Relatório Anual de Actividades 2008

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1 Relatório Anual de Actividades 2008 DIVISÃO DE GESTÃO DE RECURSOS DIRECÇÃO REGIONAL DE AGRICULTURA E PESCAS DO NORTE MARIA JOSÉ QUINTÃO 1

2 Índice Enquadramento Alinhamento Estratégico dos Objectivos Apreciação quantitativa Mapa estratégico da DGR Justificação dos desvios Auto-avaliação da Unidade Orgânica Apreciação quantitativa e qualitativa dos resultados alcançados de eficácia, eficiência e qualidade Actividades desenvolvidas mas não previstas no plano e resultados alcançados Resultados obtidos na gestão de recursos humanos, financeiros e materiais Prestação para os resultados globais da DRAP - Norte Avaliação do sistema de controlo interno Descrição dos mecanismos de participação e auscultação dos clientes internos e externos Grau de realização do plano de formação da Unidade Orgânica tendo em conta as necessidades de desenvolvimento das competências individuais Conclusões prospectivas e actuação futura

3 1. Enquadramento A execução do plano de actividades da para 2008, no quadro da actual Direcção, inicia-se em Junho de 2008, com a alteração do Chefe de Divisão e enquadra-se numa estratégia de mudança baseada numa metodologia de trabalho em equipa por áreas de actuação sustentada pela centralização da gestão administrativa em sistemas de informação, de modo a obter informação de gestão para apoio à decisão. A estratégia da DGR focalizou-se em dois vectores estratégicos, a saber: implementar um sistema de controlo interno e assegurar o controlo da execução orçamental e patrimonial com economia eficiência e eficácia. Neste sentido os objectivos operacionais foram orientados para a reengenharia de processos, tendo em vista a sua normalização, desmaterialização e redução de custos de contexto, tendente à criação da estrutura de base ao controlo de gestão de recursos humanos, orçamental e patrimonial e bem assim à prestação de contas. Foi dado grande enfoque ao acompanhamento e controlo dos serviços periféricos quanto à aplicação das normas internas instituídas e bem assim quanto à respectiva execução orçamental da despesa e receita, tendo em vista a criação de indicadores de desempenho orçamental, e melhorar a eficiência na execução orçamental. No decurso da actividade da DGR, em 2008, foram ainda implementados dois diplomas estruturantes nos seguintes domínios: da contratação pública, com a alteração do procedimento de formação de contratos de aprovisionamento público e da reforma da gestão de recursos humanos, adoptando um novo modelo de planeamento de RH de acordo com as necessidades efectivas do serviço (mapas de pessoal), o que se traduziu num esforço adicional que originou alguns desvios à estratégia definida. 3

4 2. Alinhamento Estratégico dos Objectivos O alinhamento estratégico dos objectivos foi desenvolvido tendo em consideração o QUAR definido para a DRAPN, o mapa estratégico da DSAGR, e bem assim a envolvente interna e externa da DGR, explicitado sumariamente no seguinte quadro: OBJECTIVOS OPERACIONAIS DGR DSAGR QUAR Proceder à inventariação de 90% a 100% dos bens da DRAPN Aumento do peso das receitas próprias no orçamento de funcionamento da DRAPN Proceder à normalização e desmaterialização de processos administrativos OBJ1 IND1 OBJ2 IND2 OBJ2 IND2 OBJ4 IND10 OBJ3 IND3 IND4 OBJ3 IND5 IND3 IND12 OBJ3 OBJ6 IND6 IND4 IND13 IND7 OBJ1 Garantir a implementação e aplicação dos procedimentos instituídos para os processos administrativos OBJ4 IND8 OBJ1 IND9 OBJ1 IND1 Monitorizar e avaliar a execução orçamental das UO, trimestralmente OBJ5 IND10 OBJ1 Conforme se pode verificar, decorrem directamente do QUAR, dois objectivos a operacionalizar integralmente pela DGR, para os quais foram estabelecidos 3 indicadores de medida. Dos restantes objectivos fixados pela DGR, apenas um não concorre directa ou indirectamente para os objectivos superiormente estabelecidos pela DSAGR. O Objectivo 3 foi alinhado horizontalmente com a DSIC, através da criação de sistemas de informação e envolve toda a estrutura interna, serviços e trabalhadores. 4

5 3. Apreciação quantitativa 3.1. Mapa estratégico da DGR 5

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7 3.2. Justificação dos desvios OBJ 1 - PROCEDER À INVENTARIAÇÃO DE 90% A 100% DOS BENS DA DRAPN Os bens da DRAPN encontram-se inventariados em dois sistemas distintos: Sistema JEDI, onde estão inventariados os bens dos serviços sedeados na Região de Trás-os-Montes e sistema Primavera, onde estão inventariados os bens dos serviços sedeados na Região de EDM. Foram ainda inventariados os bens para abate e os bens a disponibilizar pela DRAPN não necessários à prossecução das suas actividades. No âmbito do presente objectivo, a inventariação dos bens da DRAPN está efectuada, no entanto pretende-se ir mais além e centralizar toda a informação num único sistema informático, localizando os bens de acordo com a estrutura da DRAPN. Actividades desenvolvidas e não previstas Para este efeito, foram desenvolvidas as seguintes actividades: Instalação e implementação do sistema Gestão do Património da Secretaria-Geral; Estruturação da tabela de edifícios Desenvolvimento de uma metodologia de migração de dados faseada por aplicação: migração numa primeira fase dos dados do Sistema Primavera, e numa 2ª fase dos dados do sistema JEDI. Esta opção deve-se ao facto de o sistema primavera estar formulado na mesma linguagem do sistema da Secretaria-Geral, o que não acontece com o sistema da JEDI. Para o desenvolvimento da 1ª fase, foi solicitado aos serviços do EDM a actualização do Inventário, remetido em 2007, face às constantes alterações de localização de Património. Esta actualização reflecte já a afectação à nova estrutura, havendo depois que proceder à equivalência dos bens da estrutura antiga à nova estrutura; O processo de Migração de dados depende do apoio da DSIC, pelo que será programado para 2009, no âmbito dos respectivos planos de actividade, após o qual será dado início à valoração de bens que vierem a ser identificados com valor residual. OBJ 2 - AUMENTO DO PESO DAS RECEITAS PRÓPRIAS NO ORÇAMENTO DE FUNCIONAMENTO DA DRAPN O resultado obtido neste objectivo (variação de 20%), reflecte o investimento da DGR no processo de arrecadação da receita, traduzido no aumento significativo do peso da receita no orçamento da DRAP, contribuindo assim directamente para a superação do objectivo 4 do QUAR. Com efeito, foi dado um passo gigantesco no controlo da arrecadação da receita, com o sistema de implementação de vendas a dinheiro, aumentando a eficiência do processo de arrecadação (desenvolvimento no objectivo 3 da DGR); 7

8 Ao nível da despesa, foi concretizado o lançamento de procedimentos agregados de aquisição de bens, criando economias de escala, nos domínios da aquisição de peças, bens alimentares, produtos laboratoriais, economato e produtos de higiene e limpeza. De referir ainda que durante o exercício de 2008, foram assumidos, por conta do orçamento da DRAPN, encargos com o pessoal de SME, abrangido pela providência cautelar, e bem assim com a actividade do Controlo (SUC), sem qualquer contrapartida em receita. Este objectivo foi avaliado tendo em consideração os balancetes extraídos do Sistema SIC, de acordo com os seguintes pressupostos, devendo ser aferido junto do Gabinete de Planeamento a métrica utilizada: Orçamento de Funcionamento: Orçamento final executado na Fonte de Financiamento 111 Receitas Gerais e fonte de Financiamento 123 Receita com transição de Saldos. Receita própria arrecadada, classificada na Fonte de Financiamento 123 P000/M000 Correcção da receita arrecadada em 2007, relativa ao SUC, transferida pelo IFAP/INGA, atendendo a que em 2008, mantêm-se a referida actividade sem qualquer contrapartida em receita. Correcção da despesa realizada em 2008, deduzindo os encargos com o pessoal de SME abrangido pela providência cautelar, previstos no orçamento da Secretaria-Geral do MADRP. No âmbito das iniciativas desenvolvidas pela DGR, salienta-se: Ao nível da receita, foi dado um passo gigantesco no controlo da arrecadação da receita, com o sistema de implementação de vendas a dinheiro, aumentando a eficiência no processo de arrecadação (desenvolvimento no objectivo 3 da DGR); Ao nível da despesa, foi concretizado o lançamento de procedimentos agregados de aquisição de bens, criando economias de escala, nos domínios da aquisição de peças, bens alimentares, produtos laboratoriais, economato e produtos de higiene e limpeza. OBJ 3 - PROCEDER À NORMALIZAÇÃO E DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS IND 3 - Registos e movimentos efectuados no sistema de gestão de viaturas Para efeito do presente indicador considero atingido o resultado proposto (85%), o qual deverá ser avaliado, nas seguintes vertentes: Base de dados de apoio à gestão de viaturas No âmbito do presente processo, encontram-se registadas no sistema todas as viaturas da DRAPN, respectiva afectação e bem assim todos os processos associados (via verde, cartões de combustível, seguros) 8

9 Sistema de registo de movimentos Para registo dos movimentos das viaturas no SGV (mapa mensal de utilização de viaturas) foi solicitado à Secretaria-geral do MADRP, a implementação de funcionalidades adaptadas à realidade da DRAEDM, designadamente a criação de passwords de acesso às UO periféricas para introdução dos movimentos relativos às viaturas que lhe estão afectas. Atendendo a que a referida pretensão não foi atendida a centralização na DGR de todos os movimentos veio a demonstrar-se inviável, quer pelo volume de movimentos quer pelas limitações do sistema, face a realidade da DRAPN. Sistema de contabilização de custos Relativamente aos custos com reparações, entendeu-se, juntamente com a DSIC, operacionalizar as aplicações das oficinas e eventualmente, caso se justifique, importar essa informação directamente dos sistemas das oficinas para o sistema gestão de viaturas. A vantagem deste procedimento reside na possibilidade de concentrar todos os custos da viatura num sistema e por conseguinte obter a informação integral por viatura. Nesta medida os custos continuaram a ser centralizados no Sistema SIGF. Em 2009, a DGR, com a colaboração da DSIC irá operacionalizar as aplicações das oficinas com recursos internos. IND 4 - Elaboração de um manual no âmbito do novo código da contratação pública Foi concretizada a elaboração do manual referido, composto pelos seguintes módulos processuais: a) Normativo interno no âmbito do levantamento e manifestação de uma necessidade; b) Desenvolvimento do Modelo para os Ajustes Directos Simplificados (ADS) e respectiva tramitação e circuitos c) Desenvolvimento da ficha de caracterização dos restantes procedimentos (Ajuste Directo, Concurso) e das minutas e complemento das fases previstas na ficha de caracterização, tendente à elaboração de um guia de trabalho e ao conhecimento a todo tempo do andamento de cada procedimento. IND 5 - Desmaterialização de processos individuais No âmbito do presente processo foram desenvolvidas as seguintes actividade: a) Definição do conceito de desmaterialização para o ano de 2008; b) Identificação da plataforma a utilizar, GESCOR, e das coordenadas para a sua utilização; c) Desmaterialização do registo Biográfico 9

10 d) Elaboração do normativo relativo à utilização da plataforma GESCOR: Estrutura e circuitos físicos e electrónicos dos documentos a desmaterializar. e) Introdução no sistema GESCOR de 16% de processos individuais desmaterializados de acordo com o normativo apresentado IND 6 - Desmaterialização do processo de receita Este processo encontra-se integralmente desmaterializado. Os serviços estão a operar a 100% no sistema de vendas a dinheiro on line, tendo-se desenvolvida uma funcionalidade no referido sistema para a introdução das VD manuais, emitidas por força da ausência de rede nas ETAL ou em situações de emergência. Apesar dos constrangimentos detectados e ultrapassados ao longo do processo, uma vez que o sistema foi testado em tempo real, a implementação deste sistema constitui um factor de sucesso inegável, tendo-se criado uma cultura de rigor com resultados evidentes na eficiência do processo de arrecadação de receita. OBJ 4 - GARANTIR A IMPLEMENTAÇÃO E APLICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS INSTITUÍDOS PARA OS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS IND 7 Relatório mensal do processo vendas a dinheiro Foi criado um para o reporte de problemas e resposta às questões levantadas pelo sistema, tendo-se, face ao volume de mensagens recebidas, quer por esta via, quer por telefone, implementado uma ficha de ocorrências, que reflecte a data e descrição da ocorrência a proposta de resolução e a data em que foi respondida/ solucionada. Assim o reporte da implementação do sistema e as propostas eram feitas sistematicamente, pelo que se torna difícil quantificar o resultado. Nesta medida face à métrica estabelecida considero que superei o objectivo, tendo reflectido no QUAR o resultado 10. IND 8 Relatório mensal do processo Aquisição de bens e serviços Tal como referido no indicador anterior o reporte da implementação do sistema era feito em tempo real, medido pelo nº de Levantamentos de necessidade realizados através do GESCOR, não tendo sido aceites LN formulados por outra via. Assim, tendo em consideração a implementação do sistema com sucesso a 100% e face à métrica estabelecida, considero este objectivo superado, pelo que atribuo o resultado de 10. IND 9 Relatórios por visita Acções de acompanhamento Foram realizadas 5 visitas de acompanhamento aos serviços da Divisão de Experimentação, com resultados muito relevantes na detecção de constrangimentos e deficiente aplicação dos normativos instituídos, possibilitando a intervenção nesses domínios. 10

11 Foram ainda desenvolvidas, no âmbito do presente objectivo, as seguintes actividades não previstas: a) 2 Acções de formação relativas aos acidentes em serviço b) 2 Acções de formação relativas à área financeira e patrimonial, OBJ 5 - MONITORIZAR E AVALIAR A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DAS UO, TRIMESTRALMENTE A avaliação da execução orçamental das UO foi conseguida através da implementação da contabilidade analítica na DRAPN, criando critérios de imputação das despesas indirectas às UO e centralizando todos os custos num sistema de gestão integrada (SIGF) acessível aos dirigentes, através da atribuição de passwords por UO, para acompanhamento da respectiva execução orçamental. Neste âmbito foram realizados três relatórios, reportados a Junho/2008, a Setembro de 2008 e a Dezembro de 2008, este último com a inclusão de todos os custos da DRAPN. Dos referidos relatórios poderão ser extraídos diversos indicadores, pelo que face à métrica estabelecida considerei este objectivo superado, reflectindo no QUAR 6 indicadores estabelecidos. Estão assim criadas as condições para se atribuir em 2009 plafonds orçamentais às UO para gestão das respectivas despesas de funcionamento e apuramento de responsabilidades ao nível da gestão financeira da DRAPN. 4. Auto-avaliação da Unidade Orgânica 4.1. Apreciação quantitativa e qualitativa dos resultados alcançados de eficácia, eficiência e qualidade O resultado alcançado pela DGR, 142%, corresponde à avaliação real e rigorosa do desempenho deste serviço face às metas traçadas, muito ambiciosas, tendo em consideração o contexto de reestruturação de processos e sistemas de informação a par da implementação da reforma administrativa de gestão de recursos humanos. Assim, os resultados obtidos pela DGR ao nível da eficiência e qualidade reflectem efectivamente a orientação deste serviço para a intervenção na qualidade e eficiência dos processos administrativos e do controlo de gestão Actividades desenvolvidas mas não previstas no plano e resultados alcançados Este item foi desenvolvido no ponto 3, para cada objectivo, destacando-se: Ao nível da gestão de Recursos Humanos, a implementação da LVCR- lei de vínculos carreiras e Remunerações e o Contrato de Trabalho em Funções Públicas, e bem assim a alteração do 11

12 programa de gestão de RH, por imposição da Secretaria-Geral do MADRP, implementado num mês em tempo real. Ao nível da Gestão de aprovisionamento, a implementação do novo código de contrato de trabalho em funções públicas, a partir de Junho de Resultados obtidos na gestão de recursos humanos, financeiros e materiais RECURSOS HUMANOS Os RH da DGR demonstrarem estar à altura dos desafios propostos, intervindo com qualidade quer nas tarefas programadas quer na implementação de novas actividades por força da reforma administrativa implementada em Para este facto contribuiu a baixa taxa de absentismo, reflectida no diferencial entre os RHP e RHE. RECURSOS MATERIAIS Os recursos materiais disponíveis, designadamente os recursos informáticos vieram a demonstrarse desajustados às actividades desenvolvidas. Com efeito, face ao elevado nº de aplicações de gestão instaladas nos periféricos dos diversos utilizadores, estes vieram a demonstrar-se pouco eficientes, originando desperdício de tempo de trabalho. RECURSOS FINANCEIROS Os recursos financeiros, avaliados no contexto orçamental da DRAPN, vieram a revelar-se suficientes para o funcionamento do serviço. No Contexto analítico da Unidade Orgânica da DRAPN, não foram previamente definidas ao nível da gestão estratégica a tipificação das actividades a desenvolver pela DRAPN, impedindo a sua medição e avaliação. De salientar também que não existe um sistema de informação para monitorizar a execução financeira ao nível da actividade. Ao nível da actividade desta UO e no âmbito do vector estratégico: implementar um sistema de controlo interno, foi desenvolvido um sistema analítico de imputação de custos às UOs, que permite avaliar a execução financeira relativa à actividade global de cada serviço. Este sistema, decorreu de forma experimental no ano de 2008, estando actualmente implementado a 100%. Assim, no âmbito da actividade global da DGR, a execução financeira está sobreavaliada, atendendo a que, na fase experimental, lhe foram imputados custos de outras UO, relativos à reparação de viaturas, combustível e requisições ao armazém. 12

13 Prestação para os resultados globais da DRAP - Norte Considerando o alinhamento estratégico referido no ponto 1,a DGR contribuiu directamente para os resultados obtidos nos objectivos: Aumento do peso das receitas próprias no orçamento de funcionamento da DRAPN Proceder à normalização e desmaterialização de processos administrativos; Os resultados alcançados foram claramente positivos, destacando-se a implementação do sistema de vendas a dinheiro que permitiu monitorizar e intervir no processo de cobrança da receita aumentando as receitas arrecadadas pela DRAPN e por conseguinte o seu peso no orçamento de funcionamento da DRAPN (Objectivo 4 do QUAR) Avaliação do sistema de controlo interno As fontes de verificação dos indicadores de desempenho dos objectivos formulados pela DGR foram claramente definidas e identificadas permitindo a monitorização sistemática dos indicadores de desempenho. Foram ainda elaborados 2 relatórios de avaliação intercalar da DGR Descrição dos mecanismos de participação e auscultação dos clientes internos e externos Os clientes da DGR são maioritariamente clientes internos, pelo que a auscultação e participação dos mesmos revela-se no cumprimento dos normativos internos instituídos bem como nas reclamações e recomendações proferidas quer através dos sistemas de circulação de informação interna quer através das reuniões periódicas promovidas por iniciativa da DGR/Serviço e Direcção Grau de realização do plano de formação da Unidade Orgânica tendo em conta as necessidades de desenvolvimento das competências individuais A formação da DGR, por força do plano de formação interno estabelecido para a DRAPN, orientou a formação dos respectivos trabalhadores para os cursos propostos no plano de formação da DRAPN, designadamente nos domínios da informática e ciências sociais em detrimento das reais necessidades designadamente às áreas de contabilidade orçamental, patrimonial e analítica, de gestão de recursos humanos na vertente de aplicação dos novos diplomas estruturantes e no domínio da contratação pública Conclusões prospectivas e actuação futura Os objectivos fixados e alcançados em 2008, constituem a estrutura de funcionamento da DGR, que permitirão desenvolver os objectivos de médio prazo e a estratégia definida, a saber: Consolidação do processo de arrecadação das vendas a dinheiro, aumentando o respectivo peso no orçamento da DRAPN; 13

14 Consolidação do sistema analítico de gestão, permitindo extrair indicadores fiáveis para a avaliação orçamental das estruturas flexíveis e dos custos directos e indirectos; Aumentar o grau de satisfação dos clientes internos, melhorando os circuitos de informação e a redução dos prazos de resposta. Monitorizar e avaliar a gestão de Recursos Humanos em função do mapa de pessoal tendente ao apuramento dos RH necessários por Estrutura Flexível. A estratégia definida tem como principais condicionantes a dependência de duas Unidades Orgânicas, nos seguintes domínios: Desenvolvimento de sistemas de informação - Considerando a ausência de um sistema integrado de gestão e sistemas individualizados desajustados da realidade da DRAPN a estreita colaboração da DSIC, consubstanciada no alinhamento estratégico da DSAGR tem tido resultados muito positivos, havendo no entanto muito trabalho a desenvolver pela DSIC, face aos objectivos a que esta Divisão se propôs alcançar. Planeamento estratégico das actividades da DRAPN - Considerando o ciclo de gestão, torna-se absolutamente indispensável a articulação do plano de actividades elaborado pela Divisão de planeamento ao orçamento da DRAPN e correspondente mapa de pessoal. 14