THE BRAZILIAN ARCHIVAL DESCRIPTION STANDARD - NOBRADE

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1 THE BRAZILIAN ARCHIVAL DESCRIPTION STANDARD - NOBRADE Bucarest, May 27th 2011 Vitor Manoel Marques da Fonseca Arquivo Nacional / Universidade Federal Fluminense vitorfonseca@terra.com.br fonseca@arquivonacional.gov.br

2 BRAZIL c km2 Federal Republic Population: (2004) 26 states and the Federal District municipalities different economic situations

3 ARQUIVO NACIONAL HEADQUARTERS (RIO DE JANEIRO)

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5 THE INTERNATIONAL STANDARDS AND BRAZIL 1996 a Brazilian representative begins to participate in the Committee on Description Standards 1998 Portuguese translation of ISAD (G) and ISAAR participation in the revisal process of ISAD (G) 2001 translation and printing of ISAD 2nd ed translation and printing of ISAAR 2nd ed translation and printing of ISDF 2009 translation and printing of ISDIAH

6 THE TECHNICAL CHAMBER FOR ARCHIVAL DESCRIPTION STANDARTISATION Creation: decision CONARQ [National Council on Archives] # 56, September 30th 2001 Goal: elaboration of national archival description standards Participants: full members and corresponding members First initiatives a creation of a website b research about use of standards and rules in Brazilian archives c bibliography on archival description

7 NEW DECISIONS Area of access points and subjects indexing 2 new elements of description: 6.1 Notes on conservation; 8.1 Access points and subject indexing Element date(s) divided into place(s) and chronological date(s) Mandatorial elements of description (+ 1) Appendix A Levels of description diagram level zero description of the holdings (all the fonds and collections) ) of a custodial entity

8 PUBLIC CONSULT 2005 (Oct.) presented during the Congresso de Arquivologia do Mercosul [Congress on Archival Science of Mercosul] (Campos do Jordão, São Paulo, Brazil) 2005 (Dec.)-2006 (May): public consult workshops for presenting and discussing at Santa Maria (RS), Belém (PA), Brasília (DF), Florianópolis (SC), Londrina (PR), Recife (PE), Rio de Janeiro (RJ), São Paulo (SP). Unique for receiving comments and suggestions

9 NOBRADE: AREAS AND ELEMENTS OF DESCRIPTION Areas Identification area Context area Content and structure area Conditions of access and use area Allied materials area Notes area Description control area Access points and subjects indexing Quantity of elements Elements of description

10 LEVELS OF DESCRIPTION DIAGRAM Holdings of a custodian entity Level 0 Fonds Level 1 Fonds Level 1 Fonds Level 1 Sub-fonds Level 2 Serie Level 3 Serie Level 3 Serie Level 3 Sub-series Level 3,5 Sub-series Level 3,5 File Level 4 File Level 4 File Level 4 File Level 4 Item Level 5 Item Level 5

11 MANDATORIAL ELEMENTS FOR Elements NOBRADE 2006 Levels of description Reference code Title Date(s) Level of description Extent and medium of the unit of description Name(s) of creatorr(s) Access conditions 0 to 5 0 to 5 0 to 5 0 to 5 0 to 5 0 to 5 0 and 1

12 STRUCTURE OF THE ELEMENTS OF DESCRIPTION name of the element ; purpose ; general rule(s) ; comments, where it is given information about the importance of the element of description and about how should be used; procedures, which detail the general rule(s); examples of different ways to use the element and the different interpretations of its rule(s).

13 EXAMPLE 2.4 Procedência Objetivo: Identificar a origem imediata de aquisição ou transferência da unidade de descrição. Regra(s): Registre a origem imediata da unidade de descrição (nome da entidade que encaminhou), a forma e data de aquisição, se possível com as referências pertinentes (instrumento formal de encaminhamento e/ou recebimento como uma correspondência, o número n e data da mesma, números ou códigos c de entrada da unidade de descrição etc.). Se a origem for desconhecida, recorra à expressão dado não disponível vel. Comentários: Este elemento serve para o registro de informações que contextualizam o ingresso da unidade de descrição na entidade custodiadora. As informações aqui registradas podem ser tanto de interesse de pesquisadores quanto da própria pria entidade custodiadora, servindo ao controle de entrada de documentos. Normalmente presente em níveis n de descrição mais gerais (níveis 0 a 3), pode ser aplicado em níveis n mais específicos (níveis de descrição 4 e 5), dependendo da história de integração da unidade de descrição ao fundo ou à coleção. Procedimentos: Registre a forma de aquisição, data e nome da entidade da qual procede a unidade de descrição, informação que deve constar preferencialmente no nível n de descrição de maior abrangência em relação às s demais de mesma procedência Indique fontes documentais que referenciem as ocorrências.

14 EXAMPLE Exemplos: Parcela doada por Raul Riff, por meio de contrato em 1989; parcela doada por Luiz Alberto Muniz Bandeira em março o de Centro de Pesquisa e Documentação em História Contemporânea do Brasil Nota: Para o fundo João Goulart, nível n 1 Os documentos do dossiê pertenciam a parcela do fundo doada por Luiz Alberto Moniz Bandeira, ao CPDOC da Fundação Getúlio Vargas, em março de Centro de Pesquisa e Documentação em História Contemporânea do Brasil Nota: Para o dossiê ,, nível n 4, do fundo João Goulart, série s Exílio no Uruguai Doação do Ministério das Relações Exteriores, 1937; doação, Ernesto Medeiros Raposo, 1988 Arquivo Nacional (Brasil) Nota: Para o fundo Floriano Peixoto, nível n 1 Museu Nacional (Brasil). Direção Museu Nacional (Brasil) Nota: Para o fundo Comissão de Censura Cinematográfica, nível n 1

15 1 IDENTIFICATION AREA 1.1 Reference code (BR + CODEARQ + acronym, number, alpha-numeric code) 1.2 Title 1.3 Date(s) 1.4 Level of description 1.5 Extent and medium of the description unit

16 1.3 DATE(S) Place(s) ( (data tópicat pica) Chronological date * Date of production (mandatorial) * Date of subject * Date of accumulation

17 RECORDS, LEVELS OF DESCRIPTION AND Bibliographics UNITS OF EXTENSION or meters or meters or meters or meters sheets or pages sheets or pages Cartographics, sheets or pages, sheets or pages Eletronics Films Iconographics Micrographics Sound records Textuals meters meters meters meters, sheets or pages, sheets or pages Tridimensional objects tems tems tems tems tems tems

18 2 CONTEXT AREA 2.1 Name(s) of creator(s) 2.2 Administrative history / biography 2.3 Archival history 2.4 Immediate source of acquisition or transfer

19 3 CONTENT AND STRUCTURE AREA 3.1 Scope and content 3.2 Appraisal, destruction and scheduling information 3.3 Accruals 3.4 System of arrangement

20 4 CONDITIONS OF ACCESS AND USE AREA 4.1 Conditions governing access 4.2 Conditions governing reproduction 4.3 Language /scripts 4.4 PhysicalP characteristics and technical requirements 4.5 Finding aids

21 4.1 CONDITIONS GOVERNING ACCESS mandatorial at levels 0, 1 and for data exchange

22 5 ALLIED MATERIALS AREA 5.1 Existence and location of originals 5.2 Existence and location of copies 5.3 Related units of description 5.4 Publication note

23 6 NOTES AREA 6.1 Notes on conservation 6.2 General notes

24 7 DESCRIPTION CONTROL AREA 7.1 Archivist s s note 7.2 Rules or conventions 7.3 Date(s) of description

25 8 ACCESS POINTS AND SUBJECTS INDEXING AREA 8.1 Access points and subjects indexing

26 NEW STANDARDS CODEARQ identification code for custodians Authorized forms of names of corporate bodies* Guidelines for preparing finding aids* Guidelines for reference of archival materials* * ongoing process