IBM CONTENT MANAGER MANUAL DE PESQUISA E-CLIENT (GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTOS)

Transcrição

1 IBM CONTENT MANAGER MANUAL DE PESQUISA E-CLIENT (GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTOS) 1

2 O IBM Content Manager foi à solução adquirida pela Secretaria do Estado da Educação de Santa Catarina para gerenciar seus arquivos e documentos eletrônicos. O aplicativo funciona na intranet, para acessar siga os passos abaixo: 1 - Acesse a intranet, no menu principal clique no atalho GED e em seguida ECM. 2

3 2 Irá acessar a tela de login. Como todo sistema de informação os usuários possuem login e senha, que determina suas funções e departamentos que pode ser acessado. Neste momento o ID do Usuário é o (SED) e a senha o primeiro nome, tudo em minúsculo. 3 Se ao efetuar o login a tela ficar estática, o aplicativo não esta conseguindo fazer as verificações de segurança, isso ocorre pela política de proteção de rede utilizado pela SED. Para resolver esse problema favor seguir os passos do ANEXO I. 4 Para trocar a senha clique em Alterar Senha, na tela abaixo digite seu o ID do Usuário é o (SED), a senha atual (o primeiro nome, tudo em minúsculo), e depois digite a nova senha nos campos Nova Senha e Confirmar Senha. 3

4 5 Ajuda. Em todas as telas do aplicativo existe o atalho de ajuda, conforme imagem abaixo. Ao clicar nesta imagem irá abrir uma tela com todas as explicações e funcionalidades que estarão aparecendo no momento. 6 Após o login a página inicial traz algumas funções do aplicativo. Neste momento os usuários criados podem apenas fazer a pesquisa de documentos, sendo assim a única opção a ser utilizada é Procurar. 7 Ao clicar em procurar iremos para a tela de Tipos de Item, nomenclatura utilizada para denominar o conjunto de índices que foi criado para cada tipo de documento. Cada usuário irá ter acesso apenas o tipo de documento referente a seu departamento. 8 Clicamos no Tipo de Item relacionado ao seu departamento. A busca é dividida em Básica e Avançada. Os próximos itens do manual serão os modos de pesquisa 4

5 definidos para cada departamento, neste momento iremos apenas falar dos tipos de busca. Busca Básica Na busca básica para se achar o documento o campo a ser utilizado para pesquisa deve ser preenchido de forma completa e idêntica, de acordo com o documento cadastrado. Qualquer caractere a menos ou a mais irá trazer uma resposta falha. Busca Avançada Na busca avançada temos mais opções, pode-se achar o documento com apenas parte do nome ou numero, pedir para trazer todos que possuem a terminação igual, ou que não possua tal informação. Nota-se que ao lado dos campos de pesquisa surgiu um combo-box, com várias funções que auxiliarão na busca avançada. Seus significados são: - =: igual a. Deve-se digitar o campo completo e igual como foi indexado. Igual a busca básica. -!=: diferente de. Irá trazer como resposta tudo diferente do que foi digitado. - LIKE: igual. Aqui iremos utilizar o % como caractere curinga. Ao inserir um nome ou numero entre o % ele irá procurar no banco todos os registros que possuírem o nome ou numero digitado. Ex: %JOAO%, irá trazer todos os itens que possuir a palavra JOAO. Se utilizar na pesquisa JOAO%, irá trazer todos os registros que começam com JOAO. - NOT LIKE: não igual. Possui as mesmas funções do item acima (LIKE), só que irá trazer como resultado tudo que não é igual à informação digitada. - IN e NOT IN: Para procuras que suportam operadores IN e NOTIN, um ponto-evírgula (;) é o delimitador padrão para separar vários valores de entrada. Ex: Procurar tudo que contenha JOAO e PAULO, dentro do campo deverá estar da seguinte forma: %JOAO%; PAULO. 9 Sempre que for sair do sistema utilize o link efetuar logout. Se o usuário logado ficar mais de 5 minutos sem utilizar o aplicativo à sessão será finalizada, sendo necessário efetuar novamente o login para utilizar o aplicativo. 5

6 10 Visualização da imagem Segue abaixo a imagem correspondente a grade de resposta resultante de uma pesquisa. Para visualizar a imagem é preciso apenas clicar no ícone, que irá abrir uma nova janela com a imagem correspondente. Nesta janela temos uma barra de ferramentas, conforme imagem abaixo: Lista de funções da barra de tarefas: 1. Imprimir o documento 2. Mostrar ou ocultar anotações 3. Atualizar ou editar atributos do item 4. Exibir o Log de Anotação 5. Aproximar ou afastar 6. Personalizar a porcentagem de zoom: digite um número e clique 7. Girar 180 graus, para a esquerda ou direita 8. Passar pelas páginas do documento 9. Visualizar uma página específica Selecione um número de página na lista 6

7 11 Pesquisa DEPARTAMENTO CONTÁBIL. a) Clicamos no Tipo de Item BALANCETES & BALANCOS. A busca é dividida em Básica e Avançada, como já foi explicado. Os campos de indexação utilizados foram: a) PERIODO DO DOCUMENTO (MM/AAAA) Ex: 02/2004 b) TIPO DE DOCUMENTO - BALANCETE MENSAL / BALANCO ANUAL. c) - VOLUME (01/02) Ex: 01/03 (Parte um de três) A pesquisa pode ser feita por todos os campos, um de cada vez ou em conjunto, assim refinando a pesquisa. O padrão de indexação utilizado foi: todos os caracteres maiúsculos e sem acentuação. Busca Básica Na busca básica para se achar o documento o campo a ser selecionado para pesquisa deve ser preenchido de forma completa e idêntica de como documento foi cadastrado. Exemplo para se localizar um balancete mensal de março de No campo período coloque 03/2005 e no campo tipo de documento digite BALANCETE MENSAL, em seguida clique em procurar, o resultado será todos os volumes do BALANCETE MENSAL de março de OBS: Para pesquisar o documento por período utilizar padrão abaixo para os tipos de documentos relacionados. - Período para BALANCETE MENSAL = 01/ Período para BALANCO ANUAL = 2000 (apenas o ano) 7

8 Busca Avançada Se quisermos pesquisar todos os balancetes mensais de 2005, trabalharemos da seguinte forma. No campo período selecione no combo-box o tipo LIKE,e no campo digite %2005%, no campo tipo de documento coloque BALANCETE MENSAL, irá trazer uma grade de resposta com todos os volumes referente ao ano de OBS: Para pesquisar o documento por período utilizar padrão abaixo para os tipos de documentos relacionados. - Período para BALANCETE MENSAL = 01/ Período para BALANCO ANUAL = 2000 (apenas o ano) b) Clicamos no Tipo de Item EMPENHOS & BOLETINS FINANCEIROS. A busca é dividida em Básica e Avançada, como já foi explicado. Os campos de indexação utilizados para esse tipo de documento foram: - NUMERO EMPENHO = apenas os primeiros números antes da barra. - CNPJ / CPF = apenas números sem pontos ou barras. - NOME CREDOR = tudo em maiúsculo e sem acentuação. - PERIODO DOCUMENTO = utilizado MM/AAAA. - TIPO DOCUMENTO = dividido em dois: BOLETIM FINANCEIRO e EMPENHO Busca Básica 8

9 Sabendo as informações corretas do empenho a ser pesquisado você pode utilizar um único campo ou mais de um para refinar a pesquisa. Para localizar o empenho 123 digitaríamos no campo numero do empenho a informação 123, caso saiba o período correto do empenho preencha o campo período do empenho com a informação necessária. Busca avançada Na busca avançada temos uma maior disponibilidade e opções de busca, podendo refinar a um único documento ou conseguir trazer certo período. Caso você queira localizar todos os empenhos de 2005 do credor X, trabalharemos da seguinte forma. No campo CNPJ CPF digite o numero correspondente ao credor X, caso não tenho no campo NOME CREDOR, selecione no combo-box a opção LIKE e digite %X% (nome credor), no campo período, selecione no combo-box LIKE e digite %2005%. A resposta da pesquisa será todos os empenhos do credor X referente ao ano de Pesquisa DOCUMENTAÇÃO ALUNOS, DEPARTAMENTO DE ESCOLAS EXTINTAS, RELATORIO DE ESCOLAS e I.E.E. 9

10 a) Clicamos no Tipo de Item DOCUMENTACAO ALUNOS. A busca é dividida em Básica e Avançada, como já foi explicado. - MATRICULA ALUNO ( ) = (10 dígitos) - NOME ALUNO = JOAO DA SILVA - NOME DA MAE = MARIA DA SILVA - MUNICIPIO DE NASCIMENTO = SÃO JOSE - ESTADO DE NASCIMENTO (Sigla estado) = SC - DATA DE NASCIMENTO (AAAA-MM-DD) = 1978/11/26 A pesquisa pode ser feita por todos os campos, um de cada vez ou em conjunto, assim refinando a pesquisa. O padrão de indexação utilizado foi: todos os caracteres maiúsculos e sem acentuação. Busca Básica Como já foi explicado na busca básica os campos devem ser preenchidos de forma correta e completa, sendo assim se você quer localizar o aluno JOAO DA SILVA que nasceu no estado de Santa Catarina, digite no campo nome do aluno JOAO DA SILVA e no estado de nascimento coloque SC. Na resposta da pesquisa ele deve trazer um ou mais JOAO DA SILVA de Santa Catarina, sendo assim é refinar a pesquisa ou selecionar o aluno que corresponde lendo o restante das informações contidas na pasta ou campos de indexação. Busca avançada 10

11 Na busca avançada podemos pesquisar por partes do nome, e assim mesclando dois ou mais campos para refinar a busca. Exemplo, se quisermos localizar o JOAO DA SILVA, que possui a mãe MARIA, fazemos o seguinte. No campo nome do aluno, selecionamos LIKE no combo-box e digitamos no campo %JOAO DA SILVA%, no campo nome da mãe, fazemos a mesma coisa, no combo-box selecionamos LIKE e no campo escrevemos %MARIA%, ao clicar em procurar, a resposta será todos os JOAO DA SILVA com mãe MARIA. b) Clicamos no Tipo de Item RELATORIO DE ESCOLAS. A busca é dividida em Básica e Avançada, como já foi explicado. Os campos de indexação utilizados foram: - NOME ESCOLA = tudo maiúsculo e sem acento. - ANO RELATORIO = AAAA. Ex: CODIGO MEC = somente números. - CODIGO SED = somente números. A pesquisa pode ser feita por todos os campos, um de cada vez ou em conjunto, assim refinando a pesquisa. O padrão de indexação utilizado foi: todos os caracteres maiúsculos e sem acentuação. Busca Básica 11

12 Para se pesquisar um relatório referente ao colégio ANIBAL NUNES PIRES, digite no campo nome escola ANIBAL NUNES PIRES e clique em pesquisar, irá trazer todos os relatórios referentes ao colégio pesquisado. Caso queira de apenas um ano, digite no campo ano do relatório o ano desejado. Busca avançada Caso você não saiba o nome do colégio completo, na busca avançada podemos fazer a pesquisa por parte do nome. No campo nome escola selecione no combo-box ao lado LIKE, e digite no campo %ANIBAL, ao clicar em pesquisar irá trazer todo e qualquer relatório que contenha em seu nome a palavra ANIBAL. 13 Departamento de LICITAÇÕES a) Clicamos no Tipo de Item PROCESSOS DE LICITACAO. A busca é dividida em Básica e Avançada, como já foi explicado. 12

13 Os campos de indexação utilizados foram: - NUMERO PROCESSO = utilizado ###/AA. Ex: 054/04. - TIPO DE MODALIDADE = Utilizar tipos padrões citados abaixo. - NUMERO DA MODALIDADE = ###/AA. Ex: 014/04. - ANO = AAAA. Ex: ASSUNTO = tudo em letra maiúscula e sem acento. OBS: Segue os tipos de modalidade utilizado. CONCORRENCIA / CARTA CONVITE / DISPENSA / TOMADA DE PRECO / PREGAO PRESENCIAL / PREGAO ELETRONICO / SCC. A pesquisa pode ser feita por todos os campos, um de cada vez ou em conjunto, assim refinando a pesquisa. O padrão de indexação utilizado foi: todos os caracteres maiúsculos e sem acentuação. Busca Básica Para pesquisarmos um processo de licitação e possuímos a informação referente ao seu numero é só preencher o campo numero do processo com a informação e clicar em procurar. Exemplo: 054/04. Se quisermos trazer todos os processo de uma modalidade referente a um ano, fazemos da seguinte maneira. No campo tipo de modalidade digitamos TOMADA DE PRECO, e no campo ano do processo digita-se o ano A resposta será todas as tomadas de preço do ano de

14 Busca avançada Na busca avançada temos a opção de localizar documentos por fragmentos de palavras. Caso precisamos fazer uma pesquisa de processos que possuam em seu assunto a palavra aquisição, no campo Assunto do Processo, selecione LIKE no combo-box e digite no campo AQUISICAO (tudo em maiúsculo e sem acento) e clique em procurar. Se caso você só precise do ano de 2006, digite essa informação no campo ano e depois clique em pesquisar. A resposta será todos os processos de 2006 que possuem a palavra aquisição no assunto. 14 Pesquisa Departamento de RECURSOS HUMANOS a) Clicamos no Tipo de Item PASTA SERVIDORES. A busca é dividida em Básica e Avançada, como já foi explicado. Os campos de indexação utilizados foram: - NOME SERVIDOR = tudo em maiúsculo e sem acento. ######. Ex: CPF = apenas números, sem ponto ou traço. Ex: DATA DE NASCIMENTO = DD/MM/AAAA. Ex: 12/07/ NOME DA MÃE = tudo em maiúsculo e sem acento. - MUNICÍPIO DE NASCIMENTO = tudo em maiúsculo e sem acento. - ESTADO DE NASCIMENTO = apenas a sigla. Ex: SC. - OBSERVAÇÃO VIDA FUNCIONAL = tudo em maiúsculo e sem acento. A pesquisa pode ser feita por todos os campos, um de cada vez ou em conjunto, assim refinando a pesquisa. O padrão de indexação utilizado foi: todos os caracteres maiúsculos e sem acentuação. 14

15 Busca Básica Para localizarmos um servidor podemos utilizar todos os campos de indexação citados neste tipo de documento. Caso possuímos a informação de sua matricula ou CPF, é só digitar nos referentes campos. No campo matricula colocamos os 6 (seis) primeiros dígitos e clicamos em procurar. Já no campo CPF é só digitar todos os números sem pontos ou traço. Busca avançada Caso esteja com problema ou sem informação correta, através da busca avançada podemos localizar o servidor por fragmentos de seu nome ou nome da mãe. Como exemplo vamos procurar o João da Silva que possui a mãe Maria da Silva. No campo nome servidor selecionamos no combo-box a função LIKE e digitamos desta maneira %JOAO DA SILVA%, no campo nome da mãe fazemos a mesma coisa, selecionamos no combo-box LIKE e digitamos %MARIA%. Ao clicar em procurar a resposta será 15

16 todos os João da Silva com mãe Maria. Caso ocorra de trazer vários, você pode refinar a pesquisa com sigla do estado ou apenas ver os outros campos de indexação e visualizar a imagem que corresponde a sua pesquisa. Para fazer a importação de imagens para o sistema favor consultar ANEXO II. 16

17 ANEXO I ERRO AO ACESSAR O APLICATIVO Devido à política de segurança utilizado pela Secretaria da Educação, esse erro de não acessar o aplicativo pode acontecer, pois o sistema deve acessar e alterar alguns cookies. Se ao digitar seu login e senha o aplicativo não sair da tela abaixo, verifique no canto inferior direto na tela, na barra de status do navegador um sinal que se parece com um olho e uma placa de proibido. De um duplo clique na notificação com formato de olho. 17

18 Irá abrir uma janela chamada Relatório de privacidade. Nesta janela irá aparecer dois endereços que estarão com o status de Bloqueado, clique com o botão direito sobre eles ou em configurações. Se clicar com o botão direito selecione a opção Aceitar cookies deste site. Se selecionar a opção de configuração, irá abrir uma nova janela chamada Diretiva de privacidade, nesta janela selecione a segunda opção Sempre permitir que 18

19 esse site use cookies, e depois clique em ok. Faça isso com os dois endereços, após ser feito isso o aplicativo irá funcionar normalmente. 19

20 ANEXO II IMPOTAÇÃO DE DOCUMENTOS DEPTO. RH Alguns colaboradores do departamento de recursos humanos estarão habilitados a fazer a importação das imagens de novos servidores. Sendo assim esses colaboradores terão a funcionalidade de criar a pasta e inserir e alterar as informações referentes ao novos e antigos registros que estarão armazenados no IBM Content Manager. Após o login na tela do aplicativo denominado Inicio, clique no atalho Importar. Irá abrir uma nova janela, nesta janela selecione no Tipo de Item IMAGENS DOCUMENTACAO SEVIDORES. Pois a primeira parte da importação é criar a imagem relacionada a sua matricula. Assim automaticamente ele já irá criar a pasta do servidor onde iremos indexar as outras informações. 20

21 Nesta janela colocaremos a matricula do servidor no campo Matricula Servidor, apenas os primeiros 6 dígitos, como exemplo utilizamos No campo Tipo do arquivo deve-se selecionar TIFF, Tipo de Conteúdo selecione Documento de imagem típico, e no campo Arquivo, clique em Browse (procurar). Nesta tela iremos localizar as imagens ou arquivo TIFF correspondente ao servidor que desejamos cadastrar. Selecione as imagens e clique em ABRIR. Irá retornar a tela de importação. 21

22 Agora clique em importar. Irá aparecer a tela abaixo, nela podemos escolher duas opções: Importação concluída ou Criar uma nova pasta. Neste momento vamos clicar em Importação concluída, pois fizemos apenas 50% do trabalho. Ao clicar em OK, teremos a tela de inicio em nosso navegador, clique em Procurar, DOCUMENTACAO SERVIDORES, no campo matricula digite a matricula correspondente ao servidor cadastrado e clique em Procurar, teremos a resposta abaixo. 22

23 Nota-se que o diretório criado só possui a matricula do servidor, agora precisamos indexar o restante dos atributos. Para isso selecione o ícone e no combo-box de opções selecione Editar atributos do item, como a imagem abaixo: Irá abrir uma nova janelas com todos os campos de indexação em branco para preenchermos com as informações necessárias. Após digitar tudo é só clicar em Atualizar, e pronto. 23

24 É só clicar em atualizar na pagina de resposta e verificar se tudo esta correto.. 24