POLÍTICA DE GOVERNANÇA CORPORATIVA

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1 Processo n.1 Decisões Estratégicas Procedimento n POLÍTICA DE GOVERNANÇA CORPORATIVA

2 2 Sumário SEÇÃO 1 - POLÍTICA DE GOVERNANÇA CORPORATIVA Objetivo Estrutura das Diretrizes... 4 Seção Representatividade e Participação Assembleia Geral Processo Eleitoral Participação dos Associados Formação Cooperativista, Desenvolvimento de Lideranças e Responsabilidade Social... 7 Seção Direção Estratégica Definição de Papéis e Atuação... 9 Seção Gestão Executiva Atuação e Responsabilidade Código de Conduta e Padrões Éticos Políticas de Controle Interno e Crédito Prestação de Informações Seção 1.4 -Fiscalização e Controle Associados Auditorias Conselho Fiscal Controles Internos Organização Sistêmica... 16

3 3 SEÇÃO 1 POLÍTICA DE GOVERNANÇA CORPORATIVA CAPÍTULO 1 - DIRETRIZES

4 4 1. Objetivo Esta política visa atender ao disposto nos arts. 17 e 18, da Resolução do Conselho Monetário Nacional n /2010, cumprindo com a exigência de se instituir na Sicoob Cocred uma Política de Governança Corporativa que aborde os aspectos de representatividade e participação, direção estratégica, gestão executiva e fiscalização e controle, e que contemple a aplicação dos princípios de segregação de funções na transparência, equidade, ética, educação cooperativista, responsabilidade corporativa e prestação de contas. 2. Estrutura das Diretrizes As diretrizes da Política de Governança Corporativa da Sicoob Cocred estão divididas em quatro seções: 1) Representatividade e Participação; 2) Direção estratégica; 3) Gestão Executiva; 4) Fiscalização e Controle. A primeira seção foca a questão das Assembleias, o processo eleitoral, os canais de comunicação e informação e a formação cooperativista. As seções dois e três buscam enfatizar a necessidade de separação entre as funções estratégicas e as funções executivas, evidenciando em cada uma delas as principais atribuições e responsabilidades dos administradores. A seção quatro trata de diferentes atores que também agem, além do Conselho de Administração, como instrumentos de fiscalização e controle (associados, auditorias, conselho fiscal e organização sistêmica), evidenciando sua importância e os mecanismos utilizados por cada um deles.

5 5 Seção 1.1 Representatividade e Participação 1. Assembleia Geral É composta pelas seguintes diretrizes de governança: a) A administração deverá realizar esforços para assegurar a efetiva representatividade e participação aos associados nas deliberações da Assembleia Geral, uma vez que esse é o órgão supremo da cooperativa; b) O local, a data e a hora das Assembleias Gerais deverão ser escolhidos e divulgados de forma a facilitar a presença dos associados; c) No caso de a pauta da Assembleia Geral conter assuntos complexos tais como alteração na área de ação, mudanças nas condições estatutárias de admissão de associados, transformação, fusão, incorporação, desmembramento, liquidação e demais assuntos consideradas relevantes -, sua divulgação deverá ser feita com a maior antecedência do que em casos comuns; d) Poderão ser realizadas reuniões locais com os associados (pré-assembleias), anteriormente às Assembleias Gerais, como mecanismo para fortalecer a participação e o ativismo dos associados, a fim de discutir os assuntos constantes da pauta da Assembleia; e) A pauta da Assembleia Geral deverá ser detalhada e, preferencialmente, não incluir o item outros assuntos, a fim de que todos os temas a serem discutidos sejam de conhecimento prévio dos associados; f) Quando a pauta apresentar o item outros assuntos, este deverá contemplar tãosomente matérias informativas ou pontuais, de caráter não deliberativo; g) A linguagem utilizada no texto da pauta da Assembleia Geral deverá ser adequada às características dos associados da cooperativa, possibilitando a fácil compreensão dos assuntos a serem tratados; h) Será permitido receber, antes da publicação do edital de convocação, propostas de temas que associados tenham interesse de incluir na pauta da Assembleia Geral; i) Na Assembleia Geral Ordinária, a deliberação sobre a prestação de contas deverá ser precedida da leitura dos pareceres da auditoria externa e do Conselho Fiscal; j) A ata da Assembleia Geral deverá ser transparente relatando todos os fatos ocorridos e as deliberações dos associados, inclusive dissidências e amplamente divulgada;

6 6 k) Os itens da pauta da Assembleia Geral deverão ser apreciados e votados individualmente, na sequência disposta no edital de convocação. 2. Processo Eleitoral Será estruturado nas seguintes premissas: a) As regras eleitorais deverão ser de amplo conhecimento dos associados. b) A condução do processo eleitoral deverá ser de responsabilidade de comissão criada especificamente para essa finalidade. c) A comissão eleitoral deverá ser formada com antecedência suficiente para atender a todos os prazos necessários à organização do processo eleitoral. d) A comissão eleitoral deverá ser formada por um número ímpar de associados, com no mínimo três integrantes, que não tenham sido eleitos para os mandatos estatutários vigentes e que não sejam parentes até segundo grau destes e nem dos candidatos; e) Caberá à comissão eleitoral verificar o atendimento aos critérios estabelecidos para a candidatura aos cargos eletivos. f) Caberá à comissão eleitoral zelar pela segurança no processo, pela transparência e igualdade de oportunidade de participação. g) Na ocorrência de problemas na condução do processo eleitoral, a comissão deverá elaborar parecer, a ser lido quando da realização da Assembleia Geral. h) A comissão eleitoral deverá atuar de forma autônoma e reportar-se operacionalmente ao órgão de administração estratégica. i) Caberão à comissão eleitoral o planejamento e a responsabilidade pela execução das atividades inerentes ao processo eleitoral, tais como organização do local de votação, convocação de empregados e/ou associados como mesários e escrutinadores, contagem dos votos, divulgação/publicação do resultado. j) A eleição dos membros do Conselho Fiscal deverá ser desvinculada e independente da eleição para o órgão de administração estratégica; k) Os candidatos deverão atender a condições mínimas para se candidatar, que estarão estabelecidas em regulamento interno; l) A administração da cooperativa deverá assegurar aos candidatos eleitos o acesso a treinamento para capacitação ao exercício de suas funções. m) Os nomes e perfis dos candidatos deverão ser divulgados previamente à

7 7 Assembleia Geral; n) Os normativos da cooperativa deverão prever critérios que assegurem a não existência de vinculação econômica ou funcional entre os membros do(s) órgão(s) de administração e do Conselho Fiscal; o) Os normativos da cooperativa deverão conter dispositivos estabelecendo: prazo de desincompatibilização prévia de cargos eletivos ou executivos ocupados na cooperativa para candidatura a cargo público eletivo; prazo para concorrer a cargos eletivos na cooperativa após ter ocupado cargo público eletivo; e proibição do exercício concomitante de cargo político-partidário por ocupante de cargo eletivo na cooperativa. 3. Participação dos Associados A participação dos associados na cooperativa será estimulada criando ambientes e instrumentos que permitam que eles se expressem e sejam ouvidos, principalmente com o objetivo de desenvolver o senso de pertencimento, propriedade e capacidade de influenciar os rumos da cooperativa. São exemplos: a) canais de fornecimento de informações aos associados, alternativos e complementares à Assembleia Geral: Periódicos COCREDINFO, CANAVIEIROS, site da Sicoob Cocred. b) canais de recebimento de sugestões e reclamações: OUVIDORIA SICOOB, RDR (Sistema de Registro de Denúncias e Reclamações, administrado pelo Banco Central), e o FALE CONOSCO, disponível no site da cooperativa. 4. Formação Cooperativista, Desenvolvimento de Lideranças e Responsabilidade Social A cooperativa deverá promover permanentemente a educação cooperativista e a educação financeira dos seus associados, desenvolvendo mecanismos para: a) fortalecer os vínculos associativistas que serviram de base para a constituição da cooperativa; b) estabelecer política de envolvimento com a comunidade, como a promoção do evento periódico Cocred em ação ; c) estimular a emersão de lideranças setoriais ou regionais, que servirão de elo entre cooperativa e associados; e d) buscar a renovação dos membros dos órgãos de administração e de

8 8 fiscalização.

9 9 Seção 1.2 Direção Estratégica 1. Definição de Papéis e Atuação A Sicoob Cocred estabelecerá Estatuto Social e Regimento Interno que disciplinarão a distribuição de atribuições e responsabilidades dos administradores estratégicos (Conselho de Administração) e executivos (Diretoria Executiva), a fim de promover a segregação de funções, baseando-se, para isso, na seguinte estrutura organizacional: I. Órgãos estatutários a. Assembleia geral; b. Conselho de Administração c. Conselho Fiscal; d. Diretoria Executiva; II. Órgãos de assessoria a. Área de Auditoria Interna; b. Área de Controles Internos; c. Assessoria do Conselho de Administração; d. Assessoria Jurídica. III. Quadro administrativo/operacional a. Área de Gerência Administrativa; b. Área de Gestão de Recuperação de Crédito; c. Área de Operação de Crédito; d. Área de Recursos Humanos; e. Área de Negócios; f. Área de Marketing; g. Área de Tecnologia da Informação. h. Área de Gestão Financeira; i. Área de Gestão da Qualidade; j. Área de Planejamento e Desenvolvimento;

10 10 k. Área de Engenharia e Obras; l. Agrônomo. As funções, responsabilidades, funcionamento e organização do Conselho de Administração estarão devidamente previstos em regulamento interno (1.4. Manual de Regimento Interno) específico, garantindo, desta forma, a eficácia da segregação de competências entre os órgãos administradores estratégicos e executivos.

11 11 Seção 1.3 Gestão Executiva 1. Atuação e Responsabilidade A atuação da Diretoria Executiva (órgão de administração executiva) será pautada nas seguintes orientações: a) Os administradores com funções executivas (diretores executivos), responsáveis que serão pela gestão operacional, deverão dedicar tempo integral às atividades da cooperativa. b) Esses administradores serão responsáveis pela execução das diretrizes fixadas pelo órgão de administração estratégica (Conselho de Administração) e deverão prestar contas de sua atuação sempre que solicitados, àquele órgão, ao Conselho Fiscal e às instâncias de auditoria. c) Os requisitos de capacitação técnica, as atribuições e as responsabilidades dos administradores com funções executivas deverão constar do estatuto da cooperativa. d) Os administradores com funções executivas deverão ter competência técnica e gerencial compatível com a complexidade das funções exercidas. e) Os administradores com funções executivas, de acordo com suas responsabilidades, deverão certificar a adequação de demonstrações financeiras e relatórios encaminhados ao órgão de administração estratégica, Conselho Fiscal, associados e órgãos externos de controle, atestando que não existirão omissões ou falsas declarações nesses documentos e que eles expressarão a real situação da cooperativa. 2. Código de Conduta e Padrões Éticos A cooperativa estabelecerá código de conduta (1.5. Manual de Ética e Conduta) para pautar as ações dos administradores com funções estratégicas e executivas, do Conselho Fiscal e dos empregados, no qual deverá ser registrado o posicionamento ético da cooperativa e sua aplicação nas atividades diárias. 3. Políticas de Controle Interno e Crédito A cooperativa possuirá Manual de Controles Internos (3.2. Manual de Controles Internos), que tratará da gestão de normas, riscos e monitoramento das operações, e será

12 12 amplamente divulgada para o quadro funcional da cooperativa, conforme determina a Resolução CMN 2.554/1998. A gestão de riscos contemplará todos os tipos de riscos que envolvem a atividade cooperativista de crédito, ponderadas sua relevância e adequação ao porte da cooperativa. O Manual de Crédito será instituída na cooperativa com o objetivo de estabelecer critérios de concessão de crédito. Além disso, para garantir a eficácia da mitigação do risco de crédito, será estabelecido, também, outro manual que visará à recuperação de crédito e coibição de inadimplência (5.2. Manual de Contratos e Recuperação de Crédito). 4. Prestação de Informações A prestação de informações sobre a situação da Instituição deverá obedecer aos seguintes critérios: a) Os administradores com funções executivas deverão assegurar aos membros dos órgãos de administração estratégica e fiscal acesso a instalações, informações e documentos da cooperativa necessários ao desempenho das respectivas funções. b) As informações encaminhadas pelos administradores com funções executivas para análise dos demais órgãos colegiados deverão enfatizar os pontos mais importantes e ser disponibilizadas de forma tempestiva, regular e confiável, permitindo comparações e avaliação da gestão. c) O Conselho Fiscal deverá ter acesso aos documentos necessários com antecedência suficiente para a execução de suas tarefas e antes das reuniões ordinárias. d) Os administradores com funções executivas deverão assegurar que os associados conheçam a situação financeira, o desempenho e as políticas de gestão e negócios da cooperativa, informando, de forma clara e com linguagem adequada, todos os fatos relevantes. e) Deverão ser realizados os melhores esforços para tornar públicos os dados econômico-financeiros da cooperativa e os indicadores de desempenho. f) A divulgação das informações deverá atender às expectativas dos associados, mediante uso de canais de comunicação adequados, respeitada a melhor relação custobenefício. g) Os pareceres da auditoria externa e do Conselho Fiscal deverão ser divulgados previamente à realização da Assembleia Geral.

13 13 h) Os administradores com funções executivas deverão estabelecer parâmetros de comparação com outras cooperativas, especialmente em temas como custos administrativos frente à receita, nível de exposição a riscos e índices de inadimplência. i) Os valores e critérios de remuneração dos administradores deverão estar disponíveis a qualquer associado, inclusive nos casos em que houver parcela de remuneração variável. j) Os relatórios anuais deverão descrever esses critérios e divulgar os percentuais dessas remunerações em relação ao total das despesas administrativas.

14 14 Seção 1.4 Fiscalização e Controle 1. Associados O objetivo dessa diretriz será evidenciar que os associados são agentes da boa governança, por intermédio da conscientização de suas responsabilidades legais como sócios de uma cooperativa. Os direitos, deveres e responsabilidades dos associados estão devidamente elencados no Capítulo IV, arts. 8 a 18, do Estatuto Social da cooperativa. 2. Auditorias As Auditorias na Sicoob Cocred serão fundamentadas nas seguintes diretrizes: a) A contratação de auditoria externa será aprovada pelo órgão de administração estratégica; b) Os relatórios das auditorias serão encaminhados a todos os órgãos estatutários da cooperativa; c) Será assegurada a independência das auditorias externa e interna; e d) A Área de Auditoria Interna será subordinada diretamente ao presidente do órgão de administração estratégica (Conselho de Administração), tendo como competências principais: auferir o cumprimento dos normativos internos e externos; revisar as operações contábeis e financeiras (ou parte delas) objetivando saber se revestem das formalidades legais vigentes, dos princípios aceitos e ou das normas existentes na Sicoob Cocred; testar a consistência dos saldos das contas ou de operações contábeis (ou de parte delas), como por exemplo: caixa, depósitos bancários, operações de crédito etc.; detectar desvios na administração de bens e valores; proceder conforme as legislações vigentes e normas internas formalizadas ou tácitas da Sicoob Cocred; e realizar a verificação da eficácia de ações tomadas pelas áreas para sanar os pontos verificados em auditoria. 3. Conselho Fiscal O Conselho Fiscal é instituído na Sicoob Cocred com o objetivo de fiscalizá-la como representante dos interesses dos associados. As atividades do Conselho Fiscal serão regidas pelos seguintes princípios:

15 15 a) O Conselho Fiscal deverá ser órgão independente da administração da cooperativa; b) Promoverá a verificação das obrigações legais e estatutárias e o exame da gestão e dos atos que tenham impacto sobre os resultados da cooperativa; c) Poderá solicitar à administração esclarecimentos ou informações, desde que relativos à sua função fiscalizadora, bem como a elaboração de relatórios e demonstrações financeiras ou contábeis especiais. d) Poderá solicitar aos auditores internos esclarecimentos ou informações, bem como aos auditores externos a apuração de fatos específicos. e) O Conselho Fiscal poderá convocar ou convidar, em conjunto ou separadamente, qualquer parte interessada às atividades da cooperativa, a fim de prestar esclarecimentos. f) Os membros do Conselho Fiscal não deverão ter negócios com a cooperativa além daqueles realizados na condição de associados. g) Os membros do Conselho Fiscal não deverão ser empregados ou ter participação relevante em entidade ou empresa que esteja oferecendo algum serviço ou produto à cooperativa e também não deve ser cônjuges ou parentes até segundo grau dos membros dessa entidade/empresa. h) Os novos conselheiros fiscais empossados deverão receber dos administradores e dos conselheiros fiscais remanescentes, informações necessárias à efetividade de sua atuação. i) Deverão receber informações, no mínimo, sobre: Ambiente interno: histórico, estrutura e planejamento da cooperativa; regras de funcionamento do Conselho Fiscal e legislação pertinente ao exercício do cargo; processos e sistemas gerenciais e de controle, relatórios anuais, atas das Assembleias e das reuniões dos órgãos de administração e do Conselho Fiscal. Ambiente externo: características do mercado financeiro e de crédito, características do segmento de cooperativas de crédito, como a estrutura do sistema, os principais concorrentes e as políticas dos órgãos reguladores. j) Os novos conselheiros deverão tomar ciência, formalmente, de suas responsabilidades. k) Conselho Fiscal deverá estabelecer seu plano de trabalho anual.

16 16 l) O Conselho Fiscal deverá conhecer e acompanhar o plano de trabalho das auditorias externa e interna e a discussão sobre eventuais pontos de discordância entre auditores e administradores. m) O relatório de trabalho do Conselho Fiscal deverá expressar a atuação do órgão, abordando os aspectos relevantes constatados em suas análises e fazendo referência às recomendações dos auditores. n) Conselho Fiscal deverá fornecer aos associados, sempre que solicitado, informações sobre matérias de sua competência. o) no mínimo, um dos membros efetivos do Conselho Fiscal deverá comparecer às reuniões da Assembleia Geral e responder a eventuais pedidos de informações formulados pelos associados. 4. Controles Internos A Sicoob Cocred possuirá Área de Controles Internos, subdivido em Departamentos de Monitoramento PLD, Normas e Riscos e Controladoria tendo como função projetar, implementar, coordenar e manter um sistema de controles internos que possa atender de forma adequada às necessidades informativas do processo de planejamento e controle da Cooperativa. Sua missão será assegurar, assessorar, alertar e servir como instrumento consultivo às áreas da cooperativa para que estejam trabalhando com segurança e sem exposição a riscos desnecessários. 5. Organização Sistêmica a) Sicoob Brasil: A Sicoob Cocred é filiada ao Sistema de Cooperativas de Crédito do Brasil (Sicoob), composto de cooperativas centrais e singulares de crédito e à Confederação Nacional de Cooperativas de Crédito (Sicoob Brasil), visando à solidez e à fortificação dos processos operacionais e de controles. b) Sicoob Cocecrer: A Sicoob Cocred é associada à Cooperativa Central de Crédito Rural do Estado de São Paulo (SICOOB CENTRAL COCECRER), que tem por objetivo a organização em comum em maior escala dos serviços econômico-financeiros e assistenciais de interesse das filiadas, integrando e orientando suas atividades, de forma autônoma e independente, através dos instrumentos previstos na legislação pertinente e

17 17 normas exaradas pelo Banco Central do Brasil, bem como facilitando a utilização recíproca dos serviços, para consecução de seus objetivos. Declaramos que esta Política é parte integrante da Ata da Assembleia Geral Extraordinária, realizada em 22/12/2010.