões destes materiais, sempre que se verifique que a etiqueta será demasiado grande, utilizar-se-á uma etiqueta pequena. 5

6 Registo Nas nossas Bibliotecas, o registo de todos os documentos (monografias e material não livro) é feito sequencialmente num único livro de registo: a) Cada obra tem o seu registo; b) Várias exemplares da mesma obra têm o mesmo número de registo, seguido de numeração romana; c) Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo igual. No entanto, far-se-á um apontamento nas observações do Livro de Registos; d) Os manuais são apenas carimbados com o carimbo da instituição; e) As publicações periódicas serão registadas em folhas próprias para o efeito. A cada folha/ficha corresponderá um título e ficarão arquivadas num dossiê de argolas. O conjunto de fichas ordenadas constitui o catálogo de publicações periódicas. Catalogação, classificação e indexação Para a operação de catalogação temos presente as Regras Portuguesas de Catalogação; A classificação rege-se segundo a CDU; mas usamos uma tabela simplificada; O software utilizado pela BE é o Bibliobase. Relativamente ao campo Existências será preenchido apenas o 966: - Sigla da Instituição: BMFS (Biblioteca da Escola E.B 2/3 D. Manuel de Faria e Sousa); - Sigla da Instituição: BV (Biblioteca da Escola E.B 1/JI de Varziela); - Número de registo (Número de registo de entrada no Livro Manual de Registo). 6

7 Cotação Após a classificação e catalogação os documentos são cotados. A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um código que permite a sua arrumação nas estantes. Desta forma, a posterior recuperação do documento por parte do utilizador é mais fácil. Atribuição de Cotas As cotas são atribuídas a partir de um plano abreviado da Classificação Decimal Universal (CDU) definido para as Bibliotecas Escolares; A cota é formada pelos seguintes elementos: Notação CDU (numérica) mais Componente alfabética; No caso das nossas Bibliotecas Escolares a cota é composta pela notação CDU, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor, vírgula, e a primeira letra do nome do autor, concluindo com a primeira letra do título da obra. Na folha de rosto, no canto superior direito, escreve-se a cota com o nº de volume (se for o caso) e o nº de exemplar da obra a lápis; No caso do livro não ter autor, a entrada faz-se pelo título, usando as três primeiras letras, em maiúsculas; No caso das coleções com autores diferentes, os títulos ficam juntos na estante, e a componente alfabética da cota é formada pelas três primeiras letras da coleção. Nota: os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos títulos não são tidos em conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra imediatamente a seguir. 7

8 Colocação das etiquetas de cotas Depois de ter sido atribuída uma cota a cada documento (que é escrita, também, a lápis, na folha de rosto), aquela escreve-se numa pequena etiqueta que se cola no documento, na lombada; segundo a tabela seguinte: Classe 0 Obras de Referência, Enciclopédias. Publicações periódicas Classe 1 Filosofia. Psicologia Classe 2 religião. Teologia Classe 3 Ciências Sociais (direito, sociologia, educação, política) Classe 4 Não ocupada Classe 5 Ciências Naturais (matemática, astronomia, química, física, ecologia, botânica, zoologia, biologia) Classe 6 Ciências Aplicadas (medicina, engenharia, agricultura) Classe 7 Arte. Desporto (pintura, arquitetura, desporto, música, jogos) Classe 8 Linguística. Línguas. Literaturas Classe 9 Geografia. História. Biografias 8

9 Colocação/arrumação dos livros nas estantes Os livros, nas Bibliotecas Escolares, estão organizados/arrumados nas estantes, por assuntos, em modelo de livre acesso. Todas as estantes têm um número, uma cor e o assunto principal que ele representa. Cada assunto está indicado no cimo das estantes e nas próprias prateleiras; Dentro da classe Literatura a arrumação faz-se por ordem alfabética dos apelidos do autor; Sendo do mesmo autor, os livros arrumam-se por ordem alfabética do título; O material não-livro é arrumado nas estantes, seguindo as normas do material livro. Porém, nas estantes de livre acesso são colocadas, apenas, as caixas relativas ao documento, devidamente cotadas. Os documentos são arquivados num armário cujo acesso não é livre; O material acompanhante de qualquer documento é arrumado e classificado, de acordo com o seu suporte, num armário. Em ambos é colocada uma nota informativa, junto da cota. Dossiês Temáticos (organização da informação) O tratamento da informação faz-se mediante a seleção de assuntos/temas pertinentes para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores; Selecionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados online; Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê onde o documento vai ser arquivado; Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente; Prepara-se um índice que vai sendo atualizado; É publicada a listagem de dossiês existentes; Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante de livre acesso, disponibilizada para o efeito; Progressivamente, estes documentos são digitalizados e colocados à disposição dos docentes em suporte digital. 9

10 Baús Temáticos/Caixatecas/Bibliomalas/Livros com Rodas Estes materiais são considerados recursos de muita utilidade, sobretudo no apoio à atividade pedagógica, em contexto de sala de aula. Nelas se agrupam materiais, em suportes diversificados, sob uma determinada temática. A sua utilização tem as seguintes regras: Baús Temáticos: São preparados segundo a solicitação dos utilizadores; Nelas são colocados os materiais temporariamente (apenas durante o período de tempo em que é solicitada a sua utilização); Existe, no seu interior, o inventário dos materiais que a compõem; A requisição é feita mediante o preenchimento de uma ficha de requisição; Devem regressar às BE, após cada utilização; O professor requisitante é responsável pelos materiais; No caso particular do PNL (12 ou mais exemplares do mesmo título) e cujos documentos se destinam à leitura orientada em sala de aula, existe uma ficha de requisição, onde é registada a sua utilização; Livros com... Rodas e Caixatecas (1º Ciclo); Bibliomalas (Pré-escolar) Periodicamente são preparadas caixas ou baús com livros itinerantes que se destinam às escolas do Pré-escolar e 1º Ciclo do Agrupamento. A circulação destas maletas têm normas próprias que constam do Regulamento Livros com Rodas. 10

11 Empréstimo (procedimentos e documentos de registo) O empréstimo de material impresso e de todos os materiais multimédia e audiovisual, domiciliário ou para apoio à sala de aula é registado, manualmente, em fichas preparadas para o efeito. Arquivo/Difusão Quanto às publicações periódicas, a partir de uma ano, serão selecionados os assuntos mais significativos nelas tratados e serão abatidas. Serão organizados dossiês temáticos; Toda a restante documentação que se vier a revelar desajustada em relação aos interesses e necessidades do nosso público alvo será retirada para arquivo e a médio/longo prazo ser-lhe-á dado um destino; As BE vão manter um expositor de novidades, terão o seu registo atualizado, farão listas bibliográficas e exposições/mostras que darão a conhecer à comunidade educativa; Está prevista a produção de material de divulgação das várias atividades desenvolvidas (através da imprensa local, do Jornal Escolar, dos Boletins Informativos, do site do Plano Nacional de Leitura, do site da RBE, do Blogue das Bibliotecas, da página do Facebook das Bibliotecas e ainda através da exposição de trabalhos nas próprias Bibliotecas e em expositores no seu exterior. As Professoras Bibliotecárias, Fátima Pinto Fernanda Lopes 11