POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS VISTA INVESTIMENTOS IMOBILIÁRIOS LTDA. JANEIRO 2017

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Martim Moreira Martins
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1 POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS DA JANEIRO 2017

SUMÁRIO 1. OBJETIVO... 2 2. ABRANGÊNCIA... 2 3.

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA AVALIAÇÃO DO PRESTADOR DE SEVIÇOS ATUALIZAÇÕES

3 1. OBJETIVO Esta Política de Contratação de Terceiros ( Política ) complementa o Código de Ética, Conduta e Procedimentos Internos da Vista ( Código de Ética ) e tem como objetivo regular o relacionamento e aprovação de novos prestadores de serviço contratados pela Vista Investimentos Imobiliários Ltda. ( Vista ), regendo as condições mínimas de manutenção de relacionamento e os critérios para que um prestador de serviço seja aprovado internamente, considerando eventuais situações de risco para a instituição. Adicionalmente, esta Política objetiva avaliar a capacidade do prestador de serviço em cumprir as normas legais, de regulação e melhores práticas. 2. ABRANGÊNCIA Esta Política deverá ser seguida por todas as áreas da Vista que necessitarem contratar prestação de serviços de terceiros. 3. AVALIAÇÃO DO PRESTADOR DE SEVIÇOS Como parte do processo de seleção dos prestadores de serviços, o Diretor de Compliance realiza uma prévia e criteriosa análise do prestador de serviço através de pesquisas contra listas restritas internas para verificar possíveis situações de restrições de relacionamento e, juntamente com o departamento responsável pela solicitação de contratação, se o prestador de serviços e seus profissionais possuem as autorizações necessárias para prestação do serviço junto aos órgãos reguladores e autoreguladores. O Diretor de Compliance também avalia as condições de estrutura física, capacidade operacional e tecnológica do prestador do serviço. Após verificação e aprovação pelo Diretor de Compliance, os documentos são encaminhados aos departamentos responsáveis para avaliação e aprovação. O 2

4 processo de diligência pode variar, conforme a natureza do serviço, devendo atender substancialmente aos requisitos abaixo, sempre que aplicáveis. a) Pesquisa e verificação acerca da reputação do prestador de serviço, através de sistemas, do nome da empresa e/ou de seus sócios contra listas restritas internas para identificar possíveis situações de restrições de relacionamento; b) Consultas eletrônicas nos sites dos tribunais de justiça de São Paulo e da sede do prestador de serviço; c) Envio de cópias de políticas mínimas, tais como: (i) Manual de Compliance, e (ii) Código de Ética e Conduta; d) Verificação: (i) de documentos societários e pessoais do prestador de serviço e de seus sócios, conforme aplicável; e (ii) do credenciamento para a prestação do serviço perante órgãos reguladores e autorreguladores, conforme aplicável; e) Emissão das seguintes certidões: (i) Certidão Conjunta de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Divida Ativa da União, expedida pela PGFN, abrangendo contribuições previdenciárias, (ii) Certidão de Regularidade da Situação perante o FGTS, expedida pela CEF, (iii) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, expedida pelo TST, (iv) Certidão de Breve Relato, expedida pela respectiva Junta Comercial, (v) Certidão Negativa de Débitos Tributários não inscritos em dívida ativa, expedida pela Secretaria da Fazenda Estadual e pela Procuradoria Geral do Estado, (vi) Certidão Negativa de Débitos não inscritos em dívida ativa, expedida pela Fazenda Municipal e pela Procuradoria do Município competente, (vii) Certidão dos Distribuidores da Justiça Federal, Ações e Execuções, Cíveis, Criminais e Fiscais, e (viii) Certidão de Distribuição dos Feitos de 1º Grau da Justiça do Trabalho (TRT). Ressaltamos que os prestadores de serviços contratados deverão enviar referidas certidões caso as mesmas não possam ser emitidas eletronicamente pela Vista; e 3

5 f) Outros documentos que a Vista entenda necessários após a análise da documentação inicial. Todos os prestadores de serviços que tiverem acesso a informações sigilosas deverão assinar um Acordo de Confidencialidade (NDA), bem como o termo de conhecimento ao Código de Ética da Vista. Por fim, todos os contratos de prestação de serviço deverão manter cláusula específica para este fim Visita técnica O processo de due diligence poderá ser complementado, se necessário, com visita in loco, realizada pelos departamentos responsáveis pela contratação e análise do prestador de serviços, sempre que julgarem necessário. Todo o processo para a contratação do prestador do serviço é documentado e os registros são arquivados internamente Monitoramento do prestador de serviço Os documentos dos prestadores de serviços que foram aprovados no processo de due diligence, permanecem vigentes pelo prazo de 12 (doze) meses a contar da data da sua aprovação. Encerrado esse prazo, o responsável pela contratação do serviço solicita ao prestador o envio da documentação atualizada e o Diretor de Compliance realiza um novo processo de due diligence. As áreas responsáveis pela contratação dos prestadores de serviços são encarregadas de seu monitoramento, reportando ao Diretor de Compliance o resultado deste monitoramento e informando, por , as possíveis inconformidades encontradas. 4. ATUALIZAÇÕES A presente política será revisada a cada 5 (cinco) anos ou em período inferior, caso venha a ser necessário considerando os princípios e diretrizes aqui previstos, bem como a legislação aplicável. 4

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