Balanço do Seminário Gestão de Processos de Contratação Pública. Praia, Dezembro de 2009

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1 Balanço do Seminário Gestão de Processos de Contratação Pública Praia, Dezembro de 2009

2 Índice. Apresentação 3 2. Objectivos pedagógicos 4 3. Destinatários 5 4. Sinopse 6 5. Conteúdos 7 6. Metodologia de Avaliação da Formação 8 7. Resultados da Avaliação 9 8. Conclusões Recomendações 25 2

3 .Apresentação Neste documento reporta-se o balanço da edição do curso GESTÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO PÚBLICA realizado entre 7 e 8 de Dezembro de 2009, nas instalações do Minsitério das Finanças e da Administração Pública, na cidade da Praia. Promovido pela Direcção-Geral do Património e Contratação Pública e financiadas pelo Programa Millenium Challenge Account Cabo Verde (MCA-CV), a formação foi realizadas pela Entidade Formadora MundiServiços Companhia Portuguesa de Serviços e Gestão, Lda. O curso enquadra-se num vasto programa de formação destinado ao desenvolvimento de competências no âmbito da contratação pública, em consequência da publicação da nova legislação e decorrentes procedimentos e práticas organizativas prescritos nos diversos diplomas legais. Em sede de planeamento da formação foram identificados 6 tipos de perfis (destinatários), tendo este curso como destinatários Dirigentes Intermédios e Técnicos Superiores redponsáveis pela gestão e controlo da contratação pública. Participaram na formação 8 Pessoas, oriundas da Administração Pública Central, Forças Armadas e Forças de Segurança 3

4 2.Objectivos pedagógicos O curso teve como objectivo global a transmissão de conhecimentos técnicos sobre o processo de contratação pública. Surge como resposta aos objectivos estratégicos definidos neste domínio e aos desafios técnicos, organizativos, legais e administrativos que a Administração Pública Caboverdiana terá que enfrentar no âmbito do novo sistema de contratação pública. Foram definidos os seguintes objectivos pedagógicos: Saber aplicar as disposições do quadro legislativo Conhecer os principais parâmetros para a definição das estratégias de sourcing Dominar os critérios subjacentes à selecção de modalidades de aquisição Conhecer os direitos e deveres das partes Aplicar instrumentos de monitorização e avaliação dos processos de contratação pública Saber especificar requisitos Definir modelos de avaliação e elaborar relatórios de avaliação de propostas Saber elaborar e negociar contratos Conhecer as decisões e responsabilidades das várias entidades do sistema 4

5 3.Destinatários O curso foi especialmente desenhado para dirigentes e técnicos superiores com responsabilidades em: Gestão dos processos de contratação Elaboração de especificações Definição de modelos de avaliação Elaboração das peças concursais Elaboração e negociação de contratos Prevenção de situações de recurso hierárquico Participação em júris de avaliação de propostas Monitorização dos processos de contratação e avaliação de benefícios Nesta edição participaram dirigentes e técnicos superiores da Administração Pública Central, que virão a integrar as UGA, bem como elementos das Forças Armadas e Forças de Segurança 5

6 4. Sinopse Região N.º Acções N.º Horas N.º Participantes Datas realização Horário Formador Cabo Verde 70x acção 8 07 a 8 de Dezembro de :30 6:30 Dra. Manuela Leamaro Quadro-resumo O nível dos participantes era bastante homogéneo, tendo revelado um interesse acima da média pelos temas abordados 6

7 5. Conteúdos I - O sistema actual da contratação pública A legislação A estrutura organizacional O ciclo de vida dos processos de aquisições A plataforma electrónica II - O modelo actual da contratação pública Entidades adjudicantes Categorias de compra Modalidades de aquisição Princípios do sistema de contratação pública Garantias de qualidade na procura e na oferta III - Etapas do processo de contratação pública Identificação de necessidades Planeamento anual das aquisições públicas Selecção das modalidades de aquisição Pré-qualificação de fornecedores Lançamento do procedimento de aquisição Avaliação dos fornecedores e das propostas Adjudicação e celebração do contrato Reclamações e Recurso IV - Especificação / Avaliação e Negociação A definição de especificações A definição de modelos de avaliação A análise e avaliação das propostas Negociação de contratos V - Controlo e acompanhamento Controlo e acompanhamento de processos VI - O Custeio de aquisições Modelos de custeio VII - Avaliação de investimentos e de benefícios Drivers e objectivos de investimento Estruturação de benefícios VIII - Metodologias de avaliação e benchmarking: Gestão de Benefícios e retorno do investimento Drivers e objectivos de investimento Estruturação de benefícios Benchmarking (conceito e aplicação) 7

8 6.Metodologia de Avaliação da Formação De acordo com o Plano de Formação foram levados a cabo os seguintes níveis de avaliação: Nível da escala de avaliação de KirkPatrick, que corresponde ao questionário de reacção, em torno das entidades participante, formador e entidade formadora e centrado nos seguintes elementos de avaliação: Programa, Material pedagógico de apoio, Desempenho do Formador, Logística /apoio prestado pela entidade formadora, Resultados alcançados com o curso Nível 2 da escala de avaliação de KirkPatrick (Avaliação de conhecimentos) - teste de resposta múltipla com o objectivo de avaliar o aproveitamento dos participantes e determinar necessidades de intensificação de competências Avaliação ex-ante da transferência de saberes avaliação da percepção dos formandos em relação às condições que devem estar reunidas para uma correcta e eficaz aplicação dos saberes adquiridos 8

9 % de Respostas 7. Resultados da Avaliação 7. Avaliação de Reacção Programa A maioria dos participantes considerou estar totalmente satisfeita, demonstrando ajustamento das necessidades e expectativas em termos de objectivos de aprendizagem. Programa Bastante Insatisfeito Insatisfeito Satisfeito 0 Bastante Satisfeito Totalmente Satisifeito Não Respondeu 0 Interesse e pertinência dos objectivos Adequação do Programa aos objectivos 9

10 % de Respostas Material Pedagógico No que diz respeito a este item, a avaliação oscilou entre o bastante satisfeita e o totalmente satisfeito, indicando adequação de material, qualidade da documentação técnica, conteúdos, casos práticos desenvolvidos e meios pedagógicos utilizados. Material Pedagógico Bastante Insatisfeito Insatisfeito Satisifeito 7 6 Bastante Satisfeito Totalmente Satisfeito Não Respondeu Conteúdos apresentados Qualidade documentação Exercícios práticos aplicados Métodos pedagógicos Materiais / equipamento Qualidade e boa utilização meios pedagógicos 0

11 % de Respostas Desempenho do Formador A maioria dos participantes considerou estar totalmente satisfeita com a formadora, principalmente no que diz respeito ao nível de conhecimentos, à capacidade pedagógica/didáctica evidenciada, à metodologia de trabalho e à linguagem utilizada. Desempenho do Formador Bastante Insatisfeito Insatisfeito Satisfeito 0 Bastante Satisfeito Totalmente Satisfeito Não Respondeu 0 O grau de conhecimento Capacidade pedagógica / didáctica Linguagem utilizada Fomento da participação Disciplina e rigor A metodologia de trabalho utilizada

12 % de Reespostas Logística/Entidade Formadora Segundo a apreciação dos participantes, a maioria considera estar bastante satisfeita, o que indicia que foi prestado um bom apoio por parte da entidade formadora. Logistica / Entidade Formadora Bastante Insatisfeito Insatisfeito Satisfeito Bastante Satisfeito Totalmente Satisfeito Não Respondeu 0 Apoio prestado pela entidade formadora durante a formação 2

13 % de Respostas Objectivos/Resultados A maioria dos participantes evidenciou estar totalmente satisfeita, realçando a pertinência do curso para o desempenho das suas funções. Objectivos / Resultados do Curso Bastante Insatisfeito Insatisfeito Satisfeito Bastante Satisfeito 7 Totalmente Satisfeito Série Utilidade do curso para a organização Valor-acrescentado do curso p/ melhoria de funções Valor-acrescentado p/ melhoria do funcionamento da sua organização Objectivos do curso face às expectativas iniciais 3

14 % de Respostas Avaliação Global A média de avaliação foi significativamente positiva, situando ao nível do totalmente satisfeito e do bastante satisfeito Apreciação Global do Curso Bastante Insatisfeito Insatisfeito Satisfeito 6 Bastante Satisfeito Totalmente Satisfeito Não Respondeu Programa Material Pedagógico Deesesempenho do Formador Logística / Esntidaade Formadora Objectivos / Resultados do Curso 4

15 De realçar: A evidência de uma elevada satisfação relativamente aos resultados alcançados com a formação, atestada pela valoração do indicador Cumprimento de Objectivos/Resultados,. Em relação ao Material Pedagógico, os participantes demonstraram ter ficado bastante satisfeitos, facto que atesta a qualidade e pertinência dos materiais. Relativamente ao desempenho do formador os participantes classificaram-no com elevada satisfação, evidenciando a qualidade técnica e pedagógica da formadora que ministrou o curso, Dra. Manuela Leamaro. 5

16 Avaliação da Reacção do Formador O formador avaliou o curso em termos do nível de participação dos formandos, do seu empenho, das dificuldades sentidas e da qualidade de apoio prestado pela entidade formadora. Sistematizam-se algumas conclusões: Grupo empenhado e interessado na temática; Grupo bastante homogéneo, tendo revelado um interesse acima da média pelos temas abordados; Boa qualidade no apoio prestado pela entidade formadora e entidade organizadora antes, durante e após a formação; Nível de participação elevado; A avaliação de conhecimentos dos formandos foi boa, o que demonstra interesse e aproveitamento activo do curso ministrado. 6

17 7.2 Avaliação dos conhecimentos/aptidões dos formandos pelo Formador Participantes António Correia 5 Aprovado Arlindo Borja 6,5 Aprovado com distinção Edna Pinto Tavares 7 Aprovado com distinção Anilda Melo Liliana Cardoso Domingas Cardoso Andrade 4,5 Aprovado José Augusto Teixeira Barros Ribeiro José António Vaz Mendes Pereira Nota Teste Menção 6 Aprovado com distinção 4 Aprovado Marise Oliveira 7,5 Aprovado com distinção Hamilton Dias 3,5 Aprovado José Maria Carvalho Furtado João Pires 5 Aprovado Carlos Tavares 7 Aprovado com distinção Horácio Vieira Diploma de participação Cremilda Carvalho 8 Aprovado com distinção Carla Soares de Sousa 6 Aprovado com distinção Euclides de Pina Diploma de participação José Luís Veiga Silva 3,5 Aprovado 7

18 7.3 Avaliação ex-ante da transferência de saberes A avaliação, que, como referido, esteve centrada na percepção dos formandos em relação às condições que devem estar reunidas para um correcta e eficaz aplicação dos saberes adquiridos, visava apetrechar as entidades responsáveis da Administração Pública com informação sobre eventuais dificuldades e medidas que, no entender dos actores directos, devam ser tomadas para garantir sucesso do programa de reforma do sistema de contratação pública. Foi avaliado o seguinte leque de questões: Experiência pessoal no domínio da gestão de processos de contratação pública Condições organizacionais necessárias para garantir uma correcta execução dos processos de contratação pública Mudanças que é urgente operar para que a intervenção de cada participante em contratação pública seja adequadamente exercida Meios necessários Tópicos programáticos a aprofundar Foram recebidas 3 respostas 8

19 Experiência pessoal no domínio da gestão de processos de contratação pública Foram propostos 4 níveis de experiência, nos quais os participantes se deveriam integrar: Nenhum. Estou a dar os primeiros passos (6) Tenho trabalhado com pessoas que costumam ter a seu cargo processos de contratação pública (3) Nos últimos 3 anos tive algumas experiências profissionais nesta área de intervenção (3) A minha actividade inclui a gestão, organização ou acompanhamento de processos de contratação pública. () Nenhum. Estou a dar os primeiros passos Tenho trabalhado com pessoas que costumam ter a seu cargo processos de contratação pública Nos últimos 3 anos tive algumas experiências profissionais nesta área de intervenção A minha actividade inclui a gestão, organização ou acompanhamento de processos de contratação pública. Quase 50% das respostas recaem no º nível, isto é, sem experiência anterior 9

20 Condições organizacionais necessárias para garantir uma correcta execução dos processos de contratação pública Foi solicitada a indicação de duas condições. As respostas foram agrupadas por tipologia, tendo sido avançadas as seguintes: Encontros entre os membros do sistema da Reforma para troca de experiências () Recursos Humanos formados / capacitados (7) Criação de incentivos de motivação para esta área funcional (2) Condições materiais e instrumentais da Organização, garantes de boa gestão, transparência e imparcialidade nos procedimentos (7) Boa colaboração entre os funcionários (2) Encontros entre os membros do sistema da Reforma para troca de experiências Recursos Humanos formados/capacitados Criação de incentivos de motivação para esta área funcional Condições materiais e instrumentais da Organização, garantes de boa gestão, transparência e imparcialidade nos procedimentos Boa colaboração entre os funcionários De salientar a importância dada à existência de Recursos Humanos capacitados e de condições organizacionais adequadas 20

21 Mudanças que é urgente operar para que a intervenção de cada participante em contratação pública seja adequadamente exercida Foi solicitada a indicação de duas mudanças. As respostas foram agrupadas por tipologia, tendo sido obtidas as seguintes propostas: Criação das UGA (4) Formação e muita prática, com empenho e dedicação () Necessário operacionalizar a estrutura da área de contratação na unidade orgânica () Estágio numa instituição vocacionada [para compras públicas] () Contratação e formação de novos funcionários (2) Sensibilização das entidades adquirentes para os novos processos de contratação pública () 2 4 Criação das UGA Formação e muita prática, com empenho e dedicação Necessário operacionalizar a estrutura da área de contratação na unidade orgânica Estágio numa instituição vocacionada [para compras públicas] Contratação e formação de novos funcionários Sensibilização das entidades adquirentes para os novos processos de contratação pública A criação das UGA constitui na opinião dos participantes a mais importante mudança a implementar 2

22 Meios necessários As respostas foram agrupadas por tipologia, tendo sido avançadas as propostas: Computador e acessórios Computador e acessórios (3) Conhecimentos, informação, meios didácticos e boa tecnologia () Meios humanos (3) Todos () Organização de espaços com equipamentos e materiais de apoio necessários (3) Apoio das Chefias () Conhecimentos, informação, meios didácticos e boa tecnologia Meios humanos Todos Organização de espaços com equipamentos e materiais de apoio necessários Apoio das Chefias 22

23 Tópicos programáticos a aprofundar Modalidades de aquisição As respostas foram agrupadas por tipologia, tendo sido obtidas as seguintes sugestões: 2 Modelos de custeio Modalidades de aquisição (2) Modelos de custeio (4) Gestão de Benefícios () Método FIFO e LIFO () Modelo e processo de avaliação (4) Conhecer melhor a legislação de aquisições públicas de Cabo Verde () Negociação de contratos () Gestão de Projectos () 4 4 Gestão de Benefícios Método FIFO e LIFO Modelo e processo de avaliação Conhecer melhor a legislação de aquisições públicas de Cabo Verde Negociação de contratos Gestão de Projectos 23

24 8. Conclusões Cumprimento dos objectivos O curso foi realizado na íntegra, tendo sido cumprida a carga horária prevista. Adequação de Conteúdos às necessidades dos Participantes O curso foi bem sucedido na medida em que os formandos revelaram uma boa progressão de aprendizagem e demonstraram ter adquirido competências de acordo com os objectivos iniciais. Nível de satisfação observado O nível de reacção dos participantes em relação a cada indicador avaliado (programa, material pedagógico, desempenho do formador, logística/apoio prestado pela entidade formadora e objectivos/resultados alcançados) evidencia clara satisfação. Adequação do curso face às expectativas iniciais Quanto às expectativas dos participantes, considera-se que a formação realizada permitiu desenvolver competências ao nível dos saberes teóricos e práticos e ao nível dos conhecimento técnicos. Balanço Final A apreciação global dos formandos foi bastante positiva, quer no que se refere à qualidade da formação, quer à pertinência da mesma. 24

25 9.Recomendações De natureza organizacional: Criação de função de helpdesk, suportada pela DGPCP, que permita dirimir dúvidas em relação à aplicação da Lei ou a questões de natureza técnica, de forma a assegurar uniformidade de funcionamento da AP no domínio da contratação pública Promoção de encontros de debate, quer por temos, quer de carácter geral, entre técnicos de contratação pública, envolvendo, quando adequado e necessário, o mercado. Estes encontros permitirão acompanhar o estado de implementação do sistema de contratação pública, gerir a diversidade promovendo harmonização e contribuir para a maturidade do mercado De natureza legal: Revisão do quadro legal, de modo a eliminar as contradições existentes Do domínio do aprofundamento do saber: Os temas que deverão ser objecto de aprofundamento prendem-se com: Modelos de Custeio Gestão de Investimentos/Benefícios Modelos e processo de avaliação neste domínio julga-se que o aprofundamento só será eficaz através de formação/acção, em que seja possível utilizar um caso real de contratação em curso. Considera-se, neste contexto, que seria interessante e útil a realização acompanhada de ou 2 processos mais complexos de contratação pública, com a finalidade de dirimir dúvidas, aprofundar conhecimentos e dar confiança às pessoas nas suas próprias capacidades e saberes 25

26 Nota Final Agradecimentos especiais a toda a equipa técnica de formação da, DGPCP que em tudo apoiou a MundiServiços neste projecto. 26

27 20 Anos ao Serviço das Organizações MundiServiços Companhia Portuguesa de Serviços e Gestão, Lda. Rua José Dias Coelho n.º 36 B Lisboa Amina Can Telf.: Fax: amina.can@mundiservicos.pt Site: 27