Modelo para Governança, Gestão de Riscos e Processos. Gabriela Musse Branco Joana Siqueira de Souza

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1 Modelo para Governança, Gestão de Riscos e Processos Gabriela Musse Branco Joana Siqueira de Souza

2 Contexto Instrução Normativa MP/CGU nº 01/2016 e do Decreto de Novembro de 2017: controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo Federal Principais frameworks de governança apresentam a gestão de riscos e a gestão por processos como um dos seus principais componentes A UFRGS vem implementando a filosofia BPM desde 2012 Plano de Gestão : Ação Estabelecer diretrizes e implementar a gestão de riscos Ação Estruturar a área de Governança Pública 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

3 Método de Trabalho Objetivo: elaborar o modelo de gestão de riscos da UFRGS Especialista em gestão de riscos Escritório de Processos Departamento de Gestão Integrada Auditoria Interna Divisão de Planejamento e Controle de Aquisições Objetivo: propor uma estrutura de governança e controle e realizar diagnóstico da maturidade das práticas Especialista em Governança Pública Membros da PROPLAN GT Riscos GT Governança Modelo para governança e gestão de riscos baseado em processos Os processos são o elemento central da organização e integram os demais elementos como sistemas de informação, recursos humanos, riscos, dados, infraestrutura, entre outros [Dumas et al. 2013] 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

4 Modelo de governança, gestão de riscos e processos

5 Instituído em 11/01/18 Atribuições: definir diretrizes de governança, gestão de riscos e controles frente a novos requisitos da instituição e da legislação priorizar e acompanhar a implantação das medidas, dos mecanismos e das práticas organizacionais de governança aprovar os instrumentos que regulam as práticas organizacionais e contribuam para a implementação dos princípios e das diretrizes estabelecidos nesta política administrar possíveis conflitos que surgirem entre os demais agentes da estrutura demandar análises e participação do Conselho Consultivo de Gestão no processo de governança, gestão de riscos e controles instituir os grupos de processos (GP) Ações realizadas: Avaliação, considerações e aprovação da versão final da Política de Governança, Gestão de Riscos e Controle da UFRGS Definição das dimensões de impacto utilizados para priorização dos riscos estratégicos da Universidade Validação do questionário de Governança Pública submetido ao Tribunal de Contas da União 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

6 Composto pela alta gestão da Universidade Atua sob demanda do CGRC Pelo conhecimento e posição de seus membros (principais gestores da administração central), este conselho tem por objetivo dar suporte às principais discussões do CGRC Ações realizadas: Identificação dos riscos estratégicos Validação dos macroprocessos 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

7 Gestão de Riscos Risco: efeito da incerteza nos objetivos - evento que gera um impacto e tem uma probabilidade de ocorrência Estratégicos Projetos Processos Riscos Institucionais 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

8 Riscos Estratégicos Oficina para definição de riscos estratégicos Julho 2018 Público-alvo: Conselho Consultivo de Gestão Objetivo Geral: Identificar e analisar os riscos estratégicos da Universidade Objetivos Específicos: apresentar os macroprocessos da Universidade; alinhar o conhecimento sobre gestão por processos e gestão de risco 61 Riscos 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

9 Riscos Estratégicos Revisão do riscos da oficina (GT) Reuniões por macroprocesso 1) Objetivo do macroprocesso 2) Identificação/revisão dos riscos 12 reuniões em out/nov 122 Riscos Consolidação (GT) 75 Riscos Avaliação CGRC Matriz de Riscos 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

10 IMPACTOS - FINALISTÍCOS IMPACTO - APOIO FORMAÇÃO DE PESSOAS PRODUÇÃO DE CONHECIMENTO E DA CULTURA CONTRIBUIÇÃO AO BEM ESTAR SOCIAL E AMBIENTAL CONTRIBUIÇÃO AO DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO SUSTENTAÇÃO FINANCEIRA INSTITUCIONAL QUALIDADE DO AMBIENTE DE TRABALHO DE SERVIDORES E ALUNOS 5. Muito alto impacto sobre a qualidade ou volume (>15%) 5. Muito alto impacto sobre a qualidade ou volume (> 15%) 5. Muito alto impacto sobre a qualidade ou volume (> 15%) 5. Muito alto impacto sobre a qualidade ou volume (> 15%) 5. Muito Alto: Perdas anuais de mais de R$ ,00. (>0,5% do LOA) 5. Muito alto impacto sobre a qualidade ou volume (> 15%) 4. Alto impacto sobre a qualidade ou volume (10 a 15%) 4. Alto impacto sobre a qualidade ou volume (10 a 15%) 4. Alto impacto sobre a qualidade ou volume (10 a 15%) 4. Alto impacto sobre a qualidade ou volume (10 a 15%) 4. Alto: Perdas anuais entre R$ ,00 e R$ ,00. (0,1-0,5% do LOA) 4. Alto impacto sobre a qualidade ou volume (10 a 15%) 3. Médio impacto sobre a qualidade ou volume (5 a 10%) 3. Médio impacto sobre a qualidade ou volume (5 a 10%) 3. Médio impacto sobre a qualidade ou volume (5 a 10%) 3. Médio impacto sobre a qualidade ou volume (5 a 10%) 3. Médio: Perdas anuais entre R$ ,00 e R$ ,00. (0,03-0,1% do LOA) 3. Médio impacto sobre a qualidade ou volume (5 a 10%) 2. Baixo impacto sobre a qualidade ou volume (1 a 5%) 2. Baixo impacto sobre a qualidade ou volume (1 a 5%) 2. Baixo impacto sobre a qualidade ou volume (1 a 5%) 2. Baixo impacto sobre a qualidade ou volume (1 a 5%) 2. Baixo: Perdas anuais entre R$ ,00 e R$ ,00. (0,01-0,3% do LOA) 2. Baixo impacto sobre a qualidade ou volume (1 a 5%) 1. Muito baixo impacto sobre a qualidade ou volume (< 1%) 1. Muito baixo impacto sobre a qualidade ou volume (< 1%) 1. Muito baixo impacto sobre a qualidade ou volume (< 1%) 1. Muito baixo impacto sobre a qualidade ou volume (< 1%) 1. Muito Baixo: Perdas anuais até R$ ,00. (<0,01% do LOA) 1. Muito baixo impacto sobre a qualidade ou volume (< 1%) PROBABILIDADE DE OCORRÊNCIA: POSSIBILIDADE DE OCORRÊNCIA DO EVENTO DE RISCO. POSSIBILIDADE DE CONTENÇÃO: CAPACIDADE DE CONTER O RISCO CASO OCORRA. 1 - Remota 2 -Muito baixa 3 -Baixa 4 -Moderada 5 - Alta 1 - Muito alta 2 - Alta 3 - Média 4 - Baixa 5 - Muito baixa

11 SOCIEDADE Gestão por Processos Estratégia Pessoas Sistemas TI Processos de Negócio Produtos Serviços Gerar Valor Riscos Infraestrutura Recursos Financeiros 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

12 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

13 Grupo de Processo Finalidade Gerenciar, melhorar e prestar contas sobre o desempenho do macroprocesso e dos processos que os compõe Composição gestores do processo analista de processo analista de risco analisa de negócio (TI) atores representativos do processo Produtos Documentação do Processo Indicadores Processo - monitoramento Riscos do Processo Ações de Melhoria 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

14 Coordenador Gestores do Processo Representantes das Unidades Analistas de Processos Analistas de TI Analistas de Risco Grupo de Processo Suprimentos Luis Roberto Macedo - PROPLAN Alice Schaffer da Rosa GERTE Alfredo Luiz Mosena NUDECON Angela Maria Severo Lerina - DELIT Evandro Luís Bobsin DELIT Fernanda De Latorre Fortunato - DELIT Genisa Couto da Silva - SUINFRA Helena Maria Franck da Rocha - PROPG Jacir da Silva Mendonça - DEPATRI Ludymila Schulz Barroso - PRAE Maria Rita Jardim Hennigen - DELIT Tarço da Costa dos Santos SEC Paula Alexandra Linn - Faculdade de Medicina Camila Pergoraro Escola de Engenharia Edison Schwarz de Melo - Instituto de Química João Francisco da Fontoura Vieira Priscilla Freire dos Reis Pontes Mariana Kegler Lorentz Matheus dos Reis Lohmann Anderson Luis Walker Amorin Joana Siqueira de Souza 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

15 Etapas do GP 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

18 Sistemas Sistemas de informação (internos e externos) utilizados para execução do processos Legislação Normativas (internas e externas) que regem o processo Modelos de Processos Processos já modelados, tanto pelo EP como pelo próprio gestor Ações em andamento Projetos de melhoria do processo em fase de implantação 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

19 Identificação dos Riscos NOME DO RISCO: Risco de sofrer processo e/ou não responder adequadamente Risco de sofrer recurso administrativo Risco de escolha inadequada da modalidade de licitação Risco de interromper o contrato Risco de planejar errado Risco do processo não ser executado conforme padrão estabelecido Risco de insucesso na compra Risco de orçamento I mprev isív el Risco de orçamento ser insuficiente Risco de crise econômica Risco de alterações normativ as Risco de má conduta na execução do processo intencional ou não Risco de falha na comunicação interna Risco de inv asão do sistema Risco de queda do sistema TIPOLOGIA DO RISCO Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Econômico Econômico Econômico Político Recursos Humanos Recursos Humanos Tecnologia Tecnológico 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

20 Priorização dos riscos: Orçamento Imprevisível Insucesso na compra INTERRUPÇÃO DE CONTRATO 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

21 Índice de fracionamento de despesa - capital Índice de fracionamento de despesa - custeio compra de itens que tem "dono"(gerente de contrato/ata) Notificações pelos órgãos de controle (nº de apontamentos por ano) compras fora do plano (%QT) compras fora do plano (%R$) esforço de replanejamento (qt de mudança em cada planejamento) % de licitações refeitas (com estratificação) Nº de licitações canceladas/fracassadas/desertas % itens cancelados % por modalidade de licitação no ano tempo da licitação tempo do processo todo % licitação dentro do prazo Índice entre R$ referência e o homologado nº de licitantes por licitação % de editais impugnados % itens com características sustentáveis % de contratos/atas de ME/EPP % de participação de ME em licitações % de alimentos adquiridos no Programa de Aquisições de Alimentos 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

22 Levantamento das Causas Causas (Fonte de Risco) Risco (Evento) 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

23 Proposição de Ações 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

24 Priorização de Ações IMPACTO 1 - Melhoria incremental em um ponto do processo 2 - Melhoria incremental de ampla abrangência no processo 3 - Melhoria radical de ampla abrangência no processo TEMPO DE IMPLANTAÇÃO 1 - Acima de 1 ano 2 - Entre 3 meses e 1 ano 3 - Até 3 meses INVESTIMENTO 1 - Envolve recurso financeiro 2 - A ação envolve membros do GP, outros atores do processo + outros setores e/ou desenvolvimento de sistema 3 - A ação envolve membros do GP e outros atores do processo 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

25 Etapas do GP 21/11/2018 Modelo de Governança, Gestão de Riscos e Processos 4º FORPLAD POA

26 Modelo de governança, gestão de riscos e processos

27 Modelo de governança, gestão de riscos e processos Departamento de Gestão Integrada (DGI) Planejamento e Projetos Escritório de Processos Governança e Riscos Indicadores e Análise de Dados

28 Modelo para Governança, Gestão de Riscos e Processos GT Riscos: Anderson Amorin Gabriela Musse Branco Joana Siqueira de Souza João Francisco da Fontoura Vieira Jussara Issa Musse Lívia Maria Sardo Alves Dely Maria Rita Jardim dgi@ufrgs.br Angela Brodbeck - Governança