4. Legislação Arquivística

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1 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 4. Legislação Arquivística CONARQ Fonte: \\ O Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ) é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e, particularmente, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995; 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) foi criado pelo Art. 26 da Lei nº 8.159/91 e regulamentado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 e tem como competências: 01. Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. 02. Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. 03. Propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados. 04. Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos. 05. Estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária. 06. Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. 07. Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios. 08. Estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados; identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do Art. 12 da Lei n o 8.159, de Propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados. 10. Estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR. 11. Recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados. 12. Promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos. 13. Manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações. 14. Articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática. O funcionamento do CONARQ é regulamentado pelo seu regimento interno aprovado pela Portaria nº 2.588, de 24 de novembro de O CONARQ é constituído por dezessete membros conselheiros: o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá, representantes dos poderes Executivo Federal, Judiciário Federal, Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, dos arquivos públicos estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos públicos municipais, das instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia, de associações de arquivistas e de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais. Cada Conselheiro tem um suplente. Sua composição espelha, portanto, a convergência de interesses do Estado e da Sociedade, de modo a compatibilizar as questões inerentes à responsabilidade funcional e social do Poder Público perante a gestão e preservação do patrimônio arquivístico público e privado brasileiro e o direito dos cidadãos de acesso às informações. 238

2 Para melhor funcionamento do CONARQ e maior agilidade na operacionalização do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, foi prevista a criação de Câmaras Técnicas e Câmaras Setoriais e Comissões Especiais, com a incumbência de elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR. Ao Arquivo Nacional cabe dar suporte técnico e administrativo ao CONARQ. As Câmaras Técnicas, constituídas pelo Plenário, são de caráter permanente e visam a elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR. Desde a implantação do CONARQ foram criadas as seguintes câmaras técnicas: Câmara Técnica de Avaliação de Documentos. Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos. Câmara Técnica de Classificação de Documentos. Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Iconográficos e Sonoros. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística. Câmara Técnica de Paleografia e Diplomática. Câmara Técnica de Preservação de Documentos. Câmaras Setoriais A Portaria nº 2.588, de 24 de novembro de 2011, do Ministério da Justiça que aprova o recente Regimento Interno do CONARQ, institui no Capítulo IV Da Organização e do Funcionamento, as Câmaras Setoriais, de caráter permanente visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que se repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas. Câmara Setorial de Arquivos de Instituições de Saúde; Câmara Setorial sobre Arquivos de Empresas Privatizadas ou em Processo de Privatização; Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário; Câmara Setorial sobre Arquivos Municipais; Câmara Setorial sobre Arquivos de Arquitetura, Engenharia e Urbanismo; Câmara Setorial sobre Arquivos Privados. SINAR A História do SINAR Fonte: \\ Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº , instituiu o Sistema Nacional de Arquivos -SINAR. A implementação do Sistema foi bastante prejudicada já que sua área de abrangência ficou restrita aos arquivos intermediários e permanentes, tendo em vista os limites impostos na criação, pelo Governo Federal, em 1975, do Sistema de Serviços Gerais - SISG, ao qual se vinculariam os arquivos correntes da Administração Pública Federal. A postura equivocada de limitar a atuação do SI- NAR confrontava-se radicalmente com o princípio da organicidade dos documentos de arquivo, que preconiza a complementaridade entre as três idades que compõem o ciclo vital dos documentos. Embora formalmente criado, o Sistema nunca chegou a ser implantado uma vez que trazia em seu bojo dispositivos conflitantes e que não atendiam às necessidades e à realidade de nossos arquivos. Mesmo assim, esse decreto teve o mérito de despertar a atenção de vários governos estaduais para a importância dos arquivos na administração pública, motivando-os a criarem seus sistemas estaduais de arquivos. Foi o caso dos governos do Rio Grande do Norte, do Pará, de Sergipe e do Espírito Santo. Com a recriação do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, pela Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991 e pelos decretos nº 1.173, de 29 de junho de 1994 e 1.461, de 25 de abril de 1995, consolidados e revogados pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o SINAR desenvolverá suas atividades de forma integrada com esses sistemas e estimulará os demais Estados bem como os municípios, que ainda não dispõem desse moderno instrumento de administração, a criarem também seus sistemas de arquivo. O Art. 26 da Lei nº 8.159/91, não só criou o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ como institui também o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, cuja competência, organização e funcionamento estão regulamentados pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de De acordo com esse dispositivo legal, o SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ: O Arquivo Nacional. Os arquivos do Poder Executivo Federal. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 239

3 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Os arquivos do Poder Legislativo Federal. Os arquivos do Poder Judiciário Federal. Os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. Os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. Os arquivos referidos acima, exceto o Arquivo Nacional, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central. Compete aos integrantes do SINAR: 01. Promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central. 02. Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental. 03. Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR. 04. Prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ; apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados. 05. Promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação. 06. Propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social. 07. Comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional. 08. Colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos; possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ. 09. Proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa. Arquivo Nacional O Arquivo Nacional, criado em 1838, é o órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Subordinado ao Ministério da Justiça - MJ desde a publicação do Decreto nº 7.430, de 17 de janeiro de 2011, no Diário Oficial da União nº 12, de 18 de janeiro de Tem por finalidade: Implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, Garantir pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos, Incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. O que são documentos de arquivo? São documentos produzidos, recebidos e mantidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. O que é gestão de documentos? É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, independentemente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Para que uma política de gestão de documentos? Porque é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Quem integra o SIGA? O Arquivo Nacional, como órgão central do SI- GA. As unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes, como órgãos setoriais. As unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes, como órgãos seccionais. Órgãos equivalentes a Ministério, isto é, cujo titular possui status de Ministro de Estado. 240

4 Atualmente, são órgãos equivalentes: Advocacia- Geral da União - AGU, Casa Civil da Presidência da República, Controladoria-Geral da União - CGU, Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República - GSI-PR, Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência da República - SAE/PR, Secretaria de Aviação Civil - SAC, Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República - SE- COM-PR, Secretaria de Direitos Humanos - SDH, Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial - SEPPIR, Secretaria de Políticas para as Mulheres - SPM, Secretaria de Portos - SP, Secretaria de Relações Institucionais da Presidência da República - SRI/PR, Secretaria-Geral da Presidência da República - SGPR. Qual é a função do Arquivo Nacional como órgão central do SIGA? Acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivo aprovadas pelo Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais. Promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA. Promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais. Estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo. Qual é a função dos órgãos setoriais no SIGA? Implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso às informações neles contidas. Coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais. Coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio, instituída para a Administração Pública Federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais. Elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim. Promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais. Proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem, garantindo constante atualização. Devo me registrar no Cadastro Nacional dos Integrantes do SIGA? Devem se cadastrar os servidores federais e os empregados de empresas públicas da esfera federal ou de economia mista, que atuem na área de gestão de documentos, ainda que ocupe somente um cargo comissionado ou por prazo determinado. Não estão incluídos nesse grupo os funcionários terceirizados, estagiários ou servidores e empregados de empresas públicas da esfera estadual, distrital ou municipal. O Que é o SIGA? Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, pelo qual se organizam, sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal, tem por finalidade garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo; racionalizar a produção NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 241

5 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA da documentação arquivística pública; racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; preservar o patrimônio documental arquivístico da Administração Pública Federal; articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal. Para efeitos de acompanhar, coordenar, controlar, orientar e promover a gestão de documentos de arquivo, o SIGA tem o Arquivo Nacional como órgão central, e uma Comissão de Coordenação, presidida pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrada por representantes do Arquivo Nacional, dos Ministérios e dos órgãos equivalentes, cabendo aos Ministérios e aos órgãos equivalentes a criação de Subcomissões de Coordenação do SI- GA que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação, com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação. As normas emanadas e deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA serão aprovadas pela Ministra-Chefe da Casa Civil da Presidência da República. É instituído por este Decreto um sistema de informações a fim de proceder à operacionalização do SIGA, visando à integração dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. A reunião de instalação da Comissão de Coordenação do SIGA foi realizada no dia 28 de janeiro de 2004, às 9h30, no auditório da Secretaria de Imprensa e Divulgação da Presidência da República, localizado no subsolo do Palácio do Planalto, com a participação dos presidentes ou coordenadores das Subcomissões de Coordenação do SIGA, criadas no âmbito dos Ministérios e órgãos equivalentes. Objetivos 01. Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais. 02. Integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram. 03. Disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo. 04. Racionalizar a produção da documentação arquivística pública. 05. Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública. 06. Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal. 07. Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal. Histórico Década de 1980 Programa de Modernização do Arquivo Nacional: desenvolvimento de ações e programas de assistência técnica, publicação de manuais, treinamento de recursos humanos, promoção de seminários e cursos, recolhimento de documentos públicos federais, implantação do Registro Geral de Entrada de Acervos Arquivísticos no Arquivo Nacional. Essas ações permitiram delinear uma política arquivística para o governo federal. Década de 1990 Concepção do Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo SIFAR. Anos 2000 e 2001 Aperfeiçoamento do SIFAR, que passou a ser denominado Sistema de Gestão de Documentos de Informações SGDI, do Poder Executivo Federal. Instituição do SIGA 12 de dezembro de 2003 O Decreto nº cria o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, organizando, sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. A Lei de Acesso à Informação (Lei nº , de 18 de novembro de 2011) estabelece que as informações de interesse coletivo ou geral devem ser divulgadas pelos órgãos públicos, espontânea e proativamente, independentemente de solicitações. Com esse objetivo o Arquivo Nacional apresenta nesta seção, um conjunto significativo de dados de interesse público, de forma organizada, de modo a oferecer ao cidadão um padrão claro e uniforme de acesso, que facilite a localização e a obtenção das informações. Aqui estão disponíveis, entre outros, dados sobre o funcionamento, a base jurídica e a própria história da Instituição, além daqueles referentes a diárias e passagens, licitações, relatórios de gestão, despesas, programas e ações, reforçando a missão do Arquivo Nacional de fornecer amplo acesso às informações, incluindo aquelas que se relacionam à transparência pública. 242

6 Neste sentido, destacam-se ainda a criação do SI- C-AN que se destina a atender aos pedidos de informações sobre o acervo produzido pela Instituição de 1985 até o presente, e o fácil acesso à Ouvidoria, que recebe reclamações, denúncias e sugestões visando aperfeiçoar a qualidade dos serviços prestados pelo Arquivo Nacional. A Instituição também apresenta um amplo conjunto de informações reunidas no item Perguntas Frequentes que, de modo objetivo, visa a esclarecer as dúvidas e questões encaminhadas habitualmente às áreas técnicas e ao Gabinete da Direção-Geral. Atento à importância das diversas ferramentas de acesso à informação e, ao mesmo tempo, à necessidade de um contínuo aperfeiçoamento deste portal, o Arquivo Nacional busca contribuir, com esta seção, para a modernização dos serviços arquivísticos governamentais. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos Disponível em:< br>adaptado. O que é e-arq Brasil? Estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. Pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais, estabelecer requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos SIGAD independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. O objeto do e-arq Brasil é o documento arquivístico digital. Este documento não trata de processos de digitalização, isto é, de procedimentos técnicos de conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado, como o escâner. O e-arq Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos. O que é SIGAD? É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam preservar suas características é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais. Diferença entre Sistema de Informação, Gestão Arquivística de Documentos, Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). Sistema de Informação: conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proporcionam acesso à informação, proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade. Gestão Arquivística de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente. Sistema de Gestão Arquivística de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos. Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD): é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais. Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD: 01. Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 243

7 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 02. Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa. 03. Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos. 04. Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico), integração entre documentos digitais e convencionais. 05. Foco na manutenção da autenticidade dos documentos. 06. Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente. 07. Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos. 08. Transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação. 09. Gestão de preservação dos documentos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ Níveis dos requisitos: Neste documento os requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções. No e-arq Brasil, os requisitos foram considerados da seguinte forma: São obrigatórios quando indicados pela frase: O SI- GAD tem que... ; Altamente desejáveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve... ; Facultativos quando indicados pela frase: O SI- GAD pode.... Cada requisito numerado é classificado como: (O) = Obrigatório = O SIGAD tem que... ; (AD) = Altamente Desejável = O SIGAD deve... ; (F) = Facultativo = O SIGAD pode.... TEM = significa que o requisito é imprescindível. DEVE = significa que podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada antes de escolher uma proposta diferente. PODE = significa que o requisito é opcional. Tanto para os requisitos considerados altamente desejáveis como para os requisitos facultativos, deve ser observado que uma implementação que não inclui um determinado item altamente desejável ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma outra implementação que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementação que inclui um item altamente desejável ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma outra implementação que não inclui o item Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade. O plano de classificação dos integrantes do SI- NAR deve estar de acordo com a legislação e ser aprovado pela instituição arquivística na específica esfera de competência Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado. Por exemplo, quando se adotar o método decimal para codificação, cada classe poderá ter até no máximo dez subordinações e assim sucessivamente Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que se fizer necessário Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado Um SIGAD tem que registrar a mudança de nome de uma classe já existente no respectivo metadado Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, incluindo as subclasses, grupo, subgrupos e os documentos ali classificados, para um outro ponto do plano de classificação. Nesse caso, é necessário fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificação Um SIGAD deve permitir que usuários autorizados tornem inativa uma classe onde não serão mais classificados documentos. Altamente Desejável Um SIGAD tem que permitir que um usuário autorizado apague uma classe inativa. Só pode ser apagada uma classe que não tenha documentos ali classificados Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma classe que tenha documentos ali classificados. Essa eliminação poderá ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus 244

8 metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido reclassificados Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de metadados, e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuição de identificadores a classes do plano de classificação, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicação:. atribuição de um código numérico ou alfanumérico;. atribuição de um termo que identifique cada classe Um SIGAD deve prever um atributo associado às classes para registrar a permissão de uso daquela classe para classificar um documento. Em algumas classes não é permitido incluir documentos, nesses casos os documentos devem ser classificados apenas nos níveis subordinados. Por exemplo, no código de classificação previsto na Resolução do CONARQ nº 14: Não é permitido classificar documentos no grupo 021 (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO). Os documentos de recrutamento e seleção devem ser classificados nos subgrupos (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: CAN- DIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS) e (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: EXAMES DE SE- LEÇÃO). Altamente Desejável Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe. Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente àquela classe. Por exemplo: MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL PER- MANENTE: COMPRA MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL DE CONSUMO: COMPRA Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam únicos no plano de classificação Um SIGAD pode prever a pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface gráfica. Facultativo Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar total ou parcialmente um plano de classificação. Altamente Desejável Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios para apoiar a gestão do plano de classificação, incluindo a capacidade de:. gerar relatório completo do plano de classificação;. gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia;. gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificação;. gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa Um SIGAD deve possibilitar consulta ao plano de classificação a partir de qualquer atributo ou combinação de atributos e gerar relatório com os resultados obtidos. Altamente Desejável. 1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento Os requisitos desta seção referem-se à formação e classificação e reclassificação das unidades de arquivamento (dossiês/processos e pastas) e à associação de metadados Um SIGAD tem que permitir a classificação das unidades de arquivamento somente nas classes autorizadas Um SIGAD tem que permitir a classificação de um número ilimitado de unidades de arquivamento dentro de uma classe Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identificar uma unidade de arquivamento, tal como especificado no item Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às unidades de arquivamento e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de arquivamento conforme estabelecido no padrão de metadados Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de arquivamento herde da classe em que foi classificada, determinados metadados pré-definidos. Exemplos desta herança são: temporalidade prevista e restrição de acesso Um SIGAD deve relacionar os metadados herdados de forma que uma alteração no metadado de uma classe seja automaticamente incorporada à unidade de arquivamento que herdou esse metadado. Altamente Desejável Um SIGAD pode permitir a alteração conjunta de um determinado metadado em um grupo NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 245

9 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA de unidades de arquivamento previamente selecionado. Facultativo Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus respectivos volumes e/ou documentos sejam reclassificados por um usuário autorizado, e tem que permitir que todos os documentos já inseridos permaneçam na(s) unidade(s) de arquivamento e volume(s) que estão sendo transferidos, mantendo a relação entre os documentos, volumes e unidades de arquivamento Quando uma unidade de arquivamento ou documento é reclassificado, um SIGAD deve manter registro de suas posições anteriores à reclassificação, de forma a manter um histórico. Altamente Desejável Quando uma unidade de arquivamento ou documento é reclassificado, um SIGAD deve permitir que o administrador introduza as razões para a reclassificação. Altamente Desejável Um SIGAD pode permitir que os usuários criem referências cruzadas para unidades de arquivamento afins. Facultativo. 1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos Os requisitos desta seção referem-se ao gerenciamento dos documentos arquivísticos no que diz respeito a controles de abertura e encerramento de dossiês/processos e seus respectivos volumes e inclusão de novos documentos nesses dossiês/processos e respectivos volumes ou em pastas virtuais Um SIGAD tem que registrar nos metadados a data de abertura e de encerramento do dossiê/ processo. Essa data pode se constituir em parâmetro para aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado através de procedimentos regulamentares e somente por usuários autorizados Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/processos já encerrados. Dossiês/processos encerrados deverão ser reabertos para receber novos documentos Um SIGAD deve ser capaz de registrar múltiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de um dossiê/processo ou pasta, sem duplicação física desse documento. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossiê ou processo, o SIGAD deverá criar um registro para cada referência desse documento. Cada registro estará vinculado ao mesmo objeto digital. Altamente Desejável Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu conteúdo em todas as ocasiões, a não ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos; A eliminação será devidamente registrada em trilha de auditoria Um SIGAD tem que garantir a integridade da relação hierárquica entre classe, dossiê/processo, volume e documento e entre classe, pasta e documento em todos os momentos, independentemente de atividades de manutenção, ações do usuário ou falha de componentes do sistema. Em hipótese alguma poderá ocorrer uma situação em que qualquer ação do usuário ou falha do sistema dê origem a uma inconsistência na base de dados do SIGAD. 1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos A formação e manutenção de processos no setor público apresentam regras específicas, que os diferenciam dos dossiês, e que apóiam a manutenção de sua autenticidade. O detalhamento dessas regras está previsto em normas e legislação específica, que deverão ser respeitadas pelo órgão ou entidade, de acordo com a sua esfera e âmbito. Esta seção inclui requisitos específicos para a gestão dos processos, que são aplicáveis se o SIGAD capturar esse tipo de documento Um SIGAD tem que prever a formação/ autuação de processos, por usuário autorizado conforme estabelecido em legislação específica Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa de existência de processo relativo à mesma ação/interessado. Altamente Desejável Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numeração Um SIGAD tem que controlar a renumeração dos documentos integrantes de um processo digital. Este requisito tem por objetivo impedir a exclusão não autorizada de documentos de um processo. Casos especiais que autorizem a renumeração devem obedecer à legislação específica na devida esfera e âmbito de competência Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislação específica na devida esfera e no âmbito de competência. 246

10 A juntada pode ser por anexação ou por apensação. Este procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensação de processos segundo a legislação específica na devida esfera e no âmbito de competência. Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um processo, segundo norma específica na devida esfera e no âmbito de competência. Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um processo segundo norma específica na devida esfera e no âmbito de competência. Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo Um SIGAD tem que prever o ence rramento33 dos processos incluindo seus volumes e seus metadados Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativação dos processos por usuário autorizado obedecendo procedimentos legais e administrativos. Para manter a integridade do processo somente o último volume receberá novos documentos ou peças. 1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados Em alguns casos os dossiês/processos são compartimentados em volumes ou partes, de acordo com normas e instruções estabelecidas. Essa divisão não está baseada no conteúdo intelectual dos dossiês/processos, mas em outros critérios, como a dimensão, o número de documentos, períodos de tempo etc. Essa prática tem como objetivo facilitar o gerenciamento físico dos dossiês/processos. Os requisitos desta seção referem-se à utilização de volumes para subdividir dossiês/processos Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir dossiês/processos, fazendo distinção entre dossiês/processos e volumes. Altamente Desejável Um SIGAD deve permitir a associação de metadados aos volumes e deve restringir a inclusão e a alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados. Altamente Desejável Um SIGAD tem que permitir que um volume herde automaticamente do dossiê/processo ao qual pertence, determinados metadados pré-definidos, como por exemplo, procedência, classes e temporalidade Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes a qualquer dossiê/processo que não esteja encerrado Um SIGAD deve permitir o registro de metadados correspondentes as datas de abertura e de encerramento de volumes. Altamente Desejável Um SIGAD tem que assegurar que um volume somente conterá documentos. Não é permitido que um volume contenha outro volume ou um outro dossiê/processo Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado através de procedimentos regulamentares e somente por usuários autorizados Um SIGAD tem que assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automaticamente encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto, todos os outros volumes existentes nesse dossiê/processo têm que estar fechados Um SIGAD tem que impedir a reabertura de um volume já encerrado para acréscimo de documentos. 1.6 Gerenciamento de documento e processos/ dossiês arquivísticos convencionais, híbridos O arquivo de uma organização pode conter documentos ou dossiês/processos digitais e convencionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossiês/processos convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classificação usado para os digitais e deve ainda possibilitar a gestão de documentos ou dossiês/processos híbridos. Os documentos ou dossiês/processos híbridos são formados por uma parte digital e uma parte convencional Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossiês/processos convencionais e gerenciá-los da mesma forma que os digitais Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de dossiês/processos híbridos, associando-as com o mesmo número identificador atribuído pelo sistema e título, além de indicar que se trata de um documento arquivístico híbrido Um SIGAD tem que permitir que um conjunto específico de metadados seja configurado para os documentos ou dossiês/processos convencionais e tem que incluir informações sobre o local de arquivamento. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 247