Relatório de Gestão do Sistema Integrado de Bibliotecas

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS Relatório de Gestão do Sistema Integrado de Bibliotecas Relatório apresentado na reunião extraordinária do ConsUni realizada em 14/10/2016 São Carlos 2016

2 1 Histórico O Sistema Integrado de Bibliotecas SIBi/UFSCar foi oficialmente criado em 2015, pela Resolução CoAd 069/14. O SIBi é composto atualmente por quatro bibliotecas, Biblioteca Comunitária Campus São Carlos (BCo), Biblioteca Campus Araras (B-Ar), Biblioteca Campus Lagoa do Sino (B-LS) e Biblioteca Campus Sorocaba (B-So). Antes, desde 1996, quando a UFSCar criou o Centro de Ciências Agrárias em Araras, a Biblioteca Setorial de Ciências Agrárias vinha trabalhando integrada à Biblioteca Comunitária dando origem informalmente ao Sistema de Bibliotecas. Em 2006, quando da criação do campus Sorocaba, foi instalada a sua biblioteca que passou também a compor esse Sistema informal. Finalmente, com a inauguração do campus Lagoa do Sino, no ano de 2014, surge a Biblioteca daquele campus funcionando em conjunto com as demais, mas cada uma com vínculos formais distintos. A Biblioteca Comunitária (BCo) da UFSCar, dando continuidade à Biblioteca Central já existente desde a década de 1970, foi inaugurada em Criada como um projeto pioneiro no país, por meio da democratização do espaço físico, do acervo, dos serviços e produtos, revolucionou o conceito de bibliotecas universitárias, voltadas apenas à comunidade acadêmica. Atende à Comunidade Acadêmica e Científica da Universidade, Comunidade Externa (cidadãos de São Carlos e região) e Grupos Especiais de Usuários. Sendo a BCo do campus central da UFSCar, partilhou com as demais bibliotecas as facilidades técnicas já desenvolvidas ou atualizadas à medida em que as demais bibliotecas foram incorporadas, como software gerenciador dos catálogos e aquisição centralizada de fontes de informação, entre outros. Em 2015, ano em que o SIBi foi criado, a BCo completou 20 anos e passou por uma reestruturação, cedendo recursos, espaço físico, equipamentos e pessoal, a fim de permitir a instalação administrativa do SIBi no campus São Carlos. Administrativamente o SIBi é composto pela Diretoria, Secretaria Executiva (SE), Secretaria de Administração, Finanças e Contratos (SAFC) e a Divisão de Desenvolvimento de Coleções e Aquisição (DiDCA). O Departamento de Aquisição e Desenvolvimento de Coleções da BCo foi extinto, dando lugar à Divisão de Desenvolvimento de Coleções e Aquisição responsável pelo desenvolvimento de coleções e aquisição das fontes de informação que serão incorporadas ao acervo de suas bibliotecas. Em termos de estrutura de pessoal, a BCo também deixou de contar com a função de vice-diretor, para possibilitar a criação da função de Diretor do SIBi. A bibliotecária Ligia Maria Silva e Souza assumiu a Diretoria do SIBi-UFSCar em maio de 2015 e a Diretoria da BCo, na mesma ocasião, passou a ser exercida pela bibliotecária Camila Cassiavilani Passos, que ocupava a vice-diretoria da BCo. Os demais cargos na SE, SAFC e DiDCA foram ocupados por três bibliotecários e seis técnicos de nível médio, todos cedidos pela BCo. A Direção do SIBi iniciou formalmente o processo de trabalho integrado com a instalação do Comitê Gestor, composto pela Diretoria do SIBi e Diretorias das bibliotecas. As principais decisões e encaminhamentos são definidos nas reuniões do Comitê Gestor, conforme previsto no Regimento Interno do SIBi, o qual foi proposto e elaborado no âmbito desse Comitê, em constantes reuniões e troca de versões do documento. Com a implantação do SIBi, foi composto seu Conselho e instalado na primeira reunião em dezembro de O Conselho aprovou em sua segunda reunião, realizada em 22 de setembro de 2016, dois importantes documentos, a saber: a proposta do Regimento Interno e a Política de Desenvolvimento de Coleções. Ambos documentos são importantes para nortear a integração e fortalecimento do SIBi, seu funcionamento e estabelecendo padrões de serviços e produtos oferecidos pelas bibliotecas.

3 2 Estrutura e funcionamento O SIBi é constituído pelo seu Conselho, Diretoria, a qual estão vinculadas as seguintes unidades: Secretaria Executiva; Secretaria de Administração, Finanças e Contratos, Divisão de Desenvolvimento de Coleções e Aquisição; Comitê Gestor e Câmaras Técnicas. O SIBi é composto pelas bibliotecas dos 4 campi da UFSCar: Biblioteca Comunitária Campus São Carlos (BCo), Biblioteca Campus Araras (B-Ar), Biblioteca Campus Lagoa do Sino (B-LS) e Biblioteca Campus Sorocaba (B-So). Em termos de área física, as bibliotecas estão assim distribuídas: Tabela 1 Espaço físico das Bibliotecas do SIBi Área B-Ar B-LS B-So BCo Área total construída (m²) 1.393,26 145, , Área do Acervo (m²) 229,00 92,70 247, ,52 Área do Usuário (m²) 422,70 52,72 520, ,31 Área Múltiplo Uso (m²) 741,56-253, Fonte: B-Ar, B-LS, B-So, BCo. Obs.: Em 2012, a B-Ar teve a construção de uma área com cerca de 232 m 2, que permitiu a ampliação dos postos de leitura e sala de treinamento e em 2016, a B-So, após construção de novos prédios para salas de aula, pode ocupar as salas originalmente destinadas à área administrativa. A equipe administrativa está instalada no prédio da BCo, campus São Carlos. 3 Principais Avanços do SIBi durante a Gestão Implantação do Repositório Institucional da UFSCar e Política de Informação, Comunicação e Memória Participação da equipe do SIBi na Comissão para criação e implantação do Repositório Institucional (RI) da UFSCar, que está finalizando a primeira fase e tem sua inauguração prevista para outubro. Teve como primeira coleção a ser depositada, a da Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD). Para essa realização houve um esforço conjunto dos analistas de TI da Secretaria Geral de Informática, bibliotecários do SIBi e docentes do DCI e do DC. A história do RI começa em 2007 com o interesse de bibliotecários da BCo para concorrerem ao edital do IBICT que incentivava a criação de repositórios institucionais a partir da BDTD já implantada na UFSCar desde Foi contemplada e uma das exigências do IBICt era apresentar uma Política de Informação.

4 Assim, foi nomeada uma comissão, pela Portaria nº 294/09, com o objetivo de desenvolver atividades visando estabelecer Política Institucional de Informação e Comunicação para a UFSCar. Essa comissão foi presidida pelo então Pró-Reitor de Pós- Graduação e envolveu Pró-reitores, jornalistas da Coordenadoria de Comunicação Social (CCS), diretora da BCo e diretora da SIn. A partir dessa comissão, os jornalistas e bibliotecários mais interessados no assunto, formaram um grupo de estudo que agregou docentes do DCI envolvidos com pesquisas em repositórios e memória visando uma proposta de Política de Informação, Comunicação e Memória, ainda a ser submetida para aprovação. (Anexo 1) Quando detectou-se a necessidade de um estudo para propor a Política de Informação, os profissionais da UFSCar diretamente ligados ao tema, propuseram e organizaram o que chamamos de disparador do pensamento para a construção de uma política que atendesse os diversos setores da universidade e que recairia no repositório institucional. Foi então realizado, em 2010, o I Seminário de Informação e Memória da UFSCar. Em 2013, realizou a segunda versão do evento, II Seminário de Política de Informação e memória com foco no conhecimento gerado pelas atividades de extensão pela sua inegável importância e seu caráter articulador com o ensino e a pesquisa. Esse Seminário reuniu profissionais e interessados, dando origem aos estudos e propostas. Finalmente, em 2015 aconteceu o III Seminário de Política de Informação e Memória da UFSCar voltado para as propostas de atividades de extensão vinculado ao edital especial de atividades de extensão de Memória 45 anos. A comissão e colaboradores concluíram a redação da proposta da Política mas, por conveniência imediata, sua versão final foi diluída em tópicos apresentados à época, no Plano de Desenvolvimento Institucional da UFSCar ( ). Essa política foi, portanto, fruto da necessidade da BCo apresentar ao IBICT, sua política de Informação para manutenção de um repositório das teses e dissertações depositadas pelos Programas de Pós-Graduação que, futuramente geraria o Repositório Institucional da UFSCar (RI). Intermediada pelo Vice-reitor, em 2015 foi proposta a nomeação de uma comissão para tratar da implantação do RI. (Portaria GR nº 1415/15) Vale destacar importante contribuição da bibliotecária Eliane Colepícolo nesse processo. Finalmente em março de 2016 foi aprovada pelo Conselho Universitário a Política do Repositório Institucional da UFSCar (Resolução ConsUni nº 835). Para iniciar o povoamento do repositório, sua implantação se deu com a coleção da BDTD com colaboração dos bibliotecários de São Carlos e Sorocaba e imprescindível apoio da Secretaria Geral de Informática. 3.2 Fortalecimento e Modernização das Bibliotecas Formalização do SIBi-UFSCar As bibliotecas da UFSCar, desde a criação do campus Araras, em 1996 e, ao longo dos anos, com o campus Sorocaba e mais recentemente, Lagoa do Sino, vieram trabalhando de maneira integrada em alguns aspectos tais como, sistema gerenciador, empréstimos entre bibliotecas e aquisição de fontes de informação, mas havia um forte anseio e necessidades administrativas para que as bibliotecas tivessem total entrosamento e na atual gestão, houve um empenho para a formalização dessa estrutura. Formou-se uma comissão composta por membros do Gabinete da reitoria, Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e Direção e Vice-

5 direção da BCo que trabalhou nos anos de 2013 e Foram feitos estudos e a proposta amplamente discutida com todos os servidores das bibliotecas e docentes do Departamento de Ciência da Informação. Com a formalização do SIBi, em dezembro de 2015, foi possível intensificar essa aproximação, pois o Comitê Gestor, composto pela Diretoria do SIBi e Diretorias das bibliotecas, passou a pensar conjuntamente e propor documentos, definir indicadores e procedimentos a serem seguidos pelas quatro bibliotecas, buscando padronizar a oferta de produtos e serviços oferecidos nos quatro campi da UFSCar. Também nessa gestão foi possível a elaboração da proposta do seu Regimento Interno (Anexo 2), elaborada no âmbito do Comitê Gestor e aprovada pelo Conselho do SIBi em setembro de Aquisição e Implantação do Software Gerenciador de Bibliotecas, Pergamum Havia uma demanda latente entre os bibliotecários da UFSCar para que o sistema gerenciador utilizado pelas bibliotecas, Personal Home Library (PHL) tivesse maior interoperabilidade com os demais sistemas operacionais de outras bibliotecas, incluindo o padrão internacional de catalogação do MARC (Machine Readable Cataloging). Para atender essa demanda, o reitor nomeou uma comissão (Portaria GR nº 294/2013, de 03/07/2013) presidida pela então Diretora da BCo, Ligia Maria Silva e Souza, e composta por representantes das três bibliotecas, DCI e SIn. Após um ano de estudos, a comissão entregou à Reitoria seu Relatório Final (Anexo 3) deliberando pela substituição do sistema PHL e aquisição do Software Pergamum. Assim, a UFSCar, por meio do SIBi, adquiriu o Pergamum. Instalado parcialmente em março de 2015, quando as equipes das bibliotecas passaram por treinamento e em 2016 com a implantação definitiva, ainda em fase de adaptação ao novo sistema, os servidores das bibliotecas recebem orientação para uso de muitas funções disponíveis a serem exploradas Compra de equipamentos de uso compartilhado entre a Pós, Pesquisa e Bibliotecas Aquisição do Scanner Treventus Em 2014, atendendo solicitação da Pro-Reitoria de Pós-Graduação, a BCo recebeu o Scanner Treventus adquirido pelo CECH por meio de financiamento de projeto para atender demandas de digitalização de coleções para pesquisas. Em 2015 houve o treinamento para uso do scanner com participação de servidores da BCo e,a partir de 2016, iniciou-se a digitalização de teses e dissertações anteriores a Esse acervo, respeitando a legislação de direitos autoriais, deve ser liberado futuramente no RI. 3.3 Estudo dos recursos financeiros para as bibliotecas O montante de 1,5% do OCC (Recursos do Tesouro Nacional RTN) destinado pela administração superior da UFSCar inicialmente à BCo e B-Ar visando a aquisição de fontes de informação para atender usuários da comunidade acadêmica, tornaram-se insuficientes a partir de 2011, com o aumento de cursos do REUNI e consequente crescimento de 70% do número de alunos. Para realizar esse estudo, formou-se um grupo de trabalho, no âmbito do SIBi, com objetivo de definir um modelo de distribuição de recursos para as quatro bibliotecas. Esse estudo foi apresentado em 25/5/2016 ao vice-

6 reitor que contribuiu com algumas reflexões, remetendo à continuidade desses estudos, que encontra-se em andamento. 3.4 Parceria SIBi/DCI A parceria das bibliotecas com o docentes do DCI vem se consolidando através de várias ações realizadas em conjunto e mais recentemente com a representação de docentes no Conselho do SIBi e nas Câmaras Técnicas, à medida em que forem constituídas de acordo com o Regimento Interno do SIBi. 3.5 Articulação com departamentos acadêmicos O SIBi intensificou a aproximação com a Pró-Reitoria de Graduação e com as coordenações dos cursos, a partir da criação da Divisão de Desenvolvimento de Coleções e Aquisição. Este trabalho que já vinha sendo realizado pelo Departamento de Aquisição e Desenvolvimento de Coleções da BCo desde 2010, teve um maior impulso quando do envolvimento da ProGrad no sentido de conscientizar as coordenações de cursos na elaboração da bibliografia básica e complementar compatível com os Planos de Ensino. Desde 2015 foram realizadas diversas reuniões com ProGrad, Coordenação Pedagógica e coordenações de cursos dos campi, principalmente para a elaboração da Política de Desenvolvimento de Coleções, aprovada no Conselho do SIBi em setembro de Proposta da Política de Desenvolvimento de Coleções Com o objetivo de possibilitar que as bibliotecas vinculadas ao SIBi conduzam o processo de formação e desenvolvimento de coleções pertinentes com os propósitos, as características e a disponibilidade de recursos orçamentários e financeiros da UFSCar de forma a prover e disponibilizar recursos informacionais que atendam as necessidades de informação das atividades de ensino, pesquisa e extensão, a DiDCA elaborou uma Política de Desenvolvimento de Coleções. Esse documento foi apresentado ao Comitê Gestor, que avaliou, discutiu e definiu a versão final do coumento, que foi aprovado na segunda reunião do Conselho do SIBi, em setembro de (Anexo 4) 3.6 Iniciativas de incentivo à leitura e atividades artístico-culturais As bibliotecas da UFSCar realizam eventos culturais, educacionais e de divulgação científica, com o intuito de promover a cultura e a extensão universitária, ampliando o contato das bibliotecas com a comunidade acadêmica e comunidade externa. Na BCo, dentre os diversos projetos realizados, a revitalização da Biblioteca Infantil com readequação do espaço físico, confecção de brinquedos para formação da brinquedoteca, foi um dos destaques em A B-Ar realizou oficinas culturais, exposições, feira do livro e campanhas do silêncio e conservação de livros. Promoveu a "1ª Semana Acadêmica da Biblioteca Campus Araras" com a realização dos Minicursos. A B-LS promoveu exposições e participou do Cursinho Popular "Carolina Maria de Jesus", que teve inicio em 2016 em Campina do Monte Alegre.

7 A B-So ofereceu o curso de extensão e exposições de cunho acadêmico, artístico e cultural. 3.7 Divulgações das bibliotecas Antes da oficialização do SIBi, as bibliotecas divulgavam suas informações a partir do site da BCo. Nesse ano de 2016 foi criado e estruturado o site do SIBi, com informações comuns às bibliotecas e links de acesso às quatro bibliotecas do sistema e o mesmo deve passar por nova diagramação e atualização do seu modelo e conteúdo. Mais recentemente, foi criado o logo do SIBi, pela equipe da CCS, após um período de troca de informações, de estudo e sugestões, com participação das quatro bibliotecas. Encontra-se em estudo a criação do logo de cada biblioteca. O logo da B-Ar já está pronto e sendo utilizado e o da BCo não sofrerá alteração. O SIBi também conta com canais de divulgação informais, como por exemplo, conta de bibliotecas em redes sociais de maior acesso entre a comunidade. 3.8 Melhorias das condições de acessibilidade (deficiência visual) A existência do PROVER/INCLUIR na BCo, facilitou à Pró-Reitoria de Gestão de Pesoas, em 2014, a inclusão de um servidor técnico-administrativo, com baixa visão, que assumiu o cargo de assistente em administração para desenvolver atividades destinadas à pessoas com deficiência visual, tais como treinamento do uso da rede social Facebook e digitalização de textos acadêmicos e não acadêmicos e impressão em braile. Em 2016, com a criação da SAADE, esse servidor foi realocado naquela secretaria. A coordenação do INCLUIR continua sob responsabilidade de docentes do Departamento de Educação Especial e mantidos alguns equipamentos e mobiliários na BCo. 3.9 Capacitação/qualificação dos servidores Muitos servidores têm mostrado interesse em progredir na carreira, ingressando em graduações, especializações, mestrados e doutorados, de modo que as bibliotecas têm atualmente 58 graduados, 13 mestrados finalizados, 4 doutorados finalizados, 3 servidores cursando mestrado e 1 cursando doutorado. A progressão na carreira dos servidores do SIBi e bibliotecas é um grande ganho para todos, pois tem como conseqüência a melhoria dos produtos e serviços de informação, do desempenho e da satisfação profissional, impactando positivamente no bom atendimento e na imagem das bibliotecas. Os servidores com doutorado podem ainda contribuir na submissão de projetos diversos que surgem com freqüência nas agências de fomento, culminando na obtenção de recursos e na realização de inovação de diversos aspectos dos processos, produtos e serviços de informação. Atividades desenvolvidas: participação de servidores em comissões, grupos de trabalhos, conselhos, eventos específicos da área, projetos de extensão em pareceria com outras unidades da UFSCar, workshop interno para compartilhamento de experiência entre os servidores da BCo, cursos internos, aproveitando a formação e experiência dos próprios servidores das bibliotecas, promovendo a integração e multiplicando conhecimentos.

8 4 Desafio Melhorar e padronizar os produtos e serviços oferecidos pelas bibliotecas, a partir das seguintes ações: Promover a integração do SIBi para que todas as bibliotecas, de forma efetiva, ofereçam os mesmos produtos e serviços e padronizem os procedimentos que norteiam o seu funcionamento; Integrar o Pergamum com os demais Sistemas da UFSCar, buscando a otimização dos fluxos e consistência das informações; Finalizar o Modelo de Distribuição de Recursos Financeiros para as bibliotecas; Realizar completo estudo dos usuários das bibliotecas para subsidiar o planejamento e melhorar a oferta e a qualidade dos produtos e serviços; Ampliar o investimento e estudo das coleções para além das bibliografias dos planos de ensino dos cursos a serem avaliados pelo MEC, não só no conteúdo, como no suporte; Expandir e revitalizar o Programa de Incentivo à Leitura; Ampliar o atendimento à comunidade externa da B-Ar e B-LS, seguindo o modelo da Biblioteca Comunitária, conforme interesse das comunidades dos campi; Pleitear a construção do prédio próprio para B-LS, possibilitando a ampliação do espaço físico e a oferta de produtos e serviços; Equacionar as questões referentes à infraestrutura física dos prédios das bibliotecas, englobando aspectos de manutenção predial, segurança, conforto térmico, rede elétrica e lógica; Adquirir e atualizar equipamentos de informática devido a precariedade dos equipamentos existentes possibilitando a oferta de produtos e serviços modernos, como por exemplo, o autoempréstimo; Repensar espaços físicos buscando atender as demandas do novo perfil dos usuários; Implantar Comissão de Usuários das Bibliotecas para participação da comunidade na tomada de decisões; Criar Grupo de Trabalho ou Câmara Técnica para elaborar Plano de Comunicação para o SIBi, com o objetivo de auxiliar no planejamento e promoção de atividades de comunicação e uso das tecnologias; Unidade responsável pelo gerenciamento de fontes de informação online no SIBi.