MANUAL DE ORIENTAÇÃO AO CLIENTE

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1 MANUAL DE ORIENTAÇÃO AO CLIENTE ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL RAJA LTDA.

2 I - INTRODUÇÃO Este manual tem como objetivo orientar ao cliente quanto aos procedimentos realizados por nossa empresa, para que todos tenham conhecimento de nossas rotinas e do trabalho que desenvolvemos para sua empresa. Os processos que devemos executar são aqui descritos com o conteúdo generalizado, para todas as atividades econômicas e podem ser alterados conforme a legislação. Em caso de dúvidas e maiores esclarecimentos, estaremos sempre à disposição.

3 II - DEPARTAMENTO DE ATENDIMENTO AO CLIENTE E COMERCIAL A finalidade deste departamento é ser o cliente dentro de nossa empresa, estando aqui para ouvir as demandas dos mesmos, além de ser responsável pela cobrança da documentação a ser entregue, cobrança de mensalidades e ordem de serviços solicitados pelos clientes, assim como captação de novos clientes. 1- Além dos serviços que fazem parte da mensalidade, que constam em cláusula do contrato de prestação de serviços, existem alguns que são considerados extras e serão executados através de Ordem de Serviço (OS) assinadas ou autorizadas, junto a esse departamento. III - DEPARTAMENTO CONTÁBIL O cliente deverá entregar mensalmente ao setor contábil: 1- Duplicatas pagas, enviadas com cópia da nota fiscal a que se refere; 2- Despesas da empresa, constando o nome da empresa e seu respectivo CNPJ, tais como: contas de consumo (água, energia, telefone), aluguel, condomínio, reembolsos, combustível, viagens, alimentação, manutenção e demais despesas referentes ao funcionamento da empresa. Obs.: despesas em nome dos sócios ou de terceiros, ou que sejam para outros fins, a não ser da empresa, não serão contabilizadas; 3- Aquisição de bens (imóveis, veículos, computadores, móveis, entre outros), que devem ser feitas em nome da empresa e seu respectivo CNPJ, e emitida Nota Fiscal da operação ou outro documento hábil. Cupom fiscal não tem validade para Pessoas Jurídicas;

4 4- Controles de reembolso devem constar: data, local da representação, nome do reembolsado, assinatura do responsável pelo reembolso. Comprovantes de despesas de reembolso devem ser emitidos com nome e CNPJ da empresa. Comprovantes em nome de Pessoa Física não serão contabilizados; 5- Extratos bancários de todas as contas correntes e investimentos em nome da empresa; 6- Comprovante de pagamento dos impostos, taxas e contribuições; 7- Comprovantes de recebimentos de receitas que não sejam emitidas por nota fiscal, ex: aluguéis, rendimentos financeiros, entre outros. Orientações: 1- Aquisições realizadas que tenham como comprovante Cupom Fiscal deve ser solicitado emissão de Nota Fiscal pelo contribuinte. O Cupom Fiscal não tem validade fiscal para Pessoas Jurídicas; 2- Orçamentos, ordens de serviço não são documentos fiscais, portanto não podem ser lançadas na contabilidade. Todo lançamento contábil deve ser amparado por documento legal; Através dos lançamentos contábeis, juntamente com os dados importados do departamento fiscal e pessoal, serão gerados Balancetes mensais e o Balanço Patrimonial de sua empresa. Desse resultado será escriturado o Livro Diário e elaboradas as obrigações acessórias impostas pelo Governo, como: DACON, DCTF, SPED CONTÁBIL, DIPJ, DIRF, DMED, DIMOB, SISCOSERV, EFD CONTRIBUIÇOES, FCONT, LALUR, entre outras. Além da apuração dos tributos a serem recolhidos pelos contribuintes, como: IOF, ISS, ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL e demais.

5 IV - DEPARTAMENTO FISCAL O cliente deverá entregar mensalmente ao departamento fiscal: 1- Notas fiscais de entrada: DANFE s referentes à aquisição de mercadorias, ativo imobilizado, material de uso e consumo, remessas, entre outros. OBS.: As notas fiscais recebidas de outros estados deverão ser enviadas ao Departamento Fiscal NO ATO do recebimento pela empresa, para verificação de incidência da substituição tributária do ICMS; 2- XML: arquivo eletrônico referente às notas fiscais de entrada, por e- mail; 3- Notas fiscais de saída: DANFE s, Notas Fiscais de talão modelo 1 e 2, talão série D-1, e redução Z (cupom fiscal); 4- XML: arquivo eletrônico referente às notas fiscais de saída (somente para as DANFE s) e/ ou arquivo TXT CAT 52 (para o cupom fiscal), por ; 5- Notas fiscais de serviços tomados, inclusive quando o prestador for de outro município e ou estado. Obs.: Conforme legislação vigente, o tomador do serviço deverá converter a nota fiscal recebida através de seu login no site da Prefeitura de São Paulo; 6- Notas fiscais de serviços prestados. Através desses documentos serão apurados os impostos e contribuições a serem pagos através de guias em suas respectivas datas de vencimentos, como ISS, NFTS, Simples Nacional, PIS/PASEP, COFINS, IOF, IRRF, IPI, IRPJ, CSLL, ICMS, ICMS-ST, entre outros. Além da elaboração de obrigações acessórias como REDEF, GIA, SPED FISCAL, EFD-CONTRIBUIÇÕES, entre outros.

6 V - DEPARTAMENTO PESSOAL Segue as seguintes instruções para nossos clientes: 1- Para ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS é necessário o preenchimento e envio de: - Ficha de Registro; - Cópias de todos os documentos pessoais, RG, CPF, título de eleitor, PIS, comprovante de endereço, certificado de reservista (somente para homens), caso tenha filhos, certidão de nascimento, caso seja casado, certidão de casamento com RG e CPF do cônjuge; - uma foto 3x 4; - Livro de Registro de Empregados; - CTPS (carteira de trabalho e previdência social). 2- PARA DEMISSÃO: - Data do desligamento; - Motivo; - Tipo de Aviso (trabalhado ou indenizado). Obs.: Prazo para o pagamento das verbas rescisórias: - Aviso trabalhado: no dia seguinte ao término do aviso; - Aviso indenizado: 10 (dez) dias corridos após a comunicação ao funcionário. Existem alguns itens relacionados abaixo que devem ser observados no momento da dispensa, pois ocorre estabilidade: - Retorno de férias; - Retorno de licença maternidade; - Retorno de auxilio doença; - Retorno de acidente de trabalho (01 ano); - Pré-aposentadoria; - Dissídio.

7 Obs.: Os prazos das estabilidades variam conforme a convenção coletiva de cada sindicato. 3- FÉRIAS: - Avisar o colaborador com 30 dias de antecedência; - Data para gozo; - Período de gozo (30 dias ou dias trabalhados); - O pagamento das férias deverá ser efetuado com 02 (dois) dias de antecedência da data de início do gozo das férias. 4- DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO: - Pode ser antecipado o pagamento da primeira parcela junto com as férias; - Primeira parcela tem que ser paga até 30/11; - Segunda parcela tem que ser paga até 20/ ADVERTÊNCIA: - Pode ser aplicada por qualquer falta. Exemplo: atrasos, faltas injustificadas, atitudes indevidas, entre outros; - Deve ser aplicada imediatamente ao fato. 6- SUSPENSÃO: - Pode ser de até 30 dias, após 03 (três) advertências por escrito pelo mesmo motivo; - Em casos extremamente graves, pode-se aplicar a suspensão sem a necessidade de advertência prévia. 7- AFASTAMENTO: - Acidente de trabalho (deve ser comunicado até 23 horas após o acontecido); - Auxílio-doença é a partir do décimo sexto dia de afastamento, com atestado médico. Os primeiros quinze dias são pagos pela empresa; - Licença maternidade (é necessário o atestado da gestante).

8 8- FOLHA DE PAGAMENTO: - As empresas que possuem variáveis a serem digitadas para o fechamento da folha de pagamento, como apontamento dos cartões, faltas, comissões, entre outros, deverão comunicar ao escritório até o dia 26 de cada mês. - Encargos da folha: > GPS - vencimento todo dia 20 > FGTS - vencimento todo dia 07 > DARF - vencimento todo dia 20 > PIS sobre a folha - vencimento todo dia 25 > DARF MP vencimento todo dia 20 Obs.: Todos os encargos acima deverão ser pagos antecipados, quando as datas forem feriados ou finais de semana. 9- PRÓ LABORE DOS SÓCIOS: - É o valor pago a titulo de remuneração; - A remuneração referente ao PRÓ LABORE permite ao sócio a contagem para a aposentadoria, afastamento de auxilio doença e licença maternidade. 10- AUTONÔMOS: - Todo prestador de serviço (pintor, encanador e profissionais liberais) que prestem algum tipo de serviço eventual a empresa. - O pagamento do mesmo deverá ser feito através do recibo de RPA (recibo de pagamento de autônomo). - Este valor deverá ser incluso na folha de pagamento para o recolhimento do INSS.

9 VI - DEPARTAMENTO DE LEGALIZAÇÃO Esse departamento é responsável pela abertura, alterações e cancelamento das empresas. Os documentos necessários para cada etapa dependem do objetivo social de cada empresa, pois é através do objeto social que se fará o enquadramento nos órgãos competentes. É importante ressaltar que, devido à legislação municipal de zoneamento vigente, algumas empresas não podem ser estabelecidas em certas áreas. Portanto, antes de concluir a assinatura do contrato de locação do imóvel é ideal, ir até a prefeitura ou subprefeitura da região, para verificar a questão do zoneamento, bem como a situação do imóvel a ser locado, ou seja, se este está regular junto à prefeitura apresentando documentos como: habite-se ou alvará de conclusão. Uma vez que, estes documentos serão solicitados para o alvará de funcionamento, licença obrigatória para todas as empresas. Para empresas com atividades industriais ou de comércio, deve-se ainda verificar se existe qualquer outra empresa estabelecida no mesmo local onde pretende estabelecer a vossa. Já que, isto pode dificultar e até inviabilizar a constituição da empresa. Para isto, basta ir ao posto fiscal de jurisdição munido do endereço e solicitar a consulta. Verificar ainda a necessidade de licenças prévias junto às prefeituras ou secretaria estadual, bem como licenças diversas dependendo da atividade. 1- Abertura de empresa: registrar o contrato na Junta Comercial ou Cartório, inscrição na Receita Federal, no Estado (se for empresa de serviço, não há necessidade), na Prefeitura, na Previdência Social e no FGTS. Principais documentos necessários: RG e CPF dos sócios (cópia autenticada), comprovante de residência dos sócios (copia simples), capa do IPTU do imóvel (contendo o código de contribuinte; copia simples), contrato de locação ou escritura do imóvel (cópia simples).

10 2- Alteração de empresa: mudanças de sócios, endereço, razão social ou alguma outra cláusula do contrato que for necessário no decorrer da atividade empresarial. O procedimento adotado junto aos órgãos competentes é o mesmo quando da abertura da empresa. Informa-se aos órgãos o que foi alterado e apresenta a documentação competente. 3- Cancelamento da empresa: registro do distrato social no órgão competente e apresentação nos órgãos fiscalizatórios da quitação dos impostos e documentação, como notas fiscais não usadas.

11 VII - DEPARTAMENTO IMPOSTO DE RENDA PESSOA FÍSICA O objetivo deste departamento é a realização anual das declarações de Imposto de Renda Pessoa Física. Para a execução da mesma são necessários os seguintes documentos: 1- Informe de rendimento anual proveniente de vínculo empregatício, aposentadoria, pró-labore, rendimento de aluguel, entre outros; 2- Informes bancários em relação ao ano da declaração, tanto de aplicações, investimentos e conta corrente; 3- Documentação dos dependentes, bem como rendimentos provenientes de trabalho assalariado, estágio, aposentadoria, se for o caso informes bancários, entre outros; 4- Bens e prováveis alterações, aquisições de novos e vendas dos mesmos; 5- Despesas médicas, hospitalares, planos de saúde ou outras áreas da saúde do titular e dos dependentes. Despesas com ensino do titular e dos dependentes, neste caso não são válidos cursos paralelos, como idiomas ou academias esportivas; 6- Outras despesas podem ser informadas, mas não são dedutíveis; 7- Pagamento do INSS de empregado doméstico. Essas informações estão sujeitas a mudança, conforme a legislação.

12 Esperando ter esclarecido e mostrado o nosso trabalho, colocamos alguns dados que são importantes para manter uma relação de produtividade entre o Raja e o cliente. Ficamos a disposição para maiores esclarecimentos e dúvidas. ORGANIZAÇÃO CONTABIL RAJA LTDA.