POLÍTICA SOBRE ASSUNTOS JURÍDICOS ODEBRECHT S.A.

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1 POLÍTICA SOBRE ASSUNTOS JURÍDICOS ODEBRECHT S.A.

2 Política sobre Assuntos Jurídicos da Odebrecht S.A. 1. DEFINIÇÃO OBJETIVO CONCEPÇÕES BÁSICAS ATUAÇÃO ORIENTAÇÕES GERAIS Contratação de serviços jurídicos Formalização e guarda de documentos Recebimento de documentos jurídicos Diligências policiais e judiciárias Representação perante o Poder Judiciário, órgãos de investigação e controle Comunicações ABRANGÊNCIA CIÊNCIA E CERTIFICAÇÃO DISPOSIÇÕES GERAIS...12 Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 2 de 12

3 1. DEFINIÇÃO Entende-se como assuntos jurídicos todos os assuntos de natureza jurídica relacionados às mais diversas áreas e ramos de atuação do direito, que envolvem a viabilização, proteção ou defesa de direitos e bens da Odebrecht S.A. ( ODB ) e a segurança do patrimônio dos seus acionistas. 2. OBJETIVO A Política sobre Assuntos Jurídicos da Odebrecht S.A. (adiante simplesmente denominada de Política sobre Assuntos Jurídicos ) tem o objetivo de estabelecer os princípios gerais e orientações para a condução dos Assuntos Jurídicos na ODB, holding do Grupo Odebrecht, servindo, também, de referência para orientar a elaboração das Políticas sobre Assuntos Jurídicos das Empresas Líderes de Negócios do Grupo, respeitando e observando as respectivas disposições sobre governança, sempre em alinhamento com as concepções e demais conceitos da Tecnologia Empresarial Odebrecht ( TEO ) e demais políticas da holding. Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 3 de 12

4 3. CONCEPÇÕES BÁSICAS Consulte a Política sobre Gestão de Riscos da Odebrecht S.A. Partes Interessadas Formada por acionistas, integrantes, clientes, usuários, sócios, credores, fornecedores, parceiros externos, prestadores de serviço, comunidades de entorno, autoridades, mídia, formadores de opinião, lideranças empresariais, entidades de classe, ONGs, governos e agentes regulatórios e financiadores que podem afetar ou ser afetados pelas nossas atividades, objetivos ou políticas na Odebrecht S.A ou de seus Negócios. O Responsável Jurídico e Governança da ODB tem o papel de zelar pelos bens e direitos da ODB e pela proteção do patrimônio de seus acionistas, com ênfase no fortalecimento dos padrões de conformidade, com atuação independente, ética, íntegra e transparente, sempre orientado pela política sobre governança corporativa, demais políticas da ODB e com as concepções e conceitos da TEO. Os assuntos jurídicos devem ser conduzidos visando: (i) proteger os direitos e bens da ODB, assim como de seus integrantes, inclusive os que exercem atribuições de administradores, no regular exercício de sua função (ii) identificar oportunidades e assegurar a criação de valor aos bens e direitos da ODB, de forma compatível com a tolerância aos riscos, conforme estabelecido na política sobre gestão de riscos da Odebrecht S.A.; (iii) construir relações éticas com as diversas Partes Interessadas; (iv) promover soluções jurídicas sustentáveis; e (v) fortalecer institucionalmente os mercados de atuação da ODB. A preservação do patrimônio tangível e intangível da ODB é fator primordial em todas as avaliações sobre assuntos jurídicos e deve estar voltada ao fortalecimento da reputação e imagem, além da preservação das relações com as comunidades e demais Partes Interessadas. As decisões dos assuntos jurídicos devem estar fundamentadas em análise técnica adequada, em acordo com as regras de cada ordenamento jurídico aplicável. Os possíveis cenários adversos devem ser considerados e ponderados no processo decisório dos assuntos jurídicos, bem como avaliadas as suas potenciais consequências, além de medidas que reduzam a probabilidade de sua ocorrência ou que mitiguem os seus efeitos para a ODB. Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 4 de 12

5 4. ATUAÇÃO A atuação do Responsável Jurídico e Governança deve ser no sentido de buscar efetividade, eficiência, pragmatismo, agilidade, criatividade, aderência à realidade dos negócios, independência, coordenação com os demais responsáveis por áreas da ODB, espírito de servir e habilidade para gerenciar múltiplas Partes Interessadas, devendo ir além do mero aconselhamento jurídico para participar do processo de tomada de decisão empresarial. A condução e gestão de assuntos jurídicos é de competência exclusiva do Responsável Jurídico e Governança, sendo vedado a outro Responsável por área da ODB o desempenho de qualquer atividade de natureza jurídica, tais como assessoria, consultoria, avaliações jurídicas, opiniões legais, elaboração de pareceres, etc. O Responsável Jurídico e Governança deve estar envolvido em todas as fases relevantes do processo de tomada de decisões da ODB, de modo a assegurar a correta avaliação dos riscos jurídicos envolvidos. O foco de atuação do Responsável Jurídico e Governança da ODB está: no apoio aos responsáveis pelas demais equipes da ODB na proteção e defesa dos bens e direitos da ODB, assim como de seus integrantes, inclusive os que exercem atribuições de administradores, no regular exercício de sua função; na identificação dos riscos jurídicos e formulação de medidas preventivas, mitigadoras e/ou corretivas, assessorando e alertando os integrantes envolvidos, acerca dos atos que envolvam aspectos jurídicos e que possam impactar os bens e direitos da ODB no curto, médio e longo prazos; no acompanhamento, prevenção e equacionamento dos assuntos jurídicos que envolvam aspectos negociais, societários, financeiros, fiscais, penais, cíveis e trabalhistas; no gerenciamento do contencioso, de modo a contribuir para a prevenção e solução de conflitos de qualquer natureza, defendendo os interesses da ODB, maximizando os ganhos e minimizando as perdas; Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 5 de 12

6 na representação jurídica da ODB perante o setor público, entidades nas quais a ODB tenha representatividade, bem como, perante os conselhos de administração e demais órgãos das sociedades controladas e coligadas da ODB; no acompanhamento do processo de edição de novas normas (leis, medidas provisórias, decretos, etc.), em qualquer esfera, bem como na consolidação de precedentes jurisprudenciais aplicáveis à ODB; na atualização periódica desta Política e na criação de diretrizes no âmbito da ODB; na adequada aplicação e disseminação desta Política; e na promoção de sinergia entre as equipes jurídicas das Empresas Líderes de Negócio, respeitando as disposições sobre governança de cada Negócio, incentivando a comunicação entre todos, mediante a realização de encontros periódicos entre os Responsáveis por Assuntos Jurídicos da ODB e das Empresas Líderes de Negócio para compartilhamento de experiências, avaliação de advogados externos e discussão de temas de interesse comum. A atuação do Responsável Jurídico e Governança da ODB se dá nas seguintes áreas do Direito, além de outras que possam ser compreendidas dentro do conceito de assuntos jurídicos: Arbitragem; Consultivo; Contencioso; Contratual; Financeiro; Garantias; Governança Corporativa; Penal; Procurações; Propriedade Intelectual; Societário e Fusões e Aquisições (M&A) (Nacional e Internacional); Trabalhista/ Previdenciário; e Tributário Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 6 de 12

7 5. ORIENTAÇÕES GERAIS 5.1 Contratação de serviços jurídicos A contratação de serviços jurídicos é competência exclusiva do Responsável Jurídico e Governança. A contratação de serviços jurídicos deve ocorrer quando, a critério do Responsável Jurídico e Governança ou de demanda fundamentada de empresário da linha ou do conselho de administração, a eficiência e efetividade do apoio jurídico demande o engajamento de terceiros especializados. O processo de contratação de serviços jurídicos deve observar a qualificação técnica, a experiência, a especialização no tema, a reputação do terceiro e o histórico de relacionamento, buscando sempre as melhores referências de mercado e a melhor relação custo-benefício para a ODB. A atuação contenciosa deve ser conduzida, prioritariamente, por meio de advogados externos, sempre escolhidos pelo Responsável Jurídico e Governança, de acordo com os critérios acima narrados, a natureza da causa e a especialidade do profissional. Determinados assuntos consultivos e negociais podem, a critério do Responsável Jurídico e Governança, ser terceirizados a advogados externos. Referida decisão será devidamente alinhada com as equipes que precisam contar com apoio jurídico, que ficarão inclusive responsáveis pelo pagamento dos honorários correspondentes, ficando o Responsável Jurídico e Governança encarregado por assegurar que tais parceiros observem o processo de contratação de serviços jurídicos da ODB. Os responsáveis pela demanda da contratação dos serviços jurídicos têm a responsabilidade de orçar e aprovar os honorários e fazer o seu respectivo acompanhamento. A contratação de advogados externos para representar a ODB e seus administradores, esses últimos quando cabível, é de competência exclusiva do Responsável Jurídico e Governança, que deverá assinar os respectivos contratos, os quais seguirão as orientações desta Política. Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 7 de 12

8 Toda e qualquer contratação de advogados externos deve ser formalizada por meio de contrato detalhado contendo forma específica de pagamento de honorários (por hora trabalhada, valor fechado, taxa de sucesso (success fee) ou outra forma de remuneração), devendo ser observado os critérios eventualmente dispostos em orientações da ODB e práticas de mercado. Os advogados externos devem ser permanentemente avaliados pelo Responsável Jurídico e Governança, de forma a assegurar a adequada qualidade dos serviços jurídicos prestados à ODB. 5.2 Formalização e guarda de documentos Todos os contratos ou quaisquer documentos que disciplinem direitos e/ou obrigações da ODB devem ser celebrados com o apoio do Responsável Jurídico e Governança e somente podem ser formalizados após a sua revisão, observando-se as leis, regulamentos e orientações internas aplicáveis. A celebração de contratos pela ODB sem apoio do Responsável Jurídico e Governança e/ou assessor terceirizado, conforme orientado nesta Política e na Diretriz sobre Contratos Padrão, só pode ser feita se respeitada minutas padrão previamente validadas pelo Responsável Jurídico e Governança e/ou assessor terceirizado. Os contratos validados por assessor terceirizado selecionado pelo Responsável Jurídico e Governança ou elaborados por meio de minuta padrão não serão, necessariamente, revisadas pelo Responsável Jurídico e Governança. Todos os contratos celebrados deverão ter cláusula anticorrupção e código de conduta de fornecedores. O Responsável Jurídico e Governança deve manter a guarda e a preservação de documentos e informações de maneira segura e organizada, pelo tempo previsto nas legislações aplicáveis, devendo referidos documentos e informações estar prontamente acessíveis, de modo a atender às exigências legais, normas internas e interesses da ODB. Para controle interno e rastreabilidade dos documentos, os contratos celebrados devem ser numerados e arquivados por cada equipe contratante da holding. A numeração deve Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 8 de 12

9 ser formada por um código da área demandante do serviço + sequencial de contrato emitido no ano + ano de assinatura do contrato. A guarda dos documentos societários é de responsabilidade do Responsável Jurídico e Governança. 5.3 Recebimento de documentos jurídicos Todos os documentos jurídicos recebidos em nome da ODB, tais como notificações, intimações, citações, ofícios, correspondências judiciais e notificações extrajudiciais devem ser encaminhadas diligentemente ao Responsável Jurídico e Governança ou a integrante de sua equipe responsável pelo respectivo tema. Para assegurar o cumprimento desta orientação será elaborado plano de treinamento para equipes administrativas locais. 5.4 Diligências policiais e judiciárias As diligências ou audiências com autoridades policiais, judiciárias ou administrativas sobre assuntos que envolvam a ODB devem, sempre que possível, contar com o acompanhamento de um integrante da equipe do Responsável Jurídico e Governança. Em qualquer situação desta natureza o Responsável Jurídico e Governança deverá ser prontamente informado. 5.5 Representação perante o Poder Judiciário, órgãos de investigação e controle A representação da ODB perante o Poder Judiciário e órgãos de investigação e controle da administração pública, tais como ministérios públicos, polícias, controladorias e advocacias públicas, deve ser realizada exclusivamente pelo Responsável Jurídico e Governança ou pessoas autorizadas sob a orientação do mesmo. 5.6 Comunicações Toda comunicação interna ou externa da ODB com potencial repercussão jurídica deve ser realizada com o envolvimento do Responsável Jurídico e Governança. Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 9 de 12

10 6. ABRANGÊNCIA Esta Política sobre Assuntos Jurídicos aplica-se a todos os integrantes da ODB, inclusive os que exercem atribuições de administradores e integrantes das controladas integralmente detidas pela ODB que não possuam conselho de administração. Adicionalmente, esta política serve de orientação para os membros dos conselhos de administração das empresas controladas da ODB, por ela indicados, para que, em alinhamento com os demais conselheiros, discutam, aprovem e implementem uma política de assuntos jurídicos que contenha os princípios, conceitos e demais orientações definidos e explicitados nesta política, sem deixar, contudo, de promoverem os complementos e outras orientações necessárias para adequação às características de seus respectivos Negócios e aos interesses dos demais sócios. Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 10 de 12

11 7. CIÊNCIA E CERTIFICAÇÃO Deverão ter ciência sobre esta Política sobre Assuntos Jurídicos em, no máximo 30 (trinta) dias após a sua data de aprovação, todos os integrantes da ODB, inclusive os que exercem atribuições de administradores, e integrantes de suas controladas que não possuem conselho de administração, e os membros dos conselhos de administração das empresas controladas da ODB, por ela indicados. Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 11 de 12

12 8. DISPOSIÇÕES GERAIS Se houver dúvida quanto ao conteúdo da Política sobre Assuntos Jurídicos da Odebrecht S.A., o Integrante não poderá se omitir e deverá procurar esclarecimento por intermédio de seu líder direto ou, se necessário, com o RAF Jurídico e Governança. Política sobre Assuntos Jurídicos Pág. 12 de 12